Self hosted CRM: klantrecords en volgende stappen op je eigen servers

Customermates is een self hosted CRM dat je als twee Docker Compose-services draait: de applicatie en PostgreSQL 16. Het past bij een team dat de infrastructuur van zijn CRM zelf wil beheren en een open-source kern wil gebruiken. Het is niet de self hosted versie van elke functie van Customermates Cloud.

Een self hosted CRM draait op servers die je zelf beheert in plaats van in de cloud van de leverancier. Je CRM zelf hosten betekent dat jij bepaalt waar de applicatie en de database staan, en dat je updates, back-ups en beveiliging op je neemt. Of de code open source is, is een aparte vraag over licentierechten, die de gids over open-source CRM behandelt. Deze pagina gaat over de praktische kant van Customermates.

Waar follow-up past. Zelf hosten houdt klantrecords, data van volgende stappen, dashboards en MCP op je eigen servers, zodat je eigen AI-client ze kan lezen en bijwerken. Je krijgt er niet de inbox bij die LinkedIn- en e-mailgesprekken op de klant zet, en ook niet Mate, die de antwoorden voor je opstelt. Is opgestelde follow-up op gesprekken de reden dat je een CRM zoekt, begin dan in Customermates Cloud. Zelf hosten past beter als controle over de plek waar de data draait zwaarder weegt.

Wat draait er op je eigen server?

De deployment uit de repository bevat:

• het image van de Customermates-applicatie;
• een PostgreSQL 16-database;
• de kernrecords voor contactpersonen, organisaties, deals, diensten en taken, plus de lijsten die je zelf toevoegt; en
• REST, webhooks en MCP-toegang voor externe AI-clients.

Het Compose-bestand bevat geen n8n, geen AI-model, geen aanbieder voor het versturen van e-mail en geen aparte worker. Authenticatiemails hebben nog altijd de geconfigureerde externe verzendservice nodig. Koppel je een aanbieder, dan beheer je die integratie los en moet je nagaan welke gegevens hij ontvangt.

Wat heb je nodig om een self hosted CRM te starten?

Voor de installatie heb je geen build-omgeving nodig. Je hebt een server of virtuele machine met Docker en Docker Compose v2 (de images draaien op linux/amd64 en linux/arm64) en twee bestanden uit de repository: docker-compose.yml en een .env-bestand. Met docker compose up -d start je de applicatie en PostgreSQL. De eerste start duurt ongeveer een minuut, omdat de databasemigraties dan draaien.

In .env vul je minstens in:

• een eigen wachtwoord voor de database en een lange willekeurige sleutel voor inlogsessies;
• BASE_URL, het exacte adres dat je teamleden in de browser typen;
• de Resend-sleutel waarmee verificatie-, uitnodigings- en wachtwoordmails worden verstuurd.

Een domeinnaam heb je alleen nodig als je de CRM-omgeving via HTTPS bereikbaar maakt, bijvoorbeeld achter Caddy, nginx of Traefik. Daarna registreer je het eerste account, maak je een werkruimte aan en word je daar beheerder. De stappen staan in de installatiehandleiding.

Wat zit erbij en wat niet?

De unified CRM-inbox hoort bij de beheerde cloud, vanaf Pro. Zelf hosten blijft gericht op de open-source kern van het CRM en op externe MCP-clients.

Grenzen tussen open source en commerciële code

Materiaal van Customermates zelf buiten ee/ heeft de licentie AGPL-3.0-only. Binnen ee/ is het materiaal commercieel gelicentieerd, met uitzondering van de afbeeldingen, lettertypen, CSS en JavaScript aan de clientzijde die in sectie 6 van ee/LICENSE.md als AGPL Client Material zijn aangeduid. Lees beide licenties voordat je de software aanpast, verspreidt of voor jouw situatie in productie neemt.

Dat onderscheid telt als je een open-source CRM vergelijkt: een openbare repository vertelt je niet welke code je onder welke voorwaarden mag gebruiken. Weeg je andere projecten die je zelf kunt hosten, dan laten de vergelijkingen met EspoCRM en Twenty zien waar hun deployment en licentiegrenzen verschillen.

Welke controle krijg je door zelf te hosten?

Jij kiest waar de applicatie en PostgreSQL draaien en hoe je netwerktoegang, back-ups, bewaartermijnen en updates instelt. Dat is echte controle over je infrastructuur, maar geen automatische garantie op compliance, beveiliging of een afgesloten netwerk.

Gekoppelde diensten blijven aparte verwerkingsgrenzen. OAuth-aanbieders, Resend voor e-mail, monitoring, workflowtools en externe AI-aanbieders ontvangen wat jouw configuratie naar hen stuurt. Foutdiagnostiek blijft op je eigen server; meldingen aan de beheerder gaan naar de ontvanger en de e-mailaanbieder die je instelt. Dit is geen algemene belofte dat er niets wordt doorgestuurd.

Self hosted of beheerde cloud?

Wil je Customermates proberen voordat je een eigen server draait, dan zet de pagina open source CRM in de cloud of self hosted beide routes naast elkaar, met de gratis cloudproefperiode als snelste start.

Records verhuizen tussen installaties of vanuit een ander CRM als XLSX-werkmappen, per recordtype en binnen de limieten voor het aantal rijen, of via de REST API, waarmee je ook bestanden kunt uploaden naar velden van het type Bestand. Een XLSX-import neemt geen bijlagen mee en een complete accountoverdracht bestaat niet. Behandel een grotere verhuizing dus als een migratieproject dat je valideert.

Waar let je op bij het kiezen van een self hosted CRM?

Een self hosted CRM is meer dan een downloadknop. Loop deze vragen langs voordat je kiest, bij Customermates en bij elk ander pakket dat je zelf kunt draaien:

1. Wat draait er echt op je eigen server? Controleer of het alleen om applicatie en database gaat, of dat e-mail, AI en koppelingen toch bij externe diensten terechtkomen.
2. Welke functies krijg je mee? Een self hosted versie dekt vaak niet alles wat de cloudversie kan. Bij Customermates staat dat in de tabel bij "Wat zit erbij en wat niet?".
3. Onder welke licentie valt de code? Open source is een ander punt dan zelf hosten; lees de licentievoorwaarden voordat je aanpast of verspreidt.
4. Wie beheert updates en back-ups? Bij zelf hosten ligt het herstel van een kapotte server bij jou. Plan een dagelijkse back-up en test het terugzetten op een aparte machine.
5. Hoe praat het CRM met de rest van je stack? Een REST API, webhooks en MCP bepalen hoe makkelijk je er later iets aan koppelt.
6. Hoe ziet de verhuizing eruit? Controleer of je records later kunt exporteren en importeren, bijvoorbeeld als werkmap per lijst.

Wie dit eerlijk beantwoordt, weet meestal snel of een eigen server past, of dat de beheerde cloud het gemakkelijker maakt.

Wat kost een self hosted CRM?

Voor zelf hosten betaal je geen abonnement per gebruiker: een werkruimte op je eigen installatie telt geen seats en brengt niets in rekening. Je betaalt wel voor wat eromheen hangt: de server of virtuele machine, opslag voor back-ups, de externe diensten die je koppelt en de uren die jij of een collega aan beheer kwijt is.

Vergelijk daarom de totale kosten in plaats van aan te nemen dat de ene route goedkoper is. Reken infrastructuur, back-ups, hersteltests, monitoring, updates en je tijd mee. De prijzen van de cloudabonnementen vind je op de prijzenpagina.

Veelgestelde vragen