CRM dla architektów: po prezentacji klienci i konsultanci milkną. Wracaj do każdego z nich.

Po prezentacji lub złożeniu oferty kolejny ruch to zwykle czekanie: na decyzję klienta, na wycenę honorarium od konsultanta, na odpowiedź na wysłane pytanie. Wtedy starania o zlecenie milkną. Customermates, open source CRM dla architektów, trzyma te oczekiwania w zasięgu wzroku. Rozmowy e-mail i LinkedIn leżą przy rekordach klientów i konsultantów, każde zlecenie w toku ma kolejne kroki z datami, a Mate lub Twój własny agent AI (Claude, ChatGPT albo dowolny klient obsługujący MCP) przygotowuje odpowiedź i kolejny krok, które sprawdzasz, poprawiasz i wysyłasz. Skrzynka odbiorcza wymaga Customermates Cloud od planu Pro. Nie liczy godzin, nie fakturuje honorariów i nie planuje obsady, więc jeśli chcesz jednego systemu na całą pracownię, sekcja o ograniczeniach niżej wymienia programy do zarządzania biurem stworzone dla architektów.

Czego pracownia architektoniczna potrzebuje od CRM

Większość CRM zakłada jednego kupującego i krótki cykl sprzedaży. Architektura działa inaczej:

• Kilka stron przy jednym projekcie. Klient lub deweloper, przedstawiciel inwestora, kierownik projektu oraz Twoi konsultanci od konstrukcji, instalacji (MEP) i zieleni należą do tego samego zlecenia w toku.
• Stałe terminy. Konkurs lub zapytanie ofertowe ma termin złożenia, który się nie przesuwa. Jego przegapienie kończy sprawę.
• Inne zasady dla każdego trybu zamówienia. Po prezentacji przed klientem prywatnym wracasz do rozmowy. W zamówieniu publicznym komunikacja zwykle idzie kanałami określonymi w procedurze, więc dokumentujesz, zamiast dopytywać.
• Długie przerwy między zleceniami. Klient może wrócić z kolejnym budynkiem po latach. Na krótkiej liście jest biuro, które utrzymywało kontakt.
• Referencje na żądanie. Zapytanie ofertowe prosi o porównywalne projekty i konsultantów z nazwiska, a Ty potrzebujesz ich w kilka minut, nie po przeszukiwaniu starych folderów.

Konfiguracja CRM dla architekta w Customermates

Nowa przestrzeń robocza zaczyna bez list: potrzebne listy (kontakty, organizacje, szanse sprzedaży lub własne) tworzysz w Modelu danych albo pozwalasz, by zrobiła to konfiguracja z pomocą AI w chmurze. Możesz nazwać je Projekty zamiast Szanse sprzedaży i Oferta zamiast Usługi, a później zmienić nazwę dowolnej listy w Modelu danych, w zakładce Ogólne, żeby aplikacja mówiła Twoim językiem. Każda nazwa pola poniżej to przykład.

Wartość projektu to suma jego pozycji, każda to pozycja oferty razy ilość. Przy honorarium ustalanym indywidualnie pozycja „Szacunek honorarium za każde 1000 zł” wyceniona na 1000 zł przy ilości 85 daje projekt wart 85 000 zł.

Etapy zleceń w toku i wartości ważone

Etap to pole wyboru pojedynczego, które sam definiujesz, a każda opcja dostaje prawdopodobieństwo wygranej. Punkt wyjścia: Lead 10%, Decyzja go/no-go 20%, Przygotowanie oferty 30%, Oferta złożona 40%, Krótka lista 60%, Negocjacja honorarium 80%, Wygrana 100%, Przegrana 0%.

Projekt wart 85 000 zł na etapie Krótka lista ma wartość ważoną 51 000 zł. To arytmetyka na Twoich własnych prawdopodobieństwach, a nie prognoza. Na tablicy pipeline każdy projekt to karta, którą przeciągasz między etapami.

Fazę projektu śledź w osobnym polu wyboru pojedynczego (Koncepcja, Projekt budowlany, Projekt wykonawczy, Wybór wykonawcy, Nadzór autorski), a nie w etapie. Tablica pogrupowana według Faza projektu i przefiltrowana do wygranych projektów pokazuje, na czym stoi każda aktywna praca, a przeciągnięcie tam karty zmienia jej fazę.

Zapisane widoki na tydzień

1. Oferty do złożenia: projekty na etapie Przygotowanie oferty, posortowane według Termin złożenia oferty.
2. Czekamy na decyzję: projekty na etapie Oferta złożona lub Krótka lista, posortowane według Data prezentacji.
3. Aktywne projekty według fazy: wygrane projekty na tablicy pogrupowanej według Faza projektu.
4. Konsultanci według branży: kontakty z rolą konsultanta, pogrupowane według Rola, do listy zespołu w następnym zapytaniu ofertowym.
5. Dawni klienci, którzy ucichli: organizacje typu Klient prywatny lub Deweloper, posortowane według ostatniej aktualizacji, od najstarszej. Działa to, jeśli po każdym kontakcie aktualizujesz notatki organizacji.

Udostępnij Dawni klienci, którzy ucichli całej pracowni albo wybranym rolom, żeby wszyscy wracali do tej samej listy. Przewodnik po rekordach wyjaśnia grupowanie, filtry i import.

Skuteczność według trybu zamówienia

Przefiltruj projekty do Wygrana i Przegrana i pogrupuj je według Tryb zamówienia. Customermates pokaże liczbę i wartość w każdej grupie, więc możesz porównać, jak kończą się zlecenia bezpośrednie, konkursy zamknięte i publiczne zapytania ofertowe w Twoim biurze. Nie liczy za Ciebie skuteczności ani statystyk konwersji; dzielenie zostaje po Twojej stronie.

Rozmowy z klientami i konsultantami (Pro i wyżej)

W Customermates Cloud od planu Pro ujednolicona skrzynka odbiorcza łączy pocztę z Gmaila, Outlooka lub IMAP z LinkedInem, WhatsAppem, Instagramem i Telegramem. Odpowiadasz w oryginalnym kanale. Dodaj adres uczestnika do kontaktu raz, a każda rozmowa z tym adresem pojawi się przy kontakcie. Powiązanie rozmowy z projektem to osobny krok, Twój lub Mate.

W Pro liczba połączonych kont na użytkownika w cenie wynosi 1, w Business 3. Rozmowy z Twoich własnych kont pozostają prywatne: współpracownicy, także administratorzy, widzą wątek dopiero po jego udostępnieniu albo po udostępnieniu całego konta w planie Business i wyższych.

Cotygodniowy przegląd zleceń w toku z Mate (Customermates Cloud)

Mate to asystent w Customermates Cloud, który korzysta z kredytów hostowanej AI; czytanie rozmów w skrzynce odbiorczej wymaga planu Pro lub wyższego. Przed prezentacją poproś go na czacie o podsumowanie historii klienta: dotychczasowe projekty, ostatnie e-maile i otwarte zadania.

Do cotygodniowego przeglądu ustaw rutynę, czyli zapisaną instrukcję, którą Mate uruchamia według harmonogramu albo przy zmianie rekordu. Wybierz Co tydzień w polu Powtarza się, poniedziałek o 08:00, z instrukcją w rodzaju:

Znajdź projekty na etapach Oferta złożona i Krótka lista, które nie były
aktualizowane od 14 dni. Jeśli tryb zamówienia to Zlecenie bezpośrednie lub
Konkurs zamknięty, przeczytaj ostatnią rozmowę w skrzynce odbiorczej z
kontaktem klienta i, jeśli moja ostatnia wiadomość nie ma odpowiedzi, zapisz
krótki follow-up jako szkic odpowiedzi. Jeśli tryb to Konkurs otwarty lub
Publiczne zapytanie ofertowe, niczego nie szkicuj. Niczego nie wysyłaj.
Zakończ listą: projekt, klient, etap, tryb, dni od ostatniej aktualizacji,
szkic zapisany tak lub nie.

Druga rutyna może reagować na zdarzenie: uruchom ją przy aktualizacji projektu, z polem Etap w Zmienione pola, i każ jej utworzyć zadanie „Potwierdź zespół konsultantów” powiązane z tym projektem i przypisane tym samym osobom, ale tylko jeśli nowy etap to Wygrana. W Starterze liczba rutyn na użytkownika w cenie wynosi 1, w Pro 5.

Wolisz własnego klienta AI? Podłącz Claude, ChatGPT albo innego klienta przez MCP. Działa w każdym planie i w instalacjach self-hosted, a użycie modelu rozlicza Twój dostawca AI.

Czego Customermates nie robi dla architektów

• Brak ewidencji czasu pracy, fakturowania honorariów, kontrolingu projektów i planowania zasobów.
• Brak szablonów ofert ani dokumentów kwalifikacyjnych (SOQ) i brak generowania dokumentów. Gotowe zgłoszenie dodaj do pola Plik przy projekcie.
• Brak integracji z CAD i BIM. Pliki wysłane w wiadomościach zostają w wątku skrzynki odbiorczej.
• Zadania nie mają terminów, przypomnień ani powiadomień. Użyj pola daty i zapisanego widoku albo rutyny.
• Brak aplikacji mobilnej i rezerwacji w kalendarzu.

Jeśli chcesz jednego systemu na zlecenia w toku, godziny i honoraria, rozejrzyj się za programem do zarządzania biurem. Tę stronę publikuje Customermates; dane dostawców sprawdzono 8 października 2026 r. na stronie każdego z nich.

Rozsądny podział to dwa systemy: Customermates do zleceń w toku i relacji oraz Twój program do zarządzania biurem do godzin i honorariów. Webhook odpala się, gdy projekt się zmienia, więc przepływ n8n, który uruchamiasz osobno, może przekazać wygrany projekt drugiemu narzędziu, o ile ma ono API.

Ile to kosztuje

Ceny są za użytkownika miesięcznie, rozliczane co miesiąc. Każdy płatny plan obejmuje REST, webhooki i MCP.

Każdy płatny plan dodaje miesięczne kredyty hostowanej AI na aktywnego użytkownika dla Mate; kwoty są na stronie z cennikiem. Rdzeń open source na Twoim własnym serwerze nie kosztuje opłaty licencyjnej, ale instalacja self-hosted nie ma skrzynki odbiorczej, Mate ani rutyn.

Przenieś się z arkuszy

1. Zapisz listy jako Excel lub CSV

   Import czyta skoroszyty Excela (.xlsx) i pliki CSV, więc eksporty z innych narzędzi można zaimportować bez zmian.

2. Najpierw zaimportuj organizacje

   Klienci, deweloperzy i firmy konsultingowe. Na liście Organizacje otwórz Więcej działań, wybierz Dodaj z pliku i dopasuj kolumny.

3. Zaimportuj kontakty

   Dodaj kolumnę z nazwą organizacji każdej osoby; import powiąże je z organizacją o tej nazwie.

4. Zaimportuj otwarte zlecenia w toku jako projekty

   Uwzględnij etap, tryb zamówienia i termin złożenia oferty, a potem dodaj pozycje z ofertą i ilościami, żeby każdy projekt dostał swoją wartość.

5. Zapisz widoki i rutynę

   Zapisz powyższe widoki, a potem ustaw cotygodniowy przegląd, jeśli korzystasz z Customermates Cloud.

Dane klientów i poufność

W Customermates Cloud główna produkcyjna baza danych jest skonfigurowana w regionie AWS Frankfurt. Hosting i pozostałe podmioty podprzetwarzające, w tym dostawcy z USA, są na stronie podmiotów podprzetwarzających, a dostępna jest umowa powierzenia przetwarzania danych. Własna rola z dostępem do odczytu Przypisane ogranicza freelancera do przypisanych mu projektów. Customermates nie ma certyfikacji takiej jak ISO 27001 czy SOC 2; jeśli wymaga jej klient publiczny, sprawdź to, zanim przeniesiesz jego dane.

Najczęstsze pytania