Das CRM für Handwerksbetriebe und Auftragnehmer

Warum Handwerks- und Baubetriebe ein CRM brauchen

Als Handwerks- oder Baubetrieb pendeln Sie täglich zwischen Angeboten, Baustellen, Nachunternehmern und Kundenerwartungen, oft vom Transporter aus. Ein CRM für Auftragnehmer ersetzt die verstreuten Notizen, Textnachrichten und Tabellen durch ein System, das jeden Lead, jedes Angebot und jeden Auftrag von Anfang bis Ende verfolgt.

Ohne ein CRM für Handwerksbetriebe häufen sich typische Probleme schnell:

• Angebote bleiben liegen: Sie haben letzte Woche ein Angebot geschickt. Der Kunde hat nie geantwortet, und ohne Überblick geht der Auftrag an einen Wettbewerber, der schneller nachgefasst hat.
• Leads verschwinden: Ein empfohlener Interessent ruft an, während Sie auf der Baustelle sind. Sie notieren eine Nummer, aber sie geht im Handy oder Handschuhfach unter.
• Stammkunden werden vergessen: Ein Kunde, für den Sie vor zwei Jahren hervorragende Arbeit geleistet haben, braucht Sie wieder, aber Sie haben kein System, um die Kundenhistorie zu verfolgen.
• Subunternehmer-Koordination gerät durcheinander: Gewerk, Preise und Kontaktdaten Ihrer regelmäßigen Nachunternehmer in Tabellen zu pflegen, ist kaum zu bewältigen.
• Kein Überblick über die Pipeline: Sie wissen nicht, wie viele Angebote ausstehen und was sie wert sind.

Customermates ist ein fokussiertes CRM für genau diese Probleme: Pipeline-Management, Kontaktverwaltung und Anbindungen über API, Webhooks und MCP. Es ist keine Handwerker- oder Field-Service-Software: Es disponiert keine Teams, plant keine Termine oder Routen und erstellt keine Angebots- oder Rechnungsdokumente. Die meisten Betriebe nutzen es neben ihrer Rechnungs- oder Handwerkersoftware.

So funktioniert Customermates als CRM für Handwerks- und Baubetriebe

Customermates ist einfach genug für einen Ein-Mann-Betrieb und leistungsfähig genug für einen wachsenden Handwerksbetrieb. So unterstützt es die geschäftliche Seite eines Auftrags.

Von der Anfrage zum Auftrag: die Pipeline

Deals in Customermates sind Ihre Aufträge. Die Deal-Phase ist eine konfigurierbare Auswahlspalte, sodass die Pipeline Ihrem Ablauf folgt: vom Erstanruf über den Vor-Ort-Termin, „Angebot versendet“ und das Nachfassen bis zum Auftragsabschluss. Die Kanban-Pipeline-Ansicht lässt Sie Aufträge per Drag-and-drop zwischen Phasen verschieben. Jede Phase kann eine Wahrscheinlichkeit tragen; daraus berechnet Customermates gewichtete Auftragswerte und eine gewichtete Pipeline-Summe.

Das Angebotsdokument selbst schreiben Sie weiterhin in Ihrer Handwerker- oder Rechnungssoftware. Im CRM halten Sie Phase, Wert und nächste Schritte fest.

Auftrags- und Projektdaten

Erfassen Sie Auftragsdetails wie Umfang, Objektadresse, Budget und eine Auftragsnummer aus Ihrem Fachsystem über typisierte eigene Felder direkt am Deal. Verschiedene Auftragsarten trennen Sie über ein eigenes Auswahlfeld „Auftragsart“ und gespeicherte Ansichten oder Gruppierung nach diesem Feld. Fotos, Pläne und Genehmigungen liegen in Ihrer Dateiablage; am Auftrag speichern Sie den Link.

Nachunternehmer-Verwaltung

Erstellen Sie Kontaktdatensätze für jeden Subunternehmer mit Gewerk, Stundensatz, Versicherungsnachweis-Datum und Leistungsnotizen in eigenen Feldern. Wenn ein neuer Auftrag eingeht, finden Sie über Filter schnell den passenden Nachunternehmer und sehen die gemeinsame Historie in der Kontaktverwaltung. Verfügbarkeiten oder Einsatzpläne verwaltet Customermates nicht.

Einheitlicher Posteingang für jede Kundenkonversation

Ihre Kunden melden sich per E-Mail, WhatsApp und Instagram, nicht nur über einen Kanal. Ab Pro bündelt der einheitliche Posteingang E-Mail (Gmail, Outlook, IMAP), WhatsApp, Instagram, LinkedIn und Telegram. Sie verknüpfen jedes Gespräch mit dem Kunden, antworten aus dem Büro auf dem ursprünglichen Kanal und teilen einzelne Konversationen mit Kollegen. SMS und Telefonate sind keine Kanäle.

Nachfassen offener Angebote

Customermates plant keine Termine und verschickt keine Erinnerungen. Eine gespeicherte Ansicht, die Aufträge in der Phase „Angebot versendet“ filtert und nach dem letzten Update sortiert, zeigt genau, welche Angebote einen Anruf brauchen. Für Vor-Ort-Termine und Einsatzplanung nutzen Sie weiterhin Ihren Kalender oder Ihre Einsatzsoftware; ab Pro kann Customermates Ihren Kalender lesen, aber keine Termine anlegen.

In der Cloud-Version kann eine Routine die Prüfung übernehmen: Jeden Montag listet der Mate-Assistent Angebote auf, die sich seit einer Woche nicht bewegt haben, und entwirft je eine kurze Nachfassnachricht zur Freigabe. Starter enthält 1 Routine pro Nutzer, Pro 5.

Anbindung externer Workflows mit n8n

Verbinden Sie Ihre separat betriebene n8n-Instanz über den Community-Node, REST oder Webhooks mit Customermates. n8n ist nicht enthalten; Sie verantworten Workflows, Zugangsdaten, Ausführung und externe Dienste. Beispiele für selbst betriebene Workflows:

• Bei einem Wechsel in die Phase „Zugesagt“ einen Auftrag in Ihrer Handwerkersoftware anlegen
• Nach Auftragsabschluss eine Zufriedenheitsumfrage in Ihrem Umfragetool auslösen
• Ihr Team in einem Chat-Tool benachrichtigen, wenn ein großer Auftrag gewonnen wurde

Zeitgesteuerte Nachfass-E-Mails brauchen einen Zeitplan in Ihrer eigenen n8n-Instanz oder einem anderen externen Dienst; Customermates versendet zeitgesteuerte Nachfassnachrichten nicht selbst. Mehr dazu unter Workflow-Automatisierung.

KI-Agenten, die Ihr CRM bedienen

Externe KI-Clients wie Claude oder ChatGPT verbinden sich über MCP (50 Tools) mit Customermates. Den KI-Client wählen und bezahlen Sie selbst. Die KI verschiebt Deal-Phasen, entwirft Nachfass-E-Mails, trägt Notizen nach einem Vor-Ort-Termin ein und fasst die Historie eines Kunden zusammen. In der Cloud-Version erledigt der Mate-Assistent dasselbe in der App und fragt vor dem Versenden oder Löschen nach Ihrer Bestätigung.

Wichtige Funktionen eines CRMs für Handwerksbetriebe

Pipeline-Management mit Kanban-Ansicht

Visualisieren Sie Ihr Geschäft auf einem Kanban-Board mit Phasen wie „Neuer Lead“, „Vor-Ort-Termin vereinbart“, „Angebot versendet“, „Nachfassen nötig“, „Zugesagt“, „In Arbeit“ und „Fertiggestellt“. Verschieben Sie Karten per Drag-and-drop und filtern Sie nach Auftragsart, Wert oder Datum.

Eigene Felder für Auftragsdaten

Kundenprofile und Auftragshistorie

Bauen Sie eine vollständige Historie mit jedem Kunden auf. Vergangene Aufträge, Werte und Notizen hängen am Kundendatensatz; jede Änderung erscheint im Aktivitätsverlauf. So erkennen Sie Ihre besten Kunden für Folgeaufträge und Empfehlungen.

Im Browser, auch auf dem Handy

Customermates läuft im Browser und passt sich an Smartphone-Bildschirme an. Aktualisieren Sie Deal-Phasen oder ergänzen Sie Notizen nach einem Vor-Ort-Termin von der Baustelle aus. Eine native iOS- oder Android-App und einen Offline-Modus gibt es nicht.

Open Source und selbst hostbar

Customermates ist Open Source. Sie können den Code einsehen, beitragen oder den Open-Source-Kern per Docker auf Ihrer eigenen Infrastruktur betreiben. Selbst gehostet entspricht der Funktionsumfang dem Starter-Tarif (ohne Posteingang und ohne Mate).

Datenschutz und Speicherort

Kundenadressen, Objektdetails und Auftragswerte verdienen angemessenen Schutz. In der Cloud-Version liegt die Datenbank in der AWS-Region Frankfurt; Hosting und weitere Unterauftragsverarbeiter (auch aus den USA) stehen in der Liste der Unterauftragsverarbeiter, ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) liegt vor. Wer den Speicherort vollständig selbst bestimmen will, betreibt den Open-Source-Kern selbst.

Preise für Handwerks- und Baubetriebe

Handwerksbetriebe brauchen klare Werkzeuge zu klaren Preisen, ohne Gebühren pro Auftrag und monatlich abgerechnet:

• Starter (12 € pro Nutzer und Monat): Kontakte, Organisationen, Aufträge, Services, Aufgaben, eigene Felder, Ansichten, REST, Webhooks und MCP
• Pro (29 € pro Nutzer und Monat): ergänzt den einheitlichen Posteingang für E-Mail, WhatsApp, Instagram, LinkedIn und Telegram
• Selbst gehostet: Der Open-Source-Kern läuft ohne Lizenzkosten auf Ihrem eigenen Server; Posteingang und Mate gibt es nur in der Cloud

Für einen Einzelunternehmer sind das 12 € pro Monat in Starter. Für ein Team mit 5 Personen inklusive Büro 60 € pro Monat. Branchensuiten wie Buildertrend bündeln Projektmanagement, Planung und Abrechnung und kosten entsprechend mehr; sie decken auch Aufgaben ab, die Customermates bewusst nicht übernimmt.

Alle Details auf unserer Preisseite.

Schnell startklar

Die Einrichtung von Customermates für Ihren Handwerksbetrieb dauert Minuten:

1. Konto erstellen: ohne Kreditkarte. Die ersten 7 Tage sind kostenlos.
2. Kunden übernehmen: Importieren Sie Kontakte und Aufträge aus einer Excel-Datei (XLSX), einen Datensatztyp nach dem anderen, oder legen Sie sie an, sobald Anfragen eingehen.
3. Pipeline einrichten: Benennen Sie die Phasen passend zu Ihrem Ablauf, etwa „Lead“, „Vor-Ort-Termin“, „Angebot“, „Nachfassen“, „Zugesagt“, „In Arbeit“, „Fertiggestellt“.
4. Eigene Felder anlegen: für Auftragsart, Objektadresse, Auftragswert und Projektordner-Link.
5. Kanäle verbinden: Ab Pro verbinden Sie E-Mail und WhatsApp unter Mein Profil › Kanäle.

Customermates ist Open Source und selbst hostbar; Datensätze lassen sich per REST-API und XLSX-Export (je Datensatztyp) übernehmen. Die Preise bleiben planbar.

Häufig gestellte Fragen