Verwerkersovereenkomst (DPA)

Deze vertaling is uitsluitend ter informatie; alleen de Duitse versie is bindend.

Versie 2026-10-16, bijgewerkt op 16 oktober 2026; voor elke klant van kracht bij sluiting volgens artikel 2

Deze verwerkersovereenkomst (de “DPA”) vormt een aanvulling op de algemene voorwaarden (de “hoofdovereenkomst”) tussen Benjamin Wagner, handelend onder de naam Customermates, An den Kasernen 25, 68167 Mannheim, Duitsland (de “Aanbieder” of “Verwerker”), en de klant (de “Klant” of “Verwerkingsverantwoordelijke”) en maakt daar integraal deel van uit. Zij regelt de verwerking van persoonsgegevens die de Aanbieder in opdracht van de Klant verricht in het kader van het Software-as-a-Service-aanbod, inclusief de optionele functie voor verbonden accounts (e-mail, messaging en acties in sociale netwerken, plus agenda’s) en de gehoste AI-assistent Mate, op grond van art. 28 AVG.

Deze versie treedt voor een Klant pas in werking wanneer zij volgens artikel 2 wordt gesloten. Alleen al het publiceren, tonen of raadpleegbaar zijn van dit document sluit of wijzigt geen DPA voor een bestaande klant.

1. Onderwerp, rollen en looptijd

Onderwerp van deze DPA is de verwerking van persoonsgegevens die de Aanbieder in opdracht en op gedocumenteerde instructie van de Klant verricht bij de uitvoering van de hoofdovereenkomst.

Ten aanzien van de onder deze DPA vallende persoonsgegevens, met name de CRM-records, verbonden postvakken, berichten, contacten en agenda’s van de Klant en de inhoud en interactiegegevens van sociale netwerken, profielen, verbindingsverzoeken, zoek- en lijstgegevens uit Sales Navigator en de onder verantwoordelijkheid van de Klant vallende inhoud in een Mate-verzoek, treedt de Klant op als verwerkingsverantwoordelijke en de Aanbieder als verwerker in de zin van art. 4 AVG. De onderliggende communicatieplatforms die de Klant koppelt (bijvoorbeeld Google, Microsoft, LinkedIn, Meta/WhatsApp, Meta/Instagram en Telegram) treden voor hun eigen diensten op als zelfstandige verwerkingsverantwoordelijken.

Deze indeling laat de rol van de Aanbieder als zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke voor de eigen website-, account-, facturerings-, beveiligings- en supportgegevens onverlet. Die gegevens worden beschreven in het privacybeleid van de Aanbieder en vallen buiten deze DPA.

Deze DPA treedt tegelijk met de hoofdovereenkomst in werking en blijft van kracht zolang de Aanbieder in opdracht van de Klant persoonsgegevens verwerkt, ongeacht de beëindiging van de hoofdovereenkomst, totdat al deze gegevens volgens artikel 11 zijn verwijderd of teruggegeven.

2. Totstandkoming en partijen

Partijen bij deze DPA zijn de hierboven genoemde Aanbieder en de Klant, zoals bepaald aan de hand van de account- en bedrijfsgegevens die in het account van de Klant zijn opgeslagen.

Deze DPA wordt in elektronische vorm in de zin van art. 28 lid 9 AVG gesloten doordat een bevoegde systeembeheerder tijdens de onboarding namens de zakelijke klant de hoofdovereenkomst en deze aangeduide DPA-versie accepteert. Een latere aangeduide versie wijzigt deze DPA alleen wanneer een bevoegde systeembeheerder die elektronisch accepteert via de flow voor juridische documenten van de beheerde dienst, na de mededeling zoals beschreven in artikel 10 van de hoofdovereenkomst. Het bijwerken van de lijst onder Subverwerkers volgens artikel 9 vormt geen wijziging van deze DPA en valt nog steeds onder de afzonderlijke procedure voor mededeling en bezwaar van dat artikel. Op verzoek verstrekt de Aanbieder de Klant een kopie van deze DPA in tekstvorm.

Bepaalt de Klant de doeleinden en middelen van de verwerking niet zelf, maar stelt de Klant de dienst op grond van een eigen overeenkomst beschikbaar aan eigen klanten, bijvoorbeeld als wederverkoper of partner, dan treedt de Klant tegenover die klanten op als verwerker en de Aanbieder als subverwerker. In dat geval moet elke verwijzing in deze DPA naar de Klant als verwerkingsverantwoordelijke worden gelezen als een verwijzing naar de Klant die handelt op gedocumenteerde instructies van de eigen klant van de Klant. De Klant garandeert dat de Klant bevoegd is om deze DPA te sluiten en de daaronder te geven instructies te verstrekken, en dat de betreffende verwerkingsverantwoordelijke ermee heeft ingestemd dat de Aanbieder als subverwerker wordt ingeschakeld. De Klant blijft tegenover de Aanbieder verantwoordelijk voor alle verplichtingen uit deze DPA.

Deze DPA heeft uitsluitend betrekking op de door de Aanbieder geëxploiteerde beheerde dienst. Het gebruik van de software op een infrastructuur die een zelf hostende beheerder zelfstandig beheert, maakt de Aanbieder op zichzelf niet tot verwerker; persoonsgegevens van klanten worden niet alleen daarom aan de Aanbieder doorgegeven omdat de software wordt geïnstalleerd of bijgewerkt. De onafhankelijke beheerder bepaalt de eigen infrastructuur, de eigen dienstverleners en de doeleinden en middelen van de verwerking en is verantwoordelijk voor eigen verwerkersovereenkomsten en doorgiftegaranties. Voor support, een beheerde exploitatie, enterprise-diensten of andere werkzaamheden waarbij de Aanbieder daadwerkelijk persoonsgegevens ontvangt, is de telkens afzonderlijk toepasselijke overeenkomst vereist.

3. Aard en doel van de verwerking

De Aanbieder verwerkt persoonsgegevens uitsluitend om de contractuele diensten volgens de hoofdovereenkomst te verlenen. De verwerking omvat:

de CRM-kerndienst: het aanmaken, opslaan, weergeven, doorzoeken, koppelen, exporteren en verwijderen van de CRM-records van de Klant, met name contacten, organisaties, deals, diensten, taken, notities en aangepaste velden; het beheer van gebruikers en rechten; het vastleggen van activiteiten en audits; productmeldingen; en het bezorgen van webhooks aan de door de Klant geconfigureerde eindpunten;
indien geactiveerd, de functie voor verbonden accounts: het koppelen van de eigen e-mail-, messaging-, sociale-netwerk- en agenda-accounts van de Klant; het ophalen, verzenden, synchroniseren en weergeven van berichten, contacten en agenda-items; het ophalen en weergeven van posts op sociale netwerken, opmerkingen, reacties en persoons- en bedrijfsprofielen; het tonen, versturen, accepteren, intrekken of afwijzen van verbindingsverzoeken; het uitvoeren van zoekopdrachten in Sales Navigator naar leads en bedrijven; het tonen van bestaande lead- of accountlijsten en het toevoegen van items eraan; en het opslaan van een kopie van gesynchroniseerde inhoud, voor zover beschreven in het privacybeleid;
wanneer een gebruiker Mate interactief aanroept, inclusief de door AI begeleide inrichting van de werkruimte en een website-import in de Kennisbank: het opslaan van het Mate-gesprek, het samenstellen van de gevraagde invoer en het recente gesprek, het via tools ophalen van toegestane CRM-context of context van verbonden accounts, het ophalen van de openbare pagina’s van een door de gebruiker genoemde website en het inlezen van een door de gebruiker geüploade spreadsheet, het via de Vercel AI Gateway verzenden van de benodigde verzoekcontext naar het geselecteerde model of de aanbieder van websearch die onder Subverwerkers worden genoemd, het ontvangen en opslaan van gegenereerde uitvoer, het tonen van voorgestelde acties, het handhaven van bestaande rechten, het uitvoeren van toegestane CRM-acties of acties in verbonden accounts voor zover het productbeleid dat vereist, het wachten op een afzonderlijke bevestiging en het vastleggen van uitvoeringen, modelrondes, goedkeuringen, toolbewijzen en -resultaten en resultaten van UI-opdrachten;
de zoekfunctie in Kennisbank en app, zolang de werkruimte over bruikbare AI-credits beschikt: het via de Vercel AI Gateway verzenden van de teksten van nieuwe en gewijzigde Kennisbankpagina’s, de namen van lijsten, velden en opgeslagen weergaven en van zoekopdrachten naar de onder Subverwerkers genoemde aanbieders om paginasamenvattingen en zoekvectoren te genereren en zoekresultaten te rangschikken, en het opslaan van de samenvattingen en vectoren bij hun pagina; en
voor zover de beheerde dienst routines of andere opgeslagen of geautomatiseerde Mate-uitvoeringen aanbiedt: het opslaan van de opgeslagen instructie, de toegewezen gebruiker, de trigger, de grenzen en de beveiligings- en uitvoeringsstatus; de optionele analyse van een opgeslagen gebeurtenisgestuurde instructie via de keten van modelaanbieders op mogelijke triggerlussen vóór de uitvoering; het handmatig, volgens schema of door een geconfigureerde gebeurtenis binnen het product starten van een gewoon Mate-gesprek, inclusief een gebeurtenis uit CRM-activiteiten of de synchronisatie van verbonden accounts; het opnemen van de naam van de gebeurtenis en de bijbehorende record-ID in de oorspronkelijke instructie; het via tools ophalen van toegestane context; het handhaven van de actuele rechten van de toegewezen gebruiker en de toepasselijke bevestigingsinstellingen; het uitvoeren van toegestane acties, inclusief acties die in het afzonderlijke geval zonder afzonderlijke bevestiging mogen plaatsvinden; en het vastleggen van het daaruit voortvloeiende gesprek, de uitvoering, modelrondes, toolactiviteit, resultaten en statusgegevens.

De functie voor verbonden accounts wordt geleverd door de transportdienstverlener UNIPILE SAS, die met inachtneming van artikel 9 als subverwerker wordt ingeschakeld. De authenticatie vindt plaats in een door Unipile gehoste flow, waarin de gebruiker van de Klant de inloggegevens van de betreffende accountaanbieder invoert of de OAuth-flow doorloopt. Deze inloggegevens of de OAuth-autorisatie worden binnen die flow verwerkt; de Aanbieder ontvangt geen wachtwoorden van accountaanbieders en geen OAuth-tokens en bewaart slechts een ondoorzichtige account-ID en niet-geheime accountmetagegevens.

4. Categorieën betrokkenen en persoonsgegevens

Categorieën betrokkenen. De verwerking betreft de eigen gebruikers van de Klant, alle natuurlijke personen van wie de Klant persoonsgegevens in het CRM opslaat, zoals contactpersonen, leads, prospects, klanten, leveranciers, partners en hun medewerkers, correspondenten met wie de Klant communiceert, en andere personen die door acties in verbonden accounts worden teruggegeven of erdoor worden geraakt, waaronder auteurs van posts en opmerkingen, personen die reageren, personen van wie profielen worden opgehaald, partijen bij verbindingsverzoeken, Sales Navigator-leads en vertegenwoordigers van bedrijven.

Categorieën persoonsgegevens. Afhankelijk van hoe de Klant de dienst configureert en gebruikt, kan de verwerking het volgende omvatten:

CRM-recordgegevens, inclusief namen, contactgegevens, bedrijf en functie, deal- en taakgegevens, notities in vrije tekst en door de Klant gedefinieerde aangepaste velden;
audit- en activiteitenlogs over de acties die in het account van de Klant zijn uitgevoerd;
Mate-invoer en opgeslagen instructies, tekst van recente gesprekken, gegenereerde uitvoer, tooldefinities, toolinvoer en -resultaten, goedkeurings- en bevestigingsstatus, resultaten van UI-opdrachten, records van modelrondes, toegewezen gebruikers en triggerconfiguraties van de routine, schema’s, gebeurtenisnamen en bijbehorende record-ID’s, grenzen, beveiligings- en uitvoeringsstatus, bevindingen over lusrisico’s, model- en aanbieder-ID’s, tijdstempels en de bedrijfs- en gebruikers-ID’s die nodig zijn om deze records aan de Klant toe te wijzen;
inhoud uit het account van de Klant die de Klant toevoegt aan of weergeeft in een support- of feedbackverzoek;
metagegevens van verbonden accounts (bijvoorbeeld ID, type en status van het verbonden account);
e-mailinhoud, inclusief onderwerp, tekst, adressen van afzenders en ontvangers en bijlagen;
chat- en directberichtinhoud via de verbonden sociale en messagingkanalen;
profielgegevens van contactpersonen en deelnemers, inclusief naam, avatar, LinkedIn-kop of -functie, profiel-URL en het e-mailadres, telefoonnummer of de handle die als ID wordt gebruikt;
posts op sociale netwerken en interactiegegevens, inclusief tekst van posts of opmerkingen, auteurs, personen die reageren, tijdstempels, typen reacties en aantallen;
persoons- en bedrijfsprofielen en relatiegegevens, inclusief aanbieder-ID’s, namen, profiel-URL’s en -afbeeldingen, beschrijvingen, werkkring, locatie, branche, netwerkafstand, verbindingsstatus en teksten van verzoeken;
invoer, resultaten en lijstgegevens uit Sales Navigator, inclusief zoek-URL’s en filters, lead- en bedrijfsprofielen, lijstnamen en lidmaatschap en opslagstatus;
agenda-items, inclusief de e-mailadressen van deelnemers en de status van acceptatie of afwijzing;
bericht- en accountmetagegevens; en
de van de onderliggende aanbieders ontvangen ruwe inkomende payloads.

Binaire gegevens van bijlagen worden indien nodig gestreamd of doorgegeven en niet door de Aanbieder opgeslagen; alleen de metagegevens van de bijlagen worden opgeslagen. Omdat de inhoud van berichten, contacten, agenda’s, sociale netwerken, relaties en zoekopdrachten wordt bepaald door de Klant, de communicatiepartners van de Klant en de onderliggende platforms, kan deze verdere categorieën persoonsgegevens bevatten, waaronder bijzondere categorieën persoonsgegevens in de zin van art. 9 AVG, voor zover de Klant dergelijke inhoud bepaalt. De Klant is als verwerkingsverantwoordelijke verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van de inhoud en de acties die de Klant via de dienst initieert.

Draagt de Klant Mate op persoonsgegevens te verwerken, dan moet de Klant gegevens en toegang beperken tot wat voor de gevraagde taak nodig is en zorgen voor een toepasselijke rechtsgrondslag, doelbinding, transparantie, dataminimalisatie en waarborgen die in verhouding staan tot het risico. Voordat de Klant Mate opdraagt bijzondere categorieën persoonsgegevens in de zin van art. 9 AVG, gegevens over strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten in de zin van art. 10 AVG, financiële rekeninggegevens of door overheden uitgegeven identificatiekenmerken te verwerken, moet de Klant voldoen aan alle aanvullende wettelijke vereisten die voor die gegevens gelden. Afzonderlijke records over gebruiksrechten, verbruiksregistratie, gebruik, kosten, credits, facturering, beveiliging en diagnostiek die de Aanbieder als zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke verwerkt, vallen volgens artikel 1 en het privacybeleid buiten deze DPA. Deze afzonderlijke records bevatten ID’s, model- en tokenaantallen, kosten, credits, abonnements- en factureringsstatus, tijdstempels en beveiligings- of diagnosestatus, maar bevatten zelf geen invoer, gesprekken, gegenereerde uitvoer, toolinvoer of toolresultaten.

5. Instructies van de verwerkingsverantwoordelijke

De Aanbieder verwerkt de onder deze DPA vallende persoonsgegevens uitsluitend op gedocumenteerde instructie van de Klant, ook met betrekking tot de doorgifte van persoonsgegevens aan een derde land of een internationale organisatie, tenzij de Aanbieder op grond van het Unierecht of het recht van een lidstaat waaraan de Aanbieder is onderworpen, tot een andere verwerking verplicht is; in dat geval stelt de Aanbieder de Klant vóór de verwerking van die wettelijke eis in kennis, tenzij die wetgeving een dergelijke kennisgeving om gewichtige redenen van algemeen belang verbiedt.

De gedocumenteerde instructies van de Klant volgen uit deze DPA, de hoofdovereenkomst en het gebruik en de configuratie van de dienst door de Klant (inclusief de door de Klant verbonden accounts en de via het product geïnitieerde acties). Voor zover routines worden aangeboden, gelden de configuratie en activering van de opgeslagen instructie, inclusief de toegewezen gebruiker, de trigger, de grenzen en de gekoppelde rechten, als gedocumenteerde doorlopende instructie voor elke daaruit voortvloeiende uitvoering, totdat de routine wordt gedeactiveerd of wezenlijk wordt gewijzigd. Aanvullende of gewijzigde instructies vereisen tekstvorm (Textform).

De Aanbieder informeert de Klant onverwijld wanneer een instructie naar het oordeel van de Aanbieder in strijd is met de AVG of andere toepasselijke gegevensbeschermingsvoorschriften.

6. Verplichtingen en rechten van de verwerkingsverantwoordelijke

De Klant is verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van de verwerking en van de instructies die de Klant geeft. De Klant is er met name verantwoordelijk voor dat er een rechtsgrondslag bestaat voor de persoonsgegevens die de Klant in de dienst uploadt, importeert of invoert, en voor doelbinding, transparantie, dataminimalisatie, toegangsbeperkingen en waarborgen die in verhouding staan tot het risico, voor de nakoming van de informatieplichten jegens de betrokkenen, voor de naleving van de aanvullende vereisten voor bijzondere categorieën persoonsgegevens in de zin van art. 9 AVG en voor gegevens over strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten in de zin van art. 10 AVG, en voor de juistheid van de via de dienst verwerkte persoonsgegevens. Vóór het activeren of wezenlijk wijzigen van een routine moet de Klant de instructie, de toegewezen gebruiker, de trigger, de reikwijdte van de gegevens, de rechten, de grenzen, mogelijke neveneffecten en de waarborgen beoordelen en de werking en de resultaten bewaken.

De Klant is gerechtigd de Aanbieder instructies te geven voor de verwerking van persoonsgegevens in opdracht van de Klant, inlichtingen over die verwerking te verlangen en de in deze DPA geregelde controlerechten uit te oefenen.

7. Vertrouwelijkheid

De Aanbieder zorgt ervoor dat de personen die gemachtigd zijn om de persoonsgegevens te verwerken, zich tot vertrouwelijkheid hebben verbonden of onder een passende wettelijke geheimhoudingsplicht vallen en dat zij de persoonsgegevens uitsluitend op instructie van de Klant verwerken.

8. Beveiliging van de verwerking (art. 32 AVG)

Rekening houdend met de stand van de techniek, de uitvoeringskosten, de aard, de omvang, de context en de doeleinden van de verwerking en de risico’s voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen treft de Aanbieder passende technische en organisatorische maatregelen om een op het risico afgestemd beveiligingsniveau te waarborgen, in overeenstemming met art. 32 AVG. Deze maatregelen omvatten met name: de versleuteling van persoonsgegevens tijdens de overdracht via TLS en de versleuteling van de productiedatabase en de back-ups ervan in rust; op rollen gebaseerde toegangscontrole, persoonlijke gebruikersaccounts en authenticatie voor alle beheertoegang; de scheiding van klantgegevens per bedrijfsaccount op gegevensniveau; het vastleggen en bewaken van toegang en beveiligingsrelevante gebeurtenissen; maatregelen om de beschikbaarheid van en de toegang tot persoonsgegevens na een fysiek of technisch incident snel te herstellen; en een procedure voor het regelmatig toetsen en beoordelen van de doeltreffendheid van deze maatregelen.

9. Subverwerkers

De Klant verleent de Aanbieder een algemene schriftelijke toestemming om subverwerkers in te schakelen. De Aanbieder houdt onder Subverwerkers een actuele pagina bij met de verwerkers, subverwerkers en andere ontvangers van de Aanbieder. Alleen de daar uitdrukkelijk als in opdracht van de Klant met persoonsgegevens van klanten belast vermelde partijen worden, inclusief hun identiteit, doel en locatie, als subverwerkers door verwijzing onderdeel van deze DPA.

Voordat een subverwerker persoonsgegevens in opdracht van de Klant verwerkt, sluit de Aanbieder met die subverwerker een schriftelijke overeenkomst die de subverwerker volgens art. 28 lid 2 en 4 AVG dezelfde gegevensbeschermingsverplichtingen oplegt als die in deze DPA zijn vastgelegd. De bekendmaking van een contractuele lacune vervangt noch deze schriftelijke overeenkomst, noch staat zij verwerking toe. Komt een subverwerker zijn gegevensbeschermingsverplichtingen niet na, dan blijft de Aanbieder tegenover de Klant volledig aansprakelijk voor de nakoming van die verplichtingen.

Voor de functie voor verbonden accounts schakelt de Aanbieder UNIPILE SAS (RCS Roanne 885265595, 168 rue de la Rotonde, 42153 Riorges, Frankrijk) in als subverwerker voor e-mail-, messaging-, sociale-netwerk- en agendagegevens en de bijbehorende acties. Dit omvat het ophalen van posts en interacties, het opvragen van persoons- en bedrijfsprofielen, het beheer van verbindingsverzoeken en door de Klant geïnitieerde zoekopdrachten en lijstacties in Sales Navigator. De ondertekende leveranciers-DPA noemt de Aanbieder als verwerkingsverantwoordelijke en Unipile als verwerker; bij de door deze DPA geregelde verwerking verderop in de keten is de Klant verwerkingsverantwoordelijke en de Aanbieder verwerker, en neemt Unipile de hier beschreven rol van leverancier op zich. De bijlage bij de leveranciers-DPA noemt persoonlijke basisgegevens, contactgegevens, beroepsgegevens, bekendgemaakte of in openbare registers opgenomen informatie en IP-adressen; de feitelijke reikwijdte omvat bovendien de in artikel 4 genoemde categorieën. Nadere gegevens staan onder Subverwerkers.

Voor de opslag van de in opdracht van de Klant verwerkte persoonsgegevens schakelt de Aanbieder Databricks, Inc. (Neon) (https://neon.com) in als contractuele subverwerker, die de beheerde PostgreSQL-database exploiteert via Neon, LLC. De Aanbieder heeft de primaire productiedatabase geconfigureerd in de AWS-regio Frankfurt (eu-central-1). Dit is een gekozen productinstelling en geen contractueel gegarandeerde gegevenslocatie; over een wijziging van de regio informeert de Aanbieder de Klant volgens de in dit artikel geregelde procedure. Het Neon Platform Services Product Specific Schedule in de versie van 5 augustus 2026 vult de volledige actuele subverwerkerslijst van Databricks aan met Grafana Labs in de Verenigde Staten. De lijst noemt enkele cloud- en AI-aanbieders als door de klant gekozen; de Aanbieder heeft voor de Neon-database geen AI-ondersteunde Databricks-dienst gekozen. Databricks is gevestigd in een derde land; het doorgiftemechanisme voor beperkte doorgiften aan Databricks staat onder Subverwerkers.

Forward Email, LLC host en bewaart het definitieve postvak van de exploitant van de Aanbieder en wordt niet gebruikt voor de functie voor verbonden accounts en evenmin voor de gewone CRM-verwerking. Voegt de Klant onder deze DPA vallende persoonsgegevens van klanten toe aan een support- of feedbackverzoek of geeft de Klant die daarin weer, en wordt het verzoek bezorgd in dat postvak, dan slaat Forward Email dat fragment op en verwerkt het als subverwerker. Bij gewone account- en zakelijke correspondentie ondersteunt de dienst een verwerking waarvoor de Aanbieder zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke is en die niet onder deze DPA valt. De standaard-verwerkersovereenkomst van Forward Email wordt elektronisch aanvaard via de gebruiksvoorwaarden van Forward Email en neemt voor relevante doorgiften de standaardcontractbepalingen van de EU op; nadere gegevens staan onder Subverwerkers.

Voor Mate gebruikt de Aanbieder de door Vercel Inc. geëxploiteerde Vercel AI Gateway om model-, websearch- en classificatieverzoeken en de bijbehorende antwoorden door te sturen naar de downstreamaanbieders die onder Subverwerkers worden genoemd. De gateway en de downstreamaanbieder ontvangen alleen de verzoekinhoud en metagegevens die voor de gevraagde generatie nodig zijn; dit kan de in artikel 4 genoemde, onder verantwoordelijkheid van de Klant vallende categorieën omvatten. Identiteit, doel, aanbiedersvoorwaarden, locaties, gegevens over doorgiften, bewaargrenzen en actuele operationele grenzen staan onder Subverwerkers. Het interactieve gebruik van Mate door de Klant, inclusief de door AI begeleide inrichting van de werkruimte en website-imports, het gebruik van de zoekfunctie in de Kennisbank of, voor zover aangeboden, de configuratie en activering van een routine, vormt voor elk verzoek, elke indexupdate, elke beveiligingsanalyse en elke daaruit voortvloeiende uitvoering een instructie om deze keten van aanbieders te gebruiken. Deze instructie ontslaat de Aanbieder niet van de verplichting om vóór de betreffende verwerking te waarborgen dat elke vereiste overeenkomst volgens art. 28 AVG en elke vereiste doorgiftegarantie volgens hoofdstuk V van kracht is.

Besluit de Aanbieder zelf tot het inschakelen of vervangen van een subverwerker, dan informeert de Aanbieder de Klant voordat die subverwerker persoonsgegevens in opdracht van de Klant verwerkt, en geeft de Klant vóór aanvang van de verwerking een redelijke gelegenheid om bezwaar te maken. Kondigt een reeds ingeschakelde leverancier een voorgenomen inschakeling of vervanging in de eigen toeleveringsketen aan, dan informeert de Aanbieder de Klant onverwijld na ontvangst van die mededeling. Voorziet de mededeling van de leverancier in een bezwaartermijn, dan noemt de Aanbieder in de mededeling aan de Klant de resterende termijn. De Klant kan onverwijld in tekstvorm bezwaar maken tegen de wijziging op gerechtvaardigde gegevensbeschermingsgronden. Maakt de Klant bezwaar en kunnen de partijen het bezwaar niet wegnemen, dan kan de Klant de betrokken dienst opzeggen volgens de hoofdovereenkomst. Voor wijzigingen uit de toeleveringsketen belooft de Aanbieder geen vaste termijn vooraf die de overeenkomsten met de leveranciers van de Aanbieder niet garanderen.

10. Bijstand aan de verwerkingsverantwoordelijke

Rekening houdend met de aard van de verwerking helpt de Aanbieder de Klant waar mogelijk met passende technische en organisatorische maatregelen bij de nakoming van de verplichting van de Klant om verzoeken van betrokkenen om uitoefening van hun rechten volgens art. 12 tot en met 23 AVG te beantwoorden. Richt een betrokkene een dergelijk verzoek rechtstreeks aan de Aanbieder, dan stuurt de Aanbieder dit onverwijld door naar de Klant en beantwoordt de Aanbieder het niet zelf, tenzij de Klant de Aanbieder daartoe opdracht geeft.

De Aanbieder helpt de Klant bovendien bij de naleving van de verplichtingen volgens art. 32 tot en met 36 AVG, rekening houdend met de aard van de verwerking en de informatie waarover de Aanbieder beschikt. De Aanbieder stelt de Klant met name onverwijld in kennis nadat de Aanbieder kennis heeft gekregen van een inbreuk in verband met persoonsgegevens die de in opdracht van de Klant verwerkte persoonsgegevens betreft, en verstrekt de informatie die de Klant redelijkerwijs nodig heeft om aan de eigen meld- en kennisgevingsplichten volgens art. 33 en 34 AVG te voldoen.

11. Verwijdering of teruggave van gegevens

Ontkoppelt de Klant een verbonden account, dan verwijdert de Aanbieder de voor dat account opgeslagen threads, berichten, deelnemers en agendagegevens uit de eigen systemen en verzoekt Unipile het betreffende account te verwijderen. Een contractueel recht van de Aanbieder jegens Unipile op verwijdering van een afzonderlijk account bestaat niet; de Aanbieder kan slechts dit verzoek doen. Wordt een verbonden account in plaats daarvan automatisch verwijderd, met name bij een mislukte betaling, bij het verstrijken van een proefperiode of na langere inactiviteit, dan worden de opgeslagen gegevens in de systemen van de Aanbieder momenteel alleen gedeactiveerd en als verwijderd gemarkeerd; de Klant kan de verwijdering ervan op elk moment verlangen. Ruwe inkomende gegevens die niet aan een verbonden account konden worden toegewezen, kunnen momenteel voor export of verwijdering niet aan een Klant worden toegewezen en worden zonder vaste termijn bewaard voor foutanalyse.

Het archiveren van een Mate-gesprek verwijdert het niet. Verwijdert een bevoegde gebruiker een gearchiveerd gesprek definitief, dan verwijdert de Aanbieder dat gesprek en de berichten, uitvoeringsverzoeken, records van modelrondes, goedkeuringen, toolbewijzen en -resultaten en resultaten van UI-opdrachten uit de actieve database. Afzonderlijke gebruiks- en factureringsregistraties die de Aanbieder als zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke verwerkt, vallen buiten deze DPA en mogen worden bewaard voor verbruiksregistratie, boekhouding, audit en misbruikpreventie; door Mate aangemaakte of gewijzigde CRM-records blijven gewone klantrecords totdat zij volgens de voor die records geldende regels worden verwijderd. Actieve Mate-gesprekken kennen tijdens de looptijd van de overeenkomst geen automatische verwijdering op basis van leeftijd. Een uitdrukkelijke supportescalatie kan tekst van recente gesprekken weergeven in de supportcorrespondentie van de Aanbieder.

Voor zover routines worden aangeboden, verwijdert het verwijderen van een opgeslagen routine niet automatisch de Mate-gesprekken die door de uitvoeringen ervan zijn ontstaan. Deze gesprekken vallen onder de voorgaande alinea en moeten afzonderlijk worden verwijderd via de gewone verwijderfuncties van Mate.

De Aanbieder bewaart de in de eigen systemen beschikbare en aan de Klant toe te rekenen persoonsgegevens na het einde van de met de verwerking verbonden diensten gedurende 30 dagen, zodat de Klant in tekstvorm kan kiezen tussen verwijdering en teruggave. Kiest de Klant voor verwijdering of deelt de Klant binnen deze termijn geen keuze mee, dan verwijdert de Aanbieder de gegevens onverwijld na de keuze of het verstrijken van de termijn uit de eigen systemen. Kiest de Klant binnen deze termijn voor teruggave, dan geeft de Aanbieder de gegevens terug volgens de hoofdovereenkomst en verwijdert daarna de resterende kopieën in de eigen systemen. Een krachtens het Unierecht of het recht van een lidstaat voorgeschreven verdere opslag blijft onverlet. Beperkingen voor gegevens bij subverwerkers en niet-toegewezen ruwe inkomende gegevens staan in dit artikel en onder Subverwerkers.

Een volgens dit artikel vereiste verwijdering wordt in de actieve systemen van de Aanbieder onverwijld en in de back-ups uiterlijk binnen 90 dagen afgerond, volgens de verloopcyclus van die back-ups. De Aanbieder instrueert de subverwerkers de betreffende gegevens te verwijderen; de verwijdering op het niveau van de subverwerkers richt zich naar de bepalingen van de overeenkomst met de betreffende subverwerker.

12. Controles en bewijsstukken

De Aanbieder stelt de Klant alle informatie ter beschikking die redelijkerwijs nodig is om aan te tonen dat de in art. 28 AVG en deze DPA vastgelegde verplichtingen worden nageleefd; de Aanbieder maakt audits, inclusief inspecties, door de Klant of een andere door de Klant gemachtigde controleur mogelijk en draagt daaraan bij.

Om aan dergelijke verzoeken te voldoen, kan de Aanbieder in de eerste plaats relevante documentatie, samenvattingen van de technische en organisatorische maatregelen van de Aanbieder en beschikbare auditrapporten of certificeringen van derden (inclusief die van de subverwerkers) verstrekken. Inspecties ter plaatse vinden plaats met redelijke voorafgaande aankondiging, tijdens de reguliere bedrijfstijden, zonder verstoring van de bedrijfsvoering van de Aanbieder en onder voorbehoud van redelijke vertrouwelijkheidsverplichtingen.

13. Internationale doorgiften van gegevens

De Aanbieder verwerkt persoonsgegevens in opdracht van de Klant bij voorrang binnen de Europese Unie. Voordat een subverwerker deze gegevens in een derde land verwerkt, zorgt de Aanbieder ervoor dat er een toepasselijk doorgiftemechanisme volgens hoofdstuk V AVG bestaat en noemt de Aanbieder dat onder Subverwerkers. Versleuteling, dataminimalisatie en andere aanvullende technische maatregelen vervangen geen vereist doorgiftemechanisme volgens hoofdstuk V AVG.

Voor de functie voor verbonden accounts geeft Unipile aan dat de gegevens van verbonden accounts in de EU (Frankrijk) worden opgeslagen. De verwerkersovereenkomst van Unipile staat desondanks doorgiften buiten de Europese Unie toe, mits er waarborgen volgens hoofdstuk V AVG bestaan, en de subverwerkerslijst van Unipile noemt een betaaldienstverlener in de VS en vijf proxyaanbieders zonder vermelding van de locatie. De leveranciers-DPA noemt voor deze aanbieders geen concreet doorgiftemechanisme; voor elke betrokken doorgifte geldt daarom de eis uit de voorgaande alinea dat vooraf een toepasselijk mechanisme volgens hoofdstuk V moet bestaan.

Voor Mate worden modelverzoeken via de Vercel AI Gateway doorgestuurd naar de geselecteerde downstream-modelaanbieder die onder Subverwerkers wordt genoemd, en kunnen deze worden verwerkt in de Verenigde Staten of andere landen die door de gateway, deze aanbieder en hun subverwerkers worden gebruikt. Het verwerkersaddendum van Vercel neemt voor beperkte doorgiften die onder dat addendum vallen de standaardcontractbepalingen van de EU van 2021 op. De actuele Notices and License Information van Vercel verklaren de voor deze aanbieder genoemde voorwaarden van toepassing op de route. Voordat onder verantwoordelijkheid van de Klant vallende persoonsgegevens via deze route worden verwerkt, moet de Aanbieder ervoor zorgen dat de vereiste waarborgen volgens art. 28 en hoofdstuk V AVG gelden. De actuele ontvanger, de aanbiedersvoorwaarden, gegevens over doorgiften en de bewaarinstellingen op gatewayniveau staan onder Subverwerkers; deze instellingen wijzigen de in artikel 11 beschreven opslag op toepassingsniveau niet en vervangen de vereiste contractuele waarborgen en doorgiftegaranties niet.

14. Aansprakelijkheid

Elke partij is aansprakelijk volgens de wettelijke bepalingen, met name volgens art. 82 AVG over de verdeling van de aansprakelijkheid tussen verwerkingsverantwoordelijke en verwerker. Tussen de partijen gelden voor deze DPA de aansprakelijkheidsregelingen van de hoofdovereenkomst. De dwingende wettelijke aansprakelijkheid, met name voor opzet en grove nalatigheid, voor schade aan leven, lichaam of gezondheid en andere aansprakelijkheid die volgens het toepasselijke recht niet kan worden uitgesloten of beperkt, blijft onverlet.

15. Rangorde

In geval van tegenstrijdigheid tussen deze DPA en de hoofdovereenkomst met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens in opdracht van de Klant prevaleert deze DPA. In geval van tegenstrijdigheid tussen deze DPA en dwingend gegevensbeschermingsrecht prevaleert dat dwingende recht.

Hebben de partijen individueel een ondertekende verwerkersovereenkomst gesloten, dan prevaleert deze voor de betreffende Klant boven deze DPA.

16. Slotbepalingen

Op deze DPA is het recht van de Bondsrepubliek Duitsland van toepassing, met uitsluiting van het Weens Koopverdrag (CISG). Bevoegd is de rechter van de plaats waar de Aanbieder is gevestigd, voor zover wettelijk toegestaan. De elektronische acceptatie volgens artikel 2 voldoet voor de aangeduide DPA-versie aan de tekstvorm; overige wijzigingen en aanvullingen op deze DPA vereisen tekstvorm. Mocht een bepaling van deze DPA ongeldig zijn of worden, dan blijft de geldigheid van de overige bepalingen onverlet.

Deze DPA is beschikbaar in het Duits en het Engels. Maatgevend is de Duitse versie; de Engelse versie is een vertaling ter informatie.

Benjamin Wagner
An den Kasernen 25
68167 Mannheim
mail@customermates.com

Laatst bijgewerkt: 1 september 2026