Pipeline CRM donde cada oportunidad abierta tiene un siguiente paso

Un pipeline CRM, o software de pipeline de ventas, pone tus oportunidades abiertas en un tablero, una columna por etapa, para que veas qué está en juego, cuánto vale y qué oportunidad necesita el siguiente paso. Customermates es un software de CRM para equipos de ventas pequeños cuyas oportunidades dependen de las conversaciones: consultoras, agencias, negocios de servicios y fundadores que venden por sí mismos. Es de código abierto, nativo de IA y desarrollado en Alemania.

Dónde se estancan las oportunidades. Una oportunidad se estanca cuando nadie registró qué pasa después. En una tarjeta ves la cuenta, los contactos y, en Pro y superior, las conversaciones con ellos, y un campo de fecha como Siguiente paso deja el seguimiento por escrito. Una vista guardada o un widget Próximos en el panel lista entonces las oportunidades que vencen o están vencidas.

¿Qué es un pipeline en un CRM y cómo funciona?

Un pipeline en un CRM es la lista visual de tus oportunidades abiertas, ordenadas por la etapa en la que está cada una, desde el primer contacto hasta ganada o perdida. Funciona así: una oportunidad avanza de etapa cuando la conversación avanza, y cada etapa lleva una probabilidad que permite sumar cuánto vale lo que tienes abierto. Sirve para ver qué hay en juego, qué oportunidad necesita atención hoy y dónde se atascan las demás.

Un pipeline típico de un equipo pequeño que vende servicios tiene estas etapas, que luego adaptas a tu proceso:

Un pipeline de ventas no es lo mismo que un embudo. El pipeline lista oportunidades concretas con su valor y su siguiente paso; un embudo cuenta cuántos registros hay en cada etapa y cuántos pasan a la siguiente, y en Customermates es un tipo de gráfico del panel (informes). Si quieres un repaso más amplio de las etapas, lee la guía del pipeline de ventas.

Míralo en un espacio de trabajo de ejemplo

El espacio de trabajo de pipeline de ventas es un ejemplo con datos de muestra, no la cuenta de un cliente. Tiene cinco listas: Cuentas, Contactos, Oportunidades, Productos y Tareas. Las oportunidades pasan por Nueva, Cualificada, Análisis de necesidades, Propuesta enviada, Negociación, Ganada y Perdida, y tres comerciales son sus responsables.

El tablero muestra cada etapa con su probabilidad. La cabecera de cada columna suma el valor y el valor ponderado de sus oportunidades. El valor de una oportunidad sale de sus partidas: productos de la lista Productos, cantidad por precio unitario. Abre una tarjeta y estás en la oportunidad, con su cuenta, sus contactos, sus partidas, sus tareas y el siguiente paso registrado en ella. Los presupuestos están en la oportunidad como archivos PDF en un campo de archivo.

El panel muestra los cierres previstos del mes en un widget Resumen del mes, un calendario que suma el valor por día, de modo que ves qué semanas concentran más valor, y sitúa las cuentas en un mapa según su dirección. Una vista de calendario de las oportunidades muestra por mes las fechas de cierre previstas, y la página Calendario pone a su lado las visitas a clientes de la lista de tareas.

Tu propio espacio de trabajo no empieza con estas listas ni estas etapas. Un espacio de trabajo nuevo empieza sin listas. En Customermates Cloud, la configuración del espacio de trabajo con IA crea listas, etapas, un panel y páginas de la base de conocimientos a partir de tu descripción. Se ejecuta una sola vez durante la incorporación, tiene un tope de créditos de configuración, y puedes saltártela con Empezar con un espacio de trabajo vacío. Si no, quienes tengan permisos sobre el modelo de datos crean la lista de oportunidades y su campo de etapa en Modelo de datos. Al autoalojar, esa es la única vía.

Cómo funciona el tablero de ventas

Las etapas son un campo tuyo. Una etapa es una opción de selección única, y cada opción lleva una probabilidad de éxito de 0 a 100 por ciento. Renombra, reordena, añade o quita etapas en Modelo de datos; una vista previa muestra el efecto en los cálculos y los widgets antes de guardar. Renombrar una etapa la conserva en todos los registros.

El tablero. En Apariencia, elige Tablero agrupado por etapa. Arrastra una tarjeta a otra columna y cambia su etapa. Las tarjetas muestran los campos que eliges, como el valor, la cuenta, los usuarios asignados o una fecha de siguiente paso.

Las cabeceras de columna hacen las cuentas. Cada cabecera muestra el recuento y las sumas que elijas, como el valor y el valor ponderado. El valor ponderado es el valor de la oportunidad multiplicado por la probabilidad de su etapa. Tres oportunidades de ejemplo:

Ese total pondera tus propias cifras. No predice ingresos ni fechas de cierre. Las probabilidades de arriba son ejemplos, no valores por defecto.

Valor. Una oportunidad lleva un valor en una moneda. Cuando vendes a partir de un catálogo de servicios o productos, las partidas pueden sumar el valor en su lugar: cantidad por precio unitario en cada línea.

Vista de tabla. Cambia a Tabla y conserva la agrupación: las etapas pasan a ser grupos de filas con sus propios recuentos y sumas, y puedes ordenar por valor o por valor ponderado.

El contexto del cliente junto a la oportunidad

Una oportunidad se vincula a su cuenta y a sus contactos, así que las personas y el historial quedan a un clic. En Customermates Cloud, Pro y superior añaden la bandeja de entrada unificada para Gmail, Outlook, IMAP, LinkedIn, WhatsApp, Instagram y Telegram. Un participante se asocia a un contacto por la identidad de su campo Datos de contacto. Una conversación se vincula a una oportunidad o a una cuenta solo cuando tú o un agente lo hacéis de forma explícita; nada se archiva automáticamente en una oportunidad.

Límites de la bandeja de entrada por plan: Starter y el autoalojamiento no tienen cuentas de mensajería conectadas. Pro cubre tus propias cuentas, con 1 cuenta conectada por usuario incluida, más los hilos compartidos de forma individual. Compartir una cuenta entera con el equipo requiere Business, Max o Enterprise.

Para conectar el pipeline con otras herramientas, como tu software de contabilidad o un aviso en el chat del equipo, usa REST, webhooks o n8n. La página de integraciones del CRM explica qué vía encaja con cada tarea.

Mantener el pipeline al día

Una vista de oportunidades olvidadas. Filtra las oportunidades por Actualizado el de hace más de 14 días y etapa distinta de Ganada o Perdida, y guárdala. Cualquier edición cuenta como actualización, no solo un cambio de etapa.

Una rutina semanal (solo en la nube). Una rutina ejecuta Mate con un horario o cuando cambia un registro, pertenece a un usuario, ve lo que ve ese usuario y trabaja dentro de los créditos de IA de su propietario:

Busca las oportunidades en Propuesta enviada o Negociación que no se hayan actualizado en los últimos 14 días. Para cada una, crea una tarea «Revisar: [nombre]», vincúlala a la oportunidad y asígnala a su responsable. No envíes ningún mensaje.

Mate crea y actualiza registros y envía mensajes en cuanto se lo piden, así que indica en la instrucción lo que no debe hacer. Las eliminaciones, las importaciones y los cambios de acceso se detienen a la espera de aprobación, y una rutina sin supervisión los rechaza. Mate no está disponible al autoalojar.

Tu propio cliente de IA mediante MCP. En todos los planes, también en el autoalojado, Claude, ChatGPT u otro cliente MCP puede leer oportunidades y actualizar las etapas y los campos que tu rol permita, con la facturación de tu proveedor de IA. Un cambio de etapa desde cualquier origen dispara un webhook record.updated que un flujo de n8n aparte puede recoger.

Trabajar en equipo

Todos los usuarios cuyo rol lee todas las oportunidades ven las mismas oportunidades; con acceso de lectura Asignados, una persona ve solo las suyas. Una vista de tablero que guardas sigue siendo privada hasta que la compartes con el espacio de trabajo o con roles seleccionados; los compañeros la ven en modo de solo lectura. Estos límites importan a los equipos:

• Un tablero que compartes es de solo lectura para tus compañeros. Compártelo con todo el equipo o con roles seleccionados y todos trabajan desde el mismo, pero solo tú lo cambias, y cada persona ve solo los registros que su rol permite.
• Los permisos se aplican a listas enteras. No hay permisos a nivel de campo, así que quien puede leer oportunidades ve todos sus campos.
• Compartir la bandeja de entrada de una cuenta entera empieza en Business. En Pro, los compañeros comparten hilos sueltos.

Límites

Para una métrica como la tasa de cierre por persona, Mate en la nube puede calcularla a partir de tus registros, o puedes exportar la lista como un libro de Excel. Las opciones de gráficos están en la página de informes.

Gestionar más de un pipeline

No hay un objeto de pipeline aparte. Un segundo pipeline es un segundo campo de selección única, por ejemplo Etapa de renovación, con su propia vista de tablero. El valor ponderado sale del campo de etapa con probabilidades, así que un segundo tablero muestra recuentos y totales, pero no cifras ponderadas.

Qué tipo de herramienta encaja

Cuánto cuesta

La facturación es mensual y por usuario. Starter cuesta 12 € y cubre el tablero, las etapas, el valor ponderado y los paneles. Pro cuesta 29 € y añade la bandeja de entrada. Business cuesta 69 € y añade compartir la bandeja de entrada de cuentas enteras. Autoalojar el núcleo de código abierto no tiene cuota de licencia; pagas tu propio servidor. Consulta los precios.

Preguntas frecuentes