CRM para coaches: tras la llamada exploratoria llega el silencio. Haz seguimiento de cada consulta y renovación.

Después de una llamada exploratoria, la venta suele depender de quién hace el seguimiento y de lo rápido que lo haga. Las consultas se enfrían, y un paquete termina sin que nadie empiece la conversación de renovación. Customermates, un CRM para coaches, mantiene esos momentos a la vista. Los hilos de correo y WhatsApp quedan en la ficha del cliente, cada paquete tiene una fecha de fin y siguientes pasos con fecha, y Mate o tu propio agente de IA (Claude, ChatGPT o cualquier cliente que hable MCP) redacta la respuesta y el siguiente paso para que los revises, los edites y los envíes. La bandeja de entrada requiere Customermates Cloud desde Pro, y el número de cuentas conectadas depende del plan. No reserva sesiones ni cobra pagos, así que muchos coaches lo combinan con una herramienta de entrega; la tabla de más abajo nombra algunas.

Qué necesita una práctica de coaching de un CRM

El coaching se vende de forma distinta a la de la mayoría de las pequeñas empresas, y esas diferencias deciden qué campos y vistas necesitas:

• La llamada exploratoria es la venta. Muchos clientes deciden después de una sola conversación. Lo que importa es lo rápido que haces el seguimiento después, y con qué.
• Vendes paquetes, no horas. Un paquete de 10 sesiones o un programa de seis meses tiene un inicio, un final y una conversación de renovación que alguien tiene que empezar.
• Quien paga no suele ser el cliente. En el coaching ejecutivo y de liderazgo, RR. HH. o un responsable reserva y paga, y el coachee es la persona con la que trabajas. Ambos pertenecen al registro.
• Las recomendaciones suelen ser el canal principal. Si nunca registras quién te envió a un cliente, no puedes darle las gracias ni ver qué relaciones traen trabajo.
• Los clientes escriben donde les parece. Uno envía correo, otro envía notas de voz de WhatsApp, un tercero te encontró en Instagram.

Una configuración para coaching en Customermates

Un espacio de trabajo nuevo empieza sin listas: tú creas las listas que necesitas (contactos, organizaciones, oportunidades o las tuyas) en Modelo de datos, o dejas que la configuración con IA las cree en la nube. Aquí tienes una forma de organizar cinco listas para una práctica de coaching; todos los nombres de campo son ejemplos que puedes cambiar.

Un contacto puede vincularse a varias organizaciones y oportunidades, así que el contacto de RR. HH. que reservó tres coachees aparece en los tres paquetes.

Etapas y valor del paquete

La etapa de la oportunidad es un campo de selección única que defines tú, y cada opción lleva una probabilidad de éxito. Un punto de partida: Consulta 10 %, Llamada exploratoria programada 25 %, Llamada exploratoria realizada 50 %, Oferta enviada 70 %, Inscrito 100 %, Ahora no 0 %. Deja «Inscrito» como etapa de ganada y sigue el periodo activo con los dos campos de fecha, de modo que el tablero muestra el embudo de ventas y tus vistas muestran los paquetes en curso.

El valor de una oportunidad es la suma de sus partidas, cada una un servicio por una cantidad. Si el servicio «Sesión de coaching» lleva tu tarifa de 180 € y un paquete incluye 10 sesiones, la oportunidad vale 1800 €, y en Oferta enviada su valor ponderado es de 1260 €. Es aritmética con tus propias probabilidades, no una predicción. En el tablero del pipeline cada paquete es una tarjeta que arrastras entre etapas.

Vistas guardadas para el lunes por la mañana

1. A la espera tras la llamada exploratoria: oportunidades en Llamada exploratoria realizada u Oferta enviada, ordenadas por última actualización, de la más antigua a la más reciente.
2. Paquetes que terminan: oportunidades en Inscrito, ordenadas por Fin del paquete.
3. Prescriptores: contactos con Función Prescriptor, ordenados por última actualización, para ver a quién aún no has dado las gracias.
4. Clientes corporativos: organizaciones con Relación Activa o Pasada, ordenadas por última actualización.

Si trabajas con un asistente o con un segundo coach, comparte una vista como Prescriptores desde su menú, y los dos ven la misma lista, siempre al día.

Mensajes de clientes en una sola bandeja (Pro y superiores)

En Customermates Cloud desde Pro, la bandeja de entrada unificada reúne el correo de Gmail, Outlook o IMAP con WhatsApp, Instagram, LinkedIn y Telegram. Respondes por el canal original. Añade una sola vez la dirección o el número de un remitente a un contacto, y todas las conversaciones con esa persona aparecen en el contacto.

Comprueba el número de cuentas antes de elegir un plan. Pro incluye 1 cuenta conectada por usuario, así que un coach que quiere un buzón y WhatsApp en la bandeja de entrada necesita Business, que incluye 3. Las conversaciones de tus propias cuentas siguen siendo privadas: los compañeros ven un hilo solo después de que lo compartas.

Revisión semanal de renovaciones con Mate (Customermates Cloud)

Mate es el asistente de Customermates Cloud. Funciona con créditos de IA alojada que todos los planes de pago en la nube incluyen por usuario activo; leer las conversaciones de la bandeja de entrada requiere Pro o superior. Antes de una sesión, pregunta en el chat:

Para las renovaciones, configura una rutina, una instrucción guardada que Mate ejecuta según una programación o cuando cambia un registro. Elige Cada semana en Se repite, lunes a las 08:00, con instrucciones como estas:

Busca las oportunidades en la etapa Inscrito cuya fecha de Fin del paquete
caiga en los próximos 21 días. Para cada una, lee la última conversación de
la bandeja de entrada con el cliente. Guarda un borrador breve que pregunte
cómo va el trabajo y proponga una llamada sobre los siguientes pasos. No
envíes nada. Termina con una lista: cliente, fecha de fin del paquete,
borrador guardado sí o no.

Cada ejecución tiene un límite de créditos, así que limita la instrucción a una tarea clara; los límites de las rutinas indican los valores actuales.

Una segunda rutina puede reaccionar a un cambio: cuando la Etapa de una oportunidad cambie a Inscrito, crea una tarea «Enviar el cuestionario de admisión» vinculada a esa oportunidad y asignada a ti. Starter incluye 1 rutina por usuario y Pro incluye 5.

¿Prefieres tu propio cliente de IA? Conecta Claude, ChatGPT u otro cliente mediante MCP. Funciona en todos los planes y en las instalaciones autoalojadas, y el uso del modelo lo factura tu proveedor de IA.

Lo que Customermates no hace para coaches

• Sin reserva de sesiones, pagos, contratos, portal del cliente, hojas de trabajo ni entrega de cursos.
• Sin contador de sesiones. Cuenta las sesiones de un paquete en tu herramienta de reservas, o guarda el número usado en un campo Número de la oportunidad y actualízalo tú.
• Las tareas no tienen fechas límite, recordatorios ni notificaciones. Añade un campo de fecha y una vista guardada, o deja que lo compruebe una rutina.
• Sin boletines, secuencias de correo ni envíos masivos a un grupo de clientes.
• Sin aplicación móvil.

Si alguno de estos puntos es la razón por la que estás buscando, mira una herramienta creada para la entrega. Customermates publica esta página; los datos de los proveedores fueron comprobados el 8 de octubre de 2026 en el sitio web de cada proveedor.

Un reparto viable son dos sistemas: una plataforma de coaching para la entrega y Customermates para consultas, renovaciones y conversaciones. Un webhook se activa cuando cambia una oportunidad, así que un flujo de n8n que ejecutes por separado puede pasar datos a la otra herramienta, siempre que tenga una API.

Cuánto cuesta

Los precios son por usuario activo al mes, con facturación mensual. Todos los planes de pago incluyen REST, webhooks y MCP.

Cada plan de pago añade créditos de IA alojada mensuales por usuario activo para Mate; los importes están en la página de precios. Ejecutar el núcleo de código abierto en tu propio servidor no cuesta licencia, pero una instalación autoalojada no tiene bandeja de entrada, Mate ni rutinas.

Pasar de una hoja de cálculo al CRM

1. Guarda tu lista como Excel o CSV

   La importación lee libros de Excel (.xlsx) y archivos CSV. Guarda antes otros formatos como .xlsx o .csv.

2. Importa las empresas y luego las personas

   Importa primero las organizaciones patrocinadoras. En la hoja de contactos, añade una columna con el nombre de la empresa de cada persona, y la importación los vincula.

3. Importa los paquetes abiertos y en curso como oportunidades

   Incluye la etapa y las dos fechas del paquete, y añade después una partida con el servicio y la cantidad para que cada oportunidad tenga su valor.

4. Conecta tu buzón

   En Pro o superior, conéctalo en Ajustes › Canales y calendarios y vincula a las personas con las que escribes con sus contactos.

5. Guarda las vistas y la rutina

   Guarda las cuatro vistas anteriores y configura después la revisión semanal de renovaciones.

Confidencialidad de los clientes

Las conversaciones de coaching son personales. Decide qué pertenece a un CRM: datos de contacto, paquete, etapa y un resumen de la relación. Las notas detalladas de las sesiones suelen encajar mejor en una herramienta de entrega o en tus propios archivos. Si registras datos de salud o de salud mental, son datos de categoría especial según el art. 9 del RGPD, con condiciones más estrictas.

• En Customermates Cloud, la base de datos principal de producción está configurada en la región AWS de Fráncfort. El alojamiento y los demás subencargados, entre ellos proveedores estadounidenses y los proveedores de IA de Mate, constan en la página de subencargados, y hay disponible un acuerdo de encargo de tratamiento de datos.
• Un rol personalizado con acceso de lectura Asignados limita a un coach asociado a los clientes que se le han asignado.
• El registro de actividad anota quién cambió qué registro.
• Customermates no tiene ninguna certificación como ISO 27001 o SOC 2.

Preguntas frecuentes