Routines

Een routine is een opgeslagen instructie plus een trigger. Wanneer de trigger afgaat, opent Customermates een nieuw assistentgesprek, stuurt je instructie mee en laat Mate zelfstandig aan het werk gaan. Routines bestaan alleen in Customermates Cloud, omdat ze het maandelijkse Mate-tegoed van de eigenaar gebruiken.

Wie routines ziet, hangt af van de rij Routines van hun rol in Rollen: Leestoegang Alle toont elke routine in de werkruimte, Toegewezen alleen hun eigen routines, en Geen verbergt Routines. Aanmaken vraagt Aanmaken, je eigen routines bewerken vraagt Bewerken. Iedereen die een routine kan zien, ziet de samenvattingen van de uitvoeringen; het volledige transcript blijft bij de persoon als wie de uitvoering is gedraaid.

Hoe maak ik een routine of automatisering aan?

Open Routines en klik op Toevoegen. Vul een Naam en Instructies in, kies een trigger en klik op Opslaan. De routine wordt Actief opgeslagen, tenzij je hem eerst op Gepauzeerd zet. Je kunt Mate ook vragen er een aan te maken; Mate slaat hem gepauzeerd op, tenzij je vraagt of hij actief moet zijn. Bestaande routines vind je door te zoeken of te filteren onder Filters, en je wisselt tussen tabel en bord onder Weergave.

Waaruit bestaat een routine?

• Naam: verplicht, maximaal 120 tekens.
• Instructies: wat Mate bij elke uitvoering krijgt, maximaal 5.000 tekens. Schrijf het zoals je het in een chat zou vragen.
• Trigger: Volgens schema, of Wanneer er iets verandert voor een of meer gebeurtenissen, zoals een bijgewerkte deal.

De maker wordt de eigenaar. Alleen de eigenaar kan de instructies of de trigger wijzigen, de routine wisselen tussen Actief en Gepauzeerd of Trigger testen gebruiken, omdat elke uitvoering de identiteit, de toegang en het Mate-tegoed van de eigenaar gebruikt. Anderen zien de routine alleen-lezen.

Leden met de rol Beheerder kunnen de routine van iedereen pauzeren (Routine pauzeren) of verwijderen, maar die van iemand anders niet bewerken, testen of uitvoeren. Verwijderen vraagt Beheerder, ook voor je eigen routine, verplaatst de routine naar de Prullenbak, waar hij stopt met draaien totdat hij wordt hersteld, en wordt geweigerd zolang er een uitvoering loopt (Wacht tot de actieve uitvoering klaar is voordat je deze routine verwijdert.). Definitief verwijderen uit de Prullenbak wist ook de uitvoeringsgeschiedenis. Wordt een eigenaar op Inactief gezet bij Leden, dan worden zijn routines meteen gepauzeerd, eindigen uitvoeringen in de wachtrij of lopende uitvoeringen als Geblokkeerd, en blijven de routines gepauzeerd en alleen-lezen totdat een beheerder ze verwijdert of de eigenaar weer actief is en ze weer aanzet.

Hoeveel routines bevat mijn abonnement?

Elke gebruiker heeft een eigen contingent: Starter bevat 1 routine per gebruiker, Pro 5 en Business, Max en Enterprise onbeperkt. Een routine pauzeren maakt geen plek vrij; hem naar de Prullenbak verplaatsen maakt zijn plek meteen vrij. Bij de limiet wordt een nieuwe routine geweigerd met het verzoek te upgraden onder Facturering, en een routine uit de Prullenbak herstellen laat hem daar staan met de melding dat de eigenaar al alle routines van zijn abonnement heeft; verplaats eerst een andere routine van de eigenaar naar de Prullenbak. Via REST en MCP staat de routine in het herstelresultaat onder blocked met de reden routineLimitReached en de limit van het abonnement. De limiet wordt alleen gecontroleerd wanneer een routine wordt aangemaakt of hersteld, dus routines boven de limiet van een lager abonnement blijven na een downgrade behouden. Het tegoed waaruit uitvoeringen putten, staat beschreven onder Abonnementen en Mate-gebruik.

In het Free-abonnement zijn routines niet inbegrepen: bestaande routines blijven behouden, tonen Gepauzeerd, Free-abonnement en draaien niet, en het aanmaken of activeren van een routine wordt geweigerd met de prijs van Starter. Ze hervatten vanzelf zodra de werkruimte een betaald abonnement kiest.

Wat zijn de limieten, zoals uitvoeringen per uur en gebruik per uitvoering?

Overgeslagen uitvoeringen tellen niet mee voor het uurlimiet.

Elke routine-uitvoering begint met de kern-CRM-tools en laadt andere toolsets wanneer dat nodig is. Zo blijven niet-gerelateerde toolbeschrijvingen buiten de context van het model. Past de context na compactie nog steeds niet binnen het budget van de aanbieder, dan stopt de uitvoering en noemt de geschiedenis de reden: de contextlimiet.

Schema's: hoe laat ik een routine elke ochtend of elke maandag draaien?

Open in Routines een routine of klik op Toevoegen en kies dan onder Herhaalt Elke 15 minuten, Elke 30 minuten, Elk uur, Elke dag, Elke week of Elke maand, plus waar nodig de weekdag, de dag van de maand (1 tot 28) of de tijd in stappen van vijf minuten. Standaard is dat elke dag om 09:00. Voor de voorinstellingen per uur en langer staat het schema eronder uitgeschreven, gevolgd door Tijden worden getoond in en de tijdzone, die komt uit de browser waarin de routine is aangemaakt (UTC als die onbekend is).

Een schema dat bij geen enkele voorinstelling past, bijvoorbeeld alleen op werkdagen, en een andere tijdzone kun je alleen instellen via Mate, een MCP-client of de REST API; het dialoogvenster toont dan Deze routine gebruikt een aangepast schema met Overschakelen naar een voorinstelling. De planner controleert elke vijf minuten, dus een uitvoering kan een paar minuten te laat starten, en een uitvoering die na twee minuten nog in de wachtrij staat, wordt opnieuw verzonden.

Hoe werken gebeurtenistriggers, bijvoorbeeld om een routine te draaien als een deal verandert?

Kies onder Gebeurtenissen een of meer gebeurtenissen: elke record- en berichtgebeurtenis waarop een webhook zich kan abonneren, behalve Record definitief verwijderd, E-mail verwijderd en Chat verwijderd. Wijzigingen in de app, in een Mate-chat, via de API of via MCP laten routines draaien; wijzigingen die een routine-uitvoering zelf maakt nooit, zodat routines elkaar niet kunnen aanroepen of in een lus terechtkomen.

Twee optionele instellingen voorkomen dat een routine tegoed besteedt aan gevallen die je niet interesseren:

• Gewijzigde velden (alleen bij bijwerkgebeurtenissen): de routine draait alleen als een van deze velden daadwerkelijk is gewijzigd. Het is verborgen zolang er geen bijwerkgebeurtenis is geselecteerd.
• Recordfilters: alleen passende records tellen mee. Aanmaken en bijwerken worden vergeleken met het opgeslagen resultaat, verwijderen met het volledige record vlak voor het verwijderen, inclusief de relaties.

Laat je beide leeg, dan draait de routine bij elke passende gebeurtenis. Een gebeurtenis start alleen een uitvoering voor een record of gesprek dat de eigenaar kan zien, dus met leestoegang Toegewezen laten records van anderen de routine nooit afgaan. Een gebeurtenis wordt ook overgeslagen, zonder vermelding in de uitvoeringen, als er al een uitvoering van die routine in de wachtrij staat of loopt, binnen het debouncevenster valt of boven de uurlimiet zit. Wanneer de uitvoering start, worden de toegang van de eigenaar en de filters opnieuw gecontroleerd.

Mate krijgt vóór je instructies te horen wat er is gebeurd: de gebeurtenis, het soort record en de ID ervan, bij een update de gewijzigde velden en bij een inboxgebeurtenis de thread. Mate kan het record vanaf daar lezen, maar krijgt de vorige waarden niet.

Wat betekenen de uitvoeringen en hun statussen?

Open een routine om zijn Uitvoeringen te zien, de nieuwste eerst: naast de configuratie op een breed scherm, of achter de schakelaar Details en Uitvoeringen op een smal scherm. Klik op een uitvoering voor Details van de uitvoering: Uitgevoerd als met de naam van de eigenaar, het aandeel van het maandelijkse Mate-tegoed van de eigenaar dat is gebruikt (exacte kosten van de aanbieder, als percentage getoond), de trigger (Record, Gewijzigde velden, Gesprek) en, als de uitvoering vroegtijdig stopte, de reden. Heeft de uitvoering wijzigingen in de Kennisbank voorgesteld, dan staat daar hoeveel en biedt de pagina Beoordelen aan. Alleen de persoon als wie de uitvoering draaide, kan het volledige transcript openen, en zodra de uitvoering klaar is, kan die persoon eronder antwoorden om het gesprek met Mate voort te zetten, wat zijn tegoed gebruikt.

Een uitvoering die stopt bij haar limiet per uitvoering van 10% van een Starter-tegoed, zegt dat in haar samenvatting en in Details van de uitvoering; die limiet staat los van het maandelijkse tegoed van de eigenaar. De uitvoering stopt vóór een modelronde wanneer het al getelde gebruik plus het maximum dat die ronde kan kosten, gereserveerd zoals beschreven onder hoe een verzoek wordt afgerekend, die limiet zou overschrijden.

Trigger testen start meteen een echte uitvoering. Het is beschikbaar voor de eigenaar van een actieve geplande routine zonder niet-opgeslagen wijzigingen, gebruikt Mate-tegoed en kan gegevens wijzigen. Handmatige testuitvoeringen hebben triggerKind: schedule, het soort van de routine die ze testen. Een test wordt geweigerd voordat er een uitvoering in de wachtrij komt als AI-werk is gepauzeerd, de eigenaar inactief is of het tegoed van de eigenaar op is. Gebeurtenisroutines hebben een echte passende gebeurtenis nodig, dus voor hen is het uitgeschakeld.

Wat mag een routine zonder goedkeuring doen?

Een uitvoering zonder toezicht mag alles doen wat Mate in een chat zonder goedkeuring doet, behalve dat wijzigingen in de Kennisbank voorstellen worden: de werkruimte lezen; records en recordkoppelingen aanmaken of bijwerken; concepten opslaan en weggooien; e-mails en chatberichten versturen; de inbox triëren; velden, widgets, webhooks en werkruimte-instellingen wijzigen, behalve lijstnamen; koppellinks voor kanalen genereren; routines aanmaken, bijwerken, pauzeren en uitvoeren; en, op een gekoppeld account, verbindingsverzoeken versturen en Sales Navigator-lijsten wijzigen.

Elke actie waarvoor in een chat goedkeuring wordt gevraagd, wordt geweigerd, omdat er niemand is om te antwoorden: records, velden, widgets, webhooks of routines verwijderen, lijsten hernoemen, leden uitnodigen, de rol of status van een lid wijzigen, webhookleveringen opnieuw versturen en supportverzoeken versturen. De uitvoering legt de weigering vast; de volledige lijst staat op de assistentpagina. Interface-acties zoals markeren zijn niet beschikbaar, omdat er geen browser is gekoppeld.

Kan de eigenaar de Kennisbank lezen en bevat die pagina's, dan begint elke uitvoering met een korte catalogus van die pagina's; de routine zoekt en leest relevante pagina's en past hun feiten toe, maar een instructie in een pagina kan geen ander werk starten en de rechten van de routine niet uitbreiden. Bewaar gedeelde feiten, tone of voice en processen daar in plaats van ze in elke routine te herhalen. Een paginawijziging voorstellen vraagt dat de eigenaar Aanmaken of Bewerken heeft op de Kennisbank.

Een uitvoering mag op het openbare web zoeken, maximaal 2 betaalde zoekopdrachten per uitvoering, zoals beschreven onder Kan Mate op het web zoeken?. Een uitvoering kan gegevens doorzoeken of wijzigen, nooit allebei: nadat een zoekopdracht resultaten oplevert, wordt elke schrijfactie geweigerd, en nadat een schrijfactie is gelukt, wordt zoeken op het web ingetrokken. Het lezen van de Kennisbank en van CRM-gegevens blijft beschikbaar. Zoekopdrachten tellen mee voor de limiet per uitvoering.

Voorstellen voor de Kennisbank

Wanneer een uitvoering een Kennisbank-pagina aanmaakt, bewerkt of verwijdert, verandert er nog niets: de uitvoering slaat een voorstel op, en Mate meldt het als wachtend op beoordeling in plaats van als klaar. Een beheerder beoordeelt het onder Voorstellen in de Kennisbank, vergelijkt het met de huidige pagina en keurt het goed of af; zie De voorstellen van Mate beoordelen. De vermelding van de uitvoering in de lijst met uitvoeringen en haar Details van de uitvoering laten zien hoeveel wijzigingen ze heeft voorgesteld, en Details van de uitvoering verwijst naar de beoordeling.

Hoe beheert Mate routines?

In een chat kan Mate routines tonen, de uitvoeringsgeschiedenis lezen, routines aanmaken, bijwerken en pauzeren en direct een uitvoering starten, zonder eerst te vragen. Mate kan ook instellen wat het dialoogvenster niet kan: een aangepast schema zoals werkdagen om 09:00, de tijdzone en de debounce van gebeurtenissen. Een routine verwijderen vraagt je goedkeuring en vraagt, net als in de app, de rol Beheerder.

Voor agents

Gebruik manage_routines. Een aangepast schema is een cron-expressie met vijf velden, bijvoorbeeld 0 9 * * 1-5. Uitvoeringsstatussen komen terug als queued, running, succeeded, partial, failed, skipped en blocked. De actie pause vraagt de rol Beheerder, ook voor je eigen routine; een eigenaar zonder die rol pauzeert door bij te werken met enabled: false. Gebeurtenisnamen zijn de namen van webhookgebeurtenissen, zonder record.deletedPermanently, messaging.email.deleted en messaging.chat.deleted. Recordfilters horen in recordTrigger.query.filters; een routine die meerdere lijsten volgt, gebruikt in plaats daarvan recordSources, tot 50 bronnen, elk met een eigen query, changedFieldIds en events, en kan dat niet combineren met recordTrigger. De vroegere instelling triggerFilters bestaat niet meer. Via REST staan routines onder /api/v1/routines/: list, read, runs, create, update, pause, resume, run en delete. Elke bewerking op één routine neemt zijn id, en runs antwoordt met 404 voor een routine die niet bestaat of bij een andere werkruimte hoort.