CRM voor de bouw: de offerteaanvraag bleef liggen terwijl je op een klus stond. Volg ze allemaal op.

Een CRM voor de bouw is software waarin je elke aanvraag, offerte en klant bijhoudt, zodat je weet wie je moet terugbellen en wanneer. Dat is iets anders dan werkbeheersoftware: een CRM bewaakt de commerciële kant, van het eerste WhatsApp-bericht tot de getekende offerte, en plant geen ploegen en schrijft geen facturen. Customermates is zo'n CRM.

Je gaat langs, stuurt de prijs en het werk slokt je op, en de offerte valt stil. Een WhatsApp-aanvraag komt binnen terwijl je op een dak staat en is 's avonds weggezakt. Het bewaart elke aanvraag van een bouw- of installatiebedrijf op het klantrecord. In Customermates Cloud vanaf Pro schrijft Mate het antwoord en de volgende stap als je erom vraagt of via een routine, of je eigen AI-agent (Claude, ChatGPT of elke client die MCP spreekt) doet dat via MCP. Jij leest na, past aan en verstuurt, en volgende stappen met datum staan op je dashboard. Het plant geen ploegen, schrijft geen offertes, verstuurt geen facturen en is geen native app voor je telefoon. Daarvoor past software voor de buitendienst zoals Jobber, Housecall Pro of, in Duitsland, HERO of Plancraft beter; de tabel hieronder laat zien waar de grens loopt.

Customermates is een open source, AI-native CRM, gemaakt in Duitsland. Deze pagina laat zien hoe elektriciens, loodgieters, cv- en airco-installateurs, installateurs van zonnepanelen, bouwbedrijven, schoonmaakbedrijven en garages het inrichten, wat het kost en wat ze elders houden.

Algemeen CRM of software voor de bouw: wat past bij je bedrijf?

De meeste producten die als CRM voor vakmensen worden verkocht, zijn werkbeheersuites met een klantenlijst erin. Ze zijn de juiste keuze als de buitendienst je knelpunt is. Een CRM is de betere keuze als de klussen goed lopen en het werk eerder weglekt: de terugbelafspraak die je vergat, de offerte die drie weken bleef liggen.

Een algemeen CRM past bij je als je zelf bepaalt welke velden en fases je nodig hebt, aanvragen via meerdere kanalen binnenkrijgt en je software voor planning en facturatie al hebt. Software speciaal voor de bouw past als je ploegen, uren, materialen en facturen op één plek wilt regelen. Kies op wat je het meeste werk kost, niet op de naam.

Sommige bedrijven gebruiken beide: werkbeheersoftware voor het werk zelf en Customermates voor de commerciële kant, zoals bouwbedrijven die op aanbestedingen inschrijven of installateurs die vervangingen en onderhoudscontracten verkopen. Dat heeft alleen zin als de overlap je niet dubbel typwerk oplevert.

Waarom heeft een bouwbedrijf of installateur een CRM nodig?

Een CRM voor de bouw verhelpt vooral het werk dat tussen twee klussen weglekt. Dit heeft een bouw- of installatiebedrijf nodig:

• Aanvragen komen overal vandaan. Een WhatsApp met drie foto's, een gemist telefoontje, een e-mail van een vastgoedbeheerder, een bericht op Instagram. Als ze niet in één lijst belanden, blijven sommige zonder antwoord.
• Offertes vallen stil. Je gaat langs, stuurt de prijs en het werk slokt je op. De klant die tien dagen niets hoort, boekt vaak iemand anders.
• Twee soorten werk. Een lekkende kraan wordt dezelfde dag ingepland. Een warmtepomp, een nieuwe elektra-installatie of een dak loopt via een opname ter plaatse, een offerte en weken wachten. Een pipeline moet beide laten zien zonder de grote klussen te begraven.
• Terugkerend werk heeft een datum. Cv-onderhoud, elektrakeuringen, gascontroles, onderhoud aan airco's, glazenwasrondes. Het geld zit in klanten bellen voordat ze iemand anders bellen.
• Sommige klanten zijn bedrijven. Verhuurders, vastgoedbeheerders en hoofdaannemers sturen veel klussen naar veel locaties, en je wilt hun historie op één plek.

Een inrichting voor de bouw en installatie in Customermates

Een nieuwe werkruimte begint zonder lijsten: je maakt de lijsten die je nodig hebt (contactpersonen, organisaties, deals of je eigen) in het Datamodel, of laat AI-setup ze in de cloud bouwen. Klanten in plaats van Contactpersonen en Klussen in plaats van Deals passen bij de meeste vakken, en je kunt elke lijst later hernoemen in het Datamodel onder Algemeen. Elke veldnaam hieronder is een voorbeeld.

Fases en de waarde van open offertes

De fase is een veld met enkele keuze dat je zelf bepaalt, en elke optie kan een winkans krijgen. Een startpunt: Nieuwe aanvraag 10%, Opname 25%, Offerte verstuurd 40%, Akkoord 90%, Ingepland 100%, Afgerond 100%, Verloren 0%. Spoedreparaties gaan van Nieuwe aanvraag direct naar Ingepland; grote klussen doorlopen elke fase. Filter het bord op Soort klus als je maar één soort wilt zien.

De waarde van een klus is de som van zijn regels, elk een dienst maal aantal. Een warmtepompinstallatie die is geoffreerd voor € 14.000 staat in Offerte verstuurd met een gewogen waarde van € 5.600. Dat is rekenwerk met je eigen kansen, geen prognose. Op het pipelinebord is elke klus een kaart die je tussen fases sleept, en je kunt er meerdere mensen aan toewijzen.

Vier opgeslagen weergaven voor de ochtend

1. Nieuwe aanvragen: klussen in Nieuwe aanvraag, nieuwste eerst.
2. Offertes nabellen: klussen in Offerte verstuurd, gesorteerd op Opvolgen op, vroegste eerst. Sorteer in plaats daarvan op Offerte verstuurd op om de oudste offertes eerst te zien.
3. Deze week ingepland: klussen in Ingepland, gesorteerd op Gepland voor. Dit is een lijst, geen planning; hij controleert niet wie er vrij is.
4. Onderhoud aan de beurt: klanten met een datum bij Volgend onderhoud, daarop gesorteerd, de eerstvolgende bovenaan. Datumfilters op je eigen velden nemen vaste datums (voor, na, tussen), dus een sortering houdt deze weergave actueel zonder dat je hem hoeft aan te passen.

Deel Onderhoud aan de beurt met de hele ploeg of met geselecteerde rollen, zodat kantoor en de busjes met dezelfde lijst werken.

Op het dashboard toont een widget Aankomend op Opvolgen op de klussen die de komende dagen aan de beurt zijn, met een sectie Achterstallig. Customermates stuurt geen herinneringen; de lijst is wat je elke ochtend opent.

WhatsApp en e-mail in één inbox (Pro en hoger)

In Customermates Cloud brengt de gecombineerde inbox vanaf Pro e-mail uit Gmail, Outlook of IMAP samen met WhatsApp, Instagram, Telegram en LinkedIn. Je antwoordt op het oorspronkelijke kanaal. Het filter Deelnemers: niet volledig gekoppeld toont gesprekken met mensen voor wie nog geen contactpersoon bestaat, wat in een vakbedrijf meestal nieuwe aanvragen betekent. Koppel de afzender één keer en elk gesprek met dat nummer of adres verschijnt op de tijdlijn van de klant. Foto's die een klant stuurt, blijven in het gesprek; download de foto's die je nodig hebt en voeg ze toe aan een veld van het type Bestand bij de klus.

Houd rekening met twee details. Pro bevat 1 gekoppeld account per gebruiker, dus een zzp'er die WhatsApp en een mailbox in de inbox wil, heeft Business nodig, dat er 3 bevat. Een team op Pro kan het verdelen: kantoor koppelt WhatsApp, de eigenaar koppelt e-mail. En gesprekken blijven privé voor degene die het account heeft gekoppeld totdat die een thread deelt; een heel account delen vraagt Business. Telefoongesprekken en sms zijn geen kanalen.

Een avondronde langs de aanvragen met Mate (Customermates Cloud)

Mate is de assistent in Customermates Cloud en draait op gehoste AI-credits die elk betaald cloudabonnement per actieve gebruiker bevat; gesprekken in de inbox lezen vraagt Pro of hoger. Een routine voert een opgeslagen opdracht uit volgens een schema. Kies Elke dag om 18:00 en schrijf bijvoorbeeld:

Kijk naar inboxgesprekken waarvan het laatste bericht vandaag is ontvangen
en waarvan de afzender niet aan een contactpersoon is gekoppeld. Maak voor
elk gesprek dat een aanvraag voor een klus is een klus aan in de fase Nieuwe
aanvraag, met de soort klus en het adres van de locatie als de klant die
heeft genoemd. Sla een kort conceptantwoord op dat de klant bedankt en
vraagt om foto's en twee tijdstippen die schikken voor een opname ter
plaatse. Verstuur niets. Sluit af met een lijst: naam, kanaal, soort klus,
concept opgeslagen ja of nee.

Een tweede routine op maandagochtend kan klussen in Offerte verstuurd zonder update van tien dagen vinden en voor elk een beleefd opvolgconcept opslaan.

Starter bevat 1 routine per gebruiker en Pro 5; de inboxronde hierboven vraagt Pro, omdat Starter geen inbox heeft. Liever je eigen agent? Koppel Claude, ChatGPT of elke client die MCP spreekt, op elk abonnement of een zelf gehoste server (zonder de inbox), met modelgebruik dat je AI-aanbieder factureert. Je client volgt de rechten van het account waarmee hij verbinding maakt; of hij eerst vraagt voordat hij iets doet, hangt van de client af.

Aanpassingen per vak

Wat Customermates niet doet voor vakmensen

• Geen planbord, uitzending, routes of beschikbaarheid van monteurs. Een klus met een datum bij Gepland voor is een datum die je in een weergave ziet, geen reservering.
• Geen offertes, facturen of betalingen. Schrijf de offerte in je vak- of boekhoudsoftware en leg de waarde vast bij de klus.
• Geen tijdregistratie, werkdagboek, materialen of voorraad.
• Geen native iOS- of Android-app en geen offlinemodus. De webapp draait in de browser van je telefoon.
• Taken hebben geen vervaldatums, herinneringen of meldingen. Voeg een datumveld en een opgeslagen weergave toe, of laat een routine het controleren.
• Geen telefoonsysteem of sms, en geen bulkberichten naar alle klanten.

Als een van deze punten de belangrijkste reden is dat je zoekt, kijk dan naar software die daarvoor is gebouwd. Customermates publiceert deze pagina; de gegevens over leveranciers komen uit een verificatie op de eigen website van elke leverancier op 8 oktober 2026.

Wat het kost

Prijzen gelden per actieve gebruiker per maand, maandelijks gefactureerd. Elk betaald abonnement bevat REST, webhooks en MCP.

Elk betaald cloudabonnement voegt per actieve gebruiker maandelijks gehoste AI-credits voor Mate toe; de bedragen staan op de prijzenpagina. Plekken gelden per gebruiker, dus monteurs die nooit inloggen hebben geen account nodig. Je kunt de open source kern zonder licentiekosten op je eigen server draaien, maar een zelf gehoste installatie heeft geen inbox, geen Mate en geen routines.

Overstappen vanuit een spreadsheet of telefooncontacten

Sla je klantenlijst op als Excel-werkmap (.xlsx) of CSV-bestand. Importeer verhuurders en aannemers eerst als organisaties, daarna contactpersonen met een kolom met hun bedrijfsnaam, zodat de import ze koppelt. Openstaande klussen komen als laatste, met fase, soort klus en offertedatums. Records worden per recordtype geïmporteerd en geëxporteerd; de gids over records noemt de limieten. In Customermates Cloud is de primaire database geconfigureerd in de AWS-regio Frankfurt, staan de subverwerkers vermeld en is een verwerkersovereenkomst beschikbaar.

Veelgestelde vragen