Onboardingwizard

Na het aanmelden kies je Een nieuwe werkruimte aanmaken of Deelnemen aan een bestaande werkruimte; deelnemen kan alleen met een uitnodiging van een beheerder van de werkruimte. Daarna volgt de onboardingwizard. De werkruimte wordt pas aangemaakt wanneer je je profiel opslaat. De wizard verschijnt alleen totdat de onboarding is afgerond; daarna kom je op het Dashboard.

Wat zijn de stappen van de onboardingwizard?

In Customermates Cloud begint de wizard voor een nieuwe werkruimte met Jij en Doel, en het doel dat je kiest bepaalt wat er volgt. Mijn klantwerkruimte inrichten gaat verder met Werkruimte, Team en AI-tools. Klantgesprekken opvolgen gaat verder met Playbook en opent daarna Kanalen & agenda's, zodat je LinkedIn of e-mail kunt koppelen. Mijn eigen AI-agent koppelen gaat rechtstreeks naar AI-tools. Zelf gehoste installaties en de demo hebben geen Doel en geen stap Werkruimte: de wizard gaat van het profiel direct naar Team en AI-tools. Een nieuwe zelf gehoste werkruimte begint zonder lijsten: wie het datamodel beheert, maakt ze aan in Datamodel, en het lege Dashboard biedt die mensen Lijst maken aan. De demo toont zijn voorbeeldgegevens. Een werkruimte die al lijsten had voordat de AI-setup bestond, slaat de stappen Doel en Werkruimte ook over. Het profiel is altijd verplicht; in Customermates Cloud geldt dat ook voor de inrichting van de werkruimte als je die hebt gekozen, tenzij je met een lege werkruimte begint. Als je later via het werkruimtemenu nog een werkruimte aanmaakt, slaat de wizard de profielstap over, omdat je profiel al bestaat, en begint hij bij de stap Doel; zie Werkruimtes.

1. Je profiel

   Vul je Voornaam en Achternaam in, kies je Weergavetaal en, als je wilt, een Naam van werkruimte; de taal staat standaard op de taal die je nu ziet en verandert de app zodra je doorgaat. In Customermates Cloud ga je ook akkoord met de voorwaarden. Volgende slaat het profiel op, maakt de werkruimte aan en gaat verder. Na het opslaan kan de wizard niet meer naar deze stap terug; wijzig je naam of taal later in Profiel & voorkeuren.

2. Kies wat je eerst wilt doen

   Wat wil je het eerst doen? biedt drie doelen: Mijn klantwerkruimte inrichten (je beantwoordt een paar vragen en Customermates bouwt je lijsten, weergaven en dashboard), Klantgesprekken opvolgen (je kiest een playbook, koppelt LinkedIn en ziet wie op een antwoord wacht) en Mijn eigen AI-agent koppelen (je gebruikt Claude, ChatGPT of een CLI-client met je werkruimte via MCP). Mijn klantwerkruimte inrichten staat al voorgeselecteerd; als je je hebt aangemeld via een pagina voor een van de doelen, is in plaats daarvan dat doel voorgeselecteerd en gemarkeerd als Voorgesteld. Volgende legt je keuze vast en gaat verder; de wizard komt niet meer op deze stap terug. De andere doelen blijven later beschikbaar: je kunt lijsten wijzigen in Datamodel, kanalen koppelen via Kanalen & agenda's en een AI-client koppelen via MCP.

3. Je werkruimte inrichten

   Deze stap volgt als je Mijn klantwerkruimte inrichten hebt gekozen. Mate ontwerpt de werkruimte op basis van wat je vertelt: je beschrijft je bedrijf, beantwoordt een paar vragen en bekijkt het plan voordat er iets wordt gebouwd. Het eerste scherm vraagt waarvoor de werkruimte is: klanten en verkoop, projecten, marketing en content, financiën en belastingen, werving, klantondersteuning of een eigen antwoord, met een optionele zin die het beschrijft en een optionele naam. Een werkruimte hoeft niet bij een bedrijf te horen; ze kan evengoed de belastingen van een freelancer of het werk van een marketingteam bevatten. Bij een werkruimte over klanten en verkoop vragen de volgende schermen hoe je klanten werft, wat er na een verkoop volgt en welke cijfers je dashboard toont; voor andere doelen worden die schermen overgeslagen en volgen er aan het einde een paar vragen die bij jouw doel passen. Elke inrichting eindigt met je kennis en je gegevens. Elke vraag is een keuze, een korte lijst of een getal; sleep een lijstitem aan de greep om de volgorde te wijzigen. Antwoorden die Customermates op je website kon lezen, zijn al ingevuld en hebben een vonkje naast de vraag; bevestig elk scherm met Volgende. Ontbreekt er een verplicht antwoord, dan markeert Volgende het en brengt je naar het eerste ontbrekende antwoord. De verplichte vragen hebben een sterretje: waarvoor de werkruimte is, taal, valuta, hoe je wilt beginnen en, bij een werkruimte over klanten, wie je klanten zijn; het plan vult verstandige standaardwaarden in voor alles wat je openlaat. Boven elk scherm kun je met Antwoorden invullen op basis van je website je website invoeren en Website lezen kiezen. Terwijl de site wordt gelezen, laat een voortgangsbalk zien of er pagina's worden gevonden, gelezen of omgezet in suggesties; dat duurt meestal 1 tot 2 minuten en je kunt ondertussen gewoon doorgaan met antwoorden. Daarna laat het vak zien van welke site de suggesties komen, met Wijzigen om een andere site te lezen. Alleen vragen die je nog niet hebt beantwoord worden ingevuld. De website is optioneel: zonder website werkt de inrichting alleen met je antwoorden, en de Kennisbank-pagina's die je kiest worden uit je antwoorden geschreven, behalve de FAQ, die een website nodig heeft. Met een website worden de help-, beleids- en prijspagina's gekopieerd naar je Kennisbank terwijl het plan wordt opgesteld; al het andere wacht op Mijn werkruimte bouwen. Je antwoorden worden per scherm bewaard, dus je kunt het tabblad sluiten en later verdergaan. Als een antwoord meer dan één ding kan betekenen, volgen er een paar extra vragen. Op het laatste scherm kies je voorbeeldgegevens, een lege start of Mijn spreadsheet importeren (CSV of een Excel-werkmap in .xlsx- of .xls-formaat, tot 5 MB, 2.000 rijen en 100 kolommen). Een bestand dat niet kan worden geïmporteerd toont de reden, en een eerder gekozen bestand blijft in gebruik. Onder de schermen slaat Beginnen met een lege werkruimte de begeleide inrichting over na een bevestiging: er worden geen lijsten, pipeline, dashboard of Kennisbank-pagina's aangemaakt en de onboarding eindigt op het lege Dashboard.

   Het plan laat daarna zien wat er wordt gebouwd: je lijsten met hun kleuren, de pipelinefases, de belangrijkste velden, een schets van het dashboard en de Kennisbank-pagina's. Elk plan heeft een lijst met personen en een takenlijst; een werkruimte over klanten krijgt meestal ook organisaties en een dealslijst, en een catalogus van je aanbod als je producten of diensten verkoopt; zie welke lijsten een werkruimte heeft. Mijn werkruimte bouwen bouwt het plan, en Antwoorden aanpassen gaat terug naar de vragen en stelt een nieuw plan op. Wijzigingen die je daar maakt, gaan pas in als je het laatste scherm bevestigt; Terug op het eerste scherm brengt je zonder die wijzigingen terug naar het huidige plan. Kies je daar een ander spreadsheetbestand, dan vervangt dat bestand het vorige meteen, zodat het huidige plan niet meer kan worden gebouwd en er een nieuw plan wordt opgesteld. Het opstellen wordt automatisch twee keer geprobeerd; mislukken allebei de pogingen, dan biedt het planscherm Opnieuw proberen en Antwoorden aanpassen aan.

   Terwijl Je werkruimte wordt ingesteld loopt, zie je de lijsten, de pipeline, voorbeeldrecords, dashboardwidgets en pagina's verschijnen; het blijft doorlopen als je het tabblad sluit en gaat weer open wanneer je terugkomt. De onderdelen Lijsten en velden, Lijstweergaven, Records en Dashboard worden elk automatisch maximaal drie keer geprobeerd; een onderdeel dat toch blijft mislukken, behoudt alles wat tot dan toe klaar is en biedt Opnieuw proberen, waarmee drie nieuwe pogingen starten. Het onderdeel Kennisbank wacht in plaats daarvan op je website: kan die niet worden gelezen, dan biedt het onderdeel Opnieuw proberen en Doorgaan zonder website, waarmee de pagina's uit je antwoorden worden geschreven. Elke pagina die uit je antwoorden komt, vermeldt alleen wat je hebt geantwoord, noemt de open vragen aan het einde en een Werkhandleiding verwijst ernaar. Is het inrichtingsbudget van de werkruimte op, dan stopt het onderdeel met een melding die dat zegt en biedt het Contact opnemen met support aan; alles wat tot dan toe klaar is, blijft behouden. Verder naar uitnodigingen verschijnt zodra de hele bouw is voltooid; de inrichting kan niet eerder worden verlaten.

4. Kies een playbook

   Deze stap volgt als je Klantgesprekken opvolgen hebt gekozen. Kies het playbook voor jouw werk biedt kant-en-klare playbooks voor Consultants, Bureaus, Freelancers en Kleine bedrijven; het playbook dat past bij de pagina waarvan je je hebt aangemeld, is voorgeselecteerd en gemarkeerd als Voorgesteld. Dit playbook gebruiken schrijft drie pagina's in je Kennisbank: Salesplaybook, Tone of voice en Opvolgregels, een procedure voor wanneer een gesprek een antwoord of een opvolging nodig heeft, plus een Werkhandleiding die ernaar verwijst. Mate leest deze pagina's voordat het een antwoord opstelt of een volgende stap voorstelt, en je kunt ze bewerken zoals elke andere pagina. De pagina's worden alleen in een lege Kennisbank geschreven; heeft die al pagina's, dan wordt er niets toegevoegd. Nu overslaan schrijft geen pagina's.

   Beide knoppen ronden de onboarding af; dit pad heeft geen stap Team of AI-tools. Kanalen & agenda's opent daarna met Koppel eerst LinkedIn: LinkedIn koppelen is aanbevolen, een link eronder koppelt LinkedIn in plaats daarvan met Sales Navigator, en Of begin met e-mail biedt Gmail, Outlook en Andere e-mail (IMAP). Bij het koppelen opent de inlogpagina van de aanbieder en kom je terug op dezelfde kaart. Na een geslaagde koppeling toont de kaart LinkedIn gekoppeld of E-mail gekoppeld, met Dashboard openen en Inbox openen; je gesprekken komen dan binnen in de Inbox, waar Mate antwoorden voorbereidt. Mislukt de koppeling, dan zegt een melding waarom en blijft de kaart staan, zodat je het opnieuw kunt proberen. Dashboard openen onderaan de kaart verlaat de pagina zonder te koppelen; je kunt kanalen op elk moment koppelen op dezelfde pagina, zie hoe je een kanaal koppelt.

5. Nodig je team uit

   Deze stap volgt op de inrichting van de werkruimte of, zonder stap Werkruimte, op het profiel. Link delen (standaard open) toont een uitnodigingslink om te kopiëren: iedereen met die link kan deelnemen, en hij is 7 dagen geldig. E-mails versturen accepteert maximaal 20 adressen, gescheiden door een komma of Enter, en Uitnodigingen versturen mailt hun de link. Volgende gaat verder met of zonder uitnodigingen; Terug wordt direct na de inrichting van de werkruimte niet aangeboden, omdat de inrichting niet kan worden herhaald. Later kun je mensen uitnodigen met Toevoegen bij Leden.

6. Koppel je AI

   Deze stap volgt op de uitnodigingsstap, of komt direct na het doel als je Mijn eigen AI-agent koppelen hebt gekozen; Terug op de clientlijst opent dan de uitnodigingsstap. Koppel een externe AI-client (Claude, ChatGPT en Codex, Cursor of Gemini) aan het MCP-endpoint van je werkruimte. Lokale opstellingen (Claude Code, Claude Desktop, Codex, Cursor, Gemini) maken voor die client een API-sleutel aan die na 365 dagen verloopt en tonen het configuratiefragment met de vervaldatum; de methoden met een Claude-account en de ChatGPT-app melden je aan via een connector en maken geen sleutel aan. Op de clientlijst brengt Terug je naar de uitnodigingsstap en rondt Afronden de onboarding af zonder koppeling. Na het kiezen van een client brengt Terug je naar de lijst, en Afronden wordt beschikbaar zodra de sleutel is aangemaakt of een connectormethode is gekozen. Dezelfde inrichting blijft later beschikbaar; sleutels beheer je bij API-sleutels & connectoren, en de Assistent in de app werkt zonder dit alles.

Wat ziet een uitgenodigde persoon?

Wie nieuw is en een uitnodiging opent, ziet alleen de profielstap, zonder voortgangsbalk, met Uitnodiging van ... waarin de uitnodiger wordt genoemd. Na Volgende is die persoon geregistreerd met de status Wacht op goedkeuring en leidt elke aanmelding naar Wachten op goedkeuring (of eerst naar E-mailverificatie, als het e-mailadres 24 uur na de registratie nog niet is geverifieerd). De stappen voor werkruimte-inrichting, uitnodigingen en AI zijn nooit zichtbaar. Iemand met een rol die Bewerken heeft op Gebruikers & rollen, of een Beheerder, opent die persoon bij Leden, wijst een Rol toe en zet de Status op Actief; pas daarna kan die persoon in de werkruimte werken. Wie al een account heeft en de uitnodiging opent terwijl hij is aangemeld, neemt deel met het profiel dat hij heeft en wacht op dezelfde manier op goedkeuring; zie deelnemen met een bestaand account.

Veelgestelde vragen

Voor agents

De wizard heeft geen Mate-markeringsdoelen. Vul de velden van elke stap in via hun zichtbare labels en druk op de hoofdknop van de stap (Volgende, Dit playbook gebruiken, Nu overslaan, Mijn werkruimte bouwen, Verder naar uitnodigingen, Uitnodigingen versturen, Terug, Afronden). Beginnen met een lege werkruimte slaat de inrichting pas over na de bevestiging.