De klantenlijst die je spreadsheet vervangt en laat zien wie je als volgende benadert.

Relatiebeheer is het vastleggen en onderhouden van alles wat je weet over de mensen en bedrijven waarmee je werkt: wie ze zijn, wanneer je ze voor het laatst sprak, wat er is afgesproken en wat er daarna gebeurt. Software voor relatiebeheer, ook wel een CRM, bewaart dat voor het hele team op één gedeelde plek, in plaats van in spreadsheets, inboxen en hoofden. Klantenbeheer gaat een stap verder: het beantwoordt wie de klant is, met wie je daar praat, wat openstaat en wat er daarna gebeurt. Customermates dekt beide voor kleine teams met veel klantcontact. Het is een open-source, AI-native CRM, gemaakt in Duitsland.

Waar dit helpt bij opvolging. Een klant valt tussen wal en schip als niemand kan zien wie er het laatst mee sprak of wat er is beloofd. Een klantrecord bevat de mensen, de contracten of deals en, vanaf Pro in de cloud, de e-mail- en LinkedIn-gesprekken met hen, plus een datumveld voor de volgende actie. Een opgeslagen weergave gesorteerd op die datum, of een Aankomend-widget op het dashboard, toont wie je als volgende benadert.

Wat is relatiebeheer, en hoe verhoudt het zich tot CRM?

Relatiebeheer, ook wel relatiemanagement, gaat over de relatie met klanten en andere zakelijke contacten zoals partners en opdrachtgevers. Het doel is dat de geschiedenis van een relatie bij de relatie staat en niet in het hoofd van één collega.

• Relatiebeheer is de werkwijze: relaties onderhouden, afspraken nakomen en op tijd opvolgen. In veel organisaties is een relatiemanager of relatiebeheerder het vaste aanspreekpunt van een klant.
• CRM (customer relationship management) is het systeem waarin je dat vastlegt, meestal met kansen, taken en gesprekken erbij.
• Contactbeheer is de basis eronder: mensen, bedrijven en hun gegevens. Klantenbeheer voegt toe wat je met die gegevens doet.

Een spreadsheet of het adresboek van je telefoon volstaat zolang één persoon alles weet. Zodra een tweede collega met dezelfde klant praat, is "wie sprak ze het laatst en wat is er beloofd?" niet meer snel te beantwoorden. Daar lost software voor relatiebeheer iets op.

Wat levert relatiebeheer software op?

• Eén bron van waarheid. De mensen, contracten, kansen en taken van een klant staan op één record, niet verspreid over spreadsheets en inboxen.
• Niemand valt tussen wal en schip. Met een datumveld voor de volgende actie en een opgeslagen weergave zie je wie je als volgende benadert.
• Eenvoudige overdracht. Is een collega ziek of vertrekt iemand, dan neemt een ander de relatie over met notities en gesprekken erbij.
• Betere gesprekken. Je begint een telefoontje met de laatste notitie voor je, in plaats van met "waar ging het ook alweer over?".

Bekijk het in een voorbeeldwerkruimte

De werkruimte voor klantenbeheer is een voorbeeld met voorbeeldgegevens, geen klantaccount. De interface en de voorbeeldrecords zijn in het Nederlands. De werkruimte heeft vijf lijsten: Klanten, Contactpersonen, Contracten, Verkoopkansen en Taken. Elke klant heeft een relatiestatus (Nieuwe relatie, In gesprek, Klant, Slapend), een accountmanager en een ingesteld datumveld voor de volgende actie. Elk contract is één dienst op één locatie met een maandelijks bedrag en een evaluatiedatum, en een berekend veld telt de jaarwaarde van de klant uit zijn contracten bij elkaar op. Contracten bevatten het adres van de locatie en de getekende overeenkomst als pdf, het dashboard zet de locaties op een kaart en toont de evaluaties van de komende 30 dagen, en een agendaweergave toont de evaluatiedata per maand.

Open één klant en je ziet op één record de mensen, de contracten, de openstaande kansen, de taken en de ondersteunde gesprekken van de gekoppelde personen. Niets daarvan wordt naar een tweede datasilo gekopieerd: de contactpersoon in het klantrecord is dezelfde contactpersoon waarop je zoekt, filtert of die je bijwerkt.

Je eigen werkruimte begint niet met deze lijsten. Een nieuwe werkruimte begint zonder lijsten. In Customermates Cloud bouwt de AI-setup lijsten, fasen, een dashboard en Kennisbankpagina's op basis van je beschrijving. De setup draait één keer tijdens de onboarding, wordt begrensd door setupcredits en je kunt hem overslaan met Beginnen met een lege werkruimte. Anders maken mensen met rechten voor het datamodel de lijsten en velden aan in Datamodel. Bij zelf hosten is dat de enige manier.

Gestructureerde klantgegevens

Een klantrecord bevat de velden die jij bepaalt. De veldtypen zijn Tekst, Opgemaakte tekst, Getal, Geldbedrag, Ja of nee, Datum, Datum en tijd, Datumbereik, Datum- en tijdbereik, Enkele keuze, Meerkeuze, Webadres, Lid, Adres, Bestand en Telefoon, e-mail en social media. Berekende velden voegen waarden uit andere velden of gekoppelde records samen.

Het veld Contactgegevens bevat de telefoonnummers, e-mailadressen en LinkedIn-, Instagram- en Telegram-identiteiten waarmee berichten aan een persoon worden gekoppeld. Een nummer daar kun je bellen en het koppelt ook WhatsApp-chats van hetzelfde nummer. Eén adres kan bij meerdere records horen, bijvoorbeeld bij een contactpersoon en een klant.

Een veld Adres bevat één postadres: Customermates controleert het tegen het adresformaat van het land, stelt plaats en regio voor bij de postcode en opent het adres bij een klik in kaarten. Een veld Bestand bevat documenten zoals contracten of voorstellen, tot 20 bestanden per veld, en de tekst van die bestanden wordt door de zoekfunctie gevonden.

Notities horen bij elk record. De globale zoekfunctie (Cmd/Ctrl+K) vindt records op naam en contactgegevens; andere velden bereik je via filters.

Gekoppelde records in plaats van een platte lijst

Relaties verbinden de lijsten. Een contactpersoon kan bij meerdere klanten horen, een kans verwijst naar zijn klant en zijn mensen, en een taak verwijst naar waar die over gaat. Praat je team liever over accounts dan over klanten, hernoem de lijst dan voor de hele werkruimte in Datamodel.

Een spreadsheet heeft één rij per persoon en herhaalt de bedrijfsnaam; Customermates bewaart het bedrijf één keer en koppelt de mensen eraan. Open de klant en zijn mensen staan er in een lijst; open een persoon en zijn klanten zijn één klik weg.

Contactmomenten vastleggen

Een contactmoment is elk moment waarop je met een relatie in contact bent: een telefoontje, een e-mail, een bericht op LinkedIn, een afspraak. Vastleggen helpt pas als je snel terugvindt:

• wanneer het was en met wie,
• via welk kanaal,
• wat er is besproken of beloofd,
• wat de volgende stap is en wanneer die aan de beurt is.

In Customermates leg je dat op drie manieren vast. Een notitie bij het record bewaart wat er in een telefoongesprek of op locatie is gezegd. Een datumveld dat je zelf toevoegt, zoals Volgende actie, houdt de afspraak met jezelf bij. En in Customermates Cloud vanaf Pro verschijnen e-mail- en LinkedIn-gesprekken bij de contactpersoon van wie het adres of profiel in het veld Contactgegevens staat. Een regel met de afspraak en de volgende stap is meer waard dan een verslag dat niemand terugleest.

Relaties indelen

Zonder indeling is een klantenlijst één lange rij. Met een paar vaste velden kun je filteren, groeperen en opruimen:

• Relatiestatus als veld met enkele keuze, bijvoorbeeld Nieuw, Lopend gesprek, Klant en Slapend. In een bordweergave zie je in één oogopslag wie waar staat.
• Rol bij contactpersonen, zoals Beslisser, Dagelijks aanspreekpunt en Boekhouding.
• Segment als veld met meerkeuze voor branche, grootte of herkomst. Customermates heeft geen tags; een veld met meerkeuze doet hetzelfde werk en je kunt erop filteren en groeperen.
• Accountmanager als veld van het type Lid, zodat elke relatie een eigenaar heeft.

Houd het aantal categorieën klein: vijf statussen die iedereen gebruikt, zijn nuttiger dan twintig die niemand bijhoudt. Hoe je segmenten kiest, leg je uit in de gids over klantsegmentatie.

Klantenbeheer inrichten in vijf stappen

1. Maak de lijsten of controleer ze

   Laat de AI-setup ze bouwen in Customermates Cloud, of maak Klanten, Contactpersonen en Kansen aan in Datamodel met relaties ertussen.

2. Voeg de velden toe waarop je sorteert

   Bijvoorbeeld Relatiestatus (enkele keuze), Rol bij contactpersonen (Beslisser, Dagelijks aanspreekpunt, Boekhouding) en Volgende actie (datum).

3. Importeer je lijst

   Importeer eerst klanten en daarna contactpersonen, zodat de bedrijfskolom aansluit. Details hieronder.

4. Sla weergaven op

   "Mijn actieve klanten", "Volgende actie deze week" of "Nog geen klant" voor het opruimen na de import. Deel de weergaven die het hele team nodig heeft, zoals "Volgende actie deze week", met iedereen in de werkruimte of met geselecteerde rollen.

5. Bepaal wie wat ziet

   Stel in de rolbewerker per lijst het leesrecht in op Alle, Toegewezen of Geen, plus rechten om aan te maken, te bewerken en te verwijderen. Rechten gelden voor hele lijsten, niet voor losse velden.

Instelbare volgende acties

Customermates heeft geen ingebouwde herinneringen of einddatumlogica. Je voegt een datumveld zoals Volgende actie toe aan klanten of kansen en slaat een weergave op die filtert op datums die voorbij zijn. In Customermates Cloud kan een routine die records elke maandagochtend opsommen. Bordweergaven gegroepeerd op relatiestatus laten in één oogopslag zien wie nieuw, actief of slapend is.

Overstappen van Excel of Google Sheets

Veel teams komen met een spreadsheet. Die verhuizen is praktisch, maar niet automatisch:

• Formaat. Een lijst importeer je uit een Excel-werkmap (.xlsx of .xls) of een CSV-bestand via een wizard: kies het blad, wijs de kolommen toe, controleer het voorbeeld, importeer. Bestanden van Google Sheets worden niet rechtstreeks geïmporteerd: download het blad als .xlsx of .csv. Een download uit Outlook of Google Contacts kun je zoals hij is importeren. Een JSON-export van dezelfde lijst kun je ook opnieuw importeren.
• Volgorde. Importeer klanten vóór contactpersonen, zodat de bedrijfskolom aan bestaande records koppelt. Wijs e-mail-, telefoon- en berichtenkolommen toe aan het veld Contactgegevens.
• Geen undo. Een import kun je niet terugdraaien. Ruim eerst dubbele records op, want achteraf is er geen samenvoegfunctie. Test met een klein bestand.
• Geen bijlagen. Bestanden die naast je spreadsheet staan, zoals contracten of pdf's, maken geen deel uit van de import. Upload de bestanden die je nodig hebt daarna naar een veld Bestand van het record.
• Bulkcorrecties. Exporteer de lijst, bewerk hem in Excel en importeer hem opnieuw als Bestaande records.
• Geen doorlopende synchronisatie. Na de import zijn je spreadsheet en Customermates aparte lijsten.

De gids over records beschrijft de limieten en opties.

Gesprekken naast de relatie

In Customermates Cloud koppelen Pro en hoger Gmail, Outlook, IMAP, LinkedIn (inclusief ondersteunde chats van Sales Navigator en Recruiter), WhatsApp, Instagram en Telegram via de gecombineerde inbox. Een deelnemer wordt aan een contactpersoon gekoppeld via de identiteit in het veld Contactgegevens. Schrijft een onbekend adres, dan koppel je die deelnemer aan een bestaande of nieuwe contactpersoon. Een gesprek wordt alleen aan een kans of klant gekoppeld als jij of een agent dat uitdrukkelijk doet; niets wordt automatisch bij een deal ingedeeld.

De limieten van het abonnement gelden. Starter en self-hosted hebben geen gekoppelde berichtenaccounts. Pro dekt je eigen accounts, met 1 gekoppeld account per gebruiker inbegrepen, plus los gedeelde gesprekken. Een heel account met het team delen vraagt Business, Max of Enterprise.

AI op je klantrecords: Mate en MCP

In Customermates Cloud werkt Mate, de gehoste assistent, in gewone taal aan records, binnen de AI-credits van je abonnement:

Maak contactpersonen aan voor iedereen in deze e-mailhandtekening en koppel ze aan de klant Hartmann Consulting. Controleer eerst of een van hen al bestaat.

Mate ziet wat jij mag zien. Het maakt records aan, werkt ze bij en verstuurt berichten zodra je erom vraagt; verwijderen, importeren en toegangswijzigingen wachten telkens op je goedkeuring. Mate is niet beschikbaar bij zelf hosten.

Bij elk abonnement, self-hosted inbegrepen, kan je eigen AI-client, zoals Claude of ChatGPT, via MCP records lezen en bijwerken waartoe je toegang hebt, op rekening van je AI-aanbieder.

Waar de gegevens staan

In Customermates Cloud draait de database in de AWS-regio Frankfurt. Dienstverleners, ook Amerikaanse bedrijven, staan op de pagina met subverwerkers, en een verwerkersovereenkomst is beschikbaar. Hosting in de EU is geen certificering, en Customermates heeft er geen. Wil je de gegevens op je eigen servers houden, draai dan de AGPL-kern zelf gehost, zonder inbox en zonder Mate.

Wat het niet doet

Waar let je op bij het kiezen van relatiebeheer software?

Begin bij je eigen werk, niet bij het functieoverzicht van de leverancier.

• Must-haves en nice-to-haves. Schrijf op wat je team dagelijks nodig heeft, bijvoorbeeld klanten en contactpersonen, een volgende actie per klant en gesprekken bij de klant, en wat alleen prettig zou zijn. Een functie die niemand gebruikt, kost alleen tijd.
• Draagvlak in het team. Het beste systeem werkt niet als niemand de gegevens bijhoudt. Laat de mensen die er dagelijks in werken meebeslissen en test met hen.
• Koppelingen. Controleer of het systeem aansluit op de kanalen waarop je klanten schrijven, zoals e-mail, LinkedIn en WhatsApp, en of er een API of webhooks zijn voor je andere tools.
• Gegevensbeveiliging en AVG. Waar staan de gegevens, welke subverwerkers komen eraan en is er een verwerkersovereenkomst?
• Import en export. Kun je je klantenlijst erin krijgen en er ook weer uit? Test met een klein bestand.
• Prijs per gebruiker. Reken uit wat je team betaalt met de functies die je nodig hebt, niet wat de instapprijs is.

Meer over het afwegen vind je in de gids over hoe je een CRM kiest.

Relatiebeheer software of het adresboek op je telefoon?

Customermates synchroniseert niet met adresboeken van je telefoon of Outlook. Het is de plek waar een team klantrelaties beheert, geen vervanging van de contacten-app op je telefoon. Meer opties naast elkaar vind je in de vergelijking van klantendatabasesoftware.

Wat het kost

Er wordt maandelijks per gebruiker gefactureerd, nooit per contactpersoon. Starter kost € 12, Pro € 29 en Business € 69 per gebruiker per maand. De inbox begint bij Pro, het delen van een heel account bij Business. De AGPL-kern zelf hosten kost geen licentie. Zie prijzen.

Veelgestelde vragen