CRM dla freelancerów, który robi follow-up, gdy Ty realizujesz zlecenia.

CRM dla freelancerów zdaje egzamin, gdy Twoja praca zależy od relacji: dawny klient, który wraca co wiosnę, polecenie od agencji po udanym projekcie, oferta, która czeka, gdy jesteś zajęty innym zleceniem. Customermates to CRM open source, zaprojektowany od początku z myślą o AI i stworzony w Niemczech. W jednoosobowej firmie B2B, czyli na przykład w JDG, trzyma razem klientów, osoby, z którymi pracujesz, otwarte szanse na pracę i Twój kolejny krok, a w Customermates Cloud od Pro dodaje do tego rozmowy e-mailowe i z LinkedIna. Mate, albo Twój własny agent AI przez MCP, przygotowuje odpowiedź i kolejny krok, a Ty sprawdzasz, poprawiasz i wysyłasz. To nie jest narzędzie do rezerwacji ani do fakturowania. Jeśli Twój dzień zaczyna się od spotkań, faktur lub portalu klienta, sekcja o tym, czego nie robi, wymienia narzędzia stworzone do tego.

W skrócie

Dla kogo

Freelancerzy, solopreneurzy i niezależni specjaliści z klientami B2B, stałymi zleceniami i poleceniami.

Przykładowa przestrzeń robocza

Klienci, Kontakty, Zapytania, Projekty i Zadania, z danymi demonstracyjnymi. Twoja własna przestrzeń zaczyna się bez list.

Skrzynka i AI

Tylko w chmurze. Skrzynka wymaga Pro lub wyżej; Mate działa w ramach kredytów Twojego planu; proś go o szkice. MCP działa w każdym planie.

Nie obejmuje

Faktur, płatności, rejestracji czasu, stron rezerwacji, rezerwacji w kalendarzu, formularzy internetowych, natywnych aplikacji mobilnych, telefonii i SMS-ów.

Dla kogo to jest, a kto powinien poszukać gdzie indziej

Customermates pasuje do samodzielnej pracy zdobywanej w rozmowach: programisty, który bierze projekty od trzech czy czterech agencji, projektantki z garstką stałych klientów, tłumacza, którego zlecenia pochodzą od stałych klientów B2B. Odpowiada na pytanie: „z kim pracuję, co jest otwarte i co robię dalej z każdym z nich?”

Nie pasuje do firmy, która działa na rezerwacjach i płatnościach. Nie ma strony rezerwacji, rezerwacji w kalendarzu, formularza na Twojej stronie, który tworzy rekordy, faktury ani śledzenia płatności. Nie ma też natywnej aplikacji mobilnej, dialera telefonicznego ani SMS-ów. Jeśli z tych powodów szukasz oprogramowania, lepiej pasuje pakiet dla freelancerów i warto o tym wiedzieć, zanim się zarejestrujesz.

Przykładowa przestrzeń robocza freelancera

Demo otwiera przykładową przestrzeń roboczą z danymi demonstracyjnymi, a nie konto klienta. Interfejs i rekordy przykładowe są po polsku. Ma pięć list:

• Klienci: firmy, dla których pracujesz lub chcesz pracować.
• Kontakty: osoby w tych firmach i osoby, które Cię polecają.
• Zapytania: każde zapytanie lub możliwy projekt, z etapem.
• Projekty: uzgodnione prace, ze stawką dzienną, liczbą dni i honorarium wyliczonym z obu.
• Zadania: konkretne kolejne kroki, powiązane z klientem lub zapytaniem.

Zapytania przechodzą przez Zapytanie, Pierwsza rozmowa, Oferta wysłana, Wygrane i Przegrane; wygrana praca trwa dalej jako projekt ze statusem od Zaplanowany do Rozliczony. Rozliczony to tylko etykieta: fakturowanie zostaje w Twoim narzędziu do fakturowania. Otwórz listę klientów, a potem jednego klienta: strona szczegółów pokazuje powiązane kontakty, trwający projekt z wyliczonym honorarium, otwarte zapytanie, ostatnie notatki i kontekst rozmów oraz pole Data następnego kroku. Ta data to pole skonfigurowane w tej przestrzeni roboczej, a nie wbudowane przypomnienie. Zadania w Customermates nie mają wbudowanych terminów, statusów ani przypomnień, więc przykład dodaje pole daty i zapisany widok posortowany po nim. Projekty trzymają swoje pliki, takie jak PDF oferty czy wyniki testów, w polu typu Plik, a widok Kalendarz projektów pokazuje każdy projekt od startu do terminu. Strona Kalendarz dodaje kolejne działania i rozmowy z połączonego kalendarza Google, a pulpit wymienia kolejne działania na najbliższe dwa tygodnie.

Relacja

Klienci z powiązanymi kontaktami

Nowe zlecenia

Zapytania według etapu

Realizowane prace

Projekty z wyliczonym honorarium

Kolejny krok

Skonfigurowana data następnego kroku

Kontekst

Notatki i obsługiwane rozmowy

Nie zgub relacji z klientem

Większość pracy freelancerów pochodzi od osób, które już Cię znają. Ryzykiem nie jest utrata leada, tylko zapomnienie, że klient powiedział „odezwijcie się do nas w marcu”. Każdy rekord klienta trzyma jego kontakty, szanse, o których rozmawialiście, Twoje notatki i, w Customermates Cloud od Pro, wątki e-mailowe lub czatowe, które z nim powiążesz. Konfigurujesz pola, które mają znaczenie w Twojej pracy: pole Źródło z wyborem Polecenie, Stały klient lub LinkedIn, relację Polecony przez do kontaktu albo Datę ostatniego projektu.

Pola występują w typach, jakich się spodziewasz: tekst, tekst sformatowany, liczba, kwota pieniężna, tak lub nie, data, zakres dat, pojedynczy lub wielokrotny wybór, adres internetowy, adres i plik. Numery telefonów, adresy e-mail i nazwy w mediach społecznościowych trafiają do pola Dane kontaktowe. Nie ma tagów rekordów; to samo zadanie spełnia pole wielokrotnego wyboru. PDF oferty trafia do pola typu Plik przy zapytaniu lub projekcie.

Śledź nowe zlecenia

Zapytanie to jedna możliwa praca dla jednego klienta; gdy zostanie wygrana, praca trwa dalej jako projekt. Tablica pipeline'u pokazuje każdy etap jako kolumnę, a kartę przeciągasz, gdy coś się zmienia. Każda opcja etapu może mieć prawdopodobieństwo wygranej, więc tablica może pokazać wartość szansy obok jej wartości ważonej. To ważenie Twoimi własnymi procentami, nie prognoza.

Kilka zapisanych widoków wystarcza do cotygodniowej kontroli: otwarte szanse w etapie Oferta wysłana posortowane po ostatniej aktualizacji, klienci posortowani po dacie następnego kroku oraz dawni klienci, z którymi od jakiegoś czasu nie było kontaktu. Zapisany widok przechowuje razem filtry, sortowanie i kolumny. Dokumentacja rekordów wyjaśnia widoki, pola i import.

1. Klient się odzywa

   Wiadomość przychodzi mailem, przez LinkedIn lub innym kanałem, albo notujesz rozmowę telefoniczną w notatkach klienta.

2. Znajdź lub utwórz klienta

   Dodaj kontakt i jego firmę. W chmurze od Pro adres e-mail lub tożsamość kontaktu na LinkedInie w polu Dane kontaktowe sprowadza pasujące rozmowy do rekordu.

3. Otwórz zapytanie

   Utwórz je przy kliencie, ustaw etap Zapytanie i wypełnij pole wartości, jeśli Twoja przestrzeń robocza je ma.

4. Ustaw kolejne działanie

   Wypełnij datę następnego kroku i, jeśli to przydatne, zadanie powiązane z szansą.

5. Sprawdzaj raz w tygodniu

   Otwórz widok posortowany po dacie następnego kroku, przesuwaj karty na tablicy i zamykaj albo oznaczaj jako przegrane to, co ucichło.

Szkic odpowiedzi na podstawie rekordu klienta

W Customermates Cloud ujednolicona skrzynka odbiorcza łączy e-maile z Gmaila, Outlooka lub IMAP z LinkedInem, WhatsAppem, Instagramem i Telegramem. O tym, co możesz połączyć, decyduje plan:

• Starter i self-hosting: bez połączonych kont wiadomości.
• Pro: Twoje własne konta, w cenie 1 na użytkownika, oraz wątki, które udostępniasz pojedynczo.
• Business, Max lub Enterprise: potrzebne, jeśli chcesz udostępnić komuś całe konto.

Uczestnicy są dopasowywani do kontaktów po adresie e-mail, numerze telefonu lub tożsamości na LinkedInie. Rozmowa jest powiązana z klientem lub szansą tylko wtedy, gdy Ty albo agent, którego o to poprosisz, ją powiąże. Nic nie jest automatycznie przypisywane do szansy. Wiadomości na platformach dla freelancerów nie są kanałem skrzynki.

Mate, asystent w Customermates Cloud, może czytać rekord klienta i powiązaną z nim rozmowę oraz przygotować odpowiedź do Twojego sprawdzenia. Działa w każdym płatnym planie chmurowym w ramach hostowanych kredytów AI Twojego planu i nie jest dostępny w self-hostingu. Mate tworzy, aktualizuje i wysyła, gdy tylko o to poprosisz; tylko usunięcia, importy, zmiany dostępu i destrukcyjne zmiany modelu danych czekają na Twoją zgodę. Poproś o szkic, a poczeka w rozmowie, aż go poprawisz lub wyślesz. Rutyna pozwala Mate wykonywać zapisaną instrukcję według harmonogramu albo po zmianie rekordu, na przykład poniedziałkową listę szans, których data następnego kroku minęła. Liczba rutyn w cenie na użytkownika: Starter 1, Pro 5.

Jeśli wolisz własnego klienta AI, podłącz Claude, ChatGPT lub innego klienta przez MCP. Działa w każdym planie, także w self-hostingu, a zużycie modelu rozlicza Twój dostawca AI.

Używaj go obok narzędzi do fakturowania i rezerwacji

Customermates obsługuje relację z klientem i nowe zlecenia. Fakturowanie, płatności, rejestracja czasu, umowy i rezerwacja terminów zostają w swoich narzędziach. Webhook uruchamia się przy zmianie rekordu, więc przepływ n8n, który prowadzisz osobno, albo Twój własny skrypt korzystający z REST API może przekazać zaakceptowaną szansę do Twojego narzędzia księgowego, o ile ma ono API.

Jeśli jeden z brakujących elementów jest głównym powodem, dla którego szukasz narzędzia, wybierz narzędzie stworzone do niego. Customermates publikuje tę stronę; dane dostawców sprawdzono 8 października 2026 na stronie każdego z nich.

Konfiguracja własnej przestrzeni roboczej

Listy w demo to przykłady. Nowa przestrzeń robocza zaczyna się bez list i to Ty decydujesz, co w niej będzie:

• W Customermates Cloud konfiguracja przestrzeni z AI pyta o Twoją pracę i buduje listy, etapy, pulpit i strony Bazy wiedzy z Twoich odpowiedzi. Uruchamia się raz podczas wdrożenia, w ramach limitu kredytów. Możesz ją pominąć przyciskiem Zacznij od pustej przestrzeni roboczej.
• W pozostałych przypadkach każdy z uprawnieniami do Modelu danych tworzy listy i pola w Modelu danych, a potem importuje istniejące rekordy ze skoroszytu Excela w Więcej działań, Dodaj z pliku, po jednej liście naraz. Importu nie da się cofnąć, więc najpierw wypróbuj mały plik.

Jeśli przechodzisz z arkusza kalkulacyjnego, nasz przewodnik po szablonie CRM w Excelu pokazuje, które kolumny da się przenieść.

Cennik i własność danych

Ceny są za użytkownika miesięcznie, płatne miesięcznie. W Customermates Cloud jest 14-dniowy okres próbny bez karty kredytowej oraz plan darmowy (limit osób: 1, limit rekordów: 250), bez skrzynki, Mate i rutyn.

Każdy płatny plan zawiera REST API, webhooki i MCP. Hostowane użycie AI dla Mate rośnie wraz z planem; szczegóły są na stronie z cennikiem. Rdzeń open source działa na Twoim własnym serwerze bez opłaty licencyjnej, ale instalacja self-hosted ma zestaw funkcji Starter: bez skrzynki, bez Mate i bez konfiguracji przestrzeni z AI.

W Customermates Cloud główna baza danych jest w regionie AWS Frankfurt. Podmioty podprzetwarzające, wśród nich dostawcy z USA, są na stronie podmiotów podprzetwarzających, a umowa powierzenia przetwarzania danych jest dostępna. Customermates nie ma certyfikatu takiego jak ISO 27001, a to, czy Twoje użycie spełnia wymogi RODO, zależy od tego, jak przetwarzasz dane swoich klientów. Każda lista eksportuje się jako skoroszyt Excela lub JSON; nie ma eksportu całego konta.

Najczęściej zadawane pytania

Dane konkurentów sprawdzono 8 października 2026 na stronach: HoneyBook, cennik Bonsai, cennik CentralStationCRM i darmowy CRM HubSpota.