CRM para arquitectos: tras la entrevista, clientes y consultores se quedan en silencio. Haz seguimiento de cada uno.

Después de una entrevista o de una presentación, el siguiente movimiento suele ser esperar: la decisión del cliente, el presupuesto de un consultor, la respuesta a una pregunta que enviaste. Ahí es donde las propuestas se enfrían. Customermates mantiene esas esperas a la vista y, como CRM para arquitectos, deja las conversaciones de correo y LinkedIn en las fichas de clientes y consultores, da a cada propuesta siguientes pasos con fecha, y Mate o tu propio agente de IA (Claude, ChatGPT o cualquier cliente que hable MCP) redacta la respuesta y el siguiente paso para que los revises, los edites y los envíes. La bandeja de entrada requiere Customermates Cloud desde Pro. No registra horas, no factura honorarios ni planifica personal, así que, si quieres un único sistema para todo el estudio, la sección de límites de más abajo nombra herramientas de gestión de estudios creadas para arquitectos.

Qué necesita un estudio de arquitectura de un CRM

La mayoría de los CRM suponen un solo comprador y un ciclo de venta corto. La arquitectura funciona de otra manera:

• Varias partes en un mismo proyecto. Un cliente o promotor, un representante del propietario, un director de proyecto y tus consultores de estructuras, instalaciones y paisajismo pertenecen a la misma propuesta.
• Plazos fijos. Un concurso o un RFQ tiene una fecha de presentación que no se mueve. Perderla acaba con la propuesta.
• Reglas distintas según la vía de contratación. Tras presentar a un cliente privado, haces seguimiento. En una contratación pública, la comunicación suele ir por los canales que define el procedimiento, así que documentas en lugar de perseguir.
• Largos intervalos entre encargos. Un cliente puede volver con el siguiente edificio años después. El estudio que mantuvo el contacto está en la lista corta.
• Referencias a demanda. Un RFQ pide proyectos comparables y consultores con nombre, y los necesitas en minutos, no después de buscar entre carpetas antiguas.

Una configuración para arquitectos en Customermates

Un espacio de trabajo nuevo empieza sin listas: tú creas las listas que necesitas (contactos, organizaciones, oportunidades o las tuyas) en Modelo de datos, o dejas que la configuración con IA las cree en la nube. Puedes llamarlas Proyectos en lugar de Oportunidades y Prestaciones en lugar de Servicios, y cambiar el nombre de cualquier lista más adelante en Modelo de datos, en General, para que la aplicación hable tu idioma. Todos los nombres de campo de abajo son ejemplos.

El valor de un proyecto es la suma de sus partidas, cada una una prestación por una cantidad. Para unos honorarios a medida, una prestación «Estimación de honorarios por cada 1000 €» con un precio de 1000 € y una cantidad de 85 da un proyecto de 85.000 €.

Etapas de la propuesta y valores ponderados

La etapa es un campo de Selección única que defines tú, y cada opción lleva una probabilidad de éxito. Un punto de partida: Lead 10 %, Seguir o no seguir 20 %, Preparando la presentación 30 %, Presentada 40 %, Preseleccionada 60 %, Negociando honorarios 80 %, Ganada 100 %, Perdida 0 %.

Un proyecto de 85.000 € en Preseleccionada tiene un valor ponderado de 51.000 €. Es aritmética con tus propias probabilidades, no una previsión. En el tablero del pipeline cada proyecto es una tarjeta que arrastras entre etapas.

Sigue la fase de proyecto en su propio campo de Selección única (Diseño esquemático, Desarrollo del diseño, Documentos de construcción, Licitación, Administración de la obra) y no en la etapa. Un tablero agrupado por Fase de proyecto y filtrado a los proyectos ganados muestra en qué punto está cada trabajo activo, y arrastrar una tarjeta allí cambia su fase.

Vistas guardadas para la semana

1. Presentaciones próximas: proyectos en Preparando la presentación, ordenados por Fecha límite de presentación.
2. A la espera de una decisión: proyectos en Presentada o Preseleccionada, ordenados por Fecha de la entrevista.
3. Proyectos activos por fase: proyectos ganados en un tablero agrupado por Fase de proyecto.
4. Consultores por disciplina: contactos con una función de consultor, agrupados por Función, para la lista de equipo de tu próximo RFQ.
5. Antiguos clientes en silencio: organizaciones de tipo Cliente privado o Promotor, ordenadas por última actualización, de la más antigua a la más reciente. Funciona si actualizas las notas de la organización después de cada contacto.

Comparte Antiguos clientes en silencio con todo el estudio o con roles concretos, para que todos hagan seguimiento de la misma lista. La guía de registros explica la agrupación, los filtros y la importación.

Tasas de éxito por vía de contratación

Filtra los proyectos a Ganada y Perdida y agrúpalos por Vía de contratación. Customermates muestra el recuento y el valor por grupo, para que compares cómo les va a tu estudio los encargos directos, los concursos por invitación y los RFQ públicos. No calcula por ti una tasa de éxito ni estadísticas de conversión; la división la haces tú.

Conversaciones con clientes y consultores (Pro y superiores)

En Customermates Cloud desde Pro, la bandeja de entrada unificada reúne el correo de Gmail, Outlook o IMAP con LinkedIn, WhatsApp, Instagram y Telegram. Respondes por el canal original. Añade una sola vez la dirección de un participante a un contacto, y todas las conversaciones con esa dirección aparecen en el contacto. Vincular una conversación a un proyecto es un paso aparte, que das tú o da Mate.

Pro incluye 1 cuenta conectada por usuario y Business 3. Las conversaciones de tus propias cuentas siguen siendo privadas: los compañeros, administradores incluidos, ven un hilo solo después de que lo compartas, o después de que compartas la cuenta entera en Business y superiores.

Una revisión semanal de propuestas con Mate (Customermates Cloud)

Mate es el asistente de Customermates Cloud y funciona con créditos de IA alojada; leer las conversaciones de la bandeja de entrada requiere Pro o superior. Antes de una entrevista, pídele en el chat un resumen del historial del cliente: proyectos anteriores, correos recientes y tareas abiertas.

Para la revisión semanal, configura una rutina, una instrucción guardada que Mate ejecuta según una programación o cuando cambia un registro. Elige Cada semana en Se repite, lunes a las 08:00, con instrucciones como estas:

Busca los proyectos en las etapas Presentada y Preseleccionada que no se
hayan actualizado en 14 días. Si la vía de contratación es Encargo directo o
Concurso por invitación, lee la última conversación de la bandeja de entrada
con el contacto del cliente y, si mi último mensaje no tiene respuesta,
guarda un seguimiento breve como borrador de respuesta. Si la vía es
Concurso abierto o RFQ público, no redactes nada. No envíes nada. Termina
con una lista: proyecto, cliente, etapa, vía, días desde la última
actualización, borrador guardado sí o no.

Una segunda rutina puede reaccionar a un evento: actívala cuando se actualice un proyecto, con Etapa en Campos modificados, e indícale que cree una tarea «Confirmar el equipo de consultores» vinculada a ese proyecto y asignada a las mismas personas, pero solo si la nueva etapa es Ganada. Starter incluye 1 rutina por usuario y Pro 5.

¿Prefieres tu propio cliente de IA? Conecta Claude, ChatGPT u otro cliente mediante MCP. Funciona en todos los planes y en las instalaciones autoalojadas, y el uso del modelo lo factura tu proveedor de IA.

Lo que Customermates no hace para arquitectos

• Sin control de tiempo, facturación de honorarios, control de proyectos ni planificación de recursos.
• Sin plantillas de propuesta ni de SOQ (declaración de cualificaciones) y sin generación de documentos. Añade la presentación terminada a un campo Archivo del proyecto.
• Sin integración con CAD ni BIM. Los archivos enviados en mensajes se quedan en el hilo de la bandeja de entrada.
• Las tareas no tienen fechas límite, recordatorios ni notificaciones. Usa un campo de fecha y una vista guardada, o una rutina.
• Sin aplicación móvil y sin reserva de citas en el calendario.

Si quieres un único sistema para propuestas, horas y honorarios, mira un software de gestión de estudios. Customermates publica esta página; los datos de los proveedores fueron comprobados el 8 de octubre de 2026 en el sitio web de cada proveedor.

Un reparto viable son dos sistemas: Customermates para propuestas y relaciones, y tu herramienta de gestión del estudio para horas y honorarios. Un webhook se activa cuando cambia un proyecto, así que un flujo de n8n que ejecutes por separado puede pasar un proyecto ganado a la otra herramienta, siempre que tenga una API.

Cuánto cuesta

Los precios son por usuario al mes, con facturación mensual. Todos los planes de pago incluyen REST, webhooks y MCP.

Cada plan de pago añade créditos de IA alojada mensuales por usuario activo para Mate; los importes están en la página de precios. Ejecutar el núcleo de código abierto en tu propio servidor no cuesta licencia, pero una instalación autoalojada no tiene bandeja de entrada, Mate ni rutinas.

Pasar de las hojas de cálculo al CRM

1. Guarda tus listas como Excel o CSV

   La importación lee libros de Excel (.xlsx) y archivos CSV, así que las exportaciones de otras herramientas se pueden importar tal cual.

2. Importa primero las organizaciones

   Clientes, promotores y consultoras. En la lista de Organizaciones, abre Más acciones, elige Añadir desde archivo y asigna tus columnas.

3. Importa los contactos

   Añade una columna con el nombre de la organización de cada persona; la importación los vincula a la organización con ese nombre.

4. Importa las propuestas abiertas como proyectos

   Incluye la etapa, la vía de contratación y la fecha límite de presentación, y añade después partidas con prestaciones y cantidades para que cada proyecto tenga su valor.

5. Guarda las vistas y la rutina

   Guarda las vistas anteriores y configura después la revisión semanal si usas Customermates Cloud.

Datos de clientes y confidencialidad

En Customermates Cloud, la base de datos principal de producción está configurada en la región AWS de Fráncfort. El alojamiento y los demás subencargados, entre ellos proveedores estadounidenses, constan en la página de subencargados, y hay disponible un acuerdo de encargo de tratamiento de datos. Un rol personalizado con acceso de lectura Asignados limita a un colaborador freelance a los proyectos que se le han asignado. Customermates no tiene ninguna certificación como ISO 27001 o SOC 2; si un cliente público exige una, compruébalo antes de trasladar sus datos.

Preguntas frecuentes