Pipeline software waarin elke open deal een volgende stap heeft

Pipeline software zet je open deals op een bord, één kolom per fase, zodat je ziet wat er speelt, wat het waard is en welke deal de volgende stap nodig heeft. Customermates is CRM-software voor kleine salesteams wier deals afhangen van gesprekken: adviesbureaus, bureaus, dienstverleners en oprichters die zelf verkopen. Het is open source, AI-native en gemaakt in Duitsland.

Waar deals blijven hangen. Een deal blijft hangen als niemand heeft vastgelegd wat er daarna gebeurt. Op een kaart zie je het account, de contactpersonen en, vanaf Pro, de gesprekken met hen, en een datumveld zoals Volgende stap legt de opvolging vast. Een opgeslagen weergave of een widget Aankomend op het dashboard toont dan de deals die aan de beurt of achterstallig zijn.

Wat is pipeline software en waar let je op?

Pipeline software laat zien waar elke deal staat in je verkoopproces, wat die deal waard is en wat de volgende stap is. Je ziet je open deals per fase, van eerste contact tot gewonnen of verloren. Het verschil met een spreadsheet: fasen, bedragen en kansen rekenen mee, en elke deal hangt vast aan de persoon, het bedrijf en de gesprekken erachter.

Met deze checklist beoordeel je elke pipeline software. De derde kolom laat zien wat Customermates daarop doet:

Welke fasen heeft een goede sales pipeline?

Een pipeline werkt als elke fase een stap van de klant beschrijft en niet een taak van jou. Voor een klein team waarvan de deals uit gesprekken komen, zijn vijf tot zeven fasen genoeg, bijvoorbeeld Nieuw, Gekwalificeerd, Voorstel verstuurd, Onderhandeling, Gewonnen en Verloren. Drie vuistregels:

• Een fase heeft een uitgang. Spreek af wat waar moet zijn voordat een deal doorschuift. "Voorstel verstuurd" is pas waar als het voorstel echt de deur uit is.
• Verloren heeft een reden. Voeg een veld Reden van verlies toe, zodat je later ziet waarom deals afvielen.
• Kansen zijn schattingen. Pas ze aan als je ervaring verandert. Het zijn jouw getallen, geen standaardwaarden.

Elke open deal heeft daarnaast een volgende stap met een datum. Het artikel over de sales pipeline loopt het hele proces door.

Welke cijfers houd je in je pipeline bij?

• Aantal en waarde per fase. De kolomkoppen van het bord tellen ze voor je op.
• Gewogen waarde van de open pipeline. Waarde maal kans, op basis van de kansen die jij instelt.
• Deals die stilstaan. Een opgeslagen weergave met Bijgewerkt op ouder dan 14 dagen laat zien welke deals niemand heeft aangeraakt.
• Verwachte afsluitingen per maand. De widget Maandoverzicht en de agendaweergave van de deals.
• Redenen van verlies. Een grafiek op het veld Reden van verlies laat zien waarom je deals verliest.

Conversie per fase en doorlooptijd bewaart Customermates niet. Die haal je uit een export naar Excel, of Mate rekent ze in de cloud uit je records uit. Meer over grafieken en cijfers vind je op de pagina's over rapportage en sales KPI's.

Bekijk het in een voorbeeldwerkruimte

De werkruimte voor de verkooppipeline is een voorbeeld met voorbeeldgegevens, geen klantaccount. De interface en de voorbeeldrecords zijn Nederlands. Er zijn vijf lijsten: Bedrijven, Contactpersonen, Verkoopkansen, Producten en Taken. Verkoopkansen lopen door Nieuw, Gekwalificeerd, Behoefteanalyse, Offerte verstuurd, Onderhandeling, Gewonnen en Verloren, en drie verkopers zijn er eigenaar van.

Het bord toont elke fase met de bijbehorende kans. Elke kolomkop telt de waarde en de gewogen waarde van de bijbehorende deals op. De waarde van een deal komt uit zijn regelitems: producten uit de lijst Producten, aantal maal stuksprijs. Open een kaart en je staat op de deal met zijn bedrijf, zijn contactpersonen, zijn regelitems, zijn taken en de volgende stap die erop is vastgelegd. Offertes staan als pdf-bestand in een bestandsveld op de deal.

Het dashboard toont de verwachte afsluitingen van de maand in een widget Maandoverzicht, een agenda die de waarde per dag optelt, zodat je ziet welke weken de meeste waarde dragen, en plaatst de accounts op een kaart op basis van hun adres. Een agendaweergave van de deals toont de verwachte afsluitdatums per maand, en de pagina Agenda zet de locatiebezoeken uit de takenlijst daar naast.

Je eigen werkruimte begint niet met deze lijsten of fasen. Een nieuwe werkruimte begint zonder lijsten. In Customermates Cloud bouwt de AI-werkruimte-instelling op basis van jouw beschrijving lijsten, fasen, een dashboard en pagina's voor de kennisbank. Ze draait eenmalig tijdens de onboarding, is begrensd door instellingscredits en je kunt haar overslaan met Beginnen met een lege werkruimte. Anders maken mensen met rechten voor het datamodel de lijst met deals en het fasenveld ervan aan in Datamodel. Bij zelf hosten is dat de enige manier.

Zo werkt het bord van je CRM pipeline

Fasen zijn een veld dat van jou is. Een fase is een optie van een enkele keuze, en elke optie heeft een winkans van 0 tot 100 procent. Hernoem, herorden, voeg toe of verwijder fasen in Datamodel; een voorbeeldweergave toont het effect op berekeningen en widgets voordat je opslaat. Een fase hernoemen werkt door op elk record.

Het bord. Kies in Weergave het Bord, gegroepeerd op fase, een CRM kanban per fase. Sleep een kaart naar een andere kolom en zijn fase verandert. Kaarten tonen de velden die je kiest, zoals waarde, account, toegewezen gebruikers of een datum voor de volgende stap.

Kolomkoppen doen de rekensom. Elke kop toont het aantal en de sommen die je kiest, zoals waarde en gewogen waarde. Gewogen waarde is de waarde van de deal maal de kans van zijn fase. Drie voorbeeld-deals:

Dat totaal weegt je eigen getallen. Het voorspelt geen omzet of afsluitdatums. De kansen hierboven zijn voorbeelden, geen standaardwaarden.

Waarde. Een deal heeft een waarde in een valuta. Als je verkoopt uit een catalogus van diensten of producten, kunnen regelitems samen de waarde vormen: aantal maal stuksprijs per regel.

Tabelweergave. Schakel over naar Tabel en behoud de groepering: fasen worden rijgroepen met hun eigen aantallen en sommen, en je kunt sorteren op waarde of gewogen waarde.

Klantcontext naast de deal

Een deal is gekoppeld aan zijn account en contactpersonen, dus de mensen en de geschiedenis zijn één klik weg. In Customermates Cloud voegen Pro en hoger de gecombineerde inbox toe voor Gmail, Outlook, IMAP, LinkedIn, WhatsApp, Instagram en Telegram. Een deelnemer wordt gekoppeld aan een contactpersoon via de identiteit in het veld Contactgegevens. Een gesprek wordt alleen aan een deal of account gekoppeld als jij of een agent dat uitdrukkelijk doet; niets wordt automatisch bij een deal vastgelegd.

Limieten van de inbox per abonnement: Starter en zelf gehost hebben geen gekoppelde berichtenaccounts. Pro dekt je eigen accounts, met 1 gekoppeld account per gebruiker inbegrepen, plus individueel gedeelde gesprekken. Een heel account met het team delen vraagt Business, Max of Enterprise.

De pipeline actueel houden

Een weergave met stilstaande deals. Filter deals op Bijgewerkt op ouder dan 14 dagen en fase niet Gewonnen of Verloren, en sla de weergave op. Elke wijziging telt als update, niet alleen een wijziging van de fase.

Een wekelijkse routine (alleen cloud). Een routine laat Mate draaien volgens een schema of wanneer een record verandert, met één gebruiker als eigenaar die ziet wat die gebruiker ziet, binnen de AI-credits van de eigenaar:

Zoek deals in Voorstel verstuurd of Onderhandeling die de afgelopen 14 dagen niet zijn bijgewerkt. Maak voor elke deal een taak "Opvolgen: [naam]", koppel die aan de deal en wijs hem toe aan de eigenaar. Verstuur geen berichten.

Mate maakt records aan, werkt ze bij en verstuurt berichten zodra het erom wordt gevraagd, dus schrijf in de instructie wat het niet mag doen. Verwijderingen, imports en wijzigingen van toegang wachten op goedkeuring, en een routine zonder toezicht weigert ze. Mate is niet beschikbaar bij zelf hosten.

Je eigen AI-client via MCP. In elk abonnement, ook zelf gehost, kan Claude, ChatGPT of een andere MCP-client deals lezen en fasen en velden bijwerken die je rol toestaat, gefactureerd door je AI-provider. Een fasewijziging uit welke bron ook activeert een record.updated-webhook die een aparte n8n-workflow kan oppakken.

Werken als team

Iedereen wiens rol alle deals leest, ziet dezelfde deals; met leesrechten voor Toegewezen ziet een persoon alleen de eigen deals. Een bordweergave die je opslaat blijft privé tot je haar deelt met de werkruimte of met geselecteerde rollen; teamgenoten zien haar alleen-lezen. Drie beperkingen tellen voor teams:

• Een bord dat je deelt is voor collega's alleen-lezen. Deel het met het hele team of met geselecteerde rollen en iedereen werkt vanuit hetzelfde bord, maar alleen jij wijzigt het, en elke persoon ziet alleen de records die zijn rol toestaat.
• Rechten gelden voor hele lijsten. Er zijn geen rechten op veldniveau, dus iemand die deals kan lezen, ziet elk veld erop.
• Het delen van een heel account in de inbox begint bij Business. In Pro delen collega's afzonderlijke gesprekken.

Beperkingen

Voor een cijfer zoals de winstkans per persoon kan Mate in de cloud het uit je records berekenen, of je exporteert de lijst als Excel-werkmap. Grafiekopties staan op de pagina over rapportage.

Meer dan één pipeline draaien

Er is geen apart pipelineobject. Een tweede pipeline is een tweede veld met enkele keuze, bijvoorbeeld Fase verlenging, met een eigen bordweergave. Gewogen waarde komt uit het fasenveld met kansen, dus een tweede bord toont aantallen en totalen maar geen gewogen cijfers.

Welk soort tool past bij je?

Wat het kost

Facturering is maandelijks per gebruiker. Starter kost € 12 en dekt het bord, fasen, gewogen waarde en dashboards. Pro kost € 29 en voegt de inbox toe. Business kost € 69 en voegt het delen van hele accounts in de inbox toe. De open source kern zelf hosten kost geen licentie; je betaalt je eigen server. Zie de prijzen.

Veelgestelde vragen