Le CRM des architectes qui gagnent leurs missions par la relation et par les candidatures

Une agence d’architecture a besoin d’un CRM pour la part du travail qui précède le contrat : décider quels concours et quelles consultations viser, tenir les dates de remise, relancer après un entretien, et garder le contact avec les anciens clients et les bureaux d’études avec lesquels vous vous associez. Customermates est un CRM open source et IA natif conçu en Allemagne qui couvre cette part. Il ne suit pas les heures, ne facture pas les honoraires et ne planifie pas les équipes : si vous voulez un seul système pour toute l’agence, la section des limites plus bas nomme des outils de gestion d’agence conçus pour les architectes.

Ce qu’une agence d’architecture attend d’un CRM

La plupart des CRM supposent un seul acheteur et un cycle de vente court. L’architecture fonctionne autrement :

• Plusieurs parties sur un même projet. Un client ou un promoteur, un représentant du maître d’ouvrage, un chef de projet, et vos bureaux d’études structure, fluides et paysage appartiennent tous à la même affaire.
• Des échéances fixes. Un concours ou une consultation a une date de remise qui ne bouge pas. La manquer met fin à l’affaire.
• Des règles différentes selon la voie de passation. Après avoir présenté à un client privé, vous relancez. Dans une commande publique, la communication passe en général par les canaux que la procédure définit : vous documentez plutôt que de relancer.
• De longs intervalles entre les commandes. Un client peut revenir pour le bâtiment suivant des années plus tard. L’agence qui est restée en contact figure sur la liste restreinte.
• Des références à la demande. Une consultation demande des projets comparables et des bureaux d’études nommés, et il vous les faut en quelques minutes, pas après une recherche dans d’anciens dossiers.

Une configuration d’architecte dans Customermates

Un nouvel espace de travail commence sans listes : vous créez celles dont vous avez besoin (contacts, organisations, affaires ou les vôtres) dans Configurer, ou vous laissez la configuration IA les construire dans le cloud. Vous pouvez les nommer Projets au lieu d’Affaires et Prestations au lieu de Services, et renommer n’importe quelle liste plus tard dans Configurer sous Général, pour que l’application parle votre langue. Tous les noms de champs ci-dessous sont des exemples.

La valeur d’un projet est la somme de ses lignes, chacune étant une prestation multipliée par une quantité. Pour des honoraires sur mesure, une prestation « Estimation d’honoraires par 1 000 € » au prix de 1 000 € avec une quantité de 85 donne un projet valant 85 000 €.

Étapes d’affaire et valeurs pondérées

L’étape est un champ Choix unique que vous définissez, et chaque option reçoit une probabilité de gain. Un point de départ : Lead 10 %, Go ou no-go 20 %, Préparation de la remise 30 %, Remis 40 %, Présélectionné 60 %, Négociation des honoraires 80 %, Gagné 100 %, Perdu 0 %.

Un projet de 85 000 € à l’étape Présélectionné a une valeur pondérée de 51 000 €. C’est de l’arithmétique à partir de vos propres probabilités, pas une prévision. Sur le board du pipeline, chaque projet est une carte que vous faites glisser d’une étape à l’autre.

Suivez la phase de conception dans son propre champ Choix unique (Esquisse, Avant-projet, Projet, Consultation des entreprises, Suivi de chantier) plutôt que dans l’étape. Un board regroupé par Phase de conception et filtré sur les projets gagnés montre où en est chaque chantier actif, et faire glisser une carte change sa phase.

Des vues enregistrées pour la semaine

1. Remises à venir : projets en Préparation de la remise, triés par Date limite de remise.
2. En attente d’une décision : projets en Remis ou Présélectionné, triés par Date d’audition.
3. Projets actifs par phase : projets gagnés sur un board regroupé par Phase de conception.
4. Bureaux d’études par discipline : contacts avec une fonction de bureau d’études, regroupés par Fonction, pour la liste d’équipe de votre prochaine consultation.
5. Anciens clients devenus silencieux : organisations de type Client privé ou Promoteur, triées par dernière mise à jour, les plus anciennes d’abord. Cela fonctionne si vous mettez à jour les notes de l’organisation après chaque contact.

Les vues enregistrées sont personnelles : chaque collègue règle les mêmes filtres et enregistre sa propre vue. Le guide des enregistrements explique le regroupement, les filtres et l’import.

Taux de réussite par voie de passation

Filtrez les projets sur Gagné et Perdu et regroupez-les par Voie de passation. Customermates affiche le nombre et la valeur par groupe, pour comparer ce que donnent pour votre agence les commandes directes, les concours sur invitation et les consultations publiques. Il ne calcule pas pour vous un taux de réussite ni des statistiques de conversion ; la division vous revient.

Conversations avec les clients et les bureaux d’études (Pro et au-dessus)

Dans Customermates Cloud sur Pro, Business et Enterprise, la boîte de réception unifiée réunit l’e-mail de Gmail, Outlook ou IMAP avec LinkedIn, WhatsApp, Instagram et Telegram. Vous répondez sur le canal d’origine. Liez un participant à un contact une fois, et chaque conversation avec cette adresse apparaît sur la chronologie du contact.

Pro comprend 1 compte connecté par utilisateur et Business 3. Les conversations de vos propres comptes restent privées : vos collègues, administrateurs compris, ne voient un fil qu’une fois que vous l’avez partagé, ou que vous avez partagé le compte entier sur Business et au-dessus.

Une revue hebdomadaire des affaires avec Mate (Customermates Cloud)

Mate est l’assistant de Customermates Cloud et fonctionne avec des crédits IA hébergés ; lire les conversations de la boîte de réception demande Pro ou au-dessus. Avant un entretien, demandez-lui dans le chat un résumé de l’historique du client : projets passés, e-mails récents et tâches ouvertes.

Pour la revue hebdomadaire, mettez en place une routine, une instruction enregistrée que Mate exécute selon un calendrier ou lorsqu’un enregistrement change. Choisissez Chaque semaine sous Répétition, le lundi à 8 h 00, avec des instructions comme celles-ci :

Trouvez les projets aux étapes Remis et Présélectionné qui n'ont pas été
mis à jour depuis 14 jours. Si la voie de passation est Commande directe ou
Concours sur invitation, lisez la dernière conversation de la boîte de
réception avec le contact client et, si mon dernier message est resté sans
réponse, enregistrez une courte relance comme brouillon de réponse. Si la
voie est Concours ouvert ou Consultation publique, ne rédigez aucun
brouillon. N'envoyez rien. Terminez par une liste : projet, client, étape,
voie, jours depuis la dernière mise à jour, brouillon enregistré oui ou non.

Une seconde routine peut réagir à un événement : déclenchez-la quand un projet est mis à jour, avec Étape sous Champs modifiés, et chargez-la de créer une tâche « Confirmer l’équipe de bureaux d’études » liée à ce projet et assignée aux mêmes personnes, mais seulement si la nouvelle étape est Gagné. Starter comprend 1 routine par utilisateur et Pro 5.

Vous préférez votre propre client IA ? Connectez Claude, ChatGPT ou un autre client par MCP. Cela fonctionne sur toutes les formules et sur les installations auto-hébergées, l’utilisation du modèle étant facturée par votre fournisseur d’IA.

Ce que Customermates ne fait pas pour les architectes

• Pas de suivi du temps, de facturation des honoraires, de contrôle de projet ni de planification des ressources.
• Pas de modèles de propositions ou de dossiers de références, et pas de génération de documents. Ajoutez le dossier de remise terminé à un champ Fichier du projet.
• Pas d’intégration CAO ou BIM. Les fichiers envoyés dans les messages restent dans le fil de la boîte de réception.
• Les tâches n’ont ni échéances, ni rappels, ni notifications. Utilisez un champ date et une vue enregistrée, ou une routine.
• Pas d’application mobile et pas de réservation de rendez-vous dans un calendrier.

Si vous voulez un seul système pour les affaires, les heures et les honoraires, regardez les logiciels de gestion d’agence. Customermates publie cette page ; les informations sur les éditeurs ont été vérifiées le 8 octobre 2026 sur le site de chacun.

Une répartition réaliste utilise deux systèmes : Customermates pour les affaires et les relations, et votre outil de gestion d’agence pour les heures et les honoraires. Un webhook se déclenche quand un projet change : un workflow n8n que vous exploitez séparément peut donc transmettre un projet gagné à l’autre outil, à condition que celui-ci ait une API.

Ce que ça coûte

Les prix sont par utilisateur et par mois, facturés au mois. Chaque formule comprend REST, webhooks et MCP.

Chaque formule ajoute des crédits IA hébergés mensuels par utilisateur actif pour Mate ; les montants figurent sur la page des tarifs. Exploiter le cœur open source sur votre propre serveur ne coûte aucun frais de licence, mais une installation auto-hébergée n’a ni boîte de réception, ni Mate, ni routines.

Passer des tableurs à Customermates

1. Enregistrer vos listes en Excel

   L’import lit les classeurs Excel (.xlsx). Les fichiers CSV ne sont pas acceptés : enregistrez-les d’abord en .xlsx.

2. Importer d’abord les organisations

   Clients, promoteurs et bureaux d’études. Sur la liste Organisations, ouvrez Plus d’actions, choisissez Ajouter depuis un fichier et associez vos colonnes.

3. Importer les contacts

   Ajoutez une colonne avec le nom de l’organisation de chaque personne ; l’import les relie à l’organisation de ce nom.

4. Importer les affaires ouvertes comme projets

   Incluez l’étape, la voie de passation et la date limite de remise, puis ajoutez des lignes avec des prestations et des quantités pour que chaque projet obtienne sa valeur.

5. Enregistrer les vues et la routine

   Enregistrez les vues ci-dessus, puis mettez en place la revue hebdomadaire si vous utilisez Customermates Cloud.

Données clients et confidentialité

Dans Customermates Cloud, la base de données de production principale est configurée dans la région AWS de Francfort. L’hébergement et les autres sous-traitants, dont des fournisseurs américains, figurent sur la page des sous-traitants, et un accord de traitement des données est disponible. Un rôle personnalisé avec l’accès en lecture Assignés limite un freelance aux projets qui lui sont assignés. Customermates ne détient aucune certification comme ISO 27001 ou SOC 2 ; si un client public en exige une, vérifiez-le avant de migrer ses données.

Questions fréquentes