Het CRM voor marketing agencies dat elke klant overdraagt aan de uitvoering.

Een CRM voor agencies houdt elke klant, pitch en retainer op één record, met de e-mail- en LinkedIn-gesprekken ernaast, zodat degene die het werk verkocht en degene die het uitvoert dezelfde geschiedenis zien. Customermates is zo'n CRM voor marketing agencies en creatieve studio's van 2 tot 10 personen, en het stopt waar de uitvoering begint: planning, campagnes, urenregistratie en facturatie blijven in de tools die daarvoor gemaakt zijn.

Er gaat een pitch de deur uit, de briefingnotities staan in de inbox van één persoon, en een klant die vorige week tekende vraagt wie nu zijn aanspreekpunt is. In Customermates blijven klanten en prospects, hun contactpersonen, elke pitch, getekende retainers en de volgende actie op één record staan tot gewonnen werk wordt overgedragen aan de tools die de uitvoering draaien. Op Customermates Cloud vanaf Pro staan de e-mail- en LinkedIn-gesprekken bij de klant, en Mate of je eigen AI-agent via MCP schrijft het antwoord en de volgende stap, die jij nakijkt, aanpast en verstuurt. Het is een open-source, AI-native CRM uit Duitsland.

In het kort

Past bij

Marketing-, creatieve en digitale agencies die werk winnen via briefings, pitches en meerdere stakeholders per klant.

Kerntaak

Elke pitch opvolgen en elke getekende klant overdragen aan de uitvoering, met het gesprek en de volgende stap op het klantrecord.

Grenzen voor teams

Een gedeelde weergave is voor collega's alleen-lezen, er zijn geen rechten op veldniveau en het delen van het hele inboxaccount begint bij Business.

Systeemgrens

Projectuitvoering, voorstellen, urenregistratie, facturatie en campagnetools blijven in de stack van je agency.

Relaties

Klanten, prospects en contactpersonen

New business

Een pitchbord met je eigen fases

Terugkerend werk

Retainers als records

Opvolging

Taken gekoppeld aan records

Gesprekken

Cloudinbox vanaf Pro

Wat moet een CRM voor agencies kunnen?

Agencies verkopen met briefings en pitches en leven daarna van retainers en meerdere mensen per klant. Dit zijn de taken die een CRM moet dekken, wat Customermates voor elk doet in de voorbeeldwerkruimte van de agency en waar het ophoudt.

De inbox begint bij Pro, Mate en routines bij Starter, alles op Customermates Cloud; de zelf gehoste editie heeft geen van drieën.

Beste CRM voor kleine marketing agencies: zes opties vergeleken

De ranglijst volgt één taak: elke pitch en elk klantgesprek opvolgen in een agency van 2 tot 10 personen. Customermates publiceert deze pagina, dus controleer elke regel op de eigen site van de aanbieder. De prijzen zijn op 9 november 2026 (Attio: 12 november 2026) gecontroleerd op de prijspagina van elke aanbieder, en een actieprijs wordt als zodanig genoemd.

Wanneer is Customermates de verkeerde CRM voor een agency?

Customermates is bedoeld om pitches en klantgesprekken op te volgen. Kies een andere tool als een van deze punten de doorslag geeft:

• Je wilt sales en uitvoering in één tool. Customermates heeft geen urenregistratie, capaciteitsplanning, facturatie of voorstelsdocumenten, en de lijst Projecten bevat alleen wat je met de hand invoert. Dat dekken een PSA of een projecttool; Customermates kan ernaast staan voor new business.
• Je draait outboundreeksen of bulkmail. Er zijn geen e-mailreeksen, bulkverzendingen of leadscoring. Berichten gaan één voor één de deur uit.
• Klanten hebben een login nodig. Er zijn geen klantportalen, subaccounts voor klanten of white-labelwerkruimtes.
• Sommige mensen mogen één veld niet zien. Rollen regelen lijsten en records, geen losse velden: een tariefveld ziet iedereen die het record mag lezen.
• Je team werkt vanaf de telefoon. Customermates is responsieve websoftware zonder native mobiele app.
• Je wilt de inbox en Mate zelf hosten. De zelf gehoste editie heeft de functies van Starter: geen gecombineerde inbox en geen Mate.

Geeft een van deze punten de doorslag, dan zetten de vergelijkingspagina's Customermates regel voor regel naast Pipedrive, HubSpot, Attio, Twenty, Breakcold.

Het pitchbord in de voorbeeldwerkruimte

De werkruimte van de agency is een voorbeeld met voorbeeldgegevens, geen klantaccount. De interface en de voorbeeldrecords zijn Nederlandstalig. Er zijn zes lijsten: Klanten, Contactpersonen, Pitches, Projecten, Retainers en Taken. Pitches doorlopen Aanvraag, Briefing, Pitchvoorbereiding, Voorstel verzonden, Onderhandeling, Gewonnen en Verloren.

Het pitchbord toont elke open pitch als kaart in zijn fase, met de eigenaar en de geschatte waarde. Elke fase heeft een winkans, dus het bord toont ook een gewogen waarde per pitch. Dat is pipelineweging op basis van je eigen kansen, geen voorspelling.

Open een klant vanaf een kaart en de relatie staat op één plek:

• De mensen: de marketinglead die je briefte, de directeur die tekent, de contactpersoon bij inkoop.
• De pitches: de huidige in Pitchvoorbereiding en eerdere die zijn gewonnen. Een pitch bewaart de klantbrief en het voorstel als pdf in een veld Bestand, en de datum en tijd van de presentatie.
• De projecten: gewonnen werk als records met status, budget, urenbudget en bestede uren; de resterende uren worden berekend uit die twee. Een agendaweergave toont per maand het productievenster van elk project.
• De retainer: een record met velden als maandbedrag, looptijd, startdatum en verlengingsdatum. De contractwaarde wordt berekend als maandbedrag maal looptijd, en de klant toont zijn retainer-MRR. Het beschrijft de afspraak en bewaart de getekende overeenkomst als pdf; het maakt geen facturen of terugkerende facturering aan.
• Het gesprek: een e-mailthread met de marketinglead, gekoppeld aan de pitch. De contactpersoon is gevonden op e-mailadres in het veld Contactgegevens; de koppeling met de pitch is expliciet door een persoon gelegd, nooit automatisch.

Van aanvraag naar project en retainer

1. Leg de aanvraag vast

   Voeg de persoon en de klant of prospect toe en open een pitch in Aanvraag. Noteer de bron, zoals een aanbeveling of een bestaande klant, in een veld.

2. Neem de briefing af

   Zet de pitch in Briefing, leg budget en scope vast in je eigen velden en wijs een eigenaar toe.

3. Bereid de pitch voor en verstuur hem

   Doorloop Pitchvoorbereiding en Voorstel verzonden. Gekoppelde taken en een datumveld voor de volgende stap tonen wat aan de beurt is en wie het oppakt.

4. Volg op en onderhandel

   Antwoord op de oorspronkelijke thread vanuit de inbox, of vraag Mate om een concept op basis van het klantrecord en het gesprek, lees het na en verstuur het.

5. Leg de uitkomst vast

   Zet de pitch op Gewonnen of Verloren. Maak voor gewonnen werk het project- of retainerrecord aan en houd uitvoeringsplannen, urenregistratie en facturatie in je project- en financiële tools.

Wat in het CRM hoort en wat in de stack van de agency blijft

Klantgesprekken naast de relatie

In Customermates Cloud brengt de gecombineerde inbox e-mail van Gmail, Outlook of IMAP samen met LinkedIn, WhatsApp, Instagram en Telegram. Je antwoordt op het oorspronkelijke kanaal. Deelnemers worden aan contactpersonen gekoppeld via hun e-mailadres, telefoonnummer of LinkedIn-identiteit; een gesprek koppelen aan een pitch of klant is een bewuste stap van een persoon of agent.

Het abonnement bepaalt hoe ver de inbox reikt:

• Starter en zelf gehost: geen verbonden berichtenaccounts.
• Pro: de eigen verbonden accounts van elke persoon, 1 per gebruiker inbegrepen, en afzonderlijk gedeelde gesprekken.
• Business, Max en Enterprise: delen van het hele account, zodat een gedeelde new-businessmailbox voor het accountteam kan worden geopend. Business bevat 3 verbonden accounts per gebruiker.

AI-hulp en koppelingen

Mate, de assistent in Customermates Cloud, kan een klant samenvatten voor een pitchgesprek, een pitch naar de volgende fase zetten en een opvolgconcept in het gesprek bewaren. Mate draait op gehoste AI-credits die per actieve gebruiker in elk betaald cloudabonnement zitten en is niet beschikbaar bij zelf hosten. Mate verstuurt wanneer jij zegt dat het moet versturen, dus vraag om een concept als je eerst wilt nakijken. Een routine kan Mate volgens een schema of bij een wijziging van een record laten draaien. De voorbeeldwerkruimte heeft er vier: elke maandag markeert een verlengingscheck retainers die binnen 60 dagen verlengd worden als Verlenging aanstaande en maakt een taak aan, en een overzicht vat het pitchbord samen zonder iets te wijzigen; elke werkdagochtend bewaart een routine antwoordconcepten voor pitches waarvan de datum van de volgende stap is aangebroken, en als een pitch naar Voorstel verzonden gaat, bewaart een andere een opvolgconcept ter beoordeling.

Elk abonnement, zelf gehost inbegrepen, heeft een REST API en MCP voor externe AI-clients zoals Claude of ChatGPT, die de records mogen lezen of bijwerken die jouw rol toestaat; webhooks zijn er bij elk betaald abonnement en bij zelf hosten. Een apart beheerde n8n-workflow kan een gewonnen pitch doorgeven aan je projecttool.

Samenwerken als agency-team

Weet de grenzen voordat je de hele agency uitnodigt:

• Gedeelde weergaven zijn alleen-lezen. Deel een weergave van het pitchbord met de hele agency of met geselecteerde rollen en iedereen werkt met dezelfde filters; alleen de eigenaar past hem aan.
• Geen rechten op veldniveau. Rollen regelen de toegang tot lijsten en records, dus een rol met leesrechten Toegewezen kan een freelancer beperken tot zijn eigen pitches, maar je kunt één veld, zoals een tarief, niet verbergen voor iemand die het record mag lezen.
• Delen van het hele inboxaccount begint bij Business. Op Pro worden gesprekken één voor één gedeeld.
• Geen subaccounts voor klanten of white-labelwerkruimtes. Customermates is de eigen CRM van je agency, geen portaal dat je doorverkoopt aan klanten.

Je eigen werkruimte inrichten

Een nieuwe werkruimte start zonder lijsten. Pitches, Projecten en Retainers zijn voorbeeldlijsten uit de demo, niet wat elk account bevat. In Customermates Cloud vraagt de AI-setup van de werkruimte waarvoor de werkruimte dient en bouwt ze op basis van je antwoorden lijsten, fases, een dashboard en Kennisbankpagina's. Ze draait één keer tijdens de onboarding, binnen een beperkt aantal AI-credits, en je kunt haar overslaan met Beginnen met een lege werkruimte (zie onboarding).

Anders maken mensen met rechten voor het datamodel de lijsten, velden en fases aan in Datamodel en importeren ze bestaande klanten en contactpersonen uit een Excel-werkmap. Een import kun je niet ongedaan maken, dus probeer hem eerst met een paar rijen.

Cloud of zelf gehost

Lijsten, velden, het pitchbord, taken, REST, webhooks en MCP werken in Customermates Cloud en in de zelf gehoste editie. Zelf hosten heeft de functies van Starter: geen gecombineerde inbox, geen Mate en geen AI-setup van de werkruimte. Prijzen per gebruiker per maand, maandelijks gefactureerd, staan op de prijspagina.

Veelgestelde vragen