CRM per coach: dopo la discovery call arriva il silenzio. Segui ogni richiesta e ogni rinnovo.

Dopo una discovery call la vendita dipende spesso da chi fa follow up e da quanto in fretta. Le richieste cadono nel silenzio, e un pacchetto finisce senza che nessuno abbia avviato la conversazione sul rinnovo. Un CRM per coach come Customermates tiene in vista questi momenti. I thread e-mail e WhatsApp stanno sul record del cliente, ogni pacchetto ha una data di fine e passi successivi con una data, e Mate o il tuo agente IA (Claude, ChatGPT o qualunque client che parli MCP) prepara la risposta e il passo successivo da rivedere, modificare e inviare. La Posta in arrivo richiede Customermates Cloud da Pro, e il numero di account collegati dipende dal piano. Non prenota sessioni né incassa pagamenti, quindi molti coach lo affiancano a uno strumento di erogazione; la tabella più sotto ne nomina alcuni.

Cosa serve a uno studio di coaching da un CRM

Il coaching si vende in modo diverso dalla maggior parte delle piccole imprese, e le differenze decidono di quali campi e viste hai bisogno:

• La discovery call è la vendita. Molti clienti decidono dopo una sola conversazione. Conta quanto in fretta ti fai sentire dopo, e con cosa.
• Vendi pacchetti, non ore. Un pacchetto da 10 sessioni o un programma di sei mesi ha un inizio, una fine e una conversazione sul rinnovo che qualcuno deve avviare.
• Chi paga spesso non è il cliente. Nel coaching executive e di leadership prenota e paga l’HR o un responsabile, e la persona seguita è quella con cui lavori. Entrambi appartengono al record.
• Le segnalazioni sono spesso il canale principale. Se non registri mai chi ti ha mandato un cliente, non puoi ringraziarlo né vedere quali relazioni portano lavoro.
• I clienti scrivono dove preferiscono. Uno manda e-mail, un altro note vocali su WhatsApp, un terzo ti ha trovato su Instagram.

Un’impostazione per il coaching in Customermates

Un nuovo spazio di lavoro parte senza elenchi: crei gli elenchi che ti servono (contatti, organizzazioni, trattative o i tuoi) in Modello dati, oppure lasci che la configurazione con l’IA li costruisca nel cloud. Ecco un modo di organizzare cinque elenchi per uno studio di coaching; ogni nome di campo è un esempio che puoi cambiare.

Un contatto può collegarsi a più organizzazioni e trattative, quindi il referente HR che ha prenotato tre coachee compare su tutti e tre i pacchetti.

Fasi e valore del pacchetto

La fase della trattativa è un campo a scelta singola che definisci tu, e ogni opzione ha una probabilità di chiusura. Un punto di partenza: Richiesta 10%, Discovery call fissata 25%, Discovery call svolta 50%, Offerta inviata 70%, Iscritto 100%, Non ora 0%. Tieni «Iscritto» come fase vinta e traccia il periodo attivo con i due campi data, così la board mostra l’imbuto di vendita e le tue viste mostrano i pacchetti in corso.

Il valore di una trattativa è la somma delle sue voci, ciascuna un servizio per la quantità. Se il servizio «Sessione di coaching» ha la tua tariffa di 180 € e un pacchetto comprende 10 sessioni, la trattativa vale 1.800 €, e in Offerta inviata il suo valore ponderato è 1.260 €. È aritmetica sulle tue probabilità, non una previsione. Sulla board della pipeline ogni pacchetto è una scheda che trascini tra le fasi.

Viste salvate per il lunedì mattina

1. In attesa dopo la discovery call: trattative in Discovery call svolta o Offerta inviata, ordinate per ultimo aggiornamento, dalla più vecchia.
2. Pacchetti in scadenza: trattative in Iscritto, ordinate per Fine pacchetto.
3. Segnalatori: contatti con Ruolo Segnalatore, ordinati per ultimo aggiornamento, così vedi chi non hai ancora ringraziato.
4. Clienti aziendali: organizzazioni con Relazione Attiva o Passata, ordinate per ultimo aggiornamento.

Se lavori con un assistente o un secondo coach, condividi una vista come Segnalatori dal suo menu, e vedete entrambi lo stesso elenco, sempre aggiornato.

I messaggi dei clienti in un’unica Posta in arrivo (Pro e superiori)

In Customermates Cloud da Pro la Posta in arrivo unificata riunisce le e-mail di Gmail, Outlook o IMAP con WhatsApp, Instagram, LinkedIn e Telegram. Rispondi sul canale originale. Aggiungi una volta l’indirizzo o il numero di un mittente a un contatto, e ogni conversazione con quella persona compare sul contatto.

Controlla il numero di account prima di scegliere un piano. Pro include 1 account collegato per utente, quindi un coach che vuole nella Posta in arrivo una casella e-mail e WhatsApp ha bisogno di Business, che ne include 3. Le conversazioni dei tuoi account restano private: i colleghi vedono un thread solo dopo che lo condividi.

Controllo settimanale dei rinnovi con Mate (Customermates Cloud)

Mate è l’assistente dentro Customermates Cloud. Funziona con i crediti IA ospitati che ogni piano cloud a pagamento include per utente attivo; leggere le conversazioni della Posta in arrivo richiede Pro o superiore. Prima di una sessione, chiedi nella chat:

Per i rinnovi, imposta una routine, un’istruzione salvata che Mate esegue a intervalli o quando un record cambia. Scegli Ogni settimana in Ripetizione, il lunedì alle 08:00, con istruzioni come queste:

Trova le trattative nella fase Iscritto la cui data Fine pacchetto cade
entro i prossimi 21 giorni. Per ciascuna, leggi l’ultima conversazione
della Posta in arrivo con il cliente. Salva una breve bozza che chiede come
procede il lavoro e propone una chiamata sui prossimi passi. Non inviare
nulla. Concludi con un elenco: cliente, data di fine pacchetto, bozza
salvata sì o no.

Ogni esecuzione ha un limite di crediti, quindi limita l’istruzione a un compito chiaro; i limiti delle routine elencano i valori attuali.

Una seconda routine può reagire a una modifica: quando la Fase di una trattativa passa a Iscritto, crea un’attività «Inviare il questionario di ingresso» collegata a quella trattativa e assegnata a te. Starter include 1 routine per utente e Pro ne include 5.

Preferisci il tuo client IA? Collega Claude, ChatGPT o un altro client tramite MCP. Funziona in ogni piano e nelle installazioni self-hosted, con l’uso del modello fatturato dal tuo fornitore di IA.

Cosa Customermates non fa per i coach

• Nessuna prenotazione di sessioni, pagamenti, contratti, portale clienti, schede di lavoro o erogazione di corsi.
• Nessun contatore delle sessioni. Conta le sessioni di un pacchetto nel tuo strumento di prenotazione, oppure tieni il numero usato in un campo Numero sulla trattativa e aggiornalo tu.
• Le attività non hanno scadenze, promemoria né notifiche. Aggiungi un campo data e una vista salvata, oppure lascia che sia una routine a controllare.
• Nessuna newsletter, sequenza e-mail o invio di massa a un gruppo di clienti.
• Nessuna app mobile.

Se uno di questi è il motivo per cui stai cercando, guarda uno strumento pensato per l’erogazione. Customermates pubblica questa pagina; i dettagli dei fornitori sono stati verificati l’8 ottobre 2026 sul sito di ciascun fornitore.

Una divisione praticabile è con due sistemi: una piattaforma di coaching per l’erogazione e Customermates per richieste, rinnovi e conversazioni. Un webhook scatta quando una trattativa cambia, così un workflow n8n che gestisci separatamente può passare i dati all’altro strumento, purché quello strumento abbia un’API.

Quanto costa

I prezzi sono per utente attivo al mese, con fatturazione mensile. Ogni piano a pagamento include REST, webhook e MCP.

Ogni piano a pagamento aggiunge crediti IA ospitati mensili per utente attivo per Mate; gli importi sono nella pagina dei prezzi. Far girare il nucleo open source sul tuo server non costa nulla di licenza, ma un’installazione self-hosted non ha Posta in arrivo, Mate né routine.

Passare da un foglio di calcolo

1. Salva il tuo elenco come Excel o CSV

   L’importazione legge cartelle di lavoro Excel (.xlsx) e file CSV. Salva prima gli altri formati come .xlsx o .csv.

2. Importa le aziende, poi le persone

   Importa prima le organizzazioni committenti. Nel foglio dei contatti, aggiungi una colonna con il nome dell’azienda di ciascuna persona, e l’importazione le collega.

3. Importa come trattative i pacchetti aperti e in corso

   Includi la fase e le due date del pacchetto, poi aggiungi una voce con il servizio e la quantità così che ogni trattativa abbia il suo valore.

4. Collega la tua casella e-mail

   Su Pro o superiore, collegala in Impostazioni › Canali e calendari e collega ai loro contatti le persone con cui scrivi.

5. Salva le viste e la routine

   Salva le quattro viste qui sopra, poi imposta il controllo settimanale dei rinnovi.

Riservatezza dei clienti

Le conversazioni di coaching sono personali. Decidi che cosa deve stare in un CRM: recapiti, pacchetto, fase e il profilo generale della relazione. Le note dettagliate delle sessioni spesso stanno meglio in uno strumento di erogazione o nei tuoi file. Se registri dati sulla salute o sulla salute mentale, sono dati di categoria particolare ai sensi dell’art. 9 GDPR, con condizioni più severe.

• In Customermates Cloud il database di produzione principale è configurato nella regione AWS di Francoforte. L’hosting e gli altri sub-responsabili del trattamento, tra cui i fornitori statunitensi e i fornitori di IA di Mate, sono nella pagina dei sub-responsabili, ed è disponibile un accordo sul trattamento dei dati.
• Un ruolo personalizzato con accesso in lettura Assegnati limita un coach collaboratore ai clienti che gli sono assegnati.
• Il registro delle attività riporta chi ha modificato quale record.
• Customermates non ha certificazioni come ISO 27001 o SOC 2.

Domande frequenti