Das CRM für Immobilienmakler, das Leads in Abschlüsse verwandelt

Warum Immobilienmakler ein CRM brauchen

Ein CRM ist für Immobilienmakler die Grundlage einer erfolgreichen Maklerpraxis. Ob Sie als Einzelmakler arbeiten oder im Team: Ihr Einkommen hängt davon ab, Leads schnell zu erfassen, sie durch lange Entscheidungszyklen zu begleiten und ein Empfehlungsnetzwerk aufzubauen, das Jahr für Jahr Folgegeschäft generiert.

Ohne ein professionelles Makler-CRM gehen Abschlüsse verloren. Besucher einer Besichtigung erhalten nie eine Rückmeldung. Ehemalige Kunden kaufen ihre zweite Immobilie bei einem anderen Makler, weil Sie den Kontakt verloren haben. Ein heißer Lead von ImmoScout24 wird kalt, weil Sie zwei Tage zu spät geantwortet haben.

Kontaktpflege ist einer der wichtigsten Faktoren für langfristigen Maklererfolg. Ein CRM für Immobilienmakler schließt die Lücke zwischen guter Beratung und systematischer Kundenbindung.

Hier sind die Herausforderungen, die das beste CRM für Immobilienmakler löst:

• Langsame Lead-Reaktion: Eine neue Anfrage kommt über Ihre Website, ImmoScout24 oder ein Besichtigungsformular. Wenn Sie nicht schnell antworten, wendet sich der Interessent an einen anderen Makler.
• Keine langfristige Pflege: Ein Käufer ist erst in 6 bis 12 Monaten bereit. Ohne System vergessen Sie die Person, bis sie bei jemand anderem kauft.
• Lücken bei der Besichtigungs-Nachverfolgung: Sie sammeln 15 Namen bei einer Besichtigung am Samstag. Bis Montag haben Sie drei kontaktiert. Der Rest ist verloren.
• Vernachlässigtes Empfehlungsnetzwerk: Ehemalige Kunden, Finanzierungsberater, Gutachter und Notare sind Ihre besten Lead-Quellen, aber Hunderte Beziehungen zu pflegen erfordert Struktur.
• Verstreute Besichtigungsnotizen: Feedback von Besichtigungen steckt in Nachrichten, E-Mails und Notizzetteln. Nichts ist mit dem Käuferprofil verknüpft.
• Pipeline-Chaos: Sie verwalten gleichzeitig Käufer, Verkäufer und Mieter ohne klare Übersicht, wo jeder Deal steht.
• Lücken bei der Provisionsverfolgung: Ausstehende Provisionen, Teilungsvereinbarungen und Abschlusstermine werden in Tabellen gepflegt, die schnell veralten.

Customermates gibt Immobilienmaklern die Pipeline-Transparenz und Kontaktverwaltung, um mehr Leads zu konvertieren, Beziehungen zu pflegen und ein Empfehlungsnetzwerk aufzubauen, das sich mit der Zeit multipliziert.

So funktioniert Customermates als Ihr Makler-CRM

Customermates passt sich an die doppelte Natur der Immobilienbranche an: aktive Transaktionen steuern und gleichzeitig langfristige Beziehungen pflegen. Felder und Phasen passen Sie an Ihre Arbeitsweise an. Customermates ist ein fokussiertes CRM, keine Maklersoftware mit Objektverwaltung, Exposé-Generator oder Portalanbindung.

Käufer-Pipeline-Management

Verfolgen Sie jeden Käufer vom ersten Kontakt bis zum Abschluss auf einem visuellen Kanban-Board. Die Deal-Phase ist eine konfigurierbare Auswahlspalte mit einer Wahrscheinlichkeit je Phase. Definieren Sie Phasen, die zu Ihrem tatsächlichen Workflow passen:

• Neuer Lead eingegangen
• Erstberatung vereinbart
• Finanzierungsbestätigung erhalten
• Besichtigungen laufen
• Kaufangebot abgegeben
• Reservierung vereinbart
• Notartermin vereinbart
• Kaufvertrag beurkundet
• Objekt übergeben

Ziehen Sie Käufer-Deals zwischen Phasen, wenn sie voranschreiten. Sehen Sie auf einen Blick, wie viele aktive Käufer Sie haben, wo Engpässe entstehen und welche Deals heute Aufmerksamkeit brauchen. Erfahren Sie mehr über Pipeline-Management.

Verkäufer-Pipeline-Management

Customermates hat eine Phasenspalte für alle Deals. Verkaufsmandate trennen Sie über ein Auswahlfeld „Deal-Art“ (Käufer, Verkäufer, Vermietung) und eine gespeicherte Ansicht, die nur Verkaufsmandate zeigt. Typische Phasen auf der Verkaufsseite:

• Akquisetermin vereinbart
• Wertermittlung präsentiert
• Maklerauftrag unterschrieben
• Exposé und Unterlagen vorbereitet
• Aktiv inseriert
• Besichtigungen und Feedback
• Kaufangebote und Verhandlung
• Notartermin vereinbart
• Kaufvertrag beurkundet

Halten Sie Inseratsbeginn, Besichtigungsfeedback und Preisanpassungen in eigenen Feldern und Notizen an jedem Deal fest. So sehen Sie, welche Objekte eine Strategieänderung brauchen, bevor es zu spät ist.

Lead-Erfassung und Reaktionsgeschwindigkeit

Immobilienmakler generieren Leads aus Besichtigungen, Webformularen, Social Media, Verkaufsschildern am Objekt und Empfehlungen. Customermates hat keine eigenen Webformulare. Leads legen Sie manuell an, importieren sie per XLSX oder übertragen sie aus Formular- und Portal-Tools über die REST-API, Webhooks oder ein separat betriebenes n8n (Workflow-Automatisierung).

Nutzen Sie eigene Felder zur sofortigen Lead-Qualifizierung:

• Käufer oder Verkäufer
• Zeitrahmen (sofort, 3 bis 6 Monate, 6 bis 12 Monate)
• Budgetrahmen oder erwarteter Angebotspreis
• Bevorzugte Stadtteile und Lagen
• Finanzierungsstatus
• Lead-Quelle (Besichtigung, Website, Empfehlung, ImmoScout24)
• Lead-Temperatur (heiß, warm, kalt)

Eine automatische Sofortantwort auf neue Leads verschickt Customermates nicht selbst. Wer das will, baut sie in einem separat betriebenen n8n, das auf einen Customermates-Webhook reagiert und über Ihren E-Mail-Dienst antwortet.

Besichtigungen und Feedback-Tracking

Jede Besichtigung generiert wertvolle Daten. Besichtigungstermine planen Sie weiter in Ihrem Kalender; Customermates hat keine Terminplanung. Protokollieren Sie Besichtigungsdetails, Käuferfeedback und Maklernotizen direkt am Käuferprofil:

• Objektadresse und Exposé-Nummer
• Besichtigungsdatum und -uhrzeit
• Käuferreaktion (begeistert, interessiert, nicht passend)
• Konkretes Feedback (zu klein, renovierungsbedürftig, falsche Lage)
• Nächster Schritt (Zweitbesichtigung, Angebot abgeben, weiter suchen)

Wenn Sie vor Ihrem nächsten Termin ein Käuferprofil aufrufen, haben Sie eine vollständige Historie jeder besichtigten Immobilie und der jeweiligen Reaktion. Kein Rätselraten mehr, was vor drei Wochen gefallen hat.

Empfehlungsnetzwerk-Management

Ihr Kontaktnetzwerk ist Ihr wertvollstes Kapital. Customermates hilft Ihnen, jede Beziehung systematisch zu pflegen: mit Kontaktmanagement, eigenen Spalten und gespeicherten Filteransichten.

• Ehemalige Kunden: Kaufdatum, Objektadresse, Kaufjahrestag und Familiendetails in eigenen Feldern festhalten. Eine nach Kaufjahrestag sortierte Ansicht zeigt, bei wem ein jährlicher Check-in ansteht.
• Empfehlungspartner: Finanzierungsberater, Gutachter, Notare, Handwerker. Gesendete und erhaltene Empfehlungen protokollieren, um Ihre wertvollsten Beziehungen zu identifizieren.
• Kontaktnetzwerk: Freunde, Familie, Nachbarn, Community-Kontakte. Über ein Auswahlfeld „Beziehungstyp“ einordnen und ein Datumsfeld für den nächsten Kontakt pflegen.
• Zukünftige Interessenten: Personen, die Besichtigungen besucht, Marktberichte angefordert oder Interesse bekundet haben, aber noch nicht bereit sind.

Filtern oder sortieren Sie Ihr Netzwerk nach Beziehungstyp oder dem Datum des nächsten Kontakts, um zu identifizieren, wer diese Woche Aufmerksamkeit verdient.

Besichtigungs-Nachverfolgung

Besichtigungen, auch offene Sammelbesichtigungen, gehören zu den wertvollsten Quellen für neue Leads, aber nur mit konsequenter Nachverfolgung. Customermates verschickt keine Sequenzen und keine Erinnerungen. Ein bewährter Rhythmus lässt sich trotzdem abbilden: Ein Datumsfeld „Nächster Schritt“ und eine danach sortierte Ansicht zeigen, wer heute dran ist:

1. Tag 0: Danke-E-Mail mit Objektdetails und Ihren Kontaktdaten
2. Tag 1: Persönlicher Anruf oder Nachricht zur Einschätzung des Interesses
3. Tag 3: E-Mail mit ähnlichen Objekten in der Umgebung
4. Tag 7: Marktbericht für den Stadtteil
5. Tag 14: Kurze Nachfrage mit neuen Objekten, die zu den Kriterien passen
6. Ab Tag 30: Regelmäßiger Kontakt, um präsent zu bleiben

In der Cloud kann eine Routine des Mate-Assistenten diese Ansicht jeden Morgen prüfen und die fälligen Nachrichten zur Freigabe entwerfen; vor jedem Versand fragt Mate nach Ihrer Bestätigung. Starter enthält 1 Routine pro Nutzer, Pro 5. Vollautomatische Sequenzen bauen Sie mit einem separat betriebenen n8n und Ihrem E-Mail-Dienst über die Workflow-Automatisierung.

Marktberichte mit KI-Unterstützung

Positionieren Sie sich als lokaler Marktexperte mit stadtteilspezifischen Marktberichten. Segmentieren Sie Kontakte über ein Feld für das Stadtteilinteresse und speichern Sie je Stadtteil eine Ansicht. Den Versand übernimmt Ihr Newsletter- oder E-Mail-Tool; Customermates versendet keine Massen-E-Mails. Inhalte eines Berichts können sein:

• Aktuelle Verkäufe und Preistrends
• Neue Objekte, die zu den Kriterien passen
• Durchschnittliche Vermarktungsdauer
• Angebotsbestand und Marktdynamik

Ein über MCP angebundener KI-Client kann personalisierte Marktkommentare basierend auf den Interessen jedes Kontakts entwerfen. Das spart manuelle Arbeit, während die Kommunikation persönlich bleibt.

Schlüsselfunktionen für Immobilienmakler

Visuelle Pipeline mit Kanban-Board

Verwalten Sie alle Deals visuell. Verschieben Sie Käufer- und Verkäufer-Deals per Drag-and-drop zwischen Phasen, sehen Sie gewichtete Provisionswerte aus Deal-Wert und Phasenwahrscheinlichkeit und priorisieren Sie Ihre täglichen Aktivitäten nach Pipeline-Status. Entdecken Sie Pipeline-Management.

Kontaktmanagement mit ausführlichen Profilen

Legen Sie umfassende Profile für jede Person in Ihrer Datenbank mit dem Kontaktmanagement an. Halten Sie Objektpräferenzen, Transaktionshistorie, Empfehlungsquelle, Familiendetails, Kommunikationspräferenzen und wichtige Daten wie Geburtstage und Kaufjahrestage fest.

E-Mail-Integration

Ab Pro verbinden Sie Ihr Postfach (Gmail, Outlook oder IMAP) mit dem einheitlichen Posteingang über die E-Mail-Integration. Sie ordnen Unterhaltungen dem Kundenkontakt zu und antworten aus Customermates. Wenn ein ehemaliger Kunde schreibt, haben Sie die Historie, einschließlich des gekauften Objekts und der Unterhaltungen seitdem, zur Hand.

Automatisierte Workflows mit n8n

Customermates hat keinen eingebauten Workflow-Builder. Mit einem separat betriebenen n8n, angebunden über den Customermates-Community-Node, REST oder Webhooks, bauen Sie Automatisierungen mit wenig Code:

• Lead-Antworten: Sofortige Antworten auf neue Leads über Ihren E-Mail-Dienst
• Nachfassen nach Besichtigungen: Nachrichten, ausgelöst durch einen neuen Besichtigungskontakt
• Grüße zum Kaufjahrestag: Jährliche E-Mails zum Kaufdatum aus einem Datumsfeld
• Geburtstags- und Feiertagsgrüße: persönliche Kontaktanlässe, die Beziehungen stärken
• Statusmeldungen zum Objekt: Benachrichtigungen an Verkäufer über Besichtigungen und Feedback
• Vorbereitung des Notartermins: Aufgaben für Finanzierungsnachweis, Unterlagen und Notartermin anlegen

n8n ist nicht in Customermates enthalten. Entdecken Sie die Workflow-Automatisierung und ihre Möglichkeiten.

KI-Agenten, die Ihre Datenpflege übernehmen

Verbinden Sie Claude, ChatGPT oder einen anderen MCP-fähigen KI-Client über MCP (49 Tools) mit Customermates; den Client wählen und bezahlen Sie selbst. Der Agent hält Datensätze für Sie aktuell und erledigt die Routine:

• Besichtigungsnotizen protokollieren und Kontakte aktualisieren direkt aus einem Gespräch, damit die Pipeline ohne manuelle Eingabe stimmt
• Exposé-Texte entwerfen aus Objektdetails
• Käuferansprachen personalisieren basierend auf Suchkriterien und Besichtigungshistorie
• Kundenhistorie zusammenfassen vor einem Termin oder Telefonat
• Deals zwischen Phasen verschieben, während das Gespräch voranschreitet

Eigene Felder für Immobiliendaten

Verfolgen Sie alles, was zählt: Objektadressen, Preisspannen, Zimmeranzahl, Wohnfläche, Stadtteile, Grundstücksgröße, Abschlusstermine, Provisionsbeträge und Empfehlungsquellen, jeweils als typisiertes Feld (Text, Währung, Datum, Einfachauswahl, Link). Filtern Sie Ihre Datenbank nach diesen Kriterien, um die richtigen Kontakte sofort zu finden.

Reporting und Analysen

Dashboards und gruppierte Ansichten zeigen die Kennzahlen, die aus Ihren Daten ablesbar sind:

• Abgeschlossene Deals, gruppiert nach Monat
• Deals und Provisionen nach Lead-Quelle
• Provisionseinnahmen-Tracking über eigene Felder
• Pipeline-Wert und gewichteter Pipeline-Wert
• Empfehlungen je Partner

Prädiktive Prognosen, Konversionsanalysen oder Pipeline-Geschwindigkeit berechnet Customermates nicht.

Datenschutz, Cloud-Datenbank in Frankfurt und Self-Hosting

Finanzinformationen, Objektpräferenzen, Finanzierungsdetails und persönliche Daten Ihrer Kunden verdienen ernsthaften Schutz. In der Cloud-Version liegt die Datenbank in der AWS-Region Frankfurt; Hosting und weitere Unterauftragsverarbeiter, auch aus den USA, stehen in der Liste der Unterauftragsverarbeiter, ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) liegt vor. Wer den Speicherort vollständig selbst bestimmen will, betreibt den Open-Source-Kern selbst.

Makler-CRM-Preise, die sich rechnen

Viele Immobilien-CRMs rechnen nach Stufen, Add-ons oder Kontaktzahl ab. Customermates rechnet monatlich pro Nutzer ab, ohne Kontaktgebühren. Kontakte, Deals, Aufgaben, eigene Felder, Dashboards, REST-API, Webhooks und MCP sind in jeder Stufe enthalten:

• Starter (12 € pro Nutzer pro Monat): das Kern-CRM wie oben beschrieben, ohne Nachrichtenposteingang
• Pro (29 € pro Nutzer pro Monat): ergänzt den einheitlichen Posteingang (E-Mail, LinkedIn inklusive Sales Navigator, WhatsApp, Instagram und Telegram) mit 1 verbundenen Konto pro Nutzer sowie die schreibgeschützte Kalenderansicht
• Business (69 € pro Nutzer pro Monat): für Maklerbüros, 3 verbundene Konten pro Nutzer, geteilte Posteingänge, priorisierter Support
• Enterprise: individuelles Angebot, unbegrenzt verbundene Konten (Fair Use)
• Selbst gehostet: der Open-Source-Kern ohne Lizenzkosten, mit dem Funktionsumfang von Starter und ohne Posteingang und Mate

Da Makler von der schnellen Reaktion auf Leads über E-Mail, WhatsApp, Instagram und LinkedIn leben, ist Pro für die meisten die passende Stufe. Ein Einzelmakler zahlt 29 € pro Monat. Ein Team von 4 zahlt 116 € pro Monat. Keine Kontaktgebühren, keine Prozentsätze von Provisionen. Alle Details auf unserer Preisseite.

Schnell starten

Die Einrichtung von Customermates als Ihr CRM für Immobilienmakler dauert Minuten, nicht Tage:

1. Kostenloses Konto erstellen: Keine Kreditkarte nötig. Die ersten 7 Tage sind gratis.
2. Kontakte importieren: Netzwerk-, Kunden- und Lead-Daten aus einer Excel-Arbeitsmappe (XLSX) importieren, je Datensatztyp nacheinander, oder über REST beziehungsweise einen externen KI-Client per MCP anlegen. Einen CSV-Import gibt es nicht.
3. Pipeline einrichten: Phasen für Käufer und Verkäufer anlegen und über ein Auswahlfeld „Deal-Art“ trennen.
4. Eigene Felder anlegen: Felder für Objektpräferenzen, Budget, Zeitrahmen, Stadtteile, Empfehlungsquelle und nächsten Schritt definieren.
5. E-Mail verbinden: ab Pro Ihr Postfach mit dem einheitlichen Posteingang verknüpfen.
6. Automatisierungen anbinden: in der Cloud eine Routine für fällige Follow-ups anlegen oder ein separat betriebenes n8n für Lead-Antworten und Grüße zum Kaufjahrestag verbinden.

Der Kern von Customermates ist Open Source und selbst hostbar; Datensätze lassen sich per REST-API und XLSX-Export (je Datensatztyp) übernehmen.

Häufig gestellte Fragen