Gratis CRM: wat elk gratis abonnement bevat en waar het stopt

Gratis CRM: wat elk gratis abonnement bevat en waar het stopt

Ja, je kunt een gratis CRM draaien. HubSpot, Zoho, Salesforce, Capsule, Bitrix24 en CentralStationCRM bieden allemaal een gehost abonnement dat niets kost en geen einddatum heeft, maar elk beperkt gebruikers, contacten of opslag. De andere gratis route is open-source CRM software zoals SuiteCRM, EspoCRM of Customermates die je op je eigen server installeert: geen licentiekosten en geen aantal gebruikers, maar je betaalt voor de server en de uren om hem te draaien.

Een gratis proefperiode is een derde variant en geen gratis abonnement. Pipedrive en Freshsales bieden bijvoorbeeld proefperiodes van betaalde abonnementen. De nuttige vraag is niet welke gratis CRM de beste is, maar welke grens je team het eerst bereikt en wat de stap daarna kost.

In het kort

Gratis gehoste abonnementen

De meeste beperken het team tot twee of drie gebruikers. Contactlimieten lopen uiteen van 200 (CentralStationCRM) tot 1.000 (HubSpot), en Zoho telt 5.000 records over alle modules.

Open source

SuiteCRM, EspoCRM en de kern van Customermates hebben een AGPL-licentie en zijn gratis zelf te hosten. Hosting, updates en back-ups zijn jouw taak.

Proefperiodes

Pipedrive biedt 14 dagen, Freshsales 21 dagen, Customermates Cloud 14 dagen. Daarna betaal je of stap je weg; Customermates Cloud gaat over naar het gratis abonnement voor 1 persoon.

Transparantie

Customermates publiceert deze gids. De lijst hieronder is geen ranglijst, en Customermates heeft een eigen gemarkeerd onderdeel.

Gratis CRM-abonnementen vergeleken

Limieten gecontroleerd op 8 oktober 2026 op de eigen pagina van elke aanbieder, gelinkt in de bronnenregel aan het eind. Aanbieders wijzigen gratis abonnementen zonder bericht, dus open de pagina opnieuw op de dag dat je je aanmeldt.

Lees de tabel op het kleinste getal. Een adviesbureau van drie mensen met 400 klantcontacten is de gratis laag van CentralStationCRM al ontgroeid op contacten, die van Capsule op contacten en gebruikersplekken, en die van HubSpot, Salesforce en Bitrix24 op gebruikersplekken. Zoho is het enige abonnement in de tabel dat op dag één bij dat team past.

Wat kun je verwachten van een gratis CRM?

Een gratis abonnement is bedoeld om je aan een product te laten wennen. Het dekt meestal de basis en laat het zwaardere werk over aan een betaald niveau:

• Meestal inbegrepen: contactpersonen en bedrijven bijhouden, deals in een pipeline, taken en notities, en een eenvoudig overzicht.
• Vaak beperkt of betaald: koppeling met je e-mail, automatisering, uitgebreide rapportage, rollen en rechten, een API, ondersteuning en het verwijderen van de branding van de aanbieder.
• Altijd te controleren: het aantal gebruikers, het aantal contacten of records, opslag en wat er gebeurt als je een limiet bereikt.

Let bij een gehoste aanbieder ook op waar je gegevens staan en of er een verwerkersovereenkomst is. Je legt namen en e-mailadressen van klanten vast, en onder de AVG blijf jij verantwoordelijk voor die gegevens, ook als de software gratis is. Dat is algemene achtergrond en geen juridisch advies.

Welke grens bereik je het eerst?

Wil je HubSpot of Zoho en verwacht je een tijd te blijven, dan laten de pagina's met HubSpot-alternatieven en Zoho CRM-alternatieven zien waarmee hun betaalde niveaus concurreren. Teams met durfkapitaal kunnen betaalde niveaus ook met een korting in het eerste jaar krijgen, en de CRM-gids voor startups rekent uit wat die programma's kosten zodra de korting afloopt.

Drie soorten gratis

De prijs van het gratis abonnement is nul, maar de stap erna niet. De gratis tools van HubSpot gaan over naar een Starter-niveau, Zoho naar een betaalde editie, en het volgende pakket van CentralStationCRM (Team, €24 per maand plus btw voor 3 gebruikers en 3.000 contacten) kost voor dezelfde drie mensen al geld. Reken die stap door voordat je twee jaar klantgeschiedenis in een gratis abonnement stopt.

De open source route: gratis licentie, betaalde exploitatie

SuiteCRM en EspoCRM zijn allebei gepubliceerd onder de AGPLv3 en kunnen worden gedownload en op je eigen server gedraaid. Beide aanbieders verkopen ook hosting en diensten: SuiteCRM biedt hosting, support en zijn SuiteASSURED-programma, en EspoCRM biedt een cloudversie en betaalde extensies. De kern van Customermates is ook AGPL, en onze gids over open-source CRM vergelijkt de zelf te hosten opties uitgebreider.

De licentie kost niets. Wat wel iets kost:

• een server of VM, een domein en TLS;
• een e-mailbezorgprovider, zodat aanmeld- en uitnodigingsmails aankomen;
• iemand die updates installeert, de schijf in de gaten houdt en een herstel uit een back-up test;
• de tijd om het op te lossen als een update op maandagochtend mislukt.

Voor een team van vijf kan een kleine VPS per maand minder kosten dan vijf betaalde plekken. Voor een team zonder iemand die zich thuis voelt op de opdrachtregel is het meestal duurder, omdat de uren echt zijn, ook als niemand ze factureert.

Zo test je een gratis CRM in één middag

1. Kies één echte, niet-gevoelige workflow

   Maak een organisatie en een contactpersoon aan, open een deal, voeg een taak toe, verplaats de deal één fase en vind de hele geschiedenis een dag later terug.

2. Schrijf de limieten in een sheet

   Kopieer gebruikers, contacten of records, opslag, pipelines en automatiseringslimieten van de eigen prijspagina van de aanbieder. Voeg de datum toe.

3. Test eerst de uitgang

   Exporteer je contacten en deals voordat je iets belangrijks importeert. Controleer welk formaat je krijgt, of deals hun koppelingen met contactpersonen houden en wat je met de hand zou moeten herbouwen.

4. Reken de eerste upgrade door

   Reken de maandelijkse kosten uit nadat je het volgende teamlid toevoegt of de contactlimiet passeert. Vergelijk dat getal, niet de nul.

5. Benoem bij zelf hosten een eigenaar

   Schrijf op wie het systeem installeert, bijwerkt en herstelt. Past er geen naam, kies dan een gehost abonnement.

Waar Customermates past

Transparantie: Customermates publiceert deze gids. Customermates is een open source, AI-native CRM uit Duitsland voor kleine klantgerichte teams zoals consultants, bureaus en oprichters. Het is gratis zelf te hosten, en Customermates Cloud heeft een klein gratis abonnement en betaalde abonnementen; die verschillen in wat ze bevatten.

Zelf gehost: gratis, zonder aantal plekken. Je draait de AGPL-kern met Docker Compose: één app-container en één PostgreSQL-container. Een zelf gehoste werkruimte heeft geen abonnement en geen proefperiode, en de app telt geen plekken. Je krijgt de functies van Starter: contactpersonen, organisaties, deals, diensten en taken, aangepaste velden, opgeslagen weergaven, dashboards, rollen, het auditlog, REST, webhooks en MCP voor je eigen AI-client. Je krijgt de gecombineerde inbox, Mate en gehoste AI-credits niet. Je hebt een eigen Resend API-sleutel nodig voor e-mailbezorging. De documentatie over zelf hosten loopt de installatie door.

Cloud: een klein gratis abonnement, betaalde abonnementen en een proefperiode. Customermates Cloud heeft een gratis abonnement voor 1 persoon en 250 records, zonder inbox, Mate of routines. De proefperiode duurt 14 dagen zonder creditcard. Daarna betaalt een team van drie € 36 per maand voor Starter, dat geen inbox heeft, of € 87 voor Pro, dat de gecombineerde inbox toevoegt voor gesprekken via e-mail, LinkedIn, WhatsApp, Instagram en Telegram. Er wordt alleen maandelijks gefactureerd. Elk betaald cloudabonnement bevat maandelijkse gehoste AI-credits per actieve gebruiker voor Mate, de assistent in Customermates Cloud; zie prijzen voor de tegoeden.

Het gratis abonnement is om Customermates alleen uit te proberen. Het werk waarvoor Customermates is gebouwd, elk klantgesprek opvolgen, begint bij Pro: LinkedIn- en e-mailgesprekken staan op het klantrecord, Mate of je eigen AI-agent stelt het antwoord en de volgende stap op, en jij beoordeelt en verstuurt.

Een concreet startpunt voor een klein adviesbureau, in beide edities:

1. Importeer eerst organisaties uit een Excel-werkmap (.xlsx) of een CSV-bestand, dan contactpersonen, dan deals. De import draait één lijst tegelijk, en koppelingskolommen worden op recordnaam gekoppeld, zodat contactpersonen hun organisatie vinden. De recordsdocumentatie noemt de huidige bestandslimieten.
2. Voeg in Datamodel aan je dealslijst een veld Fase van het type Enkele keuze toe, met je verkoopstappen als opties, bijvoorbeeld Prospectie, Kwalificatie, Demo, Voorstel, Onderhandeling, Gewonnen en Verloren; fases zijn niet vooraf ingesteld. Faseweging geeft een gewogen pipelinewaarde.
3. Voeg één aangepast veld Enkele keuze toe, zoals "Type dienst", aan deals en sla een bordweergave op, gegroepeerd op Fase en gefilterd op de deals die aan jou zijn toegewezen.

Wil je zien hoe opvolging bij je eigen klanten werkt, start dan je proefperiode: 14 dagen Pro zonder creditcard. Zonder betaald abonnement gaat de werkruimte daarna over naar het gratis abonnement.

Veelgestelde vragen

Verificatie van gegevens van concurrenten op 8 oktober 2026 aan de hand van HubSpot free CRM, HubSpot pricing, Zoho CRM free edition, Salesforce Free Suite, Capsule free CRM, Bitrix24 prices, CentralStationCRM prices, Pipedrive pricing, Freshsales pricing, SuiteCRM en EspoCRM download.