CRM voor coaches: na het kennismakingsgesprek komt stilte. Volg elke aanvraag en verlenging op.

Na een kennismakingsgesprek hangt de verkoop vaak af van wie opvolgt, en hoe snel. Aanvragen worden stil, en een pakket loopt af zonder dat iemand het gesprek over verlenging begint. Customermates is een CRM voor coaches die die momenten in beeld houdt. E-mail- en WhatsApp-gesprekken staan bij het klantrecord, elk pakket heeft een einddatum en volgende stappen met een datum, en Mate of je eigen AI-agent (Claude, ChatGPT of elke client die MCP spreekt) stelt het antwoord en de volgende stap op, die jij nakijkt, aanpast en verstuurt. De inbox vereist Customermates Cloud vanaf Pro, en het aantal verbonden accounts hangt af van het abonnement. Het boekt geen sessies en neemt geen betalingen aan, dus veel coaches combineren het met een tool voor de uitvoering; de tabel hieronder noemt er een paar.

Wat een coachingpraktijk van een CRM nodig heeft

Coaching verkoopt anders dan de meeste kleine bedrijven, en die verschillen bepalen welke velden en weergaven je nodig hebt:

• Het kennismakingsgesprek is de verkoop. Veel klanten beslissen na één gesprek. Wat telt is hoe snel je daarna opvolgt, en met wat.
• Je verkoopt pakketten, geen uren. Een pakket van 10 sessies of een programma van zes maanden heeft een begin, een einde en een verlengingsgesprek dat iemand moet starten.
• De betaler is vaak niet de klant. Bij executive coaching en leiderschapscoaching boekt en betaalt HR of een leidinggevende, en is de coachee degene met wie je werkt. Beiden horen in het record.
• Doorverwijzingen zijn vaak het belangrijkste kanaal. Als je nooit vastlegt wie een klant stuurde, kun je diegene niet bedanken en zie je niet welke relaties werk opleveren.
• Klanten schrijven waar ze willen. De een mailt, een ander stuurt WhatsApp-spraakberichten, een derde vond je via Instagram.

Een inrichting voor coaching in Customermates

Een nieuwe werkruimte start zonder lijsten: je maakt de lijsten die je nodig hebt (contactpersonen, organisaties, deals of eigen lijsten) aan in Datamodel, of laat de AI-setup ze in de cloud opbouwen. Hier is één manier om een CRM voor coaching in vijf lijsten in te delen; elke veldnaam is een voorbeeld dat je kunt aanpassen.

Een contactpersoon kan aan meerdere organisaties en deals worden gekoppeld, dus de HR-contactpersoon die drie coachees boekte, staat bij alle drie de pakketten.

Fases en pakketwaarde

De fase van een deal is een veld met enkele keuze dat je zelf definieert, en elke optie krijgt een winkans. Een beginpunt: Aanvraag 10%, Kennismakingsgesprek gepland 25%, Kennismakingsgesprek gehad 50%, Aanbod verstuurd 70%, Ingeschreven 100%, Nu niet 0%. Houd "Ingeschreven" als gewonnen fase en volg de lopende periode met de twee datumvelden, zodat het bord de verkooptrechter toont en je weergaven de lopende pakketten.

De waarde van een deal is de som van de regelitems, elk een dienst maal aantal. Draagt de dienst "Coachingsessie" je tarief van €180 en bevat een pakket 10 sessies, dan is de deal €1.800 waard, en in Aanbod verstuurd is de gewogen waarde €1.260. Dat is rekenwerk op basis van je eigen kansen, geen voorspelling. Op het pipelinebord is elk pakket een kaart die je tussen fases sleept.

Opgeslagen weergaven voor maandagochtend

1. Wachten na het kennismakingsgesprek: deals in Kennismakingsgesprek gehad of Aanbod verstuurd, gesorteerd op laatste wijziging, oudste eerst.
2. Pakketten die aflopen: deals in Ingeschreven, gesorteerd op Pakket eindigt.
3. Doorverwijzers: contactpersonen met Rol Doorverwijzer, gesorteerd op laatste wijziging, zodat je ziet wie je nog niet hebt bedankt.
4. Zakelijke klanten: organisaties met Relatie Actief of Voormalig, gesorteerd op laatste wijziging.

Werk je met een assistent of een tweede coach, deel dan vanuit het menu een weergave zoals Doorverwijzers, dan zien jullie allebei dezelfde lijst, altijd actueel.

Klantberichten in één inbox (Pro en hoger)

In Customermates Cloud vanaf Pro brengt de gecombineerde inbox e-mail van Gmail, Outlook of IMAP samen met WhatsApp, Instagram, LinkedIn en Telegram. Je antwoordt op het oorspronkelijke kanaal. Voeg het adres of nummer van een afzender één keer toe aan een contactpersoon, en elk gesprek met die persoon verschijnt bij de contactpersoon.

Controleer het aantal accounts voordat je een abonnement kiest. Pro bevat 1 verbonden account per gebruiker, dus een coach die een mailbox en WhatsApp in de inbox wil, heeft Business nodig, dat 3 bevat. Gesprekken van je eigen accounts blijven privé: collega's zien een gesprek pas nadat je het deelt.

Wekelijkse verlengingscheck met Mate (Customermates Cloud)

Mate is de assistent in Customermates Cloud. Mate draait op gehoste AI-credits die elk betaald cloudabonnement per actieve gebruiker bevat; gesprekken in de inbox lezen vereist Pro of hoger. Vraag vóór een sessie in de chat:

Stel voor verlengingen een routine in, een opgeslagen instructie die Mate volgens een schema of bij een wijziging van een record uitvoert. Kies Elke week onder Herhaalt, maandag om 08:00, met instructies zoals deze:

Zoek deals in de fase Ingeschreven waarvan de datum Pakket eindigt binnen de
komende 21 dagen valt. Lees voor elke deal het laatste inboxgesprek met de
klant. Bewaar een kort concept waarin je vraagt hoe het werk loopt en een
gesprek aanbiedt over de vervolgstappen. Verstuur niets. Sluit af met een
lijst: klant, einddatum van het pakket, concept bewaard ja of nee.

Elke run heeft een creditlimiet, dus houd de instructie bij één duidelijke taak; de routinelimieten noemen de huidige waarden.

Een tweede routine kan in plaats daarvan op een wijziging reageren: als de Fase van een deal verandert in Ingeschreven, maakt ze een taak "Intakevragenlijst sturen" aan, gekoppeld aan die deal en aan jou toegewezen. Starter bevat 1 routine per gebruiker en Pro 5.

Liever je eigen AI-client? Verbind Claude, ChatGPT of een andere client via MCP. Dat werkt op elk abonnement en op zelf gehoste installaties, waarbij het modelgebruik door je AI-aanbieder wordt gefactureerd.

Wat Customermates niet doet voor coaches

• Geen sessies boeken, betalingen, contracten, klantenportaal, werkbladen of cursusuitvoering.
• Geen sessieteller. Tel de sessies van een pakket in je boekingstool, of houd het aantal gebruikte sessies bij in een veld Getal bij de deal en werk dat zelf bij.
• Taken hebben geen vervaldatums, herinneringen of meldingen. Voeg een datumveld en een opgeslagen weergave toe, of laat een routine het controleren.
• Geen nieuwsbrieven, e-mailreeksen of bulkverzendingen naar een groep klanten.
• Geen mobiele app.

Is een van deze punten de reden dat je zoekt, kijk dan naar een tool die voor de uitvoering is gemaakt. Customermates publiceert deze pagina; de gegevens van aanbieders zijn op 8 oktober 2026 gecontroleerd op de eigen website van elke aanbieder.

Een werkbare verdeling is twee systemen: een coachingplatform voor de uitvoering en Customermates voor aanvragen, verlengingen en gesprekken. Een webhook gaat af als een deal verandert, zodat een n8n-workflow die je apart draait gegevens kan doorgeven aan de andere tool, mits die tool een API heeft.

Wat het kost

Prijzen gelden per actieve gebruiker per maand, maandelijks gefactureerd. Elk betaald abonnement bevat REST, webhooks en MCP.

Elk betaald abonnement voegt per actieve gebruiker maandelijks gehoste AI-credits voor Mate toe; de bedragen staan op de prijspagina. De open-source kern op je eigen server draaien kost geen licentie, maar een zelf gehoste installatie heeft geen inbox, geen Mate en geen routines.

Overstappen vanuit een spreadsheet

1. Bewaar je lijst als Excel of CSV

   De import leest Excel-werkmappen (.xlsx) en CSV-bestanden. Bewaar andere formaten eerst als .xlsx of .csv.

2. Importeer bedrijven, daarna personen

   Importeer eerst de betalende organisaties. Voeg in het contactenblad een kolom toe met de bedrijfsnaam van elke persoon, en de import koppelt ze.

3. Importeer openstaande en lopende pakketten als deals

   Neem de fase en de twee pakketdatums mee en voeg daarna een regelitem met de dienst en het aantal toe zodat elke deal zijn waarde krijgt.

4. Verbind je mailbox

   Verbind hem op Pro of hoger onder Instellingen › Kanalen & agenda's en koppel de mensen met wie je schrijft aan hun contactpersoon.

5. Bewaar de weergaven en de routine

   Bewaar de vier weergaven hierboven en stel daarna de wekelijkse verlengingscheck in.

Vertrouwelijkheid van klantgegevens

Coachinggesprekken zijn persoonlijk. Bepaal wat in een CRM thuishoort: contactgegevens, pakket, fase en de grote lijnen van de relatie. Gedetailleerde sessienotities passen vaak beter in een tool voor de uitvoering of in je eigen bestanden. Leg je gezondheidsgegevens of gegevens over geestelijke gezondheid vast, dan zijn dat bijzondere categorieën persoonsgegevens onder art. 9 AVG, met strengere voorwaarden.

• In Customermates Cloud is de primaire productiedatabase ingesteld in de AWS-regio Frankfurt. Hosting en de andere subverwerkers, waaronder Amerikaanse aanbieders en de AI-aanbieders van Mate, staan op de pagina Subverwerkers, en een verwerkersovereenkomst is beschikbaar.
• Een aangepaste rol met leesrechten Toegewezen beperkt een medewerkende coach tot de klanten die aan hem of haar zijn toegewezen.
• Het activiteitenlog legt vast wie welk record heeft gewijzigd.
• Customermates heeft geen certificering zoals ISO 27001 of SOC 2.

Veelgestelde vragen