Das CRM für Handwerksbetriebe und Auftragnehmer

Warum Handwerksbetriebe und Auftragnehmer ein CRM brauchen

Als Auftragnehmer oder Handwerksbetrieb jonglieren Sie täglich zwischen Angeboten, Baustellen, Subunternehmern und Kundenerwartungen, oft vom Transporter aus. Ein CRM für Auftragnehmer ersetzt die verstreuten Notizen, Textnachrichten und Tabellen durch ein einziges System, das jeden Lead, jedes Angebot und jeden Auftrag von Anfang bis Ende verfolgt.

Ohne ein CRM für Handwerksbetriebe häufen sich typische Probleme schnell:

• Angebote werden kalt: Sie haben letzte Woche ein Angebot geschickt. Der Kunde hat nie geantwortet, und ohne Erinnerung geht der Auftrag an einen Wettbewerber, der schneller nachgefasst hat.
• Leads verschwinden: Eine Empfehlung ruft an, während Sie auf der Baustelle sind. Sie notieren eine Nummer, aber sie geht im Handy oder Handschuhfach unter.
• Stammkunden werden vergessen: Ein Kunde, für den Sie vor zwei Jahren hervorragende Arbeit geleistet haben, braucht Sie wieder, aber Sie haben kein System, um die Kundenhistorie zu verfolgen.
• Subunternehmer-Koordination gerät durcheinander: Verfügbarkeit, Preise und Kontaktdaten Ihrer regelmäßigen Subs zu pflegen, ist in Tabellen kaum zu bewältigen.
• Kein Überblick über die Pipeline: Sie wissen nicht, wie viele Angebote ausstehen, wie hoch Ihre Abschlussquote ist oder woher der Umsatz im nächsten Monat kommt.

Ein CRM für Auftragnehmer bringt Struktur in die geschäftliche Seite des Handwerks, damit Sie sich auf die eigentliche Arbeit konzentrieren können. Customermates bietet genau die Werkzeuge, die Sie brauchen, Pipeline-Management, Kontaktverwaltung und Workflow-Automatisierung, ohne Enterprise-Komplexität oder hohe Kosten.

So funktioniert Customermates als CRM für Auftragnehmer

Customermates ist einfach genug für einen Ein-Mann-Betrieb und leistungsfähig genug für einen wachsenden Handwerksbetrieb. So unterstützt es jede Phase eines Auftrags.

Vom Angebot zur Rechnung: die Pipeline

Verfolgen Sie jede Chance vom Erstanruf über den Vor-Ort-Termin, das Angebot, die Nachfassung bis zum Auftragsabschluss. Die Kanban-Pipeline-Ansicht lässt Sie Aufträge per Drag-and-Drop zwischen Phasen verschieben, sodass Sie immer wissen, wo jeder Deal steht. Setzen Sie Nachfass-Termine für Angebote, damit kein Kostenvoranschlag unbeantwortet bleibt.

Auftrags- und Projektverfolgung

Erfassen Sie Auftragsdetails, Umfang, Adresse, Materialien, Zeitrahmen und Budget, direkt am jeweiligen Deal über benutzerdefinierte Felder. Verfolgen Sie aktive Aufträge parallel zu Ihrer Verkaufs-Pipeline, damit Sie sich zeitlich nicht überbuchen. Für komplexere Projekte nutzen Sie die Projektmanagement-Funktionen, um Arbeit in Aufgaben und Meilensteine zu gliedern.

Subunternehmer-Verwaltung

Erstellen Sie Kontaktdatensätze für jeden Subunternehmer mit Gewerk, Stundensätzen, Verfügbarkeit, Versicherungsstatus und Leistungsnotizen. Wenn ein neuer Auftrag reinkommt, finden Sie schnell den passenden Sub und sehen Ihre gesamte Historie in der Kontaktverwaltung.

Einheitlicher Posteingang für jede Kundenkonversation

Kunden erreichen Sie per E-Mail, WhatsApp und Instagram, nicht nur über einen Kanal. Customermates bündelt alle in einem nativen, einheitlichen Posteingang (E-Mail, WhatsApp, Instagram, LinkedIn und Telegram), verknüpft mit dem richtigen Auftrag, und dieselben KI-Agenten können über jeden Kanal lesen, entwerfen und senden. Wenn ein früherer Auftraggeber zurückschreibt, wissen Sie genau, welche Arbeiten Sie wann ausgeführt haben. E-Mail-Integration und Messaging erfassen Konversationen automatisch, keine manuelle Dateneingabe von der Baustelle nötig.

Terminplanung und Auslastungsübersicht

Sehen Sie anstehende Aufträge, Vor-Ort-Termine und Nachfassaktionen in einer Ansicht. Vermeiden Sie Doppelbuchungen von Teams oder verpasste Besichtigungstermine. Benutzerdefinierte Felder ermöglichen die Erfassung von Auftragsterminen, Teamzuweisungen und Meilensteinen, ohne zwischen Apps wechseln zu müssen.

Automatisierung mit n8n

Verbinden Sie Ihre separat betriebene n8n-Instanz über API und Webhooks mit Customermates. n8n ist nicht enthalten; Sie verantworten Workflows, Zugangsdaten, Ausführung und externe Dienste:

• Automatische Nachfass-E-Mails 3 Tage nach Angebotsversand Dafür ist ein Scheduler in Ihrer eigenen n8n-Instanz oder einem anderen externen Dienst über die API nötig; Customermates führt zeitgesteuerte Follow-ups und Erinnerungen nicht selbst aus.
• Zufriedenheitsumfrage nach Auftragsabschluss auslösen
• Jährliche Check-in-Erinnerungen an frühere Kunden senden
• Ihr Team benachrichtigen, wenn ein Deal in die Phase „Zugesagt" wechselt
• Empfehlungsanfragen nach abgeschlossenen Aufträgen automatisch versenden

KI-Agenten, die Ihr CRM bedienen

Verbinden Sie Claude, ChatGPT oder Gemini über eine native MCP-Integration direkt mit Customermates. Die KI übernimmt die Dateneingabe: sie verschiebt Deal-Phasen, verfasst Angebotsfolge-E-Mails, hält Kontaktnotizen aktuell, reichert neue Leads mit Objektdetails an und analysiert Ihre Abschlussquote nach Auftragstyp und Jahreszeit. Ihre Pipeline bleibt korrekt, ohne dass jemand sie vom Transporter aus eintippen muss.

Wichtige Funktionen eines CRM für Handwerksbetriebe

Pipeline-Management mit Kanban-Ansicht

Visualisieren Sie Ihr gesamtes Geschäft auf einem Kanban-Board, Neuer Lead, Vor-Ort-Termin geplant, Angebot versendet, Nachfassung nötig, Zugesagt, In Arbeit, Fertiggestellt. Verschieben Sie Karten per Drag-and-Drop. Filtern Sie nach Auftragstyp, Wert oder Datum.

Benutzerdefinierte Felder für Auftragsdaten

Erfassen Sie alles, was für Ihr Gewerk wichtig ist: Auftragstyp, Objektadresse, Quadratmeter, Schätzwert, benötigte Materialien, Genehmigungsstatus und geplante Zeitrahmen. Benutzerdefinierte Felder leben direkt an Ihren Deal-Datensätzen, kein separates System nötig.

Kundenprofile und Auftragshistorie

Bauen Sie eine vollständige Historie mit jedem Kunden auf. Verfolgen Sie vergangene Aufträge, Werte, Zufriedenheitsbewertungen und Notizen. Identifizieren Sie Ihre besten Kunden für Folgeaufträge und Empfehlungen. Sehen Sie jede Interaktion in einer Zeitleiste.

Mobilfreundlicher Zugang

Greifen Sie von der Baustelle aus auf Ihr CRM zu. Aktualisieren Sie Deal-Phasen, fügen Sie Notizen nach einem Vor-Ort-Termin hinzu, prüfen Sie Kundendetails und protokollieren Sie Anrufe, alles ohne ins Büro fahren zu müssen.

Open Source und selbst hostbar

Customermates ist vollständig Open Source. Sie können den Code einsehen, beitragen oder auf Ihrer eigenen Infrastruktur selbst hosten. Kein Vendor-Lock-in, keine überraschenden Feature-Einschränkungen, keine erzwungenen Upgrades.

DSGVO-konform und in der EU-Region gehostet

Kundenadressen, Objektdetails und Finanzinformationen verdienen angemessenen Schutz. Customermates ist DSGVO-nativ und wird in der EU-Region gehostet. Für Handwerksbetriebe, die sensible Privat- oder Geschäftskundendaten verarbeiten, ist das entscheidend. Sie können auch selbst hosten für maximale Kontrolle.

Preise für Auftragnehmer und Handwerksbetriebe

Handwerksbetriebe brauchen klare Werkzeuge zu klaren Preisen. Keine Gebühren pro Auftrag, keine versteckten Kosten:

• Starter, 12 € pro Nutzer pro Monat, Pipelines, Automatisierung, API, benutzerdefinierte Felder und native KI-Integration
• Pro, 29 € pro Nutzer pro Monat, ergänzt den nativen einheitlichen Posteingang: Kunden-E-Mail, WhatsApp, Instagram, LinkedIn und Telegram, verknüpft mit jedem Auftrag
• Selbst hostbar, betreiben Sie es auf Ihren eigenen Servern, für immer kostenlos

Für einen Einzelunternehmer sind das 12 € pro Monat in Starter. Für ein Team mit 5 Personen inklusive Büroangestellten 60 € pro Monat. Vergleichen Sie das mit Buildertrend oder Buildr, die für vergleichbare Funktionalität hunderte Euro pro Monat verlangen.

Alle Details auf unserer Preisseite.

In 2 Minuten startklar

Die Einrichtung von Customermates für Ihren Handwerksbetrieb geht schnell:

1. Konto erstellen, kostenlos, ohne Kreditkarte. Die ersten 7 Tage sind gratis.
2. Unterstützte Kontakte migrieren, bereiten Sie Quelldaten außerhalb des Produkts auf und erstellen Sie sie über REST oder einen externen KI-Client per MCP; alternativ ergänzen Sie Kontakte manuell. Customermates hat keinen CSV-Uploader.
3. Pipeline einrichten, erstellen Sie Phasen passend zu Ihrem Workflow: Lead, Vor-Ort-Termin, Angebot, Nachfassung, Zugesagt, In Arbeit, Fertiggestellt.
4. Benutzerdefinierte Felder anlegen, definieren Sie Felder für Auftragstyp, Objektadresse, Angebotsbetrag, Materialien und Teamzuweisung.
5. Automatisierungen aktivieren, nutzen Sie n8n, um Angebots-Follow-ups, Zufriedenheitsumfragen und jährliche Check-ins zu automatisieren.

Customermates ist Open Source. Ihre Daten bleiben Ihre, die Preise bleiben planbar, und Sie sind nie eingesperrt.

Häufig gestellte Fragen

Was ist ein CRM für Auftragnehmer?

Ein CRM (Customer Relationship Management) für Auftragnehmer ist eine Software, mit der Sie Leads, Angebote, Aufträge, Kunden und Subunternehmer an einem Ort verwalten. Statt alles in Tabellen oder auf dem Handy zu verfolgen, gibt Ihnen ein CRM für Handwerksbetriebe eine Pipeline-Ansicht Ihres Geschäfts, Nachfassaktionen über Ihre eigene Automatisierung und eine vollständige Historie mit jedem Kunden.

Wie unterscheidet sich Customermates von Branchensoftware wie Buildertrend?

Branchenspezifische Plattformen wie Buildertrend bündeln Projektmanagement, Buchhaltung und CRM in einem teuren Paket. Customermates konzentriert sich auf die CRM-Seite, Lead-Tracking, Kundenbeziehungen, Pipeline-Management und Automatisierung, zu einem Bruchteil der Kosten. Wenn Sie ein CRM für Auftragnehmer brauchen, ohne für ungenutzte Funktionen zu zahlen, passt Customermates besser. Es integriert sich auch über n8n und API mit anderen Werkzeugen.

Kann ich Customermates auf der Baustelle am Handy nutzen?

Ja. Customermates ist vollständig responsiv und funktioniert in jedem mobilen Browser. Sie können Deal-Phasen aktualisieren, Notizen hinzufügen, Kundenhistorien einsehen und Anrufe protokollieren, ohne App-Installation.

Ist Customermates DSGVO-konform?

Ja. Customermates ist DSGVO-nativ, wird in der EU-Region gehostet und kann auf Ihrer eigenen Infrastruktur selbst gehostet werden. Kundenadressen, Objektdetails und Kontaktinformationen werden standardmäßig mit angemessenem Datenschutz behandelt.

Was kostet Customermates für einen kleinen Handwerksbetrieb?

Ab 12 € pro Nutzer pro Monat für das vollständige CRM, oder 29 € pro Nutzer pro Monat in Pro für den einheitlichen Posteingang. Ein Einzelunternehmer zahlt 12 €/Monat in Starter. Ein Team mit 3 Personen zahlt 36 €/Monat. Es gibt keine Gebühren pro Auftrag und keine versteckten Kosten. Sie können die Open-Source-Version auch kostenlos selbst hosten.

Kann ich Subunternehmer in Customermates verwalten?

Ja. Erstellen Sie Kontaktdatensätze für jeden Subunternehmer mit Gewerk, Stundensätzen, Verfügbarkeit und Leistungsnotizen. Verknüpfen Sie sie mit relevanten Aufträgen und halten Sie Ihr gesamtes Sub-Netzwerk neben Ihrer Kundendatenbank organisiert.

Lässt sich Customermates mit anderen Werkzeugen verbinden?

Ja. Customermates enthält eine n8n-Workflow-Automatisierung, die sich mit hunderten von Apps verbindet, E-Mail, Kalender, Buchhaltungssoftware und mehr. Außerdem gibt es eine vollständige API für individuelle Integrationen.

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