CRM Excel: una plantilla gratis de seis hojas que puedes importar después

Un CRM Excel (o plantilla de CRM en Excel) apoya la gestión de las relaciones con los clientes con una hoja por cada tipo de registro (empresas, contactos, oportunidades, actividades) y una hoja que los cuenta y los suma. El diseño de abajo se puede copiar gratis: escribe los encabezados en un libro en blanco, añade las listas desplegables y pega las fórmulas. Aguanta para una a tres personas que trabajan con una única copia del archivo, y cada hoja está organizada para poder pasar más adelante a un CRM como importación, sin volver a escribir una sola fila.

Customermates publica esta guía y es el CRM del ejemplo de importación. El libro en sí no necesita más que una versión actual de Excel.

Usa la plantilla de lista de contactos para tener un directorio pequeño y compartido, con una persona responsable y un siguiente paso a la vista, antes de decidir si lo pasas a un CRM.

Un sistema de CRM basado en Excel necesita las mismas reglas de funcionamiento que una herramienta específica: una persona responsable por fila, identificadores estables y un siguiente paso claro. El diseño de las hojas por sí solo no hace cumplir esas reglas.

¿Dónde descargo la plantilla de CRM en Excel gratis ya revisada?

Descarga el libro de Excel CRM gratuito en inglés o el libro de CRM en alemán. Es un ejemplo original y compacto con seis hojas de trabajo más una hoja Readme: Companies, Contacts, Deals, Activities, Dashboard y Lists. Es independiente del diseño más completo, columna por columna, que aparece más abajo; no pegues las fórmulas de más abajo en el archivo descargado sin comprobar sus referencias de columna.

El ejemplo mantiene un cliente y dos trabajos juntos con ID de origen estables. Tanto JOB-001 como JOB-002 apuntan a C-001, aunque cambies el nombre del cliente. Sus fechas son celdas de fecha, sus estados usan listas desplegables y la búsqueda del cliente usa el ID de origen. El panel contiene 9.000 EUR en oportunidades de ejemplo y 4.050 EUR de valor ponderado: 7.200 × 50% más 1.800 × 25%. Los dos siguientes pasos abiertos siguen siendo actividades separadas.

Comprobado el 29 de octubre de 2026: escribimos y reabrimos los dos archivos XLSX con ExcelJS, comprobamos los nombres de las hojas, las celdas de fecha, las referencias de búsqueda y los resultados de las fórmulas almacenados, y comprobamos que no contienen macros ni conexiones a libros externos. No hicimos una sesión visual en Microsoft Excel ni en LibreOffice. Abre tu copia en tu programa de hojas de cálculo, recalcúlala y confirma los dos totales de ejemplo antes de sustituir las filas ficticias. No sumes varias monedas en un solo total sin una regla de conversión explícita.

¿Qué sobrevivió a la comprobación de importación local en el CRM?

Convertimos el ejemplo en inglés a un JSON que respeta el esquema y lo importamos a través del endpoint MCP real de Customermates en un espacio de trabajo local sintético. Fue una prueba de JSON y API, no una prueba del asistente nativo de XLSX del navegador. Una lista de ejemplo aparte mantuvo un importe y una probabilidad introducidos a mano; no sustituyó en silencio el cálculo predeterminado del valor de la oportunidad.

Repetir la misma importación con su clave de idempotencia devolvió el mismo resultado sin añadir dos trabajos más. Para una migración real, lee primero los ID actuales de tus listas, campos y opciones, y luego sigue el contrato de importación JSON. Conserva un mapa de los ID de origen del libro a los ID de registro del CRM, vuelve a leer los registros guardados y archiva el libro original. Esto no es una migración de adjuntos, ni una función de deshacer, ni una sincronización continua.

¿Cómo se hace un CRM en Excel?

En resumen, en seis pasos. Los detalles de cada hoja vienen más abajo.

1. Escribe tu objetivo

   Una frase, por ejemplo «saber a quién llamar esta semana y qué oportunidades siguen abiertas». Con ella decides qué columnas necesitas y cuáles sobran.

2. Crea una hoja por tipo de registro

   Empresas, contactos, oportunidades y actividades, cada una con una fila de encabezado y una fila por registro, convertida en tabla con Ctrl+T.

3. Pon listas desplegables a los valores fijos

   Etapa, estado, origen y tipo de actividad, con una hoja Lists como origen, para que nadie escriba «Propuesta», «propuesta enviada» y «Prop.» a la vez.

4. Define las etapas de tu proceso de venta

   Las que sigues de verdad, de la primera conversación al cierre. Pocas y con nombres claros; las de la hoja Deals de abajo son un punto de partida.

5. Registra cada conversación con su siguiente paso y su fecha

   Una fila en Activities por llamada, reunión o mensaje, y la fecha del siguiente paso en la oportunidad. Sin esa fecha, la hoja es un archivo y no un seguimiento.

6. Protege la hoja y revísala cada semana

   Una persona responsable por fila, una copia de seguridad y un repaso semanal de las fechas vencidas en el Dashboard.

Cuatro reglas de diseño antes de la primera fila

1. Una fila de encabezado y una fila por registro. Sin celdas combinadas, sin filas vacías y sin subtotales entre los datos.
2. Convierte cada hoja en una tabla de Excel. Selecciona el rango, pulsa Ctrl+T y ponle nombre en Diseño de tabla › Nombre de la tabla: Companies, Contacts, Deals, Activities. Las fórmulas de más abajo usan esos nombres, y las tablas crecen con las filas nuevas.
3. Dale una lista desplegable a cada lista fija. Usa Datos › Validación de datos, Permitir: Lista, con una tabla de la hoja Lists como origen. La guía de listas desplegables de Microsoft señala que las listas basadas en una tabla se actualizan solas cuando añades o quitas elementos.
4. Guarda un ID de origen estable además de los nombres legibles. El diseño de abajo usa nombres exactos para la asignación nativa de vínculos de XLSX. El libro compacto de descarga conserva además los ID de origen para las búsquedas y para una asignación posterior por JSON o API. Los nombres ayudan a las personas a elegir un registro; conserva el mapa de ID de origen a ID de registro cuando cambien los nombres.

La plantilla, hoja por hoja

Los nombres de las hojas, las tablas y las columnas, los nombres de las etapas y los tipos de actividad se quedan aquí en inglés, porque las fórmulas y el libro de descarga los usan; si los traduces, adapta las fórmulas. Las fórmulas están escritas con los nombres de función en inglés y con comas como separadores. Una versión de Excel en español muestra y exige los nombres traducidos de las funciones y, según la configuración regional, el punto y coma como separador (por ejemplo SUMAR.SI.CONJUNTO para SUMIFS, CONTAR.SI.CONJUNTO para COUNTIFS, BUSCARX para XLOOKUP, HOY para TODAY).

Lists

Tablas pequeñas que alimentan las listas desplegables. La tabla de etapas lleva además una probabilidad de ganar, que la hoja Deals busca.

Estas etapas y probabilidades son un ejemplo. Customermates no tiene etapas predefinidas: crea las mismas opciones en el campo Etapa de tu lista de oportunidades en Modelo de datos (o deja que la configuración con IA las construya en la nube), y la columna Stage se importará después sin cambiar ningún nombre. Toma los porcentajes como una primera estimación y sustitúyelos cuando tengas unos meses de oportunidades ganadas y perdidas que contar.

Companies

Columnas: Company (nombre único), Industry (lista desplegable), Website, City, Country, Owner (lista desplegable de Team), Notes. Decide una vez si escribes «S. A.» o «SA» y mantenlo. Dos grafías son dos empresas para cada búsqueda y para cada herramienta de importación.

Contacts

Mantén separados el nombre y los apellidos: la mayoría de los CRM necesitan ambos para crear una persona.

Deals

Introduce las dos fórmulas una sola vez en la primera fila de datos; la tabla las rellena hacia abajo:

F  Probability   =XLOOKUP([@Stage],Stages[Stage],Stages[Probability],0)
G  Weighted      =[@Value]*[@Probability]

XLOOKUP necesita Excel para Microsoft 365, 2021 o 2024. La referencia de XLOOKUP de Microsoft dice que no está disponible en Excel 2016 ni 2019, donde =INDEX(Stages[Probability],MATCH([@Stage],Stages[Stage],0)) hace lo mismo.

Para pintar de rojo las fechas de siguiente paso ya vencidas, selecciona las filas de datos de la columna K y añade una regla en Inicio › Formato condicional › Nueva regla › «Utilice una fórmula que determine las celdas para aplicar formato»: =AND($K2<>"",TODAY()>$K2). El color solo lo ve quien abre el archivo. El libro en sí no avisa a nadie.

Activities

Una fila por cada contacto que importó: Date, Contact (nombre completo), Deal (nombre, o vacío), Type (lista desplegable de ActivityTypes), Owner, Summary (una o dos frases sobre lo que se dijo y se acordó) y Next step. Es la única hoja que responde a «¿qué fue lo último que les dijimos?», así que rellénala justo después de la llamada.

Dashboard

Cinco números del pipeline:

Open pipeline      =SUMIFS(Deals[Value],Deals[Stage],"<>Won",Deals[Stage],"<>Lost")
Weighted pipeline  =SUMIFS(Deals[Weighted],Deals[Stage],"<>Won",Deals[Stage],"<>Lost")
Win rate           =COUNTIFS(Deals[Stage],"Won")/MAX(1,COUNTIFS(Deals[Stage],"Won")+COUNTIFS(Deals[Stage],"Lost"))
Won this month     =SUMIFS(Deals[Value],Deals[Stage],"Won",Deals[Closed on],">="&EOMONTH(TODAY(),-1)+1)
Past next steps    =COUNTIFS(Deals[Next step date],"<"&TODAY(),Deals[Stage],"<>Won",Deals[Stage],"<>Lost")

Para ver el pipeline por etapa, inserta una tabla dinámica desde Deals con Stage en Filas y Value en Valores, y ponle un gráfico de barras. Actualízala después de editar.

Cuando vendan dos o más personas, añade un seguimiento por comercial. Pon el lunes de la semana en B1 y un nombre por fila a partir de A4, y luego copia hacia abajo estas fórmulas de la fila 4:

Calls            =COUNTIFS(Activities[Owner],$A4,Activities[Type],"Call",Activities[Date],">="&$B$1,Activities[Date],"<"&$B$1+7)
Meetings         =COUNTIFS(Activities[Owner],$A4,Activities[Type],"Meeting",Activities[Date],">="&$B$1,Activities[Date],"<"&$B$1+7)
Open pipeline    =SUMIFS(Deals[Value],Deals[Owner],$A4,Deals[Stage],"<>Won",Deals[Stage],"<>Lost")
Won this week    =SUMIFS(Deals[Value],Deals[Owner],$A4,Deals[Stage],"Won",Deals[Closed on],">="&$B$1,Deals[Closed on],"<"&$B$1+7)
Past next steps  =COUNTIFS(Deals[Owner],$A4,Deals[Next step date],"<"&TODAY(),Deals[Stage],"<>Won",Deals[Stage],"<>Lost")

Muchas llamadas con un pipeline plano apuntan a un problema de cualificación. Un número creciente de siguientes pasos vencidos apunta a un problema de seguimiento. Usa el seguimiento para acompañar al equipo, no como clasificación pública, o los recuentos de actividad empezarán a inflarse.

Ventajas y desventajas de un CRM en Excel

Ventajas

• Ya lo tienes. No hay que aprender un programa nuevo ni dar de alta a nadie para empezar.
• Tú decides las columnas. Añades el campo propio de tu oficio sin pedirle permiso a un proveedor.
• Sirve para informes sencillos. Con COUNTIFS y SUMIFS, un recuento por comercial o por etapa es cuestión de una fórmula.
• Es fácil de llevarse. Un libro con una fila por registro se importa después a casi cualquier CRM, como se muestra más abajo.

Desventajas

• No avisa a nadie. Una fecha vencida solo se ve cuando alguien abre la hoja.
• Los vínculos son texto. Cambiar el nombre de una empresa rompe las búsquedas que usaban el nombre antiguo.
• No trae las conversaciones. El correo, LinkedIn o WhatsApp llegan solo cuando alguien los resume a mano.
• El acceso es todo o nada, y los datos personales acaban repartidos en copias.

La siguiente comparación y la sección «Dónde deja de funcionar un CRM en hoja de cálculo» explican cuándo esas desventajas pesan más que las ventajas.

¿Excel, Google Sheets o un CRM?

Dónde deja de funcionar un CRM en hoja de cálculo

El tamaño rara vez es el motivo; estos límites aparecen primero.

• Los vínculos son texto. Cambia el nombre de una empresa y cada contacto, oportunidad y búsqueda que usaba el nombre antiguo deja de apuntar a nada hasta que ejecutas Buscar y reemplazar en todo el libro.
• El archivo espera a que lo abras. Una fecha en rojo solo ayuda a quien abre la hoja, y los mensajes del correo, de LinkedIn o de WhatsApp llegan solo cuando alguien escribe un resumen.
• El acceso es todo o nada. Cualquiera que pueda abrir el libro puede leer todas las hojas.
• Los datos personales se reparten en copias. Según el RGPD, una persona puede preguntar qué datos tuyos guardas sobre ella (artículo 15) y pedir que se supriman (artículo 17). Con un libro, eso significa cada copia en cada equipo y en cada carpeta de enviados.

Cuándo pasar a otra cosa: una lista de comprobación

• Dos o más personas actualizan las mismas oportunidades en una semana normal.
• Un seguimiento se perdió porque su fecha estaba en una columna que nadie filtraba.
• Copias mensajes de LinkedIn o de WhatsApp en la hoja, o has dejado de hacerlo sin decírselo a nadie.
• Arreglar el Dashboard lleva más tiempo que leerlo.
• Alguien pregunta quién puede ver la lista de clientes y la respuesta sincera es «cualquiera que tenga el archivo».

Si dos de estas cosas son ciertas, yo pasaría. Una sola suele poder arreglarse dentro del libro.

Pasar la plantilla a Customermates

Customermates importa libros de Excel (.xlsx o .xls) y archivos CSV, una lista cada vez. La documentación de importación tiene las reglas completas. Una hoja de cálculo solo hace seguimiento cuando alguien se acuerda de abrirla. Cuando la hoja ya está en Customermates, las conversaciones de cada cliente quedan en el registro del cliente (en Customermates Cloud desde Pro), Mate o tu propio agente de IA redacta el borrador de la respuesta y del siguiente paso, y la fecha del siguiente paso alimenta tu panel en lugar de una celda roja. Así aterrizan las columnas de la plantilla:

1. Crea primero los campos personalizados

   En Modelo de datos, abre la lista y elige Añadir y luego Campo. Para cada columna con lista desplegable, crea un campo de Selección única cuyas etiquetas de opción coincidan exactamente con tu hoja Lists; la importación señala cualquier celda que no sea una opción. Revisa el campo de etapa y las probabilidades de tu espacio de trabajo; la configuración con IA y los espacios de trabajo existentes pueden usar listas y opciones distintas. Crea o ajusta las opciones necesarias en Modelo de datos en lugar de suponer que coinciden con este ejemplo.

2. Decide cómo entran los valores de las oportunidades

   El valor de una oportunidad en Customermates es la suma de sus partidas, cada una un precio de servicio por una cantidad. Importa primero tu lista de precios a Servicios (Nombre y Precio son obligatorios) y luego añade las partidas con sus cantidades en cada oportunidad. Si cada oportunidad tiene su propio precio, un campo de entrada de tipo Importe puede guardar la cifra. No sustituye automáticamente el cálculo de partidas existente; quien gestiona el esquema tiene que previsualizar y cambiar de forma deliberada la configuración del valor y de la ponderación si ese es el modelo que se busca.

3. Importa en orden de dependencia

   Servicios, luego empresas en Organizaciones, luego contactos y luego oportunidades. Los vínculos se asignan por nombre, sin distinguir mayúsculas, así que una empresa tiene que existir antes de que un contacto pueda apuntar a ella, y un nombre que no coincide con ningún registro o que coincide con varios queda señalado. Una coma separa nombres dentro de una celda, así que una firma llamada «Hale, Brook and Partners» necesita que le cambies el nombre antes de la importación o que pongas el vínculo a mano después.

4. Ejecuta el asistente

   En cada lista, abre Más acciones, elige Añadir desde archivo y selecciona el archivo. El asistente pregunta qué hoja importar, así que el libro puede conservar sus otras hojas; guárdalo como .xlsx. Un archivo puede tener actualmente hasta 10 MB y 5.000 filas. Asigna cada columna a un campo; las direcciones de correo, los teléfonos y los perfiles de LinkedIn van al campo Datos de contacto del contacto.

5. Corrige u omite las filas con problemas

   La comprobación enumera cada problema por fila antes de añadir nada. Corrige las celdas en Excel y vuelve a comprobar, o importa el resto y omite esas filas. Una importación no tiene deshacer, así que ejecuta primero diez filas.

6. Convierte los siguientes pasos abiertos en tareas

   Desde Activities, pasa solo los siguientes pasos abiertos, como tareas vinculadas a la oportunidad y al contacto y asignadas a la persona responsable. Las tareas no tienen un campo de fecha de vencimiento, así que añade un campo personalizado de Fecha para la fecha. El historial más antiguo puede ir a las Notas de la oportunidad o quedarse en el libro archivado.

Qué sustituye al panel y a las celdas rojas

• El pipeline pasa a ser la lista de Oportunidades como tablero agrupado por Etapa, con el valor total y ponderado por columna; la vista de pipeline lo muestra.
• Los siguientes pasos vencidos pasan a ser una vista guardada de oportunidades con una fecha de Siguiente paso, ordenada de más antigua a más reciente. Para las oportunidades que nadie ha tocado, filtra Actualizado el con Más antiguo que… y 14 días.
• La comprobación de la mañana puede ejecutarse en Customermates Cloud. Customermates no tiene recordatorios ni notificaciones, pero una rutina programada para ejecutarse cada día a las 08:00 puede cumplir una instrucción como esta, usando créditos de IA alojados:

Una rutina actúa con el acceso de su propietario, y Mate envía mensajes cuando se lo pides, así que la instrucción tiene que decir lo que no debe hacer. Starter incluye 1 rutina por usuario y Pro 5; la documentación de rutinas enumera los límites de ejecución.

• La hoja Activities deja paso, en Pro y superiores, a la bandeja de entrada unificada, que guarda junto al contacto los hilos de correo, LinkedIn, WhatsApp, Instagram y Telegram. Pro incluye 1 cuenta conectada por usuario y Business 3. Starter no tiene bandeja de entrada.

Cuánto cuesta y cuándo Customermates no es el paso adecuado

La facturación es mensual, y la prueba alojada dura 14 días en Pro sin tarjeta de crédito: empieza tu prueba e importa una hoja para ver tus propias oportunidades ahí. Cada plan de pago alojado incluye créditos de IA alojados cada mes por usuario activo; consulta los precios.

Customermates tiene campos calculados, con valores de un mismo registro y totales sobre registros vinculados. No es el paso adecuado si necesitas una hoja de cálculo general con fórmulas de celda arbitrarias y diseños de libro; deja ese análisis en Excel mediante la exportación. Tampoco lo es si tu equipo necesita un marcador telefónico o campañas de correo, o una app nativa en el teléfono: Customermates no tiene app móvil, ni telefonía, ni herramienta de campañas. Busca un CRM que los incluya.

Preguntas frecuentes

Datos de Excel y de Google Sheets comprobados el 8 de octubre de 2026 en las páginas de Microsoft sobre especificaciones y límites de Excel, Excel con versiones anteriores, coautoría, listas desplegables, XLOOKUP y Dynamics 365 Sales, y en los límites de archivos de Drive de Google.