CRM gratis: qué incluye cada plan gratuito y dónde se acaba

CRM gratis: qué incluye cada plan gratuito y dónde se acaba

Sí, puedes llevar un CRM gratis. HubSpot, Zoho, Salesforce, Capsule, Bitrix24 y CentralStationCRM ofrecen un plan alojado que no cuesta nada y no tiene fecha de fin, pero cada uno pone un tope a los usuarios, los contactos o el almacenamiento. La otra vía gratuita es un CRM de código abierto como SuiteCRM, EspoCRM o Customermates que instalas en tu propio servidor: sin cuota de licencia y sin contar plazas, pero pagas el servidor y las horas para mantenerlo.

Una prueba gratuita es una tercera cosa y no es un plan gratuito. Pipedrive y Freshsales, por ejemplo, ofrecen pruebas de planes de pago. La pregunta útil no es cuál es el mejor CRM gratuito, sino qué tope va a alcanzar primero tu equipo y cuánto cuesta el paso siguiente.

De un vistazo

Planes alojados gratuitos

La mayoría limita el equipo a dos o tres usuarios. Los topes de contactos van de 200 (CentralStationCRM) a 1.000 (HubSpot), y Zoho cuenta 5.000 registros entre todos los módulos.

Código abierto

SuiteCRM, EspoCRM y el núcleo de Customermates tienen licencia AGPL y se pueden alojar gratis en tu propio servidor. El alojamiento, las actualizaciones y las copias de seguridad corren por tu cuenta.

Pruebas

Pipedrive ofrece 14 días, Freshsales 21 días y Customermates Cloud 14 días. Después pagas o te vas; Customermates Cloud pasa a su plan gratuito para 1 persona.

Transparencia

Customermates publica esta guía. La lista de abajo no es una clasificación, y Customermates tiene su propia sección señalada.

CRM gratuitos comparados

Límites comprobados el 8 de octubre de 2026 en la página de cada fabricante, enlazadas en la línea de fuentes del final. Los fabricantes cambian los planes gratuitos sin avisar, así que vuelve a abrir la página el día en que te registres.

Lee la tabla por su número más pequeño. Una consultora de tres personas con 400 contactos de clientes ya se ha quedado corta en el plan gratuito de CentralStationCRM por contactos, en el de Capsule por contactos y plazas, y en los de HubSpot, Salesforce y Bitrix24 por plazas. Zoho es el único plan de la tabla que le sirve a ese equipo desde el primer día.

Qué tope alcanzarás primero

Si quieres HubSpot o Zoho y esperas quedarte un tiempo, las páginas de alternativas a HubSpot y de alternativas a Zoho CRM muestran con qué compiten sus niveles de pago. Los equipos con capital riesgo también pueden conseguir niveles de pago con un descuento el primer año, y la guía de CRM para startups calcula cuánto cuestan esos programas cuando termina el descuento.

Tres tipos de gratis

El precio del plan gratuito es cero, pero el paso que viene después no. Las herramientas gratuitas de HubSpot pasan a un nivel Starter, Zoho a una edición de pago, y el siguiente paquete de CentralStationCRM (Team, 24 € al mes más IVA para 3 usuarios y 3.000 contactos) ya cuesta dinero para las mismas tres personas. Calcula el precio de ese paso antes de meter dos años de historial de clientes en un plan gratuito.

¿Cuándo se acaba lo gratis? Las señales

Un plan gratuito no se acaba un día concreto: se acaba cuando tu equipo choca con uno de sus topes. Estas son las señales, con el ejemplo de la tabla de arriba:

• Entra una persona más. Los planes alojados gratuitos de la tabla se quedan en dos o tres usuarios.
• Los contactos llegan al tope. De 200 contactos en CentralStationCRM a 1.000 en HubSpot, o 5.000 registros en Zoho.
• Los archivos no caben. 100 MB en CentralStationCRM, 1 GB en Zoho, 5 GB en Bitrix24.
• Necesitas otro pipeline. Bitrix24 Free incluye uno.
• La marca del fabricante molesta. Las herramientas gratuitas de HubSpot la ponen en el chat, en el enlace de reuniones y en los correos de marketing.
• Un plan se cancela por no usarlo. Salesforce Free Suite te pide iniciar sesión al menos una vez cada 60 días.

Cuando llegues a uno, el coste no es el cero de antes sino el del nivel siguiente, como se vio arriba. Por eso conviene exportar tus contactos y oportunidades mientras todavía no tienes prisa, y comprobar que puedes llevártelos.

La vía del código abierto: licencia gratis, operación de pago

SuiteCRM y EspoCRM se publican bajo la AGPLv3 y se pueden descargar y ejecutar en tu propio servidor. Los dos fabricantes venden también alojamiento y servicios: SuiteCRM ofrece alojamiento, soporte y su programa SuiteASSURED, y EspoCRM ofrece una versión en la nube y extensiones de pago. El núcleo de Customermates es AGPL también, y nuestra guía de CRM de código abierto compara con más detalle las opciones autoalojadas.

La licencia no cuesta nada. Lo que sí cuesta:

• un servidor o una máquina virtual, un dominio y TLS;
• un proveedor de envío de correo, para que lleguen los correos de registro y de invitación;
• alguien que aplique las actualizaciones, vigile el disco y pruebe que una copia de seguridad se puede restaurar;
• el tiempo para arreglarlo cuando una actualización falla un lunes por la mañana.

Para un equipo de cinco, un VPS pequeño puede costar al mes menos que cinco plazas de pago. Para un equipo sin nadie cómodo con la línea de comandos, suele salir más caro, porque las horas son reales aunque nadie las facture.

Cómo probar un CRM gratuito en una tarde

1. Elige un flujo de trabajo real y que no sea sensible

   Crea una organización y un contacto, abre una oportunidad, añade una tarea, mueve la oportunidad una etapa y vuelve a encontrar todo el historial un día después.

2. Apunta los topes en una hoja

   Copia los usuarios, los contactos o registros, el almacenamiento, los pipelines y los límites de automatización de la página de precios del propio fabricante. Añade la fecha.

3. Prueba primero la salida

   Exporta tus contactos y oportunidades antes de importar nada importante. Comprueba qué formato obtienes, si las oportunidades conservan sus vínculos con los contactos y qué tendrías que reconstruir a mano.

4. Calcula el precio de la primera ampliación

   Calcula el coste mensual cuando añadas a la siguiente persona del equipo o pases el tope de contactos. Compara ese número, no el cero.

5. Si vas a autoalojar, nombra a una persona responsable

   Escribe quién instala, actualiza y restaura el sistema. Si no encaja el nombre de nadie, elige un plan alojado.

Dónde encaja Customermates

Transparencia: Customermates publica esta guía. Customermates es un CRM de código abierto y nativo de IA creado en Alemania para equipos pequeños que atienden a clientes, como consultores, agencias y fundadores. Es gratis de autoalojar, y Customermates Cloud tiene un plan gratuito pequeño y planes de pago; se diferencian en lo que incluyen.

Autoalojado: gratis y sin contar plazas. Ejecutas el núcleo AGPL con Docker Compose: un contenedor de la app y un contenedor de PostgreSQL. Un espacio de trabajo autoalojado no tiene suscripción ni prueba, y la app no cuenta plazas. Tienes el conjunto de funciones de Starter: contactos, organizaciones, oportunidades, servicios y tareas, campos personalizados, vistas guardadas, paneles, roles, el registro de auditoría, REST, webhooks y MCP para tu propio cliente de IA. No tienes la bandeja de entrada unificada, ni Mate, ni créditos de IA alojados. Necesitas tu propia clave de API de Resend para el envío de correo. La documentación de autoalojamiento recorre la instalación.

Nube: un plan gratuito pequeño, planes de pago y una prueba. Customermates Cloud tiene un plan gratuito para 1 persona y 250 registros, sin la bandeja de entrada, sin Mate y sin rutinas. La prueba dura 14 días sin tarjeta de crédito. Después, un equipo de tres personas paga 36 € al mes en Starter, que no tiene bandeja de entrada, o 87 € en Pro, que añade la bandeja de entrada unificada para las conversaciones de correo, LinkedIn, WhatsApp, Instagram y Telegram. La facturación es solo mensual. Todos los planes de pago en la nube incluyen cada mes créditos de IA alojados por usuario activo para Mate, el asistente de Customermates Cloud; consulta los precios para ver las cantidades.

El plan gratuito sirve para probar Customermates en solitario. El trabajo para el que está hecho Customermates, hacer seguimiento de cada conversación con los clientes, empieza en Pro: los hilos de LinkedIn y de correo quedan en el registro del cliente, Mate o tu propio agente de IA redacta el borrador de la respuesta y del siguiente paso, y tú lo revisas y lo envías.

Un ejemplo concreto de configuración inicial para una consultora pequeña, en cualquiera de las dos ediciones:

1. Importa primero las organizaciones desde un libro de Excel (.xlsx) o un archivo CSV, luego los contactos y luego las oportunidades. La importación se hace una lista cada vez, y las columnas de vínculos se asignan por nombre de registro, así que los contactos encuentran su organización. La documentación de registros enumera los límites de archivo actuales.
2. Añade a tu lista de oportunidades, en Modelo de datos, un campo de Selección única Etapa con tus pasos de venta como opciones, por ejemplo Prospección, Cualificación, Demo, Propuesta, Negociación, Ganada y Perdida; las etapas no vienen predefinidas. Los pesos de las etapas dan un valor ponderado del pipeline.
3. Añade a las oportunidades un campo personalizado de Selección única como «Línea de servicio», y guarda una vista de tablero agrupada por Etapa y filtrada por las oportunidades que tienes asignadas.

Para ver el seguimiento con tus propios clientes, empieza tu prueba: 14 días de Pro sin tarjeta de crédito. Sin un plan de pago, el espacio de trabajo pasa después al plan gratuito.

Preguntas frecuentes

Datos de la competencia comprobados el 8 de octubre de 2026 en el CRM gratuito de HubSpot, los precios de HubSpot, la edición gratuita de Zoho CRM, Salesforce Free Suite, el CRM gratuito de Capsule, los precios de Bitrix24, los precios de CentralStationCRM, los precios de Pipedrive, los precios de Freshsales, SuiteCRM y la descarga de EspoCRM.