Das CRM für Anwälte, die ihre eigene Kanzlei führen

Warum Anwälte ein CRM brauchen

Ihre Kanzlei lebt von Beziehungen. Ob Familienrecht, Arbeitsrecht, Strafverteidigung oder Erbrecht: Ihre Mandanten kommen durch Empfehlungen, Mundpropaganda und Folgemandate. Dennoch verwalten viele Einzelanwälte und kleine Kanzleien diese Beziehungen mit Excel-Tabellen, Notizzetteln und dem Gedächtnis. Die Folge: Anfragen gehen verloren, Nachfassaktionen werden vergessen und Umsatz wird verschenkt.

Ein CRM für Anwälte ändert das. Es gibt Ihnen ein System, um jeden Mandanten, jedes Mandat und jede Empfehlungsquelle festzuhalten. Fristen, Akten, Zeiterfassung und Abrechnung bleiben in Ihrer Kanzleisoftware; das CRM kümmert sich um die Beziehungen.

Im Gegensatz zu CRM-Lösungen für große Kanzleien liegt der Fokus hier auf einzelnen Anwälten und kleinen Praxen: wenig Einrichtung, kein Schulungsaufwand, monatlich kündbar.

Probleme, die ein Anwalts-CRM löst

• Anfragen gehen verloren: Ein potenzieller Mandant ruft an, Sie sind im Gerichtstermin, und die Notiz geht unter. Ohne System findet die Beratung nie statt.
• Keine Empfehlungsverfolgung: Ein Kollege hat Ihnen dieses Jahr fünf Mandanten geschickt, aber Sie haben keine Aufzeichnung und keine Möglichkeit, sich zu revanchieren.
• Verstreute Mandanteninformationen: Fallnotizen im Ordner, E-Mails im Postfach, Abrechnung in der Buchhaltungssoftware. Kein Gesamtbild der Mandantenbeziehung.
• Vergessene Nachfassaktionen: Zufriedene ehemalige Mandanten könnten wiederkommen oder weiterempfehlen, aber Sie pflegen nach Mandatsabschluss keinen Kontakt.
• Suche vor der Interessenkonfliktprüfung: Vor der Annahme eines neuen Mandanten müssen Sie Ihre Mandantenhistorie schnell durchsuchen können.

Wie Customermates als CRM-Software für Anwälte funktioniert

Customermates ist ein flexibles Open-Source-CRM, das sich an die Arbeitsweise von Einzelanwälten anpassen lässt. So unterstützt es Ihre Kanzlei.

Mandantenakquise und Lead-Management

Legen Sie jede Anfrage, ob über Ihre Website, einen Anruf oder eine Empfehlung, als Deal in Ihrer Pipeline an: von Hand oder über einen per MCP verbundenen KI-Client. Auf dem Kanban-Board sehen Sie jede Anfrage auf einen Blick: vom Erstkontakt über das Beratungsgespräch und die Mandatsvereinbarung bis zur aktiven Vertretung.

Eine gespeicherte Ansicht mit allen Anfragen in der Phase „Neu“, sortiert nach Eingang, zeigt, wer noch auf eine Antwort wartet. In der Cloud kann eine Routine jeden Morgen offene Anfragen auflisten und Antwortentwürfe zur Prüfung vorbereiten. Einen automatischen Versand oder Erinnerungen gibt es nicht.

Fall- und Mandatsverfolgung

Verfolgen Sie jedes aktive Mandat als Deal in Ihrer Pipeline. Verknüpfen Sie mehrere Mandate mit demselben Mandanten über die Zeit und sehen Sie die vollständige Beziehungshistorie. Typisierte benutzerdefinierte Felder erfassen Rechtsgebiet, Mandatstyp, Zuständigkeit, Gegenanwalt und einen Link zur Akte in Ihrer Kanzleisoftware.

Aufgaben im Aufgabenmanagement halten fest, was als Nächstes zu tun ist, und lassen sich mit Mandant und Mandat verknüpfen. Customermates hat jedoch keine Fristenverwaltung: keine Fälligkeitsdaten auf Aufgaben, keine Erinnerungen, keine Wiedervorlage. Verjährungs- und Schriftsatzfristen gehören in den Fristenkalender Ihrer Kanzleisoftware.

Zeitmanagement und Abrechnungsunterstützung

Customermates ist weder Abrechnungs- noch Zeiterfassungssoftware und erfasst keine Zeiten. Was es bietet: Notizen, Gespräche und Aktivitäten liegen beim Mandat, sodass Sie bei der Rechnungsstellung nachvollziehen können, was passiert ist.

Erfassen Sie Abrechnungsstatus oder Honorarwert in eigenen Feldern, lesen Sie Deal-Daten über REST und lassen Sie Rechnungen im Buchhaltungstool erstellen. Ein separat betriebener n8n-Workflow kann Daten an dieses externe System übergeben.

Empfehlungsverfolgung und Netzwerkmanagement

Empfehlungen sind das Lebenselixier der Einzelkanzlei. Mit der Kontaktverwaltung halten Sie fest, wer jeden Mandanten empfohlen hat, und pflegen Ihr Netzwerk bewusst.

Erstellen Sie benutzerdefinierte Felder für Empfehlungsquelle, Empfehlungsdatum und Gegenempfehlung. Eine gespeicherte Ansicht, gruppiert nach Empfehlungsquelle, zeigt, wem Sie danken sollten und welche Beziehungen Mandate bringen.

Einheitlicher Posteingang

Ab Pro bringt der einheitliche Posteingang E-Mail (Gmail, Outlook, IMAP), LinkedIn, WhatsApp, Instagram und Telegram in Customermates. Sie verknüpfen jedes Gespräch mit dem Mandanten und antworten im ursprünglichen Kanal. Wenn ein ehemaliger Mandant wegen eines Mandats von vor drei Jahren schreibt, liegen Nachrichten und Notizen an einem Ort. SMS und Telefonie sind keine Kanäle, und selbst gehostet gibt es keinen Posteingang.

Kein Durchsuchen einzelner Postfächer mehr, um sich zu erinnern, was besprochen oder zugesagt wurde.

Automatisierung mit n8n

Als Einzelanwalt erledigen Sie alles selbst. Customermates hat keinen eigenen Automatisierungs-Baukasten, bietet aber Webhooks und eine REST-API. n8n betreiben Sie separat und binden es über den Community-Node an. Damit lassen sich zum Beispiel diese Abläufe bauen:

• Ein Webhook meldet ein neu angelegtes Mandat an Ihren n8n-Workflow, der den Datensatz in Ihre Kanzleisoftware überträgt
• Ein Phasenwechsel auf „Erledigt“ löst im externen Workflow eine Dankesnachricht aus Ihrem E-Mail-System aus
• Neue Web-Anfragen aus Ihrem Formular-Tool landen per REST als Deal in der Pipeline

Zeitgesteuerte Abläufe brauchen einen Scheduler in n8n oder einem anderen externen Dienst. In der Cloud kann alternativ eine Routine nach Zeitplan laufen, etwa ein wöchentlicher Überblick über Ihre Pipeline.

KI-Agenten, die Ihr Anwalts-CRM bedienen

Externe KI-Clients wie Claude oder ChatGPT verbinden sich über MCP mit 49 MCP-Tools und können Ihr CRM lesen und schreiben. Sie übernehmen die Dateneingabe (Mandate anlegen, Aufnahmephasen aktualisieren, Empfehlungsnotizen protokollieren) und können Nachfasskorrespondenz entwerfen, Mandantenhistorien zusammenfassen oder Ihre Empfehlungsquellen auswerten. Den KI-Client wählen und bezahlen Sie selbst. In der Cloud-Version gibt es zusätzlich den Assistenten Mate, der vor dem Senden oder Löschen verbindlich nach Ihrer Bestätigung fragt; bei einem externen Client entscheidet der Client selbst, ob er nachfragt. Klären Sie vorab, welche Mandantendaten an welchen KI-Anbieter gehen dürfen.

Funktionen von Customermates als Anwalts-CRM

Pipeline-Management mit Kanban-Ansicht

Sehen Sie Ihre Mandate auf einen Blick. Die Deal-Phase ist eine konfigurierbare Auswahlspalte; Akquise, aktive Mandate und Geschäftsentwicklung trennen Sie über ein Auswahlfeld und gespeicherte Ansichten. Verschieben Sie Fälle per Drag-and-drop zwischen Phasen: von der Erstanfrage über Beratung, Mandatierung und aktive Bearbeitung bis zur Erledigung.

Vollständige Mandantenprofile

Notizen, Mandate, Gespräche und Aktivitäten liegen beim Mandanten. Wenn ein Mandant anruft, sehen Sie die Historie. Wenn Sie ein neues Mandat prüfen, durchsuchen Sie Kontakte, Organisationen und Deals nach möglichen Konflikten.

Benutzerdefinierte Felder für die Anwaltspraxis

Fügen Sie Felder für Rechtsgebiet, Mandatstyp, Zuständigkeit, Beauftragungsdatum, Honorarvereinbarung, Gegenanwalt, Gericht und Konfliktprüfungsstatus hinzu: als Text, Währung, Datum, Auswahl oder Link. Customermates passt sich an Ihre Praxis an, ohne Sie in ein starres Schema zu zwängen.

Open Source und selbst hostbar

Customermates ist Open Source. Sie können den Code einsehen und den Open-Source-Kern mit Docker auf Ihren eigenen Servern betreiben, ohne Lizenzkosten. Dann bestimmen Sie selbst, wo Mandantendaten liegen, und tragen Betrieb, Backups und Updates. Posteingang und Mate sind nur in der Cloud verfügbar.

Datenschutz in der Cloud-Version

Mandantenvertraulichkeit und Datenschutz sind für Anwälte nicht verhandelbar. In der Cloud-Version liegt die Datenbank in der AWS-Region Frankfurt; Hosting und weitere Unterauftragsverarbeiter, auch aus den USA, stehen in der Liste der Unterauftragsverarbeiter, ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) liegt vor. Wer den Speicherort vollständig selbst bestimmen will, betreibt den Open-Source-Kern selbst. Eine Zertifizierung besitzt Customermates nicht, und ob der Einsatz zu Ihrer Verschwiegenheitspflicht passt, bewerten Sie selbst.

Preise, die für Einzelanwälte funktionieren

Customermates hält die Preise einfach, monatlich abgerechnet:

• Starter (12 € pro Nutzer pro Monat): Kontakte, Organisationen, Mandate als Deals, Aufgaben, benutzerdefinierte Felder, Ansichten, REST, Webhooks und MCP-Zugang für KI-Clients (49 MCP-Tools)
• Pro (29 € pro Nutzer pro Monat): ergänzt den einheitlichen Posteingang (E-Mail, LinkedIn, WhatsApp, Instagram, Telegram) mit 1 verbundenen Konto pro Nutzer sowie eine nur lesende Kalenderansicht (Termine lassen sich nicht anlegen)
• Selbst hostbar: der Open-Source-Kern auf Ihrer eigenen Infrastruktur, ohne Lizenzkosten, mit dem Funktionsumfang von Starter
• Open Source: Der Code ist einsehbar; Datensätze lassen sich per REST-API und XLSX-Export (je Datensatztyp) übernehmen

Für einen Einzelanwalt bedeutet das 12 € pro Monat in Starter. Keine Gebühren pro Mandat, kein Prozentsatz der Abrechnung. Alle Tarife stehen auf der Preisseite.

Schnell startklar

Die Grundeinrichtung für Ihre Anwaltspraxis dauert Minuten, die Datenübernahme hängt von Ihren Altdaten ab:

1. Konto erstellen: ohne Kreditkarte. Die ersten 7 Tage sind kostenlos.
2. Datensätze übernehmen: Importieren Sie Kontakte, Organisationen oder Deals aus einer Excel-Arbeitsmappe (XLSX), jeweils einen Datensatztyp, oder nutzen Sie die REST-API oder einen per MCP verbundenen KI-Client. Einen CSV-Import gibt es nicht.
3. Phasen einrichten: Benennen Sie die Phasen so, dass sie zu Akquise und Mandatsbearbeitung passen.
4. Benutzerdefinierte Felder anlegen: Rechtsgebiet, Mandatstyp, Empfehlungsquelle, Honorarvereinbarung, Aktenlink.
5. E-Mail-Konto verbinden: Verbinden Sie ab Pro Ihr E-Mail-Konto mit dem Posteingang und verknüpfen Sie Gespräche mit Mandanten.
6. Verbindungen einrichten: Webhooks, REST oder ein separat betriebenes n8n für Ihre Kanzleisoftware, in der Cloud eine Routine für den Wochenüberblick.

Häufig gestellte Fragen