Das CRM für Anwälte, die ihre eigene Kanzlei führen

Warum Anwälte ein CRM brauchen

Als Anwalt lebt Ihre Kanzlei von Beziehungen. Ob Familienrecht, Arbeitsrecht, Strafverteidigung oder Erbrecht, Ihre Mandanten kommen durch Empfehlungen, Mundpropaganda und Folgemandate. Dennoch verwalten die meisten Einzelanwälte und Kleinpraktiker diese Beziehungen mit Excel-Tabellen, Notizzetteln und Gedächtnis, verlieren Leads, vergessen Nachfassaktionen und verschenken Umsatz.

Ein CRM für Anwälte ändert das. Es gibt Ihnen ein einziges System, um jeden Mandanten, jedes Mandat, jede Empfehlungsquelle und jede abrechenbare Interaktion zu verfolgen. Statt zwischen Tools zu jonglieren, haben Sie einen Ort, der Ihre Einzelkanzlei am Laufen hält.

Im Gegensatz zu CRM-Lösungen für große Kanzleien ist Customermates für einzelne Anwälte und kleine Praxen konzipiert, ohne die Komplexität, den Schulungsaufwand oder die Enterprise-Preise, die die meisten Anwalts-CRM-Lösungen für Einzelanwälte unpraktisch machen.

Probleme, die ein Anwalts-CRM löst

• Leads gehen verloren: Ein potenzieller Mandant ruft an, Sie sind im Gerichtstermin, und die Notiz geht unter. Ohne System findet die Beratung nie statt.
• Keine Empfehlungsverfolgung: Ein Kollege hat Ihnen dieses Jahr fünf Mandanten geschickt, aber Sie haben keine Aufzeichnung und keine Möglichkeit, sich zu revanchieren.
• Verstreute Mandanteninformationen: Fallnotizen im Ordner, E-Mails im Postfach, Abrechnung in der Buchhaltungssoftware. Kein Gesamtbild der Mandantenbeziehung.
• Vergessene Nachfassaktionen: Zufriedene ehemalige Mandanten könnten wiederkommen oder weiterempfehlen, aber Sie pflegen nach Mandatsabschluss keinen Kontakt.
• Lücken bei der Zeiterfassung: Abrechenbare Stunden gehen verloren, weil Sie Zeiteinträge am Wochenende rekonstruieren statt sie laufend zu erfassen.
• Interessenkonfliktprüfungen: Vor der Annahme eines neuen Mandanten müssen Sie Ihre gesamte Mandantenhistorie schnell und genau durchsuchen können.

Wie Customermates als CRM-Software für Anwälte funktioniert

Customermates ist ein flexibles Open-Source-CRM, das sich an die tatsächliche Arbeitsweise von Einzelanwälten anpasst. So unterstützt es Ihre Kanzlei.

Mandantenakquise und Lead-Management

Verlieren Sie keine potenziellen Mandanten mehr. Mit Customermates landet jede Anfrage, ob über Ihre Website, einen Anruf oder eine Empfehlung, in Ihrer Pipeline. Sie sehen jeden Lead auf einen Blick im Kanban-Board: vom Erstkontakt über das Beratungsgespräch und die Mandatsvereinbarung bis zur aktiven Vertretung.

Richten Sie automatische Nachfassaktionen ein, damit kein Interessent zu lange auf eine Antwort wartet. Studien zeigen, dass Kanzleien, die innerhalb einer Stunde auf Anfragen reagieren, siebenmal häufiger den Mandanten gewinnen. Ein Anwalts-CRM macht diese Reaktionszeit erreichbar, auch wenn Sie im Gerichtstermin oder in einer Besprechung sind.

Fall- und Mandatsverfolgung

Verfolgen Sie jedes aktive Mandat als Deal in Ihrer Pipeline. Verknüpfen Sie mehrere Mandate mit demselben Mandanten über die Zeit und sehen Sie die vollständige Beziehungshistorie. Benutzerdefinierte Felder erfassen Rechtsgebiet, Mandatstyp, Zuständigkeit, Gerichtstermine, Gegenanwalt und Fallstatus, alles, was Sie brauchen, ohne zwischen Apps zu wechseln.

Nutzen Sie das Aufgabenmanagement, um Fristen zu setzen, Checklisten für Meilensteine zu erstellen und sicherzustellen, dass nichts übersehen wird. Wenn eine Verjährungsfrist naht oder ein Schriftsatztermin ansteht, wissen Sie Bescheid.

Zeitmanagement und Abrechnungsunterstützung

Einzelanwälte verlieren durchschnittlich 2-3 abrechenbare Stunden pro Woche durch mangelhaftes Tracking. Customermates hilft Ihnen, Zeit gegen bestimmte Kontakte und Mandate zu erfassen, damit Sie Ihre Woche korrekt rekonstruieren können. Verknüpfen Sie jede E-Mail, Notiz und Aktivität mit einem Mandat und nutzen Sie diese Zeitleiste bei der Rechnungsstellung.

Customermates ist weder Abrechnungs- noch Zeiterfassungssuite. Erfassen Sie Abrechnungsstatus oder -wert in eigenen Feldern, lesen Sie unterstützte Deal-Daten über REST und lassen Sie Rechnungen im Buchhaltungstool erstellen und speichern. Ein separat betriebener n8n-Workflow kann Daten an dieses externe System übergeben.

Empfehlungsverfolgung und Netzwerkmanagement

Empfehlungen sind das Lebenselixier der Einzelkanzlei. Customermates lässt Sie erfassen, wer jeden Mandanten empfohlen hat, Empfehlungsmuster über die Zeit verfolgen und Ihr professionelles Netzwerk systematisch pflegen, mit der Kontaktverwaltung.

Erstellen Sie benutzerdefinierte Felder für Empfehlungsquelle, Empfehlungsdatum und Reziprozitätsstatus. Nutzen Sie gefilterte Ansichten und Aufgaben, um Empfehlungsgebern zu danken, bei ehemaligen Mandanten nachzufassen und Beziehungen zu pflegen, die Geschäft generieren.

Nativer einheitlicher Posteingang

Jede Mandanten-E-Mail und WhatsApp-Nachricht wird über den einheitlichen Posteingang dem richtigen Kontakt und Mandat zugeordnet. E-Mail, LinkedIn, WhatsApp, Instagram und Telegram liegen auf einer Zeitleiste, sodass Sie den vollständigen Kontext sofort haben, wenn ein ehemaliger Mandant wegen eines Mandats von vor drei Jahren schreibt, jede Nachricht, jede Notiz, jede Dokumentenreferenz an einem Ort. Der einheitliche Posteingang ist ab Pro enthalten.

Kein Durchsuchen einzelner Postfächer mehr, um sich zu erinnern, was besprochen oder zugesagt wurde.

Automatisierung mit n8n

Als Einzelanwalt tragen Sie jeden Hut. Customermates verbindet sich mit n8n, um wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren, die Ihren Tag auffressen:

• Automatische Terminerinnerungen vor Beratungsgesprächen versenden Dafür ist ein Scheduler in Ihrer eigenen n8n-Instanz oder einem anderen externen Dienst über die API nötig; Customermates führt zeitgesteuerte Follow-ups und Erinnerungen nicht selbst aus.
• Follow-up-E-Mails nach Mandatsabschluss auslösen
• Wiederkehrende Check-in-Erinnerungen für ruhende Mandantenbeziehungen erstellen
• Wöchentliche Pipeline-Berichte generieren, damit Sie den Stand Ihrer Kanzlei kennen
• Neue Web-Anfragen direkt in Ihre Akquise-Pipeline leiten

KI-Agenten, die Ihr Anwalts-CRM bedienen

Customermates verbindet sich nativ mit Claude, ChatGPT und Gemini über 46 MCP-Tools, sodass ein KI-Agent Ihr CRM direkt lesen und schreiben kann. Er übernimmt die Dateneingabe, Mandate eröffnen, Aufnahmephasen aktualisieren, Empfehlungsnotizen protokollieren, und kann Nachfasskorrespondenz entwerfen, Mandanteninteraktionshistorien zusammenfassen oder Ihre Empfehlungsmuster analysieren und Ihre produktivsten Beziehungsquellen identifizieren. Der Agent übernimmt den administrativen Aufwand, damit Sie sich auf die Rechtsberatung konzentrieren können, und da er den einheitlichen Posteingang lesen und darüber senden kann, gehen Antworten raus, ohne das CRM zu verlassen.

Funktionen von Customermates als Anwalts-CRM

Pipeline-Management mit Kanban-Ansicht

Visualisieren Sie Ihre gesamte Kanzlei auf einen Blick. Erstellen Sie separate Pipelines für Mandantenakquise, aktive Mandate und Geschäftsentwicklung. Verschieben Sie Fälle per Drag-and-Drop zwischen Phasen, von der Erstanfrage über Beratung, Mandatierung, aktive Bearbeitung bis zur Erledigung.

Vollständige Mandantenprofile

Jede E-Mail, Notiz, jedes Mandat, jede Besprechung und Interaktion wird beim Mandanten erfasst. Wenn ein Mandant anruft, sehen Sie sofort die vollständige Historie. Wenn Sie ein neues Mandat prüfen, können Sie in Sekunden nach Konflikten suchen.

Benutzerdefinierte Felder für die Anwaltspraxis

Fügen Sie Felder für Rechtsgebiet, Mandatstyp, Zuständigkeit, Beauftragungsdatum, Honorarvereinbarung, Gegenanwalt, Gericht und Konfliktprüfungsstatus hinzu. Customermates passt sich an Ihre spezifischen Praxisbedürfnisse an, ohne Sie in ein starres Schema zu zwängen.

Open Source und selbst hostbar

Anders als proprietäre Anwalts-CRM-Software ist Customermates vollständig Open Source. Sie können den Code einsehen, auf Ihren eigenen Servern hosten und die vollständige Kontrolle über privilegierte Mandantendaten behalten. Für Anwälte ist das nicht nur eine Funktion, es ist eine erfüllte Berufspflicht.

DSGVO-nativ und in der EU-Region gehostet

Mandantenvertraulichkeit und Datenschutz sind für Anwälte nicht verhandelbar. Customermates ist DSGVO-nativ, in der EU-Region gehostet und mit Datenschutz als Standard konzipiert, nicht als Nachgedanke. Selbst-Hosting gibt Ihnen die ultimative Kontrolle über das Anwaltsgeheimnis.

Preise, die für Einzelanwälte funktionieren

Enterprise-Kanzleisoftware kostet Hunderte Euro im Monat und sperrt wichtige Funktionen hinter Premium-Stufen. Customermates geht einen anderen Weg:

• Starter, 12 € pro Nutzer pro Monat, Pipelines, Automatisierung, API, benutzerdefinierte Felder und native KI-Agenten (46 MCP-Tools)
• Pro, 29 € pro Nutzer pro Monat, ergänzt den einheitlichen Posteingang (E-Mail, LinkedIn, WhatsApp, Instagram, Telegram) mit 1 verbundenen Konto pro Nutzer, plus Kalender-Synchronisierung, verknüpft mit jedem Mandat
• Selbst hostbar, privilegierte Mandantendaten auf Ihrer eigenen Infrastruktur, für immer kostenlos
• Open Source, volle Transparenz, kein Vendor-Lock-in

Für einen Einzelanwalt bedeutet das 12 € pro Monat in Starter. Punkt. Keine Gebühren pro Mandat, kein Prozentsatz der Abrechnung, keine Überraschungen.

In 2 Minuten startklar

Die Einrichtung von Customermates für Ihre Anwaltspraxis dauert Minuten, nicht Tage:

1. Konto erstellen, kostenlos, ohne Kreditkarte. Die ersten 7 Tage gehen auf uns.
2. Unterstützte Datensätze migrieren, nutzen Sie die REST API oder übergeben Sie einen vorbereiteten Quellexport einem per MCP verbundenen KI-Agenten. Customermates hat keinen CSV-Uploader.
3. Pipelines einrichten, erstellen Sie Pipelines für Mandantenakquise und aktive Mandate mit Phasen, die zu Ihrem Workflow passen.
4. Benutzerdefinierte Felder anlegen, definieren Sie Felder für Rechtsgebiet, Mandatstyp, Empfehlungsquelle, Honorarvereinbarung und alles, was Ihre Kanzlei braucht.
5. E-Mail verbinden, verknüpfen Sie Ihr Postfach, damit jede Mandanten-E-Mail automatisch dem richtigen Kontakt zugeordnet wird.
6. Automatisierungen aktivieren, nutzen Sie n8n, um Follow-ups, Erinnerungen und Routinekommunikation zu automatisieren.

Sie sind einsatzbereit, bevor Ihr nächster Kaffee kalt wird.

Häufig gestellte Fragen