Het CRM voor zzp'ers en freelancers dat opvolgt terwijl jij levert.

Een CRM voor zzp'ers houdt per klant bij wie je spreekt, wat er openstaat en wat je hierna doet. Het bewijst zijn nut als je werk van relaties afhangt: een eerdere klant die elk voorjaar terugkomt, een doorverwijzing van een bureau voor wie je hebt gewerkt, een voorstel dat wacht terwijl je met een ander project bezig bent. Customermates is een open-source, AI-native CRM, gemaakt in Duitsland. Voor een zakelijke eenmanszaak houdt het klanten, de mensen met wie je werkt, openstaande kansen en je volgende stap bij elkaar. Het is geen boekingstool en geen facturatietool.

Op Customermates Cloud vanaf Pro komen de e-mail- en LinkedIn-gesprekken erbij. Mate, of je eigen AI-agent via MCP, schrijft het antwoord en de volgende stap, en jij leest het na, bewerkt het en verstuurt het. Begint je dag met afspraken, facturen of een klantportaal, kijk dan bij "Gebruik het naast facturatie- en boekingstools" naar tools die daarvoor gebouwd zijn.

In het kort

Past bij

Freelancers, zzp'ers en onafhankelijke specialisten met zakelijke klanten, terugkerend werk en doorverwijzingen.

Voorbeeldwerkruimte

Klanten, Contactpersonen, Aanvragen, Projecten en Taken, met voorbeelddata. Je eigen werkruimte begint zonder lijsten.

Inbox en AI

Alleen in de cloud. De inbox vereist Pro of hoger; Mate werkt binnen de credits van je abonnement; vraag om concepten. MCP werkt in elk abonnement.

Niet inbegrepen

Facturen, betalingen, tijdregistratie, boekingspagina's, afspraken plannen, webformulieren, native mobiele apps, telefonie en sms.

Wat doet een CRM voor een zzp'er?

Een zzp'er heeft geen verkoopafdeling: je bent tegelijk de specialist die levert en degene die de volgende opdracht binnenhaalt. Een CRM neemt het onthouden over, zodat een voorstel of een eerdere klant niet wegzakt terwijl je aan het werk bent. Vier functies doen dat werk:

1. Klant- en contactgegevens op één plek. Per klant het bedrijf, de contactpersonen, je notities en wat je hebt afgesproken, in plaats van verspreid over een spreadsheet, je mailbox en losse aantekeningen.
2. Nieuw werk bijhouden. Elke aanvraag of mogelijke opdracht staat met een fase op een bord, van eerste aanvraag tot gewonnen of verloren.
3. Opvolging. Bij elke klant staat een volgende stap met een datum, en een lijst laat zien wat deze week aan de beurt is. Customermates heeft geen ingebouwde herinneringen: die lijst is een opgeslagen weergave die je opent.
4. Gesprekken bij de klant. Vanaf Pro staan e-mail en LinkedIn bij het klantrecord, zodat je antwoord kunt geven met de hele geschiedenis erbij.

Wat een CRM niet vervangt, is je administratie. Facturen, uren en betalingen blijven in je facturatie- en boekhoudpakket.

Voor wie dit past, en wie elders moet kijken

Een freelance CRM als Customermates past bij solowerk dat in gesprekken wordt gewonnen: een ontwikkelaar die projecten aanneemt van drie of vier bureaus, een ontwerper met een handvol klanten op retainer, een vertaler wiens werk komt van terugkerende zakelijke klanten. De vraag die het beantwoordt is: "met wie werk ik, wat staat er open en wat doe ik hierna met hen?"

Het past niet bij een bedrijf dat draait op boekingen en betalingen. Er is geen boekingspagina, geen afspraken plannen, geen webformulier op je site dat records aanmaakt, geen factuur en geen betalingsregistratie. Er is ook geen native mobiele app, geen belfunctie en geen sms. Zijn dat de redenen dat je software zoekt, dan past een freelancepakket beter, en dat moet je weten voordat je je aanmeldt.

De voorbeeldwerkruimte voor freelancers

De demo opent een voorbeeldwerkruimte met voorbeelddata, niet het account van een klant. De interface en de voorbeeldrecords zijn Nederlandstalig. Er zijn vijf lijsten:

• Klanten: de bedrijven waarvoor je werkt of wilt werken.
• Contactpersonen: de mensen bij die klanten en de mensen die je doorverwijzen.
• Aanvragen: elke aanvraag of mogelijk project, met de fase.
• Projecten: werk waarmee je hebt ingestemd, met een dagtarief, een aantal dagen en een honorarium dat uit beide wordt berekend.
• Taken: concrete volgende stappen, gekoppeld aan een klant of aanvraag.

Aanvragen doorlopen de fases Aanvraag, Eerste gesprek, Offerte verstuurd, Gewonnen en Verloren; gewonnen werk gaat verder als project met een status van Gepland tot Gefactureerd. Gefactureerd is alleen een label: facturatie blijft in je facturatietool. Open de klantenlijst en dan één klant: de detailpagina toont de gekoppelde contactpersonen, het lopende project met zijn berekende honorarium, de openstaande aanvraag, recente notities en gesprekscontext, en een veld Datum volgende stap. Die datum is een veld dat in deze werkruimte is ingesteld, geen ingebouwde herinnering. Taken in Customermates hebben geen ingebouwde deadlines, statussen of herinneringen, dus het voorbeeld voegt een datumveld en een opgeslagen weergave toe die erop sorteert. Projecten bewaren hun bestanden, zoals de voorstel-pdf of testbevindingen, in een Bestand-veld, en een weergave Projectagenda toont elk project van start tot deadline. De pagina Agenda voegt de volgende acties en de gesprekken uit de gekoppelde Google-agenda toe, en het dashboard toont de volgende acties van de komende twee weken.

Relatie

Klanten met gekoppelde contactpersonen

Nieuw werk

Aanvragen per fase

Lopend werk

Projecten met een berekend honorarium

Volgende stap

Ingestelde datum volgende stap

Context

Notities en ondersteunde gesprekken

Onthoud de relatie

De meeste freelanceopdrachten komen van mensen die je al kennen. Het risico is niet dat je een lead verliest, maar dat je vergeet dat een klant zei: "praat in maart weer met ons". Elk klantrecord bewaart zijn contactpersonen, de kansen die je besprak, je notities en, op Customermates Cloud vanaf Pro, de e-mail- of chatthreads die je eraan koppelt. Je stelt de velden in die voor jouw werk tellen: een veld Bron met de keuze Doorverwijzing, Terugkerende klant of LinkedIn, een relatie Doorverwezen door naar een contactpersoon, of een Datum laatste project.

Werk je via een tussenpartij of bureau en soms ook direct voor de eindklant, leg dan beide vast als organisatie en koppel de contactpersoon bij de opdrachtgever aan het juiste bedrijf. Zo zie je later via wie een opdracht liep en wie bij de eindklant je aanspreekpunt was.

Velden komen in de typen die je verwacht: tekst, opgemaakte tekst, getal, geldbedrag, ja of nee, datum, datumbereik, enkele of meerdere keuze, webadres, adres en bestand. Telefoonnummers, e-mailadressen en social handles komen in het veld Contactgegevens. Er zijn geen recordtags; een veld met meerkeuze doet hetzelfde. Een voorstel-pdf komt in een Bestand-veld bij de aanvraag of het project.

Houd nieuw werk bij

Een aanvraag is één mogelijk stuk werk bij één klant; zodra het is gewonnen, gaat het werk verder als project. Het pipelinebord toont elke fase als kolom en je sleept een kaart als er iets verandert. Elke fase-optie kan een kans op winst hebben, zodat het bord de waarde van een kans naast de gewogen waarde kan tonen. Dat is wegen met je eigen percentages, geen prognose.

Een paar opgeslagen weergaven dekken een wekelijkse controle: openstaande kansen in Offerte verstuurd gesorteerd op laatste wijziging, klanten gesorteerd op de datum van de volgende stap, en eerdere klanten met wie je een tijd niet hebt gesproken. Een opgeslagen weergave bewaart filters, sortering en kolommen samen. De documentatie over records legt weergaven, velden en import uit.

1. Een klant neemt contact op

   Het bericht komt binnen via e-mail, LinkedIn of een ander kanaal, of je noteert zelf een telefoongesprek in de notities van de klant.

2. Zoek of maak de klant

   Voeg de contactpersoon en zijn bedrijf toe. Op Cloud vanaf Pro brengt het e-mailadres of de LinkedIn-identiteit van de contactpersoon in het veld Contactgegevens bijpassende gesprekken naar het record.

3. Open een aanvraag

   Maak die aan bij de klant, zet de fase op Aanvraag en vul een waardeveld in als je werkruimte er een heeft.

4. Stel de volgende actie in

   Vul de datum van de volgende stap in en, als het helpt, een taak gekoppeld aan de kans.

5. Controleer het één keer per week

   Open de weergave gesorteerd op de datum van de volgende stap, verplaats kaarten op het bord en sluit af of markeer als verloren wat stil is geworden.

Bereid één antwoord voor met toegestane context

Op Customermates Cloud brengt de gecombineerde inbox e-mail uit Gmail, Outlook of IMAP samen met LinkedIn, WhatsApp, Instagram en Telegram. Het abonnement bepaalt wat je kunt koppelen:

• Starter en self-hosted: geen gekoppelde berichtenaccounts.
• Pro: je eigen accounts, met 1 gekoppeld account per gebruiker inbegrepen, plus threads die je afzonderlijk deelt.
• Business, Max of Enterprise: nodig als je een volledig account met iemand anders wilt delen.

Deelnemers worden aan contactpersonen gekoppeld via hun e-mailadres, telefoonnummer of LinkedIn-identiteit. Een gesprek wordt alleen aan een klant of kans gekoppeld als jij, of een agent die je erom vraagt, dat doet. Niets wordt automatisch aan een kans gekoppeld. Berichten binnen freelancemarktplaatsen zijn geen inboxkanaal.

Mate, de assistent in Customermates Cloud, kan een klantrecord en het gekoppelde gesprek lezen en een antwoord schrijven dat jij kunt nakijken. Hij draait op elk betaald cloudabonnement binnen de gehoste AI-credits van je abonnement en is niet beschikbaar bij self-hosting. Mate maakt aan, werkt bij en verstuurt zodra je erom vraagt; alleen verwijderingen, imports, wijzigingen in toegang en destructieve wijzigingen in het datamodel wachten op je goedkeuring. Vraag om een concept en het wacht in het gesprek tot je het bewerkt of verstuurt. Een routine laat Mate een opgeslagen instructie uitvoeren volgens een schema of wanneer een record verandert, bijvoorbeeld een maandaglijst van kansen waarvan de datum van de volgende stap is verstreken. Starter bevat 1 routine per gebruiker en Pro 5.

Gebruik je liever je eigen AI-client, koppel dan Claude, ChatGPT of een andere client via MCP. Het werkt in elk abonnement, ook self-hosted, en je AI-aanbieder rekent het modelgebruik af.

Gebruik het naast facturatie- en boekingstools

Customermates regelt de klantrelatie en nieuw werk. Facturatie, betalingen, tijdregistratie, contracten en afspraken plannen blijven in hun eigen tools. Een webhook wordt afgevuurd als een record verandert, dus een n8n-workflow die je apart draait, of je eigen script op de REST API, kan een geaccepteerde kans doorgeven aan je boekhoudtool, mits die tool een API heeft.

Is een van de ontbrekende onderdelen de belangrijkste reden dat je zoekt, kijk dan naar een tool die ervoor gebouwd is. Customermates publiceert deze pagina; gegevens van aanbieders zijn gecontroleerd op 8 oktober 2026 op de eigen website van elke aanbieder.

Hoe kies je een CRM als zzp'er?

Begin bij wat je nu kwijtraakt, niet bij een functielijst. Vijf vragen helpen je kiezen; onze gids over een CRM kiezen werkt ze uitgebreider uit.

• Raak ik opvolging kwijt of administratie? Zakken voorstellen en terugkerende klanten weg, dan is een CRM het juiste gereedschap. Zijn facturen, uren of afspraken het probleem, kies dan een pakket voor freelancers of je boekhoudpakket, zoals in de tabel hierboven.
• Werkt het voor één persoon? Controleer of je per gebruiker betaalt en of je geen teamfuncties meebetaalt die je niet gebruikt. Bij Customermates betaalt een zzp'er voor één gebruiker.
• Waar komen mijn gesprekken binnen? Schrijven klanten via e-mail en LinkedIn, dan wil je die bij de klant zien. Bij Customermates vereist dat Pro; Starter heeft geen inbox.
• Wat kost het per maand, en kan ik eerst proberen? Vergelijk de prijs per gebruiker per maand en wat erin zit, zoals inbox en AI. Bij Customermates kun je 14 dagen zonder creditcard proberen of gratis beginnen; meer over kosten staat in onze gids over CRM-kosten.
• Waar staan mijn klantgegevens? Zakelijke contactgegevens van personen vallen over het algemeen onder de AVG, dus ook je klantenlijst. Kijk waar een aanbieder de gegevens opslaat en of er een verwerkersovereenkomst is. Meer context geeft onze gids over CRM en AVG.

Je eigen werkruimte inrichten

De demolijsten zijn voorbeelden. Een nieuwe werkruimte begint zonder lijsten en jij bepaalt wat erin komt:

• Op Customermates Cloud vraagt de AI-setup naar je werk en bouwt uit je antwoorden lijsten, fases, een dashboard en Kennisbankpagina's. Hij draait één keer tijdens de onboarding, binnen een limiet aan credits. Je kunt hem overslaan met Beginnen met een lege werkruimte.
• Anders maakt iedereen met rechten voor het Datamodel lijsten en velden aan in het Datamodel en importeert daarna bestaande records uit een Excel-bestand onder Meer acties, Toevoegen uit bestand, één lijst tegelijk. Een import kan niet ongedaan worden gemaakt, dus probeer eerst een klein bestand.

Kom je uit een spreadsheet, dan laat onze gids over een Excel-CRM-template zien welke kolommen overgaan.

Wat kost een CRM voor een zzp'er? Prijzen en eigendom

Bij Customermates begin je gratis of met een proefperiode en betaal je daarna per gebruiker per maand. Prijzen gelden per gebruiker per maand, maandelijks betaald. Er is een proefperiode van 14 dagen op Customermates Cloud zonder creditcard, en een gratis abonnement voor 1 persoon en 250 records, zonder inbox, Mate of routines.

Elk betaald abonnement bevat de REST API, webhooks en MCP. Gehost AI-gebruik voor Mate groeit mee met het abonnement; de prijzenpagina heeft de details. De open-sourcekern draait zonder licentiekosten op je eigen server, maar een self-hosted installatie heeft de functies van Starter: geen inbox, geen Mate en geen AI-setup voor de werkruimte.

Op Customermates Cloud staat de primaire database in de AWS-regio Frankfurt. Subverwerkers, waaronder Amerikaanse aanbieders, staan op de pagina met subverwerkers, en een verwerkersovereenkomst is beschikbaar. Customermates heeft geen certificering zoals ISO 27001, en of jouw gebruik aan de AVG voldoet hangt af van hoe je de gegevens van je klanten verwerkt. Elke lijst exporteert als Excel-bestand of JSON; er is geen export van het hele account.

Veelgestelde vragen

Concurrentiegegevens met 8 oktober 2026 als verificatiedatum, bij HoneyBook, de prijzen van Bonsai, de prijzen van CentralStationCRM en het gratis CRM van HubSpot.