Das Open-Source-CRM für Immobilien, das mehr Abschlüsse bringt

Warum Immobilienmakler ein CRM brauchen

Ein CRM für Immobilien ist das System, das verhindert, dass Deals, Leads und Kundenbeziehungen im Tagesgeschäft untergehen. Interessenten fragen oft bei mehreren Maklern gleichzeitig an und erwarten eine schnelle Antwort. Wer zu spät reagiert, verliert den Auftrag.

Immobilienmakler betreuen Dutzende aktive Beziehungen gleichzeitig: Käufer, Verkäufer, Vermieter, Mieter und Empfehlungspartner. Jeder steht in einer anderen Phase, jeder erwartet persönliche Betreuung. Ohne zentrales System werden Leads kalt, Follow-ups gehen unter und provisionsreife Deals stagnieren.

Hier sind die häufigsten Probleme, die ein CRM für Immobilienmakler löst:

• Leads werden kalt: Ein Interessent fragt nach einer Immobilie, aber Sie stecken in drei Besichtigungen und zwei Notarterminen. Bis Sie nachfassen, hat er einen anderen Makler beauftragt. Eine gespeicherte Ansicht mit allen unbeantworteten Anfragen zeigt, wer zuerst dran ist. Customermates verschickt selbst keine automatischen Antworten oder Erinnerungen; dafür können Sie ein separat betriebenes n8n oder einen anderen externen Dienst über die API anbinden.
• Follow-ups sind inkonsistent: Manche Kunden bekommen tägliche Updates, andere hören wochenlang nichts. Ohne strukturierten Prozess hängt die Reaktionszeit vom Gedächtnis ab. Feste Phasen, ein Datumsfeld für den nächsten Kontakt und Ansichten danach machen den Prozess sichtbar.
• Objektzuordnung ist manuell: Ein neues Objekt kommt herein, das perfekt für einen Käufer wäre, mit dem Sie letzten Monat gesprochen haben. Aber Sie müssen sich an das Gespräch erinnern. Eigene Felder und Filter für Käuferkriterien machen diesen Abgleich schnell.
• Pipeline-Transparenz fehlt: Wie viele aktive Käufer haben Sie? Welche Objekte stehen kurz vor dem Abschluss? Wie hoch ist Ihre gewichtete Provision in der Pipeline? Ohne visuelle Pipeline bleibt das Raterei.
• Bestandskunden werden vergessen: Das Paar, dem Sie vor drei Jahren beim Kauf geholfen haben, sucht jetzt etwas Größeres. Wenn Sie nie in Kontakt geblieben sind, nutzen sie einen anderen Makler. Ein Datumsfeld für den letzten Kontakt und eine sortierte Ansicht zeigen, bei wem Sie sich melden sollten.
• Daten sind über Tools verstreut: Kontaktdaten im Handy, Notizen in Excel, E-Mails im Postfach, Deals im Kopf. Ein Immobilien-CRM bringt alles an einen Ort.

Was ist ein CRM für Immobilien?

Ein Immobilien-CRM (Customer Relationship Management) ist eine Software, die Maklern, Hausverwaltungen und Immobilienteams hilft, Kontakte zu organisieren, Deals durch eine Vertriebspipeline zu verfolgen, Kommunikation zu bündeln und die eigene Pipeline auszuwerten, und zwar auf einer zentralen Plattform.

Branchensoftware für Makler bringt oft Objektverwaltung, Exposé-Erstellung, Besichtigungsplanung und Portalanbindung an ImmoScout24 oder Immowelt mit. Customermates ist ein fokussiertes CRM: Es bildet Kontakte, Objekte als Organisationen oder Felder, Deals und Provisionen ab, plant aber keine Besichtigungen, erstellt keine Exposés und hat keine native Portalanbindung. Portalanfragen können Sie über die REST-API, Webhooks oder ein separat betriebenes n8n einspielen, sofern das Portal eine passende Schnittstelle bietet.

Ein modernes CRM für Immobilien nutzt außerdem KI. Über MCP kann ein externer KI-Client Kundengespräche zusammenfassen, Notizen ablegen, Exposé-Texte entwerfen und nächste Schritte vorschlagen.

Schlüsselfunktionen eines Immobilien-CRM

Die Wahl des richtigen CRM für Immobilienmakler bedeutet, Funktionen gegen den tatsächlichen Arbeitsalltag abzuwägen. Hier sind die Fähigkeiten, die wirklich zählen.

Visuelle Pipeline-Verwaltung

Verfolgen Sie jeden Deal von der ersten Anfrage bis zum Notartermin auf einem Kanban-Board mit Drag-and-drop. Die Deal-Phase ist eine frei konfigurierbare Auswahlspalte; jede Phase trägt eine Wahrscheinlichkeit. Käufer- und Verkäufermandate trennen Sie über ein eigenes Auswahlfeld „Deal-Art“, gespeicherte persönliche Ansichten und Gruppierung nach Objektkategorie oder Teammitglied. Sehen Sie auf einen Blick, welche Deals Aufmerksamkeit brauchen, welche stagnieren und welche abschlussreif sind.

Kontaktverwaltung mit Objektpräferenzen

Jeder Kontakt (Käufer, Verkäufer, Vermieter, Mieter, Empfehlungspartner) bekommt ein Profil mit Präferenzen, Budget, Aktivitätsverlauf, Objektinteressen und vergangenen Transaktionen. Speichern Sie detaillierte Käuferkriterien (Lage, Budgetrahmen, Zimmeranzahl, Objekttyp, gewünschte Ausstattung) als eigene Felder in Ihrem Kontaktmanagement. Wenn ein neues Objekt passt, filtern Sie die passenden Käufer und nehmen proaktiv Kontakt auf, bevor der Käufer es auf ImmoScout24 findet.

Lead-Erfassung und -Pflege

Führen Sie Leads aus Immobilienportalen, Ihrer Website, Social Media und Empfehlungen in einem System zusammen. Neue Leads legen Sie manuell an, importieren sie per XLSX oder übertragen sie per REST-API oder n8n aus dem Portal. Lead-Management in Customermates heißt: eine Quelle als Auswahlfeld, eine Phase, eine verantwortliche Person und gespeicherte Ansichten. Automatisches Lead-Scoring, Zuweisungsregeln und automatische E-Mail-Sequenzen gibt es nicht.

Nachfassen über Ihre eigene Automatisierung

Geschwindigkeit entscheidet im Immobiliengeschäft. Customermates hat keinen eingebauten Regel-Builder und versendet keine Sequenzen. Mit einem separat betriebenen n8n, das Sie über den Community-Node, die REST-API oder Webhooks anbinden (Workflow-Automatisierung), bauen Sie solche Regeln selbst, etwa eine Benachrichtigung bei jeder neuen Anfrage. In der Cloud kann eine Routine des Mate-Assistenten nach Zeitplan offene Anfragen und stille Besichtigungskontakte auflisten und Nachfass-Nachrichten zur Prüfung entwerfen. Starter enthält 1 Routine pro Nutzer, Pro 5.

E-Mail-Integration

Ab Pro verbinden Sie Ihr Gmail-, Outlook- oder IMAP-Postfach mit dem einheitlichen Posteingang und ordnen jede Kundenkonversation dem richtigen Kontakt zu. Kein Durchsuchen des Postfachs mehr nach der E-Mail von vor drei Wochen. Kontakte werden nicht synchronisiert; ab Pro wird der Kalender nur lesend angezeigt, Termine lassen sich nicht anlegen.

KI-Agenten, die Ihre Datenpflege übernehmen

Verbinden Sie Claude, ChatGPT oder einen anderen MCP-fähigen KI-Client über MCP (49 Tools) mit Customermates; den Client wählen und bezahlen Sie selbst. Der Agent übernimmt die Verwaltung, die Makler meiden: Er protokolliert Gesprächsnotizen am richtigen Kontakt, verschiebt Deals zwischen Phasen, entwirft persönliche Nachfass-E-Mails, schreibt Exposé-Texte und schlägt passende Objekte aus den Käuferpräferenzen vor. In der Cloud erledigt der Mate-Assistent dasselbe in der App und fragt vor dem Versenden oder Löschen nach Ihrer Bestätigung.

Provisions- und Umsatztracking

Legen Sie eigene Felder für erwartete Provision, tatsächliche Provision, Aufteilungsvereinbarungen und Abschlussdaten an. Aus Deal-Wert und Phasenwahrscheinlichkeit berechnet Customermates gewichtete Deal-Werte und Pipeline-Summen: eine nachvollziehbare Rechnung aus Ihren eigenen Gewichten, keine KI-Prognose.

Besichtigungs- und Aktivitätsprotokoll

Halten Sie Besichtigungen, Anrufe, E-Mails, Meetings und Notizen an Kontakten und Deals fest; die Aktivitätshistorie zeigt jede Änderung am Datensatz. Wenn ein Kunde anruft und Sie sich erinnern müssen, was bei einer Besichtigung vor drei Wochen passiert ist, finden Sie es in den Notizen. Besichtigungstermine selbst planen Sie weiter in Ihrem Kalender.

Empfehlungsquellen-Tracking

Verfolgen Sie, woher Ihre Leads kommen: Bestandskunden, Partnermakler, Immobilienportale, Tag der offenen Tür oder Mundpropaganda. Gruppieren Sie Deals nach der Quelle und sehen Sie, welche Empfehlungsquellen die meisten Deals und höchsten Provisionen bringen.

Mobiler Zugriff

Kundendetails prüfen, Deal-Status aktualisieren, Besichtigungsnotizen erfassen oder Ihre Pipeline prüfen: direkt vom Handy zwischen Terminen. Customermates läuft im Browser und passt sich an Smartphone-Bildschirme an; eine native iOS- oder Android-App gibt es nicht.

Wie sich Customermates von anderen Immobilien-CRMs unterscheidet

Die meisten CRM-Plattformen für Immobilien fallen in zwei Kategorien: Branchensoftware mit Objektverwaltung und Portalanbindung oder Enterprise-Plattformen mit komplexem Setup und hohen Kosten. Customermates bietet einen dritten Weg: ein fokussiertes, offenes CRM.

Der Salesforce-Preis stammt von der Salesforce-Preisseite, der Propstack-Preis von der Propstack-Preisseite (Standard-Tarif, 12 Monate Mindestlaufzeit), beide Stand September 2026. Die gehosteten MCP-Server von Salesforce sind seit April 2026 für Orgs ab Enterprise Edition allgemein verfügbar. Die übrigen Angaben zu anderen Anbietern sind eine grobe Einordnung; prüfen Sie aktuelle Preise und Funktionen beim jeweiligen Anbieter.

Branchenspezifische CRMs wie Flowfact und Propstack sind für die Immobilienbranche gebaut und bringen Objektverwaltung, Exposés und Portalanbindung mit, kosten aber mehr und lassen sich weniger frei anpassen.

Enterprise-CRMs wie Salesforce und HubSpot bieten mächtige Plattformen, erfordern aber oft teure Implementierung, laufende Beratungskosten und lange Konfiguration.

Customermates gibt Ihnen ein fokussiertes Immobilien-CRM auf Open-Source-Basis ab 12 €/Nutzer/Monat oder 29 €/Nutzer/Monat in der Pro-Stufe für den einheitlichen Posteingang über E-Mail, LinkedIn und WhatsApp. Keine Lead-Gebühren, keine Add-on-Kosten über die gewählte Stufe hinaus. In der Cloud-Version liegt die Datenbank in der AWS-Region Frankfurt; wer den Speicherort vollständig selbst bestimmen will, nutzt Self-Hosting.

CRM für Einzelmakler vs. Maklerbüros

Ob Sie Einzelmakler sind oder ein Büro mit Dutzenden Mitarbeitern führen: Ihre CRM-Anforderungen unterscheiden sich. So skaliert Customermates für beide.

Einzelmakler

Als Einzelmakler brauchen Sie ein Immobilien-CRM, das schnell eingerichtet, einfach zu pflegen und erschwinglich ist. Customermates startet bei 12 €/Nutzer/Monat für Kontakte, Deal-Pipeline, Aufgaben und eigene Felder. MCP verbindet einen unterstützten externen KI-Client; Client, Modell und Nutzung werden separat bezahlt. Pro für 29 €/Nutzer/Monat ergänzt verbundene Nachrichtenkanäle. Kontakte importieren Sie aus einer Excel-Arbeitsmappe (XLSX), ergänzen sie manuell oder legen sie über REST beziehungsweise MCP an; einen CSV-Import gibt es nicht.

Teams und Maklerbüros

Für Immobilienteams und Maklerbüros bietet Customermates eine gemeinsame Pipeline mit Rollen und Berechtigungen je Ressource und Aktion, Dashboards, Gruppierung nach verantwortlichem Makler und eine zentrale Kontaktdatenbank. Automatische Lead-Zuweisung gibt es nicht; neue Leads weisen Sie selbst zu oder über eine eigene Automatisierung per API. Ein Maklerbüro mit 15 Maklern zahlt in Pro 435 €/Monat gesamt. Büros, die geteilte Posteingänge und mehr als 1 verbundenes Konto pro Makler brauchen, wechseln zu Business für 69 €/Nutzer/Monat.

Gewerbeimmobilien

Gewerbliche Immobilienprofis müssen längere Deal-Zyklen, mehrere Stakeholder pro Transaktion und komplexe Objektportfolios tracken. Customermates bewältigt dies mit anpassbaren Pipeline-Phasen, eigenen Feldern für Objektdaten (Fläche, Nutzungsart, Mietrendite, Vertragslaufzeiten) und Deals, die mit mehreren Kontakten verknüpft sind.

Integrationen für den Immobilienalltag

Customermates hat wenige native Integrationen. Verbindungen zu anderen Tools bauen Sie über die REST-API, Webhooks oder ein separat betriebenes n8n mit dem Customermates-Community-Node:

• E-Mail: ab Pro Gmail, Outlook oder IMAP mit dem einheitlichen Posteingang verbinden und Konversationen dem richtigen Kontakt zuordnen
• Kalender: Ab Pro wird der Kalender in der Cloud nur lesend angezeigt; Termine lassen sich nicht anlegen. Besichtigungstermine planen Sie weiter in Google Calendar oder Outlook
• Immobilienportale: Anfragen von ImmoScout24, Immowelt oder Kleinanzeigen über REST-API oder n8n übernehmen, sofern das Portal eine Schnittstelle oder E-Mail-Weiterleitung bietet
• Dokumententools: DocuSign, PandaDoc oder andere E-Signatur-Plattformen per n8n oder API verknüpfen
• Kommunikation: WhatsApp ist ab Pro Teil des Posteingangs; Slack oder SMS-Dienste binden Sie über n8n oder Webhooks an
• KI über MCP: Claude, ChatGPT oder andere MCP-fähige Clients anbinden, um Exposé-Texte zu entwerfen, Kundenanforderungen zusammenzufassen, Nachfass-E-Mails zu formulieren oder passende Objekte vorzuschlagen
• Buchhaltung: Provisionsdaten per API oder n8n an Ihre Buchhaltungssoftware (DATEV, lexoffice, sevdesk) übergeben
• Marketing: E-Mail-Marketing-Plattformen, Social-Media-Tools und Landing-Page-Builder per Webhook oder n8n anbinden; Customermates selbst versendet keine Kampagnen

n8n ist nicht in Customermates enthalten; Sie betreiben es selbst oder nutzen n8n Cloud.

Preise, die für Immobilienmakler funktionieren

Ein CRM für Immobilien sollte nicht Ihre Provisionen auffressen. Customermates hält die Preise einfach und transparent, abgerechnet wird monatlich:

• Starter (12 € pro Nutzer pro Monat): Kontakte, Organisationen, Deals, eigene Felder, gespeicherte Ansichten, XLSX-Import und -Export, REST-API, Webhooks und MCP
• Pro (29 € pro Nutzer pro Monat): ergänzt den einheitlichen Posteingang (E-Mail, LinkedIn inklusive Sales Navigator, WhatsApp, Instagram und Telegram) sowie die schreibgeschützte Kalenderansicht
• Business (69 € pro Nutzer pro Monat): 3 verbundene Konten pro Nutzer, geteilte Posteingänge, priorisierter Support
• Keine Lead-Gebühren: Der Preis hängt an der Nutzerzahl, nicht an der Zahl der Kontakte
• Self-hostbar: Der Open-Source-Kern läuft ohne Lizenzkosten auf Ihrer eigenen Infrastruktur, mit dem Funktionsumfang von Starter und ohne Posteingang und Mate

Ein Einzelmakler zahlt in Pro 29 €/Monat. Ein Maklerbüro mit 15 Maklern zahlt 435 €/Monat. Alle Details auf unserer Preisseite.

Zum Vergleich (Stand September 2026): Propstack kostet laut Preisseite im Standard-Tarif 99 € pro Lizenz und Monat zzgl. MwSt. plus 279 € Einrichtungsgebühr bei 12 Monaten Mindestlaufzeit. Salesforce Sales Cloud beginnt mit der Starter Suite bei 25 $/Nutzer/Monat; die Pro Suite kostet 100 $/Nutzer/Monat bei jährlicher Abrechnung (Salesforce-Preisseite, Stand September 2026).

So wählen Sie das richtige CRM für Immobilien

Nicht jedes CRM ist für den Arbeitsalltag von Immobilienprofis gebaut. Darauf sollten Sie bei der Wahl eines Immobilien-CRM achten:

1. Pipeline-Flexibilität: Können Sie Käufer, Verkäufer, Vermietung und Gewerbe sauber trennen? Lassen sich die Phasen an Ihren tatsächlichen Workflow anpassen?
2. Automatisierungstiefe: Automatisiert das CRM Follow-ups, Lead-Zuweisung und Aufgabenerstellung selbst, oder brauchen Sie dafür ein externes Tool? Bei Customermates übernehmen das n8n oder ein anderer externer Dienst über die API, in der Cloud zusätzlich Routinen des Mate-Assistenten.
3. Kontakt- und Objektverwaltung: Können Sie detaillierte Käuferpräferenzen und Objektkriterien speichern? Können Sie Kontakte nach Objektkriterien filtern und passenden Objekten zuordnen?
4. Mobiler Zugriff: Funktioniert das CRM auf dem Handy, um Deals zu aktualisieren und Notizen zwischen Besichtigungen zu erfassen?
5. Preistransparenz: Gibt es Lead-Gebühren, Kontakt-Limits, Einrichtungsgebühren oder Mindestlaufzeiten? Welche Funktionen stecken in welchem Tarif, und was kostet das CRM tatsächlich pro Makler?
6. Datenkontrolle und DSGVO: Wo werden Ihre Daten gespeichert? Welche Unterauftragsverarbeiter sind beteiligt, gibt es einen AVV? Können Sie bei Bedarf selbst hosten?
7. Integrationsmöglichkeiten: Lässt sich das CRM ohne teure Add-ons mit E-Mail, Kalender, Immobilienportalen und Dokumententools verbinden?
8. Setup-Komplexität: Können Sie in Minuten starten, oder brauchen Sie Wochen Implementierung und Beraterkosten?

Lesen Sie unseren umfassenden Leitfaden zu CRM-Systemen für einen tieferen Einblick, was ein CRM für jedes Unternehmen effektiv macht.

Erste Schritte mit Customermates für Immobilien

Die Einrichtung Ihres Immobilien-CRM dauert Minuten, nicht Monate:

1. Kostenloses Konto erstellen: keine Kreditkarte nötig, 7 Tage zum Ausprobieren.
2. Kontakte importieren: Kundendaten als Excel-Arbeitsmappe (XLSX) importieren, je Datensatztyp nacheinander, oder über REST beziehungsweise einen externen KI-Client per MCP anlegen. Einen CSV-Import gibt es nicht.
3. Pipeline einrichten: Phasen für Käufer-Deals (Anfrage, Besichtigung, Angebot, Verhandlung, Vertrag, Notartermin) und Verkaufsaufträge (Aufnahme, Vermarktung, Besichtigungen, Angebote, Verkaufsabschluss) in der Phasenspalte anlegen und über ein Auswahlfeld „Deal-Art“ trennen. Das Kanban-Board mit Drag-and-drop zeigt Ihren Ablauf.
4. Eigene Felder hinzufügen: Felder für Käuferpräferenzen (Lage, Budget, Zimmer, Objekttyp), Objektdetails, Provisionsbeträge, Empfehlungsquellen und alles andere erstellen, was Ihr Geschäft festhalten muss.
5. Automatisierung anbinden: in der Cloud eine Routine für den wöchentlichen Überblick zum Nachfassen anlegen oder ein separat betriebenes n8n für Benachrichtigungen und Portalanfragen verbinden.
6. E-Mail verbinden: ab Pro Gmail, Outlook oder IMAP verknüpfen und Kundenkonversationen den richtigen Kontakten zuordnen.

Häufig gestellte Fragen

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