Ein einfaches CRM, das mit einer fertigen Pipeline startet

Ein einfaches CRM ist eines, das Ihr Team tatsächlich pflegt, weil es wenig zu lernen gibt und vor dem ersten Deal nichts eingerichtet werden muss. Customermates kommt mit einem kleinen Datenmodell aus, das mit Kontakten, Organisationen, Deals, Services und Aufgaben startet, dazu eine Deal-Pipeline, die vom ersten Tag an bereitsteht. Es passt zu kleinen Teams mit Kundenkontakt, etwa Beratungen, Agenturen und Gründern, und kostet im Tarif Starter 12 € pro Nutzer und Monat.

Einfach heißt auch: Manches fehlt bewusst. Die Grenzen stehen weiter unten, damit Sie Customermates schnell ausschließen können, wenn Sie genau das brauchen.

Was ein neuer Arbeitsbereich schon enthält

Viele Seiten zum Thema „einfaches CRM" versprechen eine schnelle Einrichtung. Hier steht, was Sie nach der Registrierung tatsächlich vorfinden, bevor Sie etwas ändern. Jeder Eintrag ist ein eigenes Feld vom Typ Einzelauswahl: Sie können Optionen umbenennen und ergänzen oder das Feld ganz löschen. Keines davon ist fest eingebaut. Aufgaben etwa haben keinen eigenen Status außer diesem vorbelegten Feld.

Die Prozentwerte sind Abschlusswahrscheinlichkeiten. Daraus berechnet Customermates einen gewichteten Wert je Deal und die gewichtete Pipeline. Das sind feste Gewichte, die Sie selbst setzen, keine Vorhersage. Sie ändern sie als Wahrscheinlichkeit % am Feld Phase unter Konfigurieren; dafür brauchen Sie die Admin-Rolle oder Bearbeiten in der Zeile Datenmodell.

Was die Einrichtung außerdem kurz hält:

• Ihre eigenen Begriffe. Unter Konfigurieren benennen Sie jede Liste frei um, zum Beispiel Kunden statt Kontakte, Projekte oder Aufträge statt Deals, Follow-ups statt Aufgaben, und Sie können eigene Listen anlegen. Datensätze und Beziehungen bleiben verbunden.
• Eine Listenansicht für alles. Jede Liste öffnet sich als Tabelle oder Board, mit Suche, Filtern, Gruppierung und Sortierung in derselben Werkzeugleiste. Mehr dazu unter Datensätze in der App.
• Ansichten merken sich Ihre Einstellung. Filter, Sortierung, Darstellung, Gruppierung und Spalten werden zusammen als benannte Ansicht gespeichert und erscheinen als Chip. Änderungen bleiben vorläufig, bis Sie sie in der Ansicht speichern. Ansichten sind persönlich, jede Person behält also ihre eigenen.

Welcher Tarif passt

Ein Team mit drei Personen zahlt im Tarif Starter 36 € im Monat, im Tarif Pro 87 €. Abgerechnet wird monatlich. Jeder Cloud-Tarif enthält monatliche gehostete KI-Credits pro aktivem Nutzer für Mate, Details unter Preise. Die Testphase von 7 Tagen läuft im Tarif Pro und braucht keine Kreditkarte.

In einem Durchgang eingerichtet

1. Arbeitsbereich anlegen

   Registrieren Sie sich und tragen Sie im Profilschritt Namen und Land ein, den einzigen Pflichtschritt der Einrichtung. Wissensdatenbank, Teameinladung und KI-Client können Sie überspringen und später nachholen.

2. Begriffe an Ihr Geschäft anpassen

   Benennen Sie unter Konfigurieren die Listen, die Ihr Team anders nennt, unter Allgemein um und passen Sie bei Deals die Phasen und Wahrscheinlichkeiten an Ihren Vertriebsablauf an. Eine Unternehmensberatung arbeitet zum Beispiel mit Projekten und den Phasen Anfrage, Abstimmung, Angebot verschickt, Gewonnen und Verloren.

3. Einen Datensatztyp importieren

   Öffnen Sie in der Kontaktliste Weitere Aktionen › Aus Datei hinzufügen und ordnen Sie die Spalten Ihrer Tabelle den Feldern zu. Der Assistent liest .xlsx-Arbeitsmappen, kein CSV; andere Tabellenformate speichern Sie vorher als .xlsx. Importieren Sie Organisationen vor Kontakten und Deals, damit Verknüpfungen über den Namen zugeordnet werden. Unsere Excel-Vorlage für ein CRM zeigt einen Tabellenaufbau, der sich sauber zuordnen lässt.

4. Das eine Feld ergänzen, das Sie vermissen werden

   Aufgaben haben kein eingebautes Fälligkeitsdatum. Wenn Sie mit Folgeterminen arbeiten, legen Sie unter Konfigurieren über Hinzufügen › Feld ein Datumsfeld wie „Nächster Schritt" an Deals oder Aufgaben an und speichern Sie eine danach sortierte Ansicht.

5. Das Team einladen

   Einladungen verschicken Sie unter Einstellungen › Mitglieder. Neue Mitglieder warten auf Freigabe, bis ein Admin oder ein Mitglied mit Rechten zur Benutzerverwaltung ihnen eine Rolle zuweist und sie aktiv setzt.

Was dieses einfache CRM nicht kann

Automatisierung gibt es, aber an zwei getrennten Stellen. In Customermates Cloud führen Routinen eine gespeicherte Anweisung über Mate nach Zeitplan oder bei einer Änderung an einem Datensatz aus und verbrauchen dabei gehostete KI-Credits. Eine Routine läuft als ihr Eigentümer und sieht, was dieser sieht. Für regelbasierte Abläufe binden Sie eine separat betriebene oder abonnierte n8n-Instanz über Webhooks, die REST-API oder den Community-Node an.

Wenn Ihr Team auf Push-Erinnerungen am Smartphone angewiesen ist oder dauerhaft einen kostenlosen Tarif sucht, ist eines der folgenden Tools wahrscheinlich der bessere Start.

Wann ein anderes einfaches CRM besser passt

Diese Seite wird von Customermates veröffentlicht. Die Tabelle beschreibt jedes Tool nach den Angaben des Anbieters, damit Sie die Eignung vergleichen können. Die Angaben zu anderen Anbietern wurden am 8. Oktober 2026 auf den Preisen von Less Annoying CRM, den Preisen von OnePageCRM, der Preisseite von CentralStationCRM und HubSpot CRM geprüft.

Wie es sich erweitern lässt

Der einfache Einstieg verbaut keinen späteren Ausbau. REST-API und Webhooks gibt es in jedem Tarif, und Ihr eigener KI-Client (Claude, ChatGPT und andere) kann Datensätze über MCP lesen und ändern. In Customermates Cloud erstellt Mate Zusammenfassungen und Antwortentwürfe und verbraucht dabei gehostete KI-Credits. Die Cloud-Datenbank ist in der AWS-Region Frankfurt konfiguriert; die Liste der Unterauftragsverarbeiter nennt die beteiligten Anbieter, auch solche aus den USA, und ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) liegt vor.

Häufig gestellte Fragen