Eén CRM email inbox voor elk klantgesprek. Beantwoord ze allemaal.

De CRM email inbox van Customermates, onze gecombineerde inbox, brengt ondersteunde gesprekken via email en sociale kanalen samen in één lijst. Teamleden kunnen gesprekken lezen en beantwoorden, de status ervan bepalen, een concept in een bestaand gesprek bewaren en deelnemers koppelen aan contactpersonen in het CRM.

Hij hoort bij de beheerde cloud vanaf Pro. Starter en self hosted Customermates bevatten geen berichtenaccounts en geen gecombineerde inbox.

Waarom het helpt bij follow-up. Een antwoord van een klant gaat verloren als het in een tabblad staat dat je niet hebt geopend. In de inbox verschijnt elk gesprek bij de klant op wiens record het emailadres, telefoonnummer of LinkedIn-profiel staat, en een nieuw bericht zet het gesprek terug op Ongelezen. Een opgeslagen weergave met Laatste bericht = Verzonden en een leeftijd van een paar dagen toont de gesprekken waarin je nog op een antwoord wacht. Mate, of je eigen AI-client via MCP, kan een conceptantwoord in het gesprek bewaren. Jij bekijkt het en verstuurt het via het kanaal waarlangs het gesprek binnenkwam.

Wat is een CRM met e-mail, en wat niet?

Bij "CRM e-mail" kun je twee dingen bedoelen, en ze lossen verschillende problemen op:

• E-mail in het CRM zelf. Je mailbox is gekoppeld, zodat een gesprek bij de juiste klant staat, je vanuit het CRM kunt antwoorden en je collega's kunnen zien wat er is besproken. Daar draait het hier om.
• E-mailmarketing vanuit het CRM. Hierbij stuur je campagnes, nieuwsbrieven of geautomatiseerde reeksen naar een lijst contacten. Dat doet de inbox van Customermates niet: er zijn geen bulkmailings en geen e-mailreeksen.

De inbox is bedoeld voor het één-op-één gesprek met een klant of prospect. Wie vooral nieuwsbrieven en campagnes verstuurt, heeft daarvoor een aparte tool nodig naast het CRM.

Ondersteunde kanalen

Sms en telefonie vallen niet onder de ondersteunde kanalen. Het gedrag van aanbieders en de ondersteuning voor bijlagen kunnen per type koppeling verschillen. Voor WhatsApp legt de pagina over de WhatsApp CRM koppeling uit wat de koppeling dekt en waar ze ophoudt.

Wat je in de inbox kunt doen

• gesprekken van gekoppelde accounts in één lijst bekijken;
• een gesprek openen en antwoorden in het kanaal waarin het binnenkwam;
• gesprekken markeren als ongelezen, open, gesloten of spam;
• deelnemers aan gesprekken koppelen aan contactpersonen in het CRM;
• een blijvend concept in een bestaand gesprek bewaren;
• zoeken en filteren op onderwerp, tekst, deelnemers, status, kanaal of de datum van het laatste bericht, en je filters bewaren als weergave; en
• werken met ondersteunde bijlagen waar de koppeling met de aanbieder dat toestaat.

De context van een gesprek kan via de contactrelatie zichtbaar worden, dus de contactpersoon en de bijbehorende CRM-records vormen de belangrijkste brug naar de context van de pipeline. Onder Gespreksrecords koppelt Record koppelen ook één gesprek aan een record, zoals een deal.

Toegang met persoonlijke en gedeelde accounts

Pro-gebruikers kunnen afzonderlijke gesprekken delen met collega's in het CRM. Een heel gekoppeld account delen kan op Business en Enterprise. Rechten bepalen nog steeds tot welke CRM-bronnen en acties een gebruiker toegang heeft.

Inbox, MCP en grenzen voor goedkeuring

De MCP-server van Customermates bevat tools voor ondersteund berichtenwerk, waaronder het lezen van gesprekken en activiteiten, het beheren van concepten, het sorteren van gesprekken en het versturen van antwoorden. De instructies vragen compatibele clients om vóór een verzending uitdrukkelijk om bevestiging te vragen, maar het MCP-endpoint voegt geen tweede goedkeuringsstap toe nadat de client de tool aanroept. Controleer de reviewstap aan de kant van de client voordat je toegang tot berichten geeft.

Elk betaald cloudabonnement bevat een Mate-recht en een maandelijks tegoed aan gehoste AI-credits per actieve gebruiker. Als Mate is ingeschakeld in de gehoste omgeving, kan het met geschikte inboxtools werken onder de rechten van de huidige gebruiker en met zijn eigen bevestigingsmechanismen. Externe MCP-clients gebruiken daarentegen de modelaanbieder van de klant en verbruiken het gehoste tegoed niet.

Grens bij de agenda

Ondersteunde gekoppelde accounts kunnen op cloudabonnementen met dat recht een alleen-lezen agendaweergave tonen. Customermates maakt, wijzigt of boekt geen agenda-afspraken bij de aanbieder.

Cloud en self hosted edities

De gecombineerde inbox is alleen beschikbaar in Customermates Cloud vanaf Pro. Het self hosted CRM gebruikt de functieset van Starter: nul gekoppelde berichtenaccounts, geen gedeelde accounts, geen gecombineerde inbox en geen gehoste Mate of credits. Externe AI-clients kunnen MCP nog steeds gebruiken met het self hosted kern-CRM.

Voor details over Gmail lees je de gids over Gmail CRM, of volg je de exacte werkwijze in het product in de inboxgids.

Waar let je op bij het kiezen van een CRM met e-mail?

Een CRM met e-mail moet vooral zorgen dat gesprekken niet tussen wal en schip vallen. Vergelijk daarom op deze punten:

1. Welke mailboxen en kanalen koppelt het? Controleer of Gmail, Outlook of IMAP werkt, en of de kanalen waarin je klanten echt schrijven erbij zitten, zoals LinkedIn of WhatsApp.
2. Staat het gesprek bij de klant? Het gaat erom dat je bij een deal of contactpersoon direct ziet wat de klant schreef en wat jij antwoordde, zonder te zoeken in je mailbox.
3. Wie ziet welke mail? Mailverkeer is gevoelig. Kijk of gesprekken standaard privé blijven en of je per gesprek of per account bepaalt wat je deelt. Bij Customermates zijn de privégesprekken van een collega voor niemand zichtbaar, ook niet voor een beheerder.
4. Wie verstuurt wat? Als een AI een concept voorstelt, moet jij het kunnen nalezen en zelf versturen. Zo blijft de toon van je eigen berichten.
5. Heb je e-mailmarketing nodig? Zo ja, kies een pakket dat dat kan of combineer het CRM met een aparte mailtool.
6. Wat kost het per gebruiker? Let op welke abonnementen koppeling van mailboxen bevatten: bij Customermates begint dat op Pro, met 1 gekoppeld account per gebruiker.

Gebruik je Gmail of Outlook, dan beschrijven de gidsen over Gmail CRM en Outlook CRM wat een koppeling in de praktijk betekent.

Veelgestelde vragen