Het CRM voor mkb dat elk klantgesprek in beeld houdt.

Een CRM voor mkb is software waarin je klanten, deals en gesprekken op één plek bijhoudt, zodat iedereen in het team ziet waar een klant staat en wat er daarna gebeurt. Een klein bedrijf heeft er een nodig zodra meer dan één persoon met dezelfde klanten praat, of zodra een opvolging is blijven liggen omdat die in iemands inbox stond. Customermates is een open-source, AI-native CRM voor mkb, gemaakt in Duitsland, voor kleine dienstverlenende teams die verkopen via relaties: B2B-dienstverleners, adviesbureaus, bureaus en ondernemersgeleide bedrijven wier werk wordt gewonnen in e-mail-, LinkedIn- en WhatsApp-gesprekken. Vanaf Pro op Customermates Cloud stelt Mate of je eigen AI-agent via MCP het antwoord en de volgende stap op, en jij bekijkt, bewerkt en verstuurt.

In het kort

Geschikt voor

Kleine B2B-teams waarvan de deals meerdere mensen bij een klant betrekken en wekenlang in gesprekken verlopen.

Abonnement

Starter voor het CRM met REST, webhooks en MCP. Pro voegt je eigen gekoppelde accounts in de inbox toe. Business voegt het delen van een heel account toe, zoals een teammailbox.

AI

Op Customermates Cloud werkt Mate op je records binnen de credits van je abonnement. Verwijderingen, imports en wijzigingen in toegang wachten op jouw goedkeuring. Je eigen AI-client koppelt via MCP bij elk abonnement.

Niet inbegrepen

Geen webformulieren, native mobiele apps, telefonie, sms of agendaboeking, en geen offertes of facturen.

Welke functies heeft een CRM voor het mkb nodig?

Een klein bedrijf heeft geen honderd functies nodig, maar wel een paar die elke dag werken. Dit is wat je zoekt, met hoe Customermates het invult:

• Contactbeheer. Klanten als organisaties, hun mensen als contactpersonen, met alles wat je van ze weet op één record. Zie contactbeheer.
• Deals en een pipeline. Elke kans als deal met een fase, een waarde en een eigenaar, op een pipelinebord dat totalen en gewogen totalen toont.
• Gesprekken bij de klant. E-mail, LinkedIn en WhatsApp komen vanaf Pro in de gecombineerde inbox en staan op het record.
• Een volgende stap met datum. Elke klant of deal heeft een datum voor de volgende actie, en een opgeslagen weergave laat zien wat aan de beurt is. Zie opvolging.
• Een dashboard. Widgets tonen de openstaande deals per fase en de volgende stappen van de komende dagen.
• Rechten en delen. Rollen bepalen wie welke records ziet, en weergaven deel je met het team.
• Koppelingen. Een REST API, webhooks, n8n en MCP verbinden je boekhouding, je website of je eigen AI-client.

Wat levert dat een mkb-bedrijf op? Minder opvolgingen die blijven liggen, een team dat dezelfde klantgeschiedenis ziet en een bedrijf dat niet stilvalt als iemand een week afwezig is. Het is geen garantie dat niets blijft liggen: een CRM helpt alleen als het team de volgende stap erin zet.

Wat de voorbeeldwerkruimte laat zien

De werkruimte voor kleine bedrijven is een voorbeeldwerkruimte met voorbeelddata voor een klein dienstverlenend team, geen klantaccount. De interface en de voorbeeldrecords zijn in het Nederlands. Ze heeft vijf lijsten: Bedrijven, Contactpersonen, Deals, Diensten en Taken. Deals doorlopen de fases Nieuw, Gekwalificeerd, In gesprek, Offerte verstuurd, Gewonnen en Verloren.

1. Het dashboard opent eerst en toont de openstaande deals van het team per fase, zodat de weekreview vanaf één scherm begint. Het toont ook de volgende stappen van de deals voor de komende 14 dagen en plaatst de klanten op een kaart op basis van hun adres.
2. Een klantrecord toont het bedrijf met de gekoppelde contactpersonen, openstaande deals en notities.
3. De deal draagt de fase, de diensten waarover gesproken wordt, de toegewezen gebruikers en een ingesteld datumveld voor de volgende stap, zodat de volgende actie zichtbaar is zonder iemands inbox te openen. Deals met een uitstaande offerte bewaren de offerte-pdf in een bestandsveld. Een agendaweergave van de taken toont de locatiebezoeken van de week.
4. Het gesprek met die klant staat in de gecombineerde inbox. De deelnemers worden via e-mailadres, telefoonnummer of LinkedIn-profiel aan contactpersonen gekoppeld, en het gesprek is door iemand van het team aan de deal gekoppeld.

Eén aanvraag van eerste bericht tot volgende stap

1. Leg vast wie schreef

   Een prospect schrijft per e-mail. Maak de contactpersoon aan of open die en koppel de contactpersoon aan het bedrijf, zodat collega's iedereen zien die je daar kent.

2. Open een deal

   Maak een deal aan in de fase Nieuw, wijs die toe aan wie antwoordt en voeg de diensten toe waarover gesproken wordt, zodat de dealwaarde daaruit volgt.

3. Houd het gesprek bij de deal

   Bij Pro komt het gesprek in de inbox terecht. Koppel het zelf aan de deal of vraag Mate dat te doen. Gesprekken worden nooit automatisch aan een deal gekoppeld.

4. Zet de volgende actie

   Vul de datum van de volgende stap in op de deal of maak een taak die eraan is gekoppeld. Taken zijn records die je toewijst; datums en status zijn velden die je instelt, en er zijn geen ingebouwde herinneringen.

5. Bekijk de pipeline

   Verplaats de deal door Gekwalificeerd, In gesprek en Offerte verstuurd. Het pipelinebord toont totalen en gewogen totalen per fase, berekend op basis van de kansen die je instelt.

Lijsten die bij je bedrijf passen

De voorbeeldlijsten laten één manier zien waarop een klein dienstverlenend team kan werken. Ze staan niet in elke nieuwe werkruimte: een nieuwe werkruimte begint zonder lijsten. Op Customermates Cloud bouwt de AI-setup van de werkruimte lijsten, fases, een dashboard en pagina's voor de Kennisbank op basis van je beschrijving van het bedrijf. Die draait één keer tijdens de onboarding binnen een creditlimiet, en je kunt die overslaan met “Beginnen met een lege werkruimte”. Anders maken mensen met rechten voor het datamodel de lijsten en velden zelf aan en importeren ze records uit Excel-werkmappen. Zelf gehoste installaties hebben geen AI-setup.

Hernoem lijsten naar je eigen woorden, voeg velden toe zoals een leadbron of een reden van verlies, en koppel records tussen lijsten. Hoe inrichting, configuratie en import stap voor stap werken, staat op de pagina over het eenvoudige CRM. Voor mensen en organisaties in detail zie je contactbeheer.

Inbox en AI, met de grenzen van je abonnement

De gecombineerde inbox is onderdeel van Customermates Cloud. Die brengt e-mail van Gmail, Outlook en IMAP samen met LinkedIn, WhatsApp, Instagram en Telegram, en je antwoordt op het oorspronkelijke kanaal.

• Starter en zelf gehost: geen gekoppelde berichtenaccounts.
• Pro: elke persoon koppelt de eigen accounts, 1 gekoppeld account per gebruiker inbegrepen, en kan afzonderlijke gesprekken delen.
• Business, Max en Enterprise: een heel gekoppeld account kan worden gedeeld, zodat meerdere mensen een teammailbox kunnen beantwoorden.

Mate, de assistent in Customermates Cloud, vat gesprekken samen, werkt records bij en slaat conceptantwoorden op binnen de gehoste AI-credits van je abonnement. Mate maakt en wijzigt records en verstuurt berichten zodra je erom vraagt, dus zeg “sla een concept op” wanneer je een antwoord eerst wilt bekijken; concepten wachten tot je ze bewerkt of verstuurt. Verwijderingen, imports, wijzigingen in toegang en ingrijpende wijzigingen in lijsten wachten op jouw goedkeuring. Met een routine laat je Mate werken volgens een schema of wanneer een record verandert; een routine hoort bij één gebruiker en ziet wat die gebruiker ziet. Mate is niet beschikbaar wanneer je zelf host. Claude, ChatGPT en andere clients kunnen toegestane records lezen en bijwerken via MCP bij elk abonnement, met je eigen AI-aanbieder.

Wat in andere systemen blijft

Customermates beheert klantrelaties en de verkoopkant van je bedrijf. Andere taken blijven bij de tools die ervoor gebouwd zijn.

Ook niet inbegrepen: native mobiele apps (de webapp draait in de browser), e-mailreeksen of bulkverzending, leadscoring en single sign-on. Is een van deze punten doorslaggevend voor je aankoop, dan vergelijkt de gids voor het kiezen van een CRM voor kleine bedrijven andere tools.

Hoe kies je een CRM voor je mkb-bedrijf?

Loop deze vragen langs voordat je een abonnement neemt. Ze komen uit wat kleine teams het vaakst missen:

1. Wie praat er met je klanten en waar? Beslissen je klanten in e-mail, LinkedIn en WhatsApp, kies dan een CRM dat die gesprekken bij het record zet.
2. Hoeveel mensen werken ermee? Prijzen gelden per gebruiker per maand, dus reken met je teamgrootte en niet met de vanafprijs.
3. Wat heb je echt nodig? Maak een lijst van de functies hierboven die je dagelijks gebruikt, en laat de rest weg.
4. Wat moet het koppelen? Boekhouding, je website of formulieren lopen via de REST API, webhooks of n8n, niet via ingebouwde integraties.
5. Hoe komen je gegevens erin? Je importeert uit Excel of CSV; de Excel CRM template is zo gebouwd dat je hem later in een CRM kunt importeren.
6. Waar staan je klantgegevens? Klantgegevens zijn persoonsgegevens, dus voor het mkb geldt de AVG. Kijk naar de hostingregio, de subverwerkers en de verwerkersovereenkomst; dit is algemene uitleg en geen juridisch advies.
7. Wie voert het in en houdt het bij? Een CRM is zo goed als het team het gebruikt, dus begin klein en zie CRM invoeren voor de aanpak.

Meer afwegingen staan in de gids voor het kiezen van een CRM voor kleine bedrijven.

Wat het kost

Prijzen gelden per gebruiker per maand, maandelijks gefactureerd in euro's. Elk betaald abonnement bevat REST, webhooks en MCP.

De proefperiode van 14 dagen vraagt geen creditcard. De gehoste AI-credits per abonnement staan op de prijzenpagina. Een zelf gehoste installatie heeft de functies van Starter zonder inbox, Mate of AI-setup.

In Customermates Cloud draait de database in de AWS-regio Frankfurt. De pagina met subverwerkers toont de betrokken aanbieders, ook Amerikaanse, en een verwerkersovereenkomst is beschikbaar. Customermates heeft geen certificering zoals ISO 27001 of SOC 2.

Veelgestelde vragen