Das CRM für Architekten, mit dem Sie mehr Projekte gewinnen

Warum Architekten ein CRM brauchen

Ein CRM für Architekten ist kein verzichtbarer Zusatzaufwand, sondern das System, das verstreute Projektakquise in eine wiederholbare Pipeline verwandelt. Architekturbüros jonglieren mit langen Projektlaufzeiten, komplexen Kundenbeziehungen, Ausschreibungsantworten, Leistungsphasen nach HOAI, Fachplaner-Koordination und Referenzprojekten gleichzeitig. Wenn diese Informationen in Tabellen, E-Mail-Verläufen und den Köpfen einzelner Partner liegen, gehen Aufträge verloren.

Die Probleme verschärfen sich mit wachsender Bürogröße:

• Akquise versandet: Ihr Büro investiert Tage in eine Präsentation für einen privaten Bauherrn. Danach fasst niemand nach, und der Auftrag geht an ein Büro, das den Kontakt gepflegt hat. Bei öffentlichen Vergabeverfahren zählt dagegen ein sauber dokumentierter Bewerbungsprozess: Fristen, eingereichte Unterlagen und Bieterfragen müssen nachvollziehbar sein, denn Kontakt zum Auftraggeber außerhalb des vorgesehenen Verfahrens ist während der Wertung nicht zulässig.
• Leistungsphasen-Übergänge stocken: Ein Wohnprojekt wechselt von der Entwurfsplanung (LP 3) zur Genehmigungsplanung (LP 4). Ohne ein zentrales System, das die Leistungsphasen festhält, muss der Projektleiter bei jedem Teammitglied nachfragen.
• Bestandskunden werden vergessen: Sie haben vor fünf Jahren eine Firmenzentrale entworfen. Derselbe Bauherr plant jetzt eine Campus-Erweiterung. Ohne ein System zur Pflege der Beziehung landet Ihr Büro nicht auf der Shortlist.
• Fachplaner-Koordination bricht zusammen: Der Tragwerksplaner braucht aktualisierte Zeichnungen. Der Landschaftsarchitekt wartet auf Vermessungsdaten. Der TGA-Planer hat Fragen zum Raumprogramm. Ohne eine zentrale Kontakt- und Kommunikationsplattform springen Abstimmungs-E-Mails zwischen Postfächern ohne Nachverfolgung hin und her.
• Empfehlungsnetzwerke erkalten: Ein Projektentwickler hat letztes Jahr drei Projekte an Ihr Büro vermittelt. Sie haben die Quelle nie erfasst, sich nie bedankt, und die Empfehlungen hören auf.
• Referenzprojekte fehlen: Sie haben ein beeindruckendes Mixed-Use-Projekt abgeschlossen, aber niemand hat es mit dem Kundendatensatz verknüpft. Wenn eine ähnliche Ausschreibung kommt, können Sie nicht schnell passende Referenzen zusammenstellen.

Ein CRM für Architekturbüros löst diese Probleme, indem es jedem Teammitglied (vom Partner über den Projektarchitekten bis zum Marketing-Koordinator) eine verlässliche Datenquelle für Beziehungen und Akquise gibt. Customermates ist dabei bewusst fokussiert: Es ist keine Projektmanagement-, Zeiterfassungs- oder Honorarabrechnungssoftware und läuft neben den Tools, die Sie dafür bereits nutzen.

Wie Customermates als Architekturbüro-CRM funktioniert

Customermates passt sich über konfigurierbare Phasen, typisierte Felder und gespeicherte Ansichten an die Abläufe in Architekturbüros an: von der ersten Projektakquise über die HOAI-Leistungsphasen bis zur langfristigen Kundenbindung.

Projektpipeline-Management

Jede Projektakquise wird zu einem Deal in Ihrer Pipeline. Die Phase ist ein Auswahlfeld, das Sie selbst konfigurieren: „Erste Anfrage“, „Qualifizierung“, „Ausschreibungsantwort“, „Präsentation“, „Vergabe“, „Vertragsverhandlung“, „Projektstart“. Das Kanban-Board gibt Partnern und Akquise-Verantwortlichen einen visuellen Überblick über die gesamte Akquisepipeline. Verschieben Sie Chancen zwischen Phasen, filtern Sie nach Projekttyp oder Honorarvolumen und erkennen Sie Engpässe, bevor sie Aufträge kosten.

Customermates verschickt keine Erinnerungen. Eine gespeicherte Ansicht, die Deals in der Phase „Präsentation“ nach letzter Änderung sortiert, zeigt, wo Sie bei privaten Bauherren nachfassen sollten. In der Cloud-Version kann eine Routine des Mate-Assistenten diese Liste jeden Montag erstellen und Nachfass-Entwürfe zur Prüfung vorbereiten.

HOAI-Leistungsphasen-Tracking

Architekturprojekte durchlaufen die neun Leistungsphasen der HOAI: von der Grundlagenermittlung (LP 1) über Vorentwurfs-, Entwurfs-, Genehmigungs- und Ausführungsplanung bis zur Objektbetreuung (LP 9). Da es nur eine Phasenspalte gibt und diese der Akquise dient, halten Sie die Leistungsphase in einem eigenen Auswahlfeld „HOAI-Leistungsphase“ fest. Gruppieren Sie danach und speichern Sie Ansichten, die zeigen, welche Projekte in LP 3, welche in LP 5 und welche in LP 8 stehen.

Die Honorarabrechnung selbst bleibt in Ihrer Abrechnungssoftware; im CRM sehen Sie, wo jedes Projekt steht.

Ausschreibungs- und Wettbewerbsmanagement

Verfolgen Sie jede Ausschreibung, jeden Wettbewerb und jede Interessenbekundung, die Ihr Büro bearbeitet. Erfassen Sie Abgabefristen, Präsentationstermine und Entscheidungszeiträume als Datumsfelder am Deal, und verknüpfen Sie die Ansprechpartner des Auftraggebers. Eine gespeicherte Ansicht, sortiert nach Abgabefrist, zeigt, was als Nächstes ansteht. Wer bei Fristen benachrichtigt werden will, baut das über Webhooks, die REST-API oder ein separat betriebenes n8n.

Über die Zeit gruppieren Sie gewonnene und verlorene Deals nach Projekttyp, Größe und Auftraggeber und sehen, wo Ihr Büro am häufigsten gewinnt.

Kundenbeziehungsmanagement

Jeder Kunde hat ein vollständiges Profil mit Kontaktverwaltung: Organisationsdetails, Entscheidungsträger, vergangene Projekte, aktive Akquisen, Notizen und Aktivitätsverlauf. Wenn ein Bestandskunde Sie wegen eines neuen Projekts kontaktiert, haben Sie den Kontext Ihrer Beziehung: jede Besprechungsnotiz, jedes Projekt, jede besprochene Entwurfsrichtung.

Das ist in der Architektur entscheidend, denn Beziehungen erstrecken sich über Jahrzehnte. Der Bauträger, für den Sie 2019 ein Geschäftshaus entworfen haben, kommt möglicherweise 2028 mit einem Wohnquartier zurück. Das Büro, das sich an jedes Detail erinnert, bekommt den nächsten Auftrag.

Fachplaner- und Beraterkoordination

Architekturprojekte involvieren ein Netzwerk von Fachplanern: Tragwerksplaner, TGA-Planer, Landschaftsarchitekten, Innenarchitekten, Lichtplaner und Sonderfachleute. Pflegen Sie Datensätze für jeden Kooperationspartner mit Fachgebiet, bisheriger Projekterfahrung, Kontaktdaten und einer eigenen Bewertung. Verknüpfen Sie Fachplaner mit den Projekten, an denen sie mitgewirkt haben, damit Sie für jede neue Akquise das richtige Team zusammenstellen können.

Wenn eine Ausschreibung die Benennung Ihres Planungsteams erfordert, filtern Sie Ihr Netzwerk nach Fachgebiet und bisherigem Projekttyp.

Referenzprojekte und Projekthistorie

Verknüpfen Sie abgeschlossene Projekte mit Kundendatensätzen, Teammitgliedern und Fachplaner-Partnern. Ordnen Sie Projekte über Auswahlfelder nach Typ (Wohnbau, Gewerbebau, öffentliche Bauten, Gesundheitswesen, Hotellerie, Mixed-Use), Größe, Standort und Auszeichnungen. Bei der Vorbereitung auf eine neue Akquise stellen Sie schnell passende Referenzprojekte zusammen. Pläne und Fotos bleiben in Ihrer Dateiablage; am Datensatz speichern Sie den Link.

Schlüsselfunktionen für Architekturbüros

Pipeline-Management mit Kanban-Ansicht

Visualisieren Sie Ihre gesamte Akquisepipeline auf einem Kanban-Board. Definieren Sie Phasen passend zu Ihrem Ablauf: „Anfrage“, „Qualifizierung“, „Ausschreibungsantwort“, „Präsentation“, „Vergabe“, „Vertrag“, „Aktives Projekt“, „Abgeschlossen“. Jede Phase kann eine Wahrscheinlichkeit tragen; daraus berechnet Customermates gewichtete Honorarwerte und Pipeline-Summen. Das ist eine feste Rechnung aus Ihren eigenen Gewichten, keine Prognose.

Benutzerdefinierte Felder für Architekturdaten

Erfassen Sie die Datenpunkte, die für Ihr Büro relevant sind, als typisierte Felder: Projekttyp (Auswahl), geschätzter Bauwert und geschätztes Honorar (Währung), Projektgröße in m² (Text), HOAI-Leistungsphase (Auswahl), Baugenehmigungsstatus (Auswahl), Abgabefrist (Datum) und Projektordner (Link). Die Felder sitzen direkt am Deal- und Kontaktdatensatz.

Organisations- und Kontaktbeziehungen

Architekturprojekte involvieren viele Stakeholder. Verknüpfen Sie Kontakte mit Organisationen und Deals: Bauherr, Projektentwickler, Bauherrenvertreter, Generalunternehmer, Tragwerksplaner, TGA-Fachplaner, Landschaftsarchitekt. Die Rolle halten Sie in einem Auswahlfeld am Kontakt fest. Sehen Sie, mit welchen Bauträgern, Bauunternehmen und Fachplanern Sie wiederholt zusammengearbeitet haben, und erkennen Sie Ihre stärksten Empfehlungsquellen.

Automatisierung über Webhooks, REST-API und n8n

Customermates hat keinen eigenen Automatisierungs-Baukasten. Über Webhooks und die REST-API sowie den Community-Node für ein separat betriebenes n8n bauen Sie Abläufe wie diese selbst:

• Eine Nachfass-E-Mail 7 Tage nach einer Präsentation bei einem privaten Bauherrn; dafür braucht es einen Zeitplan in Ihrer n8n-Instanz oder einem anderen externen Dienst
• Eine Nachricht an das Team, wenn eine Akquise in die Präsentationsphase wechselt
• Aufgaben anlegen, wenn ein Projekt im Feld „HOAI-Leistungsphase“ von LP 3 zu LP 4 wechselt
• Eine vierteljährliche Liste von Bestandskunden für Check-ins
• Fachplaner-Anfragen vorbereiten, wenn ein Team für eine neue Ausschreibung zusammengestellt wird

In der Cloud-Version kann außerdem eine Routine des Mate-Assistenten nach Zeitplan oder bei einem CRM-Ereignis einen gespeicherten Auftrag ausführen. Starter enthält 1 Routine pro Nutzer, Pro 5.

Einheitlicher Posteingang für Kunden- und Fachplaner-Kommunikation

In der Cloud-Version ab Pro laufen E-Mail, LinkedIn und WhatsApp in einem einheitlichen Posteingang im CRM zusammen. Sie verknüpfen jede Unterhaltung mit dem richtigen Kunden oder Fachplaner. Ausschreibungsfragen, Fachplaner-Abstimmung und Kunden-Updates springen nicht mehr zwischen persönlichen Postfächern hin und her.

KI-Agenten, die Ihr CRM bedienen

Verbinden Sie Claude, ChatGPT oder einen anderen KI-Client über MCP (49 Tools); den KI-Client wählen und bezahlen Sie selbst. Agenten legen neue Leads mit Organisations- und Projektdaten an, protokollieren Akquise-Updates, verschieben Deals zwischen Phasen und entwerfen Projektbeschreibungen für Ausschreibungsantworten. Sie können auch Ihre gewonnenen und verlorenen Deals nach Projekttyp und Region auswerten. In der Cloud-Version erledigt der eingebaute Mate-Assistent dasselbe in der App und fragt vor dem Senden oder Löschen nach Ihrer Bestätigung. Mehr dazu im Leitfaden zum Zusammenfassen von Besprechungsnotizen mit ChatGPT.

Datenschutz und Speicherort

Honorarstrukturen, Fachplanerverträge und Entwurfsdaten sind sensible Geschäftsinformationen. In der Cloud-Version liegt die Datenbank in der AWS-Region Frankfurt; Hosting und weitere Unterauftragsverarbeiter, auch aus den USA, stehen in der Liste der Unterauftragsverarbeiter, ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) liegt vor. Wer den Speicherort vollständig selbst bestimmen will, betreibt den Open-Source-Kern selbst, etwa für Wettbewerbe mit strengen Vertraulichkeitsanforderungen.

Open Source und transparent

Customermates ist Open Source. Sie können den Quellcode einsehen, Verbesserungen beitragen oder auf Ihrer eigenen Infrastruktur hosten. Datensätze lassen sich per REST-API und XLSX-Export (je Datensatztyp) übernehmen.

CRM für Architekturbüros vs. generisches CRM

Generische CRM-Systeme wie Salesforce oder HubSpot sind auf allgemeine Vertriebsprozesse ausgelegt. Architektur funktioniert anders. Projekte involvieren Vergabekommissionen, monatelange Ausschreibungszyklen, mehrphasige Planungsprozesse nach HOAI und Kundenbeziehungen, die Jahrzehnte überdauern.

Ein großes generisches CRM an die Architekturbranche anzupassen erfordert oft Berater und laufende Wartung. Customermates bleibt schlank: konfigurierbare Phasen, typisierte Felder und gespeicherte Ansichten bilden Akquise und Leistungsphasen ab, und als Open Source können Sie es weiter an Ihr Büro anpassen.

Im Vergleich zu branchenspezifischen Plattformen wie TrebleHook oder BQE CORE setzt Customermates einen anderen Schwerpunkt: CRM und Beziehungsmanagement als schlanke Schicht, ohne Projektmanagement und Buchhaltung zu bündeln, die Sie möglicherweise bereits anderswo haben. Zudem ist Customermates Open Source und selbst hostbar. Wenn Ihr Büro auch Bauprojekte abwickelt, sehen Sie unsere Seite CRM für Bauunternehmen. Für Einzelarchitekten ist auch unser CRM für Freiberufler relevant.

Preise für Architekturbüros

Customermates rechnet monatlich pro Nutzer ab:

• Starter (12 € pro Nutzer pro Monat): Kontakte, Organisationen, Deals, Leistungen, Aufgaben, benutzerdefinierte Felder, Ansichten, REST-API, Webhooks und MCP
• Pro (29 € pro Nutzer pro Monat): ergänzt den einheitlichen Posteingang für E-Mail, LinkedIn und WhatsApp plus lesenden Kalenderzugriff, nützlich, sobald die Ausschreibungs- und Fachplaner-Koordination über reine E-Mail hinauswächst
• Selbst hostbar: Der Open-Source-Kern läuft mit Docker auf Ihren eigenen Servern ohne Lizenzkosten; Posteingang und Mate gibt es nur in der Cloud
• Keine Gebühr pro Kontakt oder Projekt: abgerechnet wird pro Nutzer

Für ein Architekturbüro mit 8 Nutzern (Partner, Projektarchitekten, Akquise und Marketing-Koordinator) bedeutet das 96 € pro Monat in Starter. Keine Projektgebühren, keine Mindestnutzerzahl.

Siehe die vollständige Übersicht auf unserer Preisseite.

Schnell einsatzbereit

Die Einrichtung von Customermates für Ihr Architekturbüro:

1. Konto erstellen: kostenlos, ohne Kreditkarte. Die ersten 7 Tage sind kostenlos.
2. Daten importieren: Kontakte, Organisationen und Projekte aus einer Excel-Datei (XLSX), jeweils ein Datensatztyp, oder über die REST-API. Einen CSV-Import gibt es nicht.
3. Pipeline einrichten: Phasen für die Akquise definieren („Anfrage“, „Ausschreibung“, „Präsentation“, „Vergabe“, „Vertrag“, „Aktives Projekt“) und jeder Phase eine Wahrscheinlichkeit geben.
4. Benutzerdefinierte Felder anlegen: Projekttyp, geschätztes Honorar, m², HOAI-Leistungsphase (LP 1 bis LP 9), Baugenehmigungsstatus und Abgabefrist definieren.
5. Team einladen: Partner, Projektarchitekten, Akquise-Mitarbeiter und Koordinatoren mit passenden Rollen und Berechtigungen hinzufügen.
6. Ansichten speichern: etwa „Offene Bewerbungen nach Frist“ oder „Projekte nach Leistungsphase“.

Customermates ist Open Source und selbst hostbar. Die Preise bleiben kalkulierbar, und Datensätze lassen sich per REST-API und XLSX-Export (je Datensatztyp) übernehmen.

Häufig gestellte Fragen