Planilha CRM em Excel: um layout gratuito de seis abas que você pode importar depois

Uma planilha CRM (ou CRM no Excel) é uma pasta de trabalho que faz o papel de um CRM simples: ela apoia a gestão do relacionamento com clientes com uma aba para cada tipo de registro (empresas, contatos, negócios, atividades) e uma aba que conta e soma tudo. O layout abaixo é livre para copiar: digite os cabeçalhos em uma pasta de trabalho em branco, adicione as listas suspensas e cole as fórmulas. Ele se sustenta para uma a três pessoas que mantêm uma única cópia do arquivo, e cada aba é organizada de modo que possa entrar depois em um CRM por importação, sem redigitar uma linha.

O Customermates publica este guia e é o CRM do exemplo de importação. A pasta de trabalho em si não precisa de nada além de uma versão atual do Excel.

Use o modelo de lista de contatos para um diretório pequeno e compartilhado, com responsável e próximo passo definidos, antes de decidir se vale levá-lo para um CRM.

Um sistema de CRM feito em Excel precisa das mesmas regras de operação de uma ferramenta dedicada: um responsável por linha, identificadores estáveis e um próximo passo claro. O layout das abas, sozinho, não faz ninguém cumprir essas regras.

Onde baixo o modelo CRM Excel verificado?

Baixe a pasta de trabalho de CRM em Excel gratuita, em inglês, ou a pasta de trabalho de CRM em alemão. É um exemplo original e compacto, com seis abas de trabalho mais um Readme: Companies, Contacts, Deals, Activities, Dashboard e Lists. Ele é separado do layout mais completo, coluna por coluna, que vem abaixo; não cole as fórmulas abaixo no arquivo baixado sem conferir as referências de coluna.

O exemplo mantém um cliente e dois trabalhos juntos, com IDs de origem estáveis. Tanto JOB-001 quanto JOB-002 apontam para C-001, mesmo que você renomeie o cliente. As datas são células de data, os estados usam listas suspensas e a busca do cliente usa o ID de origem. O dashboard traz 9.000 EUR em oportunidades de exemplo e 4.050 EUR de valor ponderado: 7.200 × 50% mais 1.800 × 25%. Os dois próximos passos em aberto continuam como atividades separadas.

Verificado em 29 de outubro de 2026: escrevemos e reabrimos os dois arquivos XLSX com o ExcelJS, conferimos nomes de abas, células de data, referências de busca e resultados de fórmulas armazenados, e verificamos que não contêm macros nem conexões com pastas de trabalho externas. Não fizemos uma sessão visual no Microsoft Excel nem no LibreOffice. Abra a sua cópia no seu programa de planilhas, recalcule e confirme os dois totais de exemplo antes de trocar as linhas fictícias. Não some várias moedas em um único total sem uma regra de conversão explícita.

O que sobreviveu à verificação de importação local no CRM?

Analisamos o exemplo em inglês e o transformamos em JSON ciente do esquema, e o importamos pelo endpoint MCP real do Customermates em um espaço de trabalho local sintético. Foi um teste de JSON/API, não um teste do assistente nativo de XLSX do navegador. Uma lista de exemplo separada manteve um valor e uma probabilidade digitados à mão; ela não substituiu em silêncio o cálculo padrão do valor do negócio.

Repetir a mesma importação com a sua chave de idempotência devolveu o mesmo resultado, sem adicionar mais dois trabalhos. Para uma migração de verdade, leia antes os IDs atuais de listas, campos e opções e depois siga o contrato de importação JSON. Guarde um mapa dos IDs de origem da pasta de trabalho para os IDs de registro do CRM, releia os registros salvos e arquive a pasta de trabalho original. Isso não é uma migração de anexos, nem um recurso de desfazer, nem uma sincronização contínua.

Quatro regras de layout antes da primeira linha

1. Uma linha de cabeçalho, uma linha por registro. Sem células mescladas, sem linhas em branco, sem subtotais no meio dos dados.
2. Transforme cada aba em uma tabela do Excel. Selecione o intervalo, pressione Ctrl+T e dê um nome em Design da Tabela › Nome da Tabela: Companies, Contacts, Deals, Activities. As fórmulas abaixo usam esses nomes, e as tabelas crescem com as linhas novas.
3. Dê uma lista suspensa a cada lista fixa. Use Dados › Validação de Dados, Permitir: Lista, com uma tabela da aba Lists como origem. O guia de listas suspensas da Microsoft observa que as listas baseadas em uma tabela se atualizam sozinhas quando você adiciona ou remove itens.
4. Mantenha um ID de origem estável além dos nomes legíveis. O layout abaixo usa nomes exatos para o mapeamento nativo de vínculos do XLSX. A pasta de trabalho compacta para download também guarda IDs de origem para as buscas e para um mapeamento posterior por JSON/API. Os nomes ajudam as pessoas a escolher um registro; preserve o mapa de ID de origem para ID do registro quando os nomes mudarem.

O modelo, aba por aba

Os nomes das abas, das tabelas e das colunas, as etapas e os tipos de atividade ficam aqui em inglês, porque as fórmulas e a pasta de trabalho para download os usam; se você os traduzir, ajuste as fórmulas. As fórmulas estão escritas com os nomes de função em inglês e vírgulas como separadores. Um Excel em português mostra e exige os nomes traduzidos e o ponto e vírgula (por exemplo SOMASES para SUMIFS, CONT.SES para COUNTIFS, PROCX para XLOOKUP, HOJE para TODAY).

Lists

Pequenas tabelas que alimentam as listas suspensas. A tabela de etapas também traz uma probabilidade de ganho, que a aba Deals consulta.

Essas etapas e probabilidades são um exemplo. O Customermates não tem etapas predefinidas: crie as mesmas opções no campo Etapa da sua lista de negócios em Modelo de dados (ou deixe a configuração com IA montá-las na nuvem), e a coluna Stage será importada depois sem renomear nada. Trate as porcentagens como um primeiro palpite e troque-as quando você tiver alguns meses de negócios ganhos e perdidos para contar.

Companies

Colunas: Company (nome único), Industry (lista suspensa), Website, City, Country, Owner (lista suspensa a partir de Team), Notes. Decida de uma vez se você escreve "Ltda" ou "Ltda." e mantenha. Duas grafias são duas empresas para toda busca e para todo importador.

Contacts

Mantenha nome e sobrenome separados: a maioria dos CRMs exige os dois para criar uma pessoa.

Deals

Digite as duas fórmulas uma única vez na primeira linha de dados; a tabela as preenche para baixo:

F  Probability   =XLOOKUP([@Stage],Stages[Stage],Stages[Probability],0)
G  Weighted      =[@Value]*[@Probability]

O XLOOKUP exige o Excel para Microsoft 365, 2021 ou 2024. A referência do XLOOKUP da Microsoft diz que ele não está disponível no Excel 2016 e 2019, onde =INDEX(Stages[Probability],MATCH([@Stage],Stages[Stage],0)) faz o mesmo.

Para pintar de vermelho as datas de próximo passo vencidas, selecione as linhas de dados da coluna K e adicione uma regra em Página Inicial › Formatação Condicional › Nova Regra › "Usar uma fórmula para determinar quais células devem ser formatadas": =AND($K2<>"",TODAY()>$K2). A cor só aparece para quem abre o arquivo. A pasta de trabalho em si não avisa ninguém.

Activities

Uma linha por contato que importou: Date, Contact (nome completo), Deal (nome, ou vazio), Type (lista suspensa a partir de ActivityTypes), Owner, Summary (uma ou duas frases sobre o que foi dito e combinado) e Next step. É a única aba que responde a "o que dissemos a eles por último?", então preencha logo depois da ligação.

Dashboard

Cinco números do funil:

Open pipeline      =SUMIFS(Deals[Value],Deals[Stage],"<>Won",Deals[Stage],"<>Lost")
Weighted pipeline  =SUMIFS(Deals[Weighted],Deals[Stage],"<>Won",Deals[Stage],"<>Lost")
Win rate           =COUNTIFS(Deals[Stage],"Won")/MAX(1,COUNTIFS(Deals[Stage],"Won")+COUNTIFS(Deals[Stage],"Lost"))
Won this month     =SUMIFS(Deals[Value],Deals[Stage],"Won",Deals[Closed on],">="&EOMONTH(TODAY(),-1)+1)
Past next steps    =COUNTIFS(Deals[Next step date],"<"&TODAY(),Deals[Stage],"<>Won",Deals[Stage],"<>Lost")

Para o funil por etapa, insira uma tabela dinâmica a partir de Deals com Stage em Linhas e Value em Valores e coloque um gráfico de barras sobre ela. Atualize-a depois das edições.

Quando duas ou mais pessoas vendem, adicione um acompanhamento por vendedor. Coloque a segunda-feira da semana em B1 e um nome por linha a partir de A4, e depois copie para baixo estas fórmulas da linha 4:

Calls            =COUNTIFS(Activities[Owner],$A4,Activities[Type],"Call",Activities[Date],">="&$B$1,Activities[Date],"<"&$B$1+7)
Meetings         =COUNTIFS(Activities[Owner],$A4,Activities[Type],"Meeting",Activities[Date],">="&$B$1,Activities[Date],"<"&$B$1+7)
Open pipeline    =SUMIFS(Deals[Value],Deals[Owner],$A4,Deals[Stage],"<>Won",Deals[Stage],"<>Lost")
Won this week    =SUMIFS(Deals[Value],Deals[Owner],$A4,Deals[Stage],"Won",Deals[Closed on],">="&$B$1,Deals[Closed on],"<"&$B$1+7)
Past next steps  =COUNTIFS(Deals[Owner],$A4,Deals[Next step date],"<"&TODAY(),Deals[Stage],"<>Won",Deals[Stage],"<>Lost")

Muitas ligações com um funil parado apontam para um problema de qualificação. Uma contagem crescente de próximos passos vencidos aponta para um problema de follow-up. Use o acompanhamento para orientar a equipe, não como ranking público, ou as contagens de atividade começam a inflar.

Dicas para aproveitar a planilha CRM

Uma planilha de CRM funciona enquanto alguém cuida dela. Cinco hábitos mantêm o modelo útil:

• Atualize logo depois de cada conversa. Data do último contato, resumo na aba Activities e um próximo passo com data. Uma planilha preenchida às sextas já nasce desatualizada.
• Revise os dados uma vez por mês. Procure empresas escritas de dois jeitos, contatos duplicados, negócios parados na mesma etapa e datas de próximo passo vencidas.
• Pergunte algo ao Dashboard. Em qual etapa os negócios travam? Quantos próximos passos estão vencidos? Quem tem muitas ligações e pouco funil? Um número que ninguém lê é um número a menos para manter.
• Controle quem abre o arquivo. Quem consegue abrir a pasta de trabalho lê todas as abas; compartilhe só com quem precisa e prefira o OneDrive ou o SharePoint a anexos por e-mail, para não multiplicar cópias.
• Faça backup e saiba a hora de sair. Guarde uma cópia datada toda semana e releia a lista de verificação de migração abaixo a cada trimestre.

Excel, Google Sheets ou um CRM?

Onde uma planilha CRM deixa de funcionar

O tamanho raramente é o motivo; estes limites aparecem primeiro.

• Vínculos são texto. Renomeie uma empresa e todo contato, negócio e busca que usava o nome antigo passa a apontar para o nada, até você rodar Localizar e Substituir na pasta de trabalho inteira.
• O arquivo espera por você. Uma data vermelha só ajuda quem abre a planilha, e as mensagens de e-mail, LinkedIn ou WhatsApp só chegam quando alguém digita um resumo.
• O acesso é tudo ou nada. Quem consegue abrir a pasta de trabalho consegue ler todas as abas.
• Dados pessoais se espalham em cópias. Pelo GDPR, uma pessoa pode perguntar o que você guarda sobre ela (artigo 15) e pedir que seja apagado (artigo 17). A LGPD, no Brasil, dá ao titular direitos parecidos, como acesso e eliminação dos dados (Art. 18); isto é só contexto geral, não aconselhamento jurídico. Com uma pasta de trabalho, atender a um pedido significa procurar cada cópia em cada notebook e em cada pasta de enviados.

Hora de migrar: uma lista de verificação

• Duas ou mais pessoas atualizam os mesmos negócios em uma semana normal.
• Um follow-up escapou porque a data dele estava em uma coluna que ninguém filtrava.
• Você copia mensagens do LinkedIn ou do WhatsApp para a planilha, ou parou de fazer isso sem dizer a ninguém.
• Consertar o Dashboard leva mais tempo do que lê-lo.
• Alguém pergunta quem pode ver a lista de clientes, e a resposta honesta é "qualquer um com o arquivo".

Se duas delas forem verdadeiras, eu migraria. Uma só costuma dar para resolver dentro da pasta de trabalho.

Levando o modelo para o Customermates

O Customermates importa pastas de trabalho do Excel (.xlsx ou .xls) e arquivos CSV, uma lista por vez. A documentação de importação traz as regras completas. Uma planilha só faz follow-up quando alguém se lembra de abri-la. Quando a planilha está no Customermates, as conversas de cada cliente ficam no registro do cliente (no Customermates Cloud a partir do Pro), o Mate ou o seu próprio agente de IA redige a resposta e o próximo passo, e a data do próximo passo alimenta o seu painel em vez de uma célula vermelha. Veja onde as colunas do modelo vão parar:

1. Crie primeiro os campos personalizados

   Em Modelo de dados, abra a lista e escolha Adicionar, depois Campo. Para cada coluna de lista suspensa, crie um campo Escolha única cujos rótulos de opção sejam idênticos aos da sua aba Lists; a importação sinaliza toda célula que não for uma opção. Confira o campo de etapa e as probabilidades no seu espaço de trabalho; a configuração com IA e os espaços de trabalho existentes podem usar listas e opções diferentes. Crie ou ajuste as opções necessárias em Modelo de dados em vez de supor que elas coincidem com este exemplo.

2. Decida como os valores dos negócios entram

   O valor de um negócio no Customermates é a soma dos seus itens de linha, cada um com o preço de um serviço vezes a quantidade. Importe primeiro a sua lista de preços em Serviços (Nome e Preço são obrigatórios) e depois adicione os itens de linha, com as quantidades, em cada negócio. Se cada negócio tem o seu próprio preço, um campo de entrada Dinheiro pode guardar o número. Ele não substitui automaticamente o cálculo existente por itens de linha; quem gerencia o esquema precisa visualizar e mudar de propósito a configuração de valor e ponderação, se esse for o modelo pretendido.

3. Importe na ordem das dependências

   Serviços, depois empresas em Organizações, depois contatos, depois negócios. Os vínculos são associados pelo nome, sem diferenciar maiúsculas de minúsculas, então uma empresa precisa existir antes de um contato apontar para ela, e um nome que não corresponde a nenhum registro ou a vários é sinalizado. Uma vírgula separa nomes dentro de uma célula, então uma firma chamada "Hale, Brook and Partners" precisa ser renomeada antes da importação ou ter o vínculo definido à mão depois.

4. Rode o assistente

   Em cada lista, abra Mais ações, escolha Adicionar de um arquivo e selecione o arquivo. O assistente pergunta qual aba importar, então a pasta de trabalho pode manter as outras abas; salve-a como .xlsx. Hoje um arquivo pode ter até 10 MB e 5.000 linhas. Associe cada coluna a um campo; endereços de e-mail, telefones e perfis do LinkedIn vão para o campo Dados de contato do contato.

5. Corrija ou pule as linhas com problema

   A verificação lista cada problema por linha antes que algo seja adicionado. Corrija as células no Excel e verifique de novo, ou importe o resto e pule essas linhas. Uma importação não tem como ser desfeita, então rode dez linhas primeiro.

6. Transforme os próximos passos em aberto em tarefas

   De Activities, leve só os próximos passos em aberto, como tarefas vinculadas ao negócio e ao contato e atribuídas ao responsável. As tarefas não têm campo de data de vencimento, então adicione um campo personalizado Data para a data. O histórico mais antigo pode ir para as Notas do negócio ou ficar na pasta de trabalho arquivada.

O que substitui o dashboard e as células vermelhas

• O funil vira a lista Negócios como um quadro agrupado por Etapa, com valor total e ponderado por coluna; a visão de pipeline mostra como é.
• Os próximos passos vencidos viram uma visualização salva de negócios com uma data de próximo passo, ordenada do mais antigo para o mais novo. Para negócios em que ninguém mexeu, filtre Atualizado em com Mais antigo que… e 14 dias.
• A checagem da manhã pode rodar no Customermates Cloud. O Customermates não tem lembretes nem notificações, mas uma rotina programada para rodar todo dia às 08:00 pode executar uma instrução como esta, usando créditos de IA hospedados:

Uma rotina age com o acesso do seu dono, e o Mate envia mensagens quando é mandado, então a instrução precisa dizer o que ela não deve fazer. O Starter inclui 1 rotina por usuário e o Pro 5; a documentação de rotinas lista os limites de execução.

• A aba Activities dá lugar, no Pro e acima, à caixa de entrada unificada, que mantém as conversas de e-mail, LinkedIn, WhatsApp, Instagram e Telegram junto do contato. O Pro inclui 1 conta conectada por usuário, o Business 3. O Starter não tem caixa de entrada.

Quanto custa e quando o Customermates é o passo errado

A cobrança é mensal, e o teste hospedado dura 14 dias no Pro, sem cartão de crédito: comece o seu teste e importe uma aba para ver os seus próprios negócios lá. Cada plano hospedado pago inclui créditos de IA hospedados mensais por usuário ativo; veja os preços.

O Customermates tem campos calculados, incluindo valores do mesmo registro e totais de registros vinculados. Ele é o passo errado se você precisa de uma planilha geral, com fórmulas de célula arbitrárias e layouts de pasta de trabalho; mantenha essa análise no Excel por meio da exportação. Também é o passo errado se a sua equipe precisa de discador telefônico, de campanhas de e-mail ou de um app nativo no celular: o Customermates não tem app mobile, telefonia nem ferramenta de campanhas. Procure um CRM que ofereça isso.

Perguntas frequentes

Detalhes do Excel e do Google Sheets verificados em 8 de outubro de 2026 nas páginas da Microsoft Excel specifications and limits, Excel with earlier versions, co-authoring, drop-down lists, XLOOKUP e Dynamics 365 Sales, e nos limites de arquivo do Drive do Google.