CRM per architetti: dopo il colloquio clienti e consulenti tacciono. Segui ognuno.

Un CRM per architetti tiene in vista le attese. Dopo un colloquio o una consegna, la mossa successiva è di solito aspettare: la decisione del cliente, il preventivo di un consulente, la risposta a una domanda che hai inviato. È lì che le trattative si spengono. Customermates tiene in vista quelle attese. Le conversazioni e-mail e LinkedIn stanno sui record di clienti e consulenti, ogni trattativa ha prossimi passi con data, e Mate o il tuo agente IA (Claude, ChatGPT o qualsiasi client che parla MCP) prepara la bozza della risposta e del prossimo passo, che tu rivedi, modifichi e invii. La posta in arrivo richiede Customermates Cloud da Pro. Non registra ore, non fattura onorari né pianifica il personale, quindi, se vuoi un unico sistema per tutto lo studio, la sezione sui limiti qui sotto indica gestionali per architetti pensati per la gestione dello studio.

Che cosa serve a uno studio di architettura da un CRM

La maggior parte dei CRM presuppone un solo acquirente e un ciclo di vendita breve. L’architettura funziona in modo diverso:

• Più parti su un unico progetto. Un cliente o un promotore, un rappresentante della proprietà, un project manager e i tuoi consulenti per strutture, impianti e paesaggio appartengono tutti alla stessa trattativa.
• Scadenze fisse. Un concorso o una richiesta di offerta ha una data di consegna che non si sposta. Mancarla chiude la trattativa.
• Regole diverse per ogni percorso di affidamento. Dopo aver presentato a un cliente privato fai follow-up. In un appalto pubblico la comunicazione passa di solito dai canali definiti dalla procedura, quindi documenti invece di rincorrere.
• Lunghi intervalli tra un incarico e l’altro. Un cliente può tornare con l’edificio successivo anche anni dopo. Lo studio che è rimasto in contatto è nella rosa.
• Referenze a richiesta. Una richiesta di offerta chiede progetti comparabili e consulenti con nome e cognome, e ti servono in pochi minuti, non dopo una ricerca tra vecchie cartelle.

Una configurazione per architetti in Customermates

Un nuovo spazio di lavoro parte senza liste: crei le liste che ti servono (contatti, organizzazioni, trattative o liste tue) in Modello dati, oppure lasci che la configurazione con IA le costruisca nel cloud. Puoi chiamarle Progetti invece di Trattative e Prestazioni invece di Servizi, e rinominare qualsiasi lista in seguito in Modello dati sotto Generale, così l’app parla la tua lingua. Ogni nome di campo qui sotto è un esempio.

Il valore di un progetto è la somma delle sue voci, ciascuna una prestazione per una quantità. Per un onorario su misura, una prestazione «Stima dell’onorario per €1.000» con prezzo di €1.000 e quantità 85 dà un progetto da €85.000.

Fasi delle trattative e valori ponderati

La fase è un campo Scelta singola che definisci tu, e ogni opzione ha una probabilità di vittoria. Un punto di partenza: Lead 10%, Go o no-go 20%, Preparazione della consegna 30%, Consegnata 40%, In short list 60%, Trattativa sull’onorario 80%, Vinta 100%, Persa 0%.

Un progetto da €85.000 in In short list ha un valore ponderato di €51.000. È aritmetica sulle tue probabilità, non una previsione. Sulla board della pipeline ogni progetto è una scheda che trascini tra le fasi.

Segui la fase di progetto in un proprio campo Scelta singola (Progetto preliminare, Progetto definitivo, Progetto esecutivo, Gara d’appalto, Direzione lavori) invece che nella fase della trattativa. Una board raggruppata per Fase di progetto e filtrata sui progetti vinti mostra a che punto è ogni commessa, e trascinarvi una scheda ne cambia la fase.

Viste salvate per la settimana

1. Consegne in scadenza: progetti in Preparazione della consegna, ordinati per Scadenza di consegna.
2. In attesa di una decisione: progetti in Consegnata o In short list, ordinati per Data del colloquio.
3. Progetti attivi per fase: progetti vinti su una board raggruppata per Fase di progetto.
4. Consulenti per disciplina: contatti con un ruolo di consulente, raggruppati per Ruolo, per l’elenco del team nella prossima richiesta di offerta.
5. Ex clienti rimasti in silenzio: organizzazioni di tipo Cliente privato o Promotore, ordinate per ultimo aggiornamento, dalla più vecchia. Funziona se aggiorni le note dell’organizzazione dopo ogni contatto.

Condividi Ex clienti rimasti in silenzio con tutto lo studio o con ruoli selezionati, così tutti fanno follow-up sulla stessa lista. La guida ai record spiega raggruppamento, filtri e importazione.

Tassi di vittoria per percorso di affidamento

Filtra i progetti su Vinta e Persa e raggruppali per Percorso di affidamento. Customermates mostra il conteggio e il valore per gruppo, così puoi confrontare come vanno per il tuo studio gli incarichi diretti, i concorsi a inviti e le richieste di offerta pubbliche. Non calcola per te un tasso di vittoria né statistiche di conversione; la divisione la fai tu.

Conversazioni con clienti e consulenti (Pro e superiori)

In Customermates Cloud da Pro, la posta in arrivo unificata riunisce le e-mail di Gmail, Outlook o IMAP con LinkedIn, WhatsApp, Instagram e Telegram. Rispondi sul canale originale. Aggiungi una volta l’indirizzo di un partecipante a un contatto e ogni conversazione con quell’indirizzo compare sul contatto. Collegare una conversazione a un progetto è un passaggio a parte, che fai tu o Mate.

Pro include 1 account collegato per utente e Business 3. Le conversazioni dei tuoi account restano private: i colleghi, amministratori compresi, vedono una conversazione solo dopo che la condividi, oppure dopo che condividi l’intero account su Business e superiori.

Una revisione settimanale delle trattative con Mate (Customermates Cloud)

Mate è l’assistente dentro Customermates Cloud e gira su crediti IA ospitati; leggere le conversazioni della posta in arrivo richiede Pro o superiore. Prima di un colloquio, chiedigli nella chat un riepilogo della storia del cliente: progetti passati, e-mail recenti e attività aperte.

Per la revisione settimanale, imposta una routine, un’istruzione salvata che Mate esegue secondo una pianificazione o quando un record cambia. Scegli Ogni settimana sotto Ripetizione, lunedì alle 08:00, con istruzioni come queste:

Trova i progetti nelle fasi Consegnata e In short list che non sono
stati aggiornati da 14 giorni. Se il percorso di affidamento è Incarico
diretto o Concorso a inviti, leggi l’ultima conversazione della posta in
arrivo con il contatto del cliente e, se il mio ultimo messaggio non ha
risposta, salva un breve follow-up come bozza di risposta. Se il percorso
è Concorso aperto o Richiesta di offerta pubblica, non preparare nulla.
Non inviare nulla. Chiudi con un elenco: progetto, cliente, fase,
percorso, giorni dall’ultimo aggiornamento, bozza salvata sì o no.

Una seconda routine può reagire a un evento: attivala quando un progetto viene aggiornato, con Fase sotto Campi modificati, e istruiscila a creare un’attività «Conferma il team di consulenti» collegata a quel progetto e assegnata alle stesse persone, ma solo se la nuova fase è Vinta. Starter include 1 routine per utente e Pro 5.

Preferisci il tuo client IA? Collega Claude, ChatGPT o un altro client tramite MCP. Funziona su ogni piano e nelle installazioni self-hosted, con l’uso del modello fatturato dal tuo provider di IA.

Che cosa Customermates non fa per gli architetti

• Nessuna registrazione delle ore, fatturazione degli onorari, controllo di gestione dei progetti né pianificazione delle risorse.
• Nessun modello di proposta o di SOQ e nessuna generazione di documenti. Aggiungi la consegna finita a un campo File sul progetto.
• Nessuna integrazione CAD o BIM. I file inviati nei messaggi restano nella conversazione della posta in arrivo.
• Le attività non hanno scadenze, promemoria né notifiche. Usa un campo data e una vista salvata, oppure una routine.
• Nessuna app mobile e nessuna prenotazione di appuntamenti sul calendario.

Se vuoi un unico sistema per trattative, ore e onorari, guarda i software di gestione dello studio. Customermates pubblica questa pagina; i dettagli dei fornitori sono stati verificati l’8 ottobre 2026 sul sito di ciascun fornitore.

Una divisione praticabile è fatta di due sistemi: Customermates per trattative e relazioni, e il tuo software di gestione dello studio per ore e onorari. Un webhook parte quando un progetto cambia, quindi un workflow n8n che gestisci a parte può passare un progetto vinto all’altro strumento, purché quello strumento abbia un’API.

Quanto costa

I prezzi sono per utente al mese, con fatturazione mensile. Ogni piano a pagamento include REST, webhook e MCP.

Ogni piano a pagamento aggiunge crediti IA ospitati mensili per ogni utente attivo per Mate; gli importi sono nella pagina dei prezzi. Far girare il nucleo open source sul tuo server non costa licenza, ma un’installazione self-hosted non ha posta in arrivo, Mate né routine.

Passare dai fogli di calcolo

1. Salva le tue liste come Excel o CSV

   L’importazione legge cartelle di lavoro Excel (.xlsx) e file CSV, quindi le esportazioni da altri strumenti si possono importare così come sono.

2. Importa prima le organizzazioni

   Clienti, promotori e studi di consulenza. Nella lista Organizzazioni, apri Altre azioni, scegli Aggiungi da file e associa le tue colonne.

3. Importa i contatti

   Aggiungi una colonna con il nome dell’organizzazione di ogni persona; l’importazione le collega all’organizzazione con quel nome.

4. Importa le trattative aperte come progetti

   Includi la fase, il percorso di affidamento e la scadenza di consegna, poi aggiungi le voci con prestazioni e quantità così ogni progetto riceve il suo valore.

5. Salva le viste e la routine

   Salva le viste qui sopra, poi imposta la revisione settimanale se usi Customermates Cloud.

Dati dei clienti e riservatezza

In Customermates Cloud, il database di produzione primario è configurato nella regione AWS di Francoforte. L’hosting e gli altri sub-responsabili, tra cui fornitori statunitensi, sono nella pagina dei sub-responsabili ed è disponibile un accordo sul trattamento dei dati. Un ruolo personalizzato con accesso in lettura Assegnati limita un collaboratore esterno ai progetti a lui assegnati. Customermates non ha alcuna certificazione come ISO 27001 o SOC 2; se un cliente pubblico ne richiede una, verificalo prima di spostare i suoi dati.

Domande frequenti