Een cloud CRM die ervoor zorgt dat je elke klant opvolgt

Cloud CRM software is CRM in de cloud: klantrelatiesoftware die de leverancier host en beheert, zodat je team haar in een browser gebruikt en zelf niets installeert, patcht of back-upt. Het heet ook cloudgebaseerd CRM, CRM in de cloud, CRM cloud of gehost CRM. Customermates is zo'n beheerd cloud CRM, met een primaire database die in Frankfurt is ingesteld, gebouwd op een open-sourcekern die je ook zelf kunt hosten met Docker.

Wat de cloud verandert voor opvolging. Draait het CRM in de cloud, dan kunnen je LinkedIn- en e-mailgesprekken bij het record van de klant staan en kan Mate vanaf daar het antwoord opstellen. In Customermates Cloud begint dat bij Pro, en de gratis proefperiode duurt 14 dagen op Pro. Een self-hosted kern houdt klantrecords en MCP, maar heeft geen inbox en geen Mate, dus een opgesteld follow-upbericht is een cloudfunctie.

Records

Instelbare lijsten, aangemaakt in Datamodel

Werkruimte

Eigen velden en weergaven

Verkoop

Instelbare dealfasen

Interfaces

REST, webhooks en MCP

Hosting

Beheerde cloud of self-hosted kern

Wat is cloud CRM software?

Cloud CRM software bewaart je contactpersonen, bedrijven, deals en gesprekken op servers die de leverancier beheert. Je opent haar in een browser, de leverancier brengt updates uit voor alle klanten tegelijk en je betaalt een abonnement, meestal per gebruiker per maand. Oudere namen zoals online CRM, webgebaseerd CRM of CRM on demand beschrijven hetzelfde idee.

"Cloud" beschrijft waar en door wie de software draait. "SaaS" (software as a service) beschrijft hoe ze wordt geleverd en gefactureerd. De twee overlappen zo vaak dat leveranciers ze door elkaar gebruiken, maar het zijn geen definities van hetzelfde.

Wat je wint

• Geen servers en geen installatie: de leverancier beheert de applicatie, de database, de back-ups en de updates.
• Toegang vanuit elke browser, en een nieuwe collega heeft alleen een account nodig.
• Het aantal licenties volgt het team: met maandelijkse abonnementen voeg je gebruikers toe of haal je ze weg.

Wat je opgeeft of moet controleren

• Je hangt af van de bedrijfsvoering, de roadmap en de prijzen van de leverancier.
• Je gegevens staan bij de leverancier en zijn subverwerkers. Waar, en onder welk contract, controleer je zelf.
• Je hebt een internetverbinding nodig om te werken.
• Updates komen op het moment van de leverancier, niet op het moment dat het jou uitkomt.
• De kosten lopen door: je betaalt elke maand per gebruiker zolang je het gebruikt.
• Weggaan werkt alleen als de export werkt.

Cloud, on-premises en self-hosted CRM: wat is het verschil?

Drie opzetten worden door elkaar gehaald. Een cloud CRM (SaaS) wordt door de leverancier beheerd. Een on-premises CRM is software met een licentie die draait op servers die je zelf bezit of huurt en die je IT-team beheert. Een self-hosted CRM is software, vaak open source, die je zelf installeert en draait op een server naar keuze, ook een gehuurde.

Open source is een licentie, geen hostingmodel: een open-source CRM kan als clouddienst worden aangeboden of door jou worden gedraaid. De gids over open-source CRM-opties vergelijkt de zelf te hosten opties, en self-hosted CRM met Docker en PostgreSQL toont de kant van Customermates.

Wanneer past on-premises of self-hosted beter?

Een redelijke vuistregel: kies een cloud CRM, tenzij een concrete eis anders wijst. On-premises of self-hosted past beter wanneer:

• een intern hostingbeleid voorschrijft dat klantgegevens op eigen of zelf gekozen infrastructuur blijven;
• je team al servers beheert en de capaciteit heeft voor updates, back-ups en beveiliging;
• je rechtstreekse toegang tot de database wilt, bijvoorbeeld voor eigen rapportages;
• je de broncode wilt kunnen inzien, wat bij open-sourcesoftware kan.

Heb je geen van die eisen, dan neemt de cloud het beheerwerk weg.

Is een cloud CRM veilig?

Of een cloud CRM veilig is, hangt niet af van het woord "cloud", maar van wat de leverancier regelt en wat jij zelf inricht. De verantwoordelijkheid is gedeeld: de leverancier beveiligt servers, netwerk en back-ups, en jij bepaalt wie inlogt en welke rechten iemand krijgt. Vraag de leverancier naar vijf dingen:

• Versleuteling. Zijn de gegevens versleuteld tijdens transport en in rust, ook in back-ups?
• Toegang. Zijn er rollen en rechten, een activiteitenlog en, als je dat nodig hebt, single sign-on?
• Locatie en subverwerkers. Waar staat de primaire database en welke andere partijen komen aan de gegevens? De tabel hieronder gaat hier verder op in.
• AVG. Persoonsgegevens van klanten vallen onder de AVG, de Europese privacywet. Een verwerkersovereenkomst legt vast hoe de leverancier ermee omgaat. Dit is algemene uitleg en geen juridisch advies.
• Incidenten. Hoe en binnen welke termijn hoor je van een datalek, en wat zegt het contract over beschikbaarheid?

Een certificering door een onafhankelijke partij is een goed signaal, maar geen vervanging voor deze vragen. Customermates heeft er geen; wat het wel beschrijft, staat verderop bij de verwerkersovereenkomst en de subverwerkers.

Wat zijn de vier soorten CRM, en waar past cloud?

CRM-soorten beschrijven het werk, niet de hosting. De vier die meestal worden genoemd zijn operationeel (het dagelijkse werk in sales, marketing en service), analytisch (rapporten en segmenten), collaboratief (één gezamenlijke klantgeschiedenis over mensen en kanalen heen) en strategisch (klantgericht plannen). Elk daarvan kan als cloud CRM software worden geleverd, on-premises of self-hosted. De gids over CRM-systemen en hun soorten legt ze uit met voorbeelden; is de term nieuw voor je, begin dan met wat CRM betekent.

Hoe kies je een cloud based CRM?

Beoordeel een cloud based CRM op deze punten en test het laatste met echte gegevens voordat je je vastlegt.

Voor een gedateerde vergelijking van tien tools naast elkaar, met licentie, hosting, gratis variant en prijs, zie de vergelijking van CRM-software.

Overstappen naar een cloud CRM in vier fasen

Een overstap hoeft geen groot project te zijn als je hem in fasen doet:

1. Ruim op. Verwijder dubbele en verouderde records uit je spreadsheet of oude CRM. Slechte gegevens verhuizen mee.
2. Begin klein. Start met een paar collega's, één pipeline en alleen de velden die je echt gebruikt.
3. Importeer en test. Zet eerst een klein deel van je records over, controleer de koppelingen tussen contactpersonen en organisaties en exporteer ze weer om te zien dat je kunt vertrekken.
4. Schakel over. Zet de rest over, laat het oude systeem een paar weken met alleen leestoegang draaien en nodig dan de rest van het team uit.

In Customermates kun je een import niet ongedaan maken en is er geen samenvoegfunctie voor dubbele records, dus stap 1 en 3 tellen extra. Hoe export en import werken, lees je verderop onder Export en exit.

Waar past Customermates? (ons product)

Transparantie: Customermates publiceert deze pagina. Customermates is een open-source, AI-native CRM, gemaakt in Duitsland. Het bestaat in twee vormen die de CRM-kern delen maar niet identiek zijn qua functies: Customermates Cloud, dat Customermates beheert, en de open-sourcekern, die je zelf draait met Docker Compose en PostgreSQL.

Customermates Cloud of self-hosted?

Kies de beheerde cloud als je wilt dat Customermates de applicatie en de database beheert en als je workflow functies uit het cloudabonnement nodig heeft. Beoordeel self-hosting als het beheren van Docker, PostgreSQL, updates, back-ups en gekoppelde aanbieders een bewuste eis is en geen algemene voorkeur.

Wat Customermates Cloud bevat

Het beheerde product brengt contactpersonen, organisaties, deals, diensten en taken samen in één werkruimte. Teams definiëren getypeerde eigen velden, werken in tabel-, kaart- en kanbanweergaven, bekijken de activiteitengeschiedenis en stellen dealfasen met kansen in. Dashboards tonen actuele operationele waarden, waaronder de totale en gewogen waarde van deals of pipeline. REST, webhooks en MCP bedienen ondersteunde integraties en extern beheerde workflows; ze betekenen niet dat elke boekhoud-, marketing- of dataleverancier is ingebouwd.

Gegevenslocatie, verwerkersovereenkomst en subverwerkers

De primaire productiedatabase is ingesteld in AWS Frankfurt (eu-central-1). Dat is een gekozen productinstelling, geen contractuele belofte dat elke dienst of elke overdracht in die regio blijft. Applicatiehosting, monitoring, het transport van gekoppelde accounts en elke aanbieder die je kiest, hebben hun eigen locaties en overdrachtsroutes.

De verwerkersovereenkomst beschrijft maatregelen zoals TLS tijdens transport, versleuteling van de productiedatabase en van back-ups in rust, rolgebaseerde toegang, scheiding op accountniveau, monitoring en herstelprocedures. Ze claimt geen beveiligings- of compliancecertificering. De actuele lijst met subverwerkers vermeldt de aanbieders, doeleinden, bekende locaties en overdrachtsgrondslagen die de beheerde dienst gebruikt.

Export en exit

Elke lijst exporteer je als Excel-werkmap of als JSON via Meer acties, tot 5.000 records per export, en een lijst importeer je weer vanuit zijn JSON-export of vanuit een Excel-werkmap via een wizard voor kolomtoewijzing; de gids over records beschrijft de limieten. Via de REST API loopt een export per pagina door de lijst, tot 500 records per pagina.

Er is geen export van het hele account, geen overdracht van bestandsbijlagen, geen geplande synchronisatie en geen undo voor een import. Plan een grotere verhuizing van of naar een ander CRM dus als migratieproject met expliciete toewijzing, validatie en ontdubbeling, waar nodig aangevuld via REST of MCP. Onder artikel 5 van de Voorwaarden kun je ook schriftelijk vragen, tijdens het contract of binnen 30 dagen na afloop, om de gegevens die Customermates voor je bewaart in CSV of JSON, gratis en binnen 30 dagen.

Abonnementen en inbegrepen gekoppelde accounts

Er wordt maandelijks per gebruiker gefactureerd, in euro, en er is geen jaarprijs. De proefperiode van 14 dagen begint op Pro. Abonnementen op LinkedIn, e-mail, agenda, AI, automatisering en andere externe aanbieders blijven waar nodig apart. De prijspagina geeft de details.

AI en automatisering

Elk beheerd cloudabonnement bevat een recht op Mate en een abonnementsspecifiek maandelijks tegoed aan gehoste AI-credits per actieve gebruiker. Of Mate live is, hangt af van de actuele configuratie van de gehoste omgeving. Als Mate is ingeschakeld, werkt het binnen het CRM, gebruikt het de rechten van de huidige gebruiker en past het aparte bevestigingscontroles toe op gevoelige acties.

Externe AI-clients kunnen de MCP-server van Customermates gebruiken met een modelaanbieder en een abonnement naar keuze, bij elk abonnement en in self-hosted installaties. Ze gebruiken jouw aanbieder in plaats van gehoste credits. Voor automatisering kunnen teams REST aanroepen, webhooks ontvangen, MCP gebruiken of een apart beheerde workflowtool zoals n8n koppelen. Customermates bevat noch de n8n-runtime noch de connectors van derden ervan.

Waar is Customermates de verkeerde keuze?

Customermates is bewust smal. Kies een ander product, of voeg er een naast toe, als je nodig hebt:

• Geen native mobiele app. Customermates gebruik je in de browser, dus kies een ander product als je een app voor je telefoon nodig hebt.
• Single sign-on. Aanmelden met SAML of OIDC via je eigen identiteitsprovider is niet geïmplementeerd, niet in de cloud en niet self-hosted.
• Een certificering. De verwerkersovereenkomst beschrijft maatregelen, maar Customermates heeft en claimt geen beveiligings- of compliancecertificering. Hosting in een EU-regio is een hostingfeit, geen certificering.
• Offertes, facturatie, telefonie, sms of insluitbare webformulieren. Geen van die bestaat. REST, webhooks of n8n kunnen speciale tools koppelen.
• E-mailreeksen of massale outreach. Outreach werkt eerst met een concept en per bericht.
• Voorspellende forecasting, leadscoring of conversieanalyse. Dashboards, activiteitengeschiedenis, faseskansen en gewogen deal- of pipelinewaarden beschrijven de huidige werkruimte. Het zijn geen voorspellingen.
• Een complete ERP-, boekhoud-, voorraad-, helpdesk- of callcentersuite, of een sleutelklare migratie. Daarvoor heb je andere producten of een bewust ontworpen integratie nodig.

Customermates Cloud past bij teams die een beheerd CRM in de browser willen voor flexibele records en pipelines, liever expliciete interfaces hebben dan een gesloten integratiebelofte, en waarde hechten aan een apart zelf te hosten open-sourcekern.

Veelgestelde vragen