Het CRM voor consultants dat elk voorstel in beweging houdt.

Een voorstel gaat de deur uit, de klant zwijgt en het volgende bericht komt binnen op LinkedIn terwijl je midden in de uitvoering zit. Een CRM voor consultancy bewijst daar zijn nut: het houdt de klant, de mensen daarbij en elke opdracht op één record, zodat je ziet welke relatie deze week een antwoord nodig heeft. Customermates is een open-source, AI-native CRM, gemaakt in Duitsland. In Customermates Cloud staan vanaf het Pro-abonnement de e-mail- en LinkedIn-gesprekken bij de klant. Mate, of je eigen AI-agent via MCP, schrijft het antwoord en de volgende stap, en jij leest het na, bewerkt het en verstuurt het. Het dekt het binnenhalen van opdrachten. Tijdregistratie, facturatie, het schrijven van voorstellen en de uitvoering van projecten blijven in andere tools.

In het kort

Past bij

Zelfstandige consultants en kleine adviesbureaus die hun werk krijgen via doorverwijzingen, eerdere klanten en directe gesprekken.

Kerntaak

Elke opdracht volgen van kennismaking via verkenning en scoping tot een besluit, met de klantrelatie en de volgende stap erbij.

Inbox en AI

Gekoppelde e-mail en LinkedIn vereisen Customermates Cloud vanaf Pro. De assistent Mate is alleen in de cloud beschikbaar en draait op meegeleverde AI-credits. MCP werkt in elk abonnement, ook self-hosted.

Niet inbegrepen

Tijdregistratie, facturatie, het schrijven van voorstellen, projectuitvoering, een klantportaal en rechten op veldniveau.

Wat heeft een consultant nodig van een CRM?

Veel tools die als CRM voor adviesbureaus worden verkocht, bundelen de pipeline met urenstaten en facturatie. Werk binnenhalen en werk uitvoeren zijn verschillende taken: het eerste hangt af van relaties en timing, het tweede van uren en documenten. Voor de eerste taak heeft consultancy een eigen vorm:

• Een klant is een organisatie met meerdere mensen. De opdrachtgever die je inhuurde, je dagelijkse contactpersoon en inkoop bij de verlenging horen allemaal bij één klant.
• Opdrachten gaan langzaam. Tussen de eerste kennismaking en een besluit liggen weken van verkenning, scoping en stilte na het voorstel.
• Gesprekken zijn verspreid. De kennismaking komt binnen op LinkedIn, de scoping loopt per e-mail. Een contactenlijst ziet geen van beide.
• Oud-klanten worden stil terwijl je levert. Zij zijn de meest waarschijnlijke bron van de volgende opdracht en het eerste wat wegzakt tijdens een druk project.
• Klantcorrespondentie is vertrouwelijk. Zodra medewerkers erbij komen, telt wie welk gesprek mag lezen.

Beste CRM voor consultants: zeven opties vergeleken per taak

Customermates publiceert deze pagina, dus controleer elke regel op de eigen website van de aanbieder. De tabel is gegroepeerd naar de taak waarvoor een consultant een CRM koopt en geeft geen score: Customermates staat bovenaan omdat dit onze pagina is, niet omdat het in elke kolom wint. Prijzen en functies komen van de eigen prijspagina van elke aanbieder (voor wie Salesflare past, van de consultingpagina van Salesflare), met 10 november 2026 als verificatiedatum, in de valuta die de aanbieder toonde; een actieprijs wordt als zodanig genoemd. Een ontbrekende LinkedIn-vermelding betekent dat de prijspagina van de aanbieder die niet noemt, niet dat er geen integratie bestaat.

Waar een andere tool de betere keuze is: OnePageCRM als je herinneringen en een mobiele app wilt, die Customermates niet heeft. HubSpot als je gratis wilt beginnen. Salesflare als e-mails en afspraken zichzelf moeten vastleggen, folk als je werk op LinkedIn begint. Pipedrive of Insightly als offertes in het CRM zelf moeten staan. Customermates past als de taak het gesprek na het voorstel is: de LinkedIn- en e-mailgesprekken bij de klant, een datum voor de volgende stap die je zelf bepaalt en een conceptantwoord dat je nakijkt en verstuurt. Voor de details achter een regel zie je onze vergelijking met folk, de pagina over het alternatief voor Salesflare en de gids over gratis CRM-abonnementen en hun beperkingen.

Eén opdracht in de voorbeeldwerkruimte

De werkruimte voor consultancy is een voorbeeld met voorbeelddata, geen klantaccount. De interface en de voorbeeldrecords zijn Nederlandstalig. Er zijn vier lijsten: Klanten, Contactpersonen, Opdrachten en Taken. Opdrachten doorlopen Kennismaking, Verkenning, Afbakening, Offerte verstuurd, Besluit, Gewonnen en Verloren. Gewonnen opdrachten gaan daarna over op een tweede bord, Lopende opdrachten, via Niet gestart, In uitvoering, Afronding en Afgerond.

Open een opdracht in Offerte verstuurd en je ziet wat een consultant controleert voor het volgende gesprek:

• De klant met zijn contactpersonen en hun rol in de opdracht: de opdrachtgever, de dagelijkse contactpersoon en degene die tekent.

• Het honorarium, berekend uit twee velden die je zelf invult: de geschatte dagen maal het dagtarief. Elke fase heeft een kans op winst, en de gewogen waarde is die kans toegepast op het honorarium. Het is een weging van de pipeline, geen prognose. Een duurveld telt de dagen van de geplande start tot het einde.

• De gesprekken. Een e-mailthread en een LinkedIn-gesprek met de opdrachtgever, gekoppeld aan deze opdracht. Contactpersonen worden aan gesprekken gekoppeld via hun e-mailadres of LinkedIn-identiteit in het veld Contactgegevens; de koppeling van een gesprek aan de opdracht of de klant is bewust door een persoon gelegd, nooit automatisch.

• Een datum voor de volgende stap in een gewoon datumveld, na het laatste gesprek met de hand ingevuld. Taken hebben geen ingebouwde deadlines of herinneringen, dus de datum staat in een veld dat je zelf instelt en een opgeslagen weergave sorteert erop.

• Het voorstel als pdf in het veld Documenten van de opdracht, een veld van het type Bestand. Zoeken vindt de tekst erin, en Mate kan het vóór een gesprek lezen.

"Offerte verstuurd" is een fase, geen document: je schrijft het voorstel in je eigen tool en voegt de pdf toe aan de opdracht.

Gewonnen opdrachten verschijnen ook in een weergave Uitvoeringsagenda, elk met zijn start- en einddatum. De pagina Agenda toont de periodes van de opdrachten, de data van de volgende stappen en de afspraken uit de gekoppelde Google-agenda op één tijdlijn, en het dashboard toont de volgende stappen van de komende 14 dagen.

Van kennismaking tot besluit

1. Leg de kennismaking vast

   Voeg de persoon en zijn klant toe en open een opdracht in Kennismaking. Noteer in een veld wie je heeft aanbevolen.

2. Verkenning en scoping

   Verplaats de opdracht door Verkenning en Afbakening naarmate het probleem en het budget duidelijk worden. Vul het dagtarief en de geschatte dagen in, dan wordt het honorarium berekend.

3. Stuur het voorstel

   Verplaats de opdracht naar Offerte verstuurd en vul de beslisdatum en de datum voor de volgende stap in je eigen datumvelden in. Voeg de voorstel-pdf toe aan de opdracht.

4. Volg persoonlijk op

   Antwoord vanuit de inbox in de oorspronkelijke e-mail- of LinkedIn-thread, of vraag Mate om een concept op basis van het record en het gesprek, en lees het na en verstuur het.

5. Leg het besluit vast

   Verplaats de opdracht naar Gewonnen of Verloren. Een gewonnen opdracht gaat daarna door de uitvoeringsfases; uren en facturen blijven in de tools die daarvoor gebouwd zijn.

Klantgesprekken naast de opdracht

In Customermates Cloud brengt de gecombineerde inbox e-mail uit Gmail, Outlook of IMAP samen met LinkedIn, inclusief ondersteunde Sales Navigator-gesprekken, plus WhatsApp, Instagram en Telegram. Je antwoordt op het oorspronkelijke kanaal. Het abonnement bepaalt wat je krijgt:

• Starter en self-hosted: geen gekoppelde berichtenaccounts.
• Pro: je eigen gekoppelde accounts, 1 per gebruiker inbegrepen, en je kunt afzonderlijke threads met collega's delen.
• Business, Max en Enterprise: delen van complete accounts, zodat een partner een volledige mailbox met een medewerker kan delen. Business bevat 3 gekoppelde accounts per gebruiker.

Gesprekken van je eigen accounts blijven privé tot je ze deelt. Dat past bij klantvertrouwelijkheid: een medewerker ziet alleen de threads die jij kiest.

Voorbereiding op gesprekken en concepten met Mate

Mate is de assistent in Customermates Cloud. Hij draait op gehoste AI-credits die elk betaald cloudabonnement per actieve gebruiker bevat, en is niet beschikbaar in self-hosted installaties. Vraag vóór een gesprek in de chat om een samenvatting van een opdracht: de fase, de laatste e-mail- en LinkedIn-berichten en de datum van de volgende stap. Vraag na het gesprek om de fase bij te werken en een korte opvolging als concept in het gesprek op te slaan.

Mate kan berichten versturen als je zegt dat hij moet versturen, dus vraag om concepten als je eerst wilt lezen. Verwijderingen, imports en wijzigingen in toegang wachten altijd op je goedkeuring. Een routine laat Mate werken volgens een schema of wanneer een record verandert: bijvoorbeeld elke maandag de opdrachten in Offerte verstuurd opsommen waarvan de datum voor de volgende stap is verstreken en voor elk een conceptantwoord opslaan. De voorbeeldwerkruimte heeft er twee: de ene voegt voor elke agenda-afspraak van de dag een korte briefing toe aan de opdracht, de andere maakt een taak aan voor goede contacten die je al twee maanden niet hebt gesproken. Een routine hoort bij één gebruiker en ziet wat die gebruiker ziet. Starter bevat 1 routine per gebruiker en Pro 5.

Liever je eigen AI-client? Koppel Claude, ChatGPT of een andere client via MCP. Dat werkt in elk abonnement en op self-hosted installaties, met modelgebruik dat je AI-aanbieder in rekening brengt, en de client kan de records lezen of bijwerken die je rol toestaat.

Samenwerken met medewerkers en partners

Customermates past bij een klein bureau, met beperkingen die je moet kennen voordat je een team uitnodigt:

• Gedeelde weergaven zijn alleen-lezen. Deel een weergave met het hele bureau of met geselecteerde rollen en iedereen werkt met dezelfde filters, maar alleen de eigenaar past ze aan.
• Geen rechten op veldniveau. Rollen regelen de toegang tot lijsten en records. Een aangepaste rol met leestoegang Toegewezen beperkt een medewerker of onderaannemer tot de records die aan diegene zijn toegewezen, maar je kunt geen enkel veld verbergen, zoals een dagtarief.
• Het delen van complete inboxen begint bij Business. Op Pro deel je threads één voor één.
• De auditlog legt vast wie welk record heeft gewijzigd.

Je eigen werkruimte inrichten

Een nieuwe werkruimte begint zonder lijsten. De lijsten voor consultancy hierboven zijn een voorbeeld, niet wat elk account bevat. In Customermates Cloud vraagt de AI-setup waarvoor de werkruimte bedoeld is en bouwt uit je antwoorden lijsten, fases, een dashboard en Kennisbankpagina's. Hij draait één keer bij de onboarding, gebruikt een beperkt bedrag aan AI-credits en je kunt hem overslaan met Beginnen met een lege werkruimte (zie onboarding).

Anders maken mensen met rechten voor het Datamodel de lijsten, velden en fases aan in het Datamodel en importeren ze daarna records uit een Excel-bestand (.xlsx, tot 5.000 rijen per bestand). Importeer eerst de klanten, dan de contactpersonen en dan de openstaande opdrachten. Een import kan niet ongedaan worden gemaakt, dus test hem met een paar rijen. Moet een lijst een andere naam krijgen, bijvoorbeeld Opdrachten naar Projecten, dan is dat ook een instelling in het Datamodel.

Wat Customermates niet doet voor consultants

• Geen tijdregistratie, facturatie, het schrijven van voorstellen of contracten, projectuitvoering of klantportaal.
• Bestanden in berichten blijven in de inboxthread, niet bij de opdracht. Voeg het voorstel zelf toe aan een Bestand-veld bij de opdracht.
• Geen e-mailreeksen of bulkmailings. Opvolging wordt per gesprek geschreven.
• Geen ingebouwde deadlines of herinneringen voor taken, geen mobiele app en geen afspraken plannen via een boekingspagina.
• Geen scoring van de sterkte van relaties en geen verrijking van contactgegevens.

Is een van deze punten de reden dat je zoekt, kijk dan naar een tool die ervoor gebouwd is. Gegevens van de aanbieders hieronder zijn gecontroleerd op 8 oktober 2026 op de eigen website van elke aanbieder.

Een werkbare verdeling is twee systemen: Customermates voor relaties en opdrachten, en een tool als MOCO of BigTime voor uren en facturatie. Een webhook wordt afgevuurd als een opdracht verandert, dus een n8n-workflow die je apart draait kan gewonnen werk doorgeven aan de andere tool, als die een API heeft.

Wat kost Customermates voor een consultant?

Prijzen gelden per gebruiker per maand, maandelijks betaald. Elk betaald abonnement bevat REST, webhooks en MCP. Starter voor € 12 dekt de lijsten en de pipeline zonder gekoppelde inboxaccounts. Pro voor € 29 voegt je eigen gekoppelde accounts en afzonderlijk gedeelde threads toe. Business voor € 69 voegt het delen van complete accounts en meer gekoppelde accounts per gebruiker toe. De gehoste AI-credits voor Mate groeien mee met het abonnement; de aantallen staan op de prijzenpagina. De open-sourcekern kun je zonder licentiekosten zelf hosten, met de functies van Starter: geen inbox, geen Mate en geen AI-setup.

Klantgegevens en vertrouwelijkheid

• De database van Customermates Cloud draait in de AWS-regio Frankfurt. Dat is een productinstelling, geen certificering. Subverwerkers, waaronder Amerikaanse aanbieders, staan op de pagina met subverwerkers, en een verwerkersovereenkomst is beschikbaar.
• Customermates heeft geen certificering zoals ISO 27001 of SOC 2. Eist een klantcontract er een, controleer dat dan voordat je hun gegevens overzet.

Veelgestelde vragen