CRM voor architecten: na het gesprek worden opdrachtgevers en adviseurs stil. Volg ze allemaal op.

Na een gesprek of een inschrijving is de volgende stap meestal wachten: op de beslissing van de opdrachtgever, op de honorariumofferte van een adviseur, op het antwoord op een vraag die je hebt gestuurd. Daar vallen acquisitietrajecten stil. Customermates is een CRM voor architecten die die wachttijden in beeld houdt. E-mail- en LinkedIn-gesprekken staan bij de records van opdrachtgevers en adviseurs, elk acquisitietraject heeft volgende stappen met een datum, en Mate of je eigen AI-agent (Claude, ChatGPT of elke client die MCP spreekt) stelt het antwoord en de volgende stap op, die jij nakijkt, aanpast en verstuurt. De inbox vereist Customermates Cloud vanaf Pro. Het registreert geen uren, factureert geen honorarium en plant geen personeel. Wil je één systeem voor het hele kantoor, kijk dan bij "Wat Customermates niet doet voor architecten" naar kantoorbeheersoftware.

Wat een architectenbureau van een CRM nodig heeft

De meeste CRM's gaan uit van één koper en een korte verkoopcyclus. Architectuur werkt anders:

• Meerdere partijen bij één project. Een opdrachtgever of ontwikkelaar, een gemachtigde van de opdrachtgever, een projectmanager en je constructeur, installatieadviseur en landschapsarchitect horen allemaal bij hetzelfde acquisitietraject.
• Vaste deadlines. Een prijsvraag of aanbesteding heeft een inschrijfdatum die niet verschuift. Wie hem mist, is uit het traject.
• Andere regels per acquisitieroute. Na een presentatie bij een particuliere opdrachtgever volg je op. Bij een openbare aanbesteding loopt de communicatie meestal via de kanalen die de procedure voorschrijft, dus je documenteert in plaats van achter iemand aan te zitten.
• Lange pauzes tussen opdrachten. Een opdrachtgever kan jaren later terugkomen met het volgende gebouw. Het bureau dat contact hield, staat op de shortlist.
• Referenties op afroep. Een aanbesteding vraagt om vergelijkbare projecten en genoemde adviseurs, en je hebt ze nodig in minuten, niet na een zoektocht door oude mappen.

Een inrichting voor architecten in Customermates

Een nieuwe werkruimte start zonder lijsten: je maakt de lijsten die je nodig hebt (contactpersonen, organisaties, deals of eigen lijsten) aan in Datamodel, of laat de AI-setup ze in de cloud opbouwen. Je kunt ze Projecten noemen in plaats van Deals en Aanbod in plaats van Diensten, en elke lijst later hernoemen in Datamodel onder Algemeen, zodat de app jouw taal spreekt. Elke veldnaam hieronder is een voorbeeld.

De waarde van een project is de som van de regelitems, elk een aanbodonderdeel maal aantal. Voor een honorarium op maat geeft een aanbodonderdeel "Honorariumraming per €1.000" met een prijs van €1.000 en een aantal van 85 een project van €85.000.

Acquisitiefases en gewogen waarden

De fase is een veld met enkele keuze dat je zelf definieert, en elke optie krijgt een winkans. Een beginpunt: Lead 10%, Go of no-go 20%, Inschrijving voorbereiden 30%, Ingediend 40%, Op de shortlist 60%, Honorarium onderhandelen 80%, Gewonnen 100%, Verloren 0%.

Een project van €85.000 in Op de shortlist heeft een gewogen waarde van €51.000. Dat is rekenwerk op basis van je eigen kansen, geen voorspelling. Op het pipelinebord is elk project een kaart die je tussen fases sleept.

Volg de ontwerpfase in een eigen veld met enkele keuze (Schetsontwerp, Definitief ontwerp, Technisch ontwerp, Aanbesteding, Directievoering) in plaats van in de fase. Een bord gegroepeerd op Ontwerpfase en gefilterd op gewonnen projecten laat zien waar elke lopende opdracht staat, en een kaart daar verslepen wijzigt de fase.

Opgeslagen weergaven voor de week

1. Inschrijvingen binnenkort: projecten in Inschrijving voorbereiden, gesorteerd op Inschrijfdeadline.
2. Wachten op een beslissing: projecten in Ingediend of Op de shortlist, gesorteerd op Gespreksdatum.
3. Lopende projecten per fase: gewonnen projecten op een bord gegroepeerd op Ontwerpfase.
4. Adviseurs per discipline: contactpersonen met een adviseursrol, gegroepeerd op Rol, voor de teamlijst in je volgende aanbesteding.
5. Oud-klanten die stil zijn: organisaties van het type Particuliere opdrachtgever of Ontwikkelaar, gesorteerd op laatste wijziging, oudste eerst. Dit werkt als je de notities van de organisatie na elk contact bijwerkt.

Deel Oud-klanten die stil zijn met de hele studio of met geselecteerde rollen, zodat iedereen dezelfde lijst opvolgt. De gids over records legt groeperen, filters en import uit.

Slagingspercentages per acquisitieroute

Filter projecten op Gewonnen en Verloren en groepeer ze op Acquisitieroute. Customermates toont het aantal en de waarde per groep, zodat je kunt vergelijken hoe directe opdrachten, uitgenodigde prijsvragen en openbare aanbestedingen voor jouw bureau uitpakken. Het berekent geen slagingspercentage of conversiestatistiek voor je; de deling is aan jou.

Gesprekken met opdrachtgevers en adviseurs (Pro en hoger)

In Customermates Cloud vanaf Pro brengt de gecombineerde inbox e-mail van Gmail, Outlook of IMAP samen met LinkedIn, WhatsApp, Instagram en Telegram. Je antwoordt op het oorspronkelijke kanaal. Voeg het adres van een deelnemer één keer toe aan een contactpersoon, en elk gesprek met dat adres verschijnt bij die contactpersoon. Een gesprek koppelen aan een project is een aparte stap, door jou of door Mate.

Pro bevat 1 verbonden account per gebruiker en Business 3. Gesprekken van je eigen accounts blijven privé: collega's, beheerders inbegrepen, zien een gesprek pas nadat je het deelt, of nadat je op Business en hoger het hele account deelt.

Een wekelijkse acquisitiereview met Mate (Customermates Cloud)

Mate is de assistent in Customermates Cloud en draait op gehoste AI-credits; gesprekken in de inbox lezen vereist Pro of hoger. Vraag Mate vóór een gesprek in de chat om een samenvatting van de geschiedenis van de opdrachtgever: eerdere projecten, recente e-mails en openstaande taken.

Stel voor de wekelijkse review een routine in, een opgeslagen instructie die Mate volgens een schema of bij een wijziging van een record uitvoert. Kies Elke week onder Herhaalt, maandag om 08:00, met instructies zoals deze:

Zoek projecten in de fases Ingediend en Op de shortlist die 14 dagen niet
zijn bijgewerkt. Is de acquisitieroute Directe opdracht of Uitgenodigde
prijsvraag, lees dan het laatste inboxgesprek met de contactpersoon van de
opdrachtgever en bewaar, als mijn laatste bericht geen antwoord heeft, een
korte opvolging als conceptantwoord. Is de route Open prijsvraag of
Openbare aanbesteding, stel dan niets op. Verstuur niets. Sluit af met een
lijst: project, opdrachtgever, fase, route, dagen sinds de laatste
wijziging, concept bewaard ja of nee.

Een tweede routine kan op een gebeurtenis reageren: laat haar afgaan als een project wordt bijgewerkt, met Fase onder Gewijzigde velden, en geef haar de opdracht een taak "Adviseursteam bevestigen" aan te maken, gekoppeld aan dat project en toegewezen aan dezelfde mensen, maar alleen als de nieuwe fase Gewonnen is. Starter bevat 1 routine per gebruiker en Pro 5.

Liever je eigen AI-client? Verbind Claude, ChatGPT of een andere client via MCP. Dat werkt op elk abonnement en op zelf gehoste installaties, waarbij het modelgebruik door je AI-aanbieder wordt gefactureerd.

Wat Customermates niet doet voor architecten

• Geen urenregistratie, honorariumfacturatie, projectcontrole of capaciteitsplanning.
• Geen sjablonen voor voorstellen of selectiedocumenten en geen documentgeneratie. Voeg de afgeronde inschrijving toe aan een veld Bestand bij het project.
• Geen CAD- of BIM-integratie. Bestanden die in berichten worden gestuurd, blijven in het gesprek in de inbox.
• Taken hebben geen vervaldatums, herinneringen of meldingen. Gebruik een datumveld en een opgeslagen weergave, of een routine.
• Geen mobiele app en geen agendaboekingen.

Wil je één systeem voor acquisitie, uren en honorarium, kijk dan naar kantoorbeheersoftware. Customermates publiceert deze pagina; de gegevens van aanbieders zijn op 8 oktober 2026 gecontroleerd op de eigen website van elke aanbieder.

Een werkbare verdeling is twee systemen: Customermates voor acquisitie en relaties, en je kantoorbeheertool voor uren en honorarium. Een webhook gaat af als een project verandert, zodat een n8n-workflow die je apart draait een gewonnen project kan doorgeven aan de andere tool, mits die tool een API heeft.

Wat het kost

Prijzen gelden per gebruiker per maand, maandelijks gefactureerd. Elk betaald abonnement bevat REST, webhooks en MCP.

Elk betaald abonnement voegt per actieve gebruiker maandelijks gehoste AI-credits voor Mate toe; de bedragen staan op de prijspagina. De open-source kern op je eigen server draaien kost geen licentie, maar een zelf gehoste installatie heeft geen inbox, geen Mate en geen routines.

Overstappen vanuit spreadsheets

1. Bewaar je lijsten als Excel of CSV

   De import leest Excel-werkmappen (.xlsx) en CSV-bestanden, dus exports uit andere tools kunnen zoals ze zijn worden geïmporteerd.

2. Importeer eerst organisaties

   Opdrachtgevers, ontwikkelaars en adviesbureaus. Open in de lijst Organisaties Meer acties, kies Toevoegen uit bestand en koppel je kolommen.

3. Importeer contactpersonen

   Voeg een kolom toe met de organisatienaam van elke persoon; de import koppelt ze aan de organisatie met die naam.

4. Importeer lopende acquisitietrajecten als projecten

   Neem de fase, de acquisitieroute en de inschrijfdeadline mee en voeg daarna regelitems met aanbodonderdelen en aantallen toe zodat elk project zijn waarde krijgt.

5. Bewaar de weergaven en de routine

   Bewaar de weergaven hierboven en stel daarna de wekelijkse review in als je Customermates Cloud gebruikt.

Klantgegevens en vertrouwelijkheid

In Customermates Cloud is de primaire productiedatabase ingesteld in de AWS-regio Frankfurt. Hosting en de andere subverwerkers, waaronder Amerikaanse aanbieders, staan op de pagina Subverwerkers, en een verwerkersovereenkomst is beschikbaar. Een aangepaste rol met leesrechten Toegewezen beperkt een freelancer tot de projecten die aan hem of haar zijn toegewezen. Customermates heeft geen certificering zoals ISO 27001 of SOC 2; eist een publieke opdrachtgever er een, controleer dat dan voordat je zijn gegevens overzet.

Veelgestelde vragen