Das Open-Source-CRM für Autowerkstätten, mit dem Sie jeden Auftrag im Griff behalten

Warum Autowerkstätten ein CRM brauchen

Ein CRM für Autowerkstätten ist das Rückgrat, das Serviceberater, Mechaniker und Kunden verbindet. Kfz-Betriebe jonglieren mit Laufkundschaft, Teilebestellungen, Garantiefällen, Nachverfolgungen und Kundenkommunikation, oft mit Dutzenden aktiver Aufträge pro Tag. Wenn diese Prozesse über Tabellen, Whiteboards und Klebezettel verteilt sind, sinkt die Servicequalität, und Umsatz geht verloren.

Ob eine Werkstatt gut organisiert oder chaotisch läuft, hängt oft davon ab, ob Kunden-, Fahrzeug- und Auftragsdaten aus einem einzigen System zugänglich sind.

Typische Probleme, die ein Werkstatt-CRM löst:

• Kunden kommen nicht wieder: Sie haben eine erstklassige Bremsenreparatur gemacht, aber der Kunde vergisst Sie, wenn er sechs Monate später einen Ölwechsel braucht. Mit einem Datumsfeld „Nächster Service“ und einer gespeicherten Ansicht sehen Sie, wen Sie ansprechen sollten.
• Fahrzeughistorie ist verstreut: War es die Lichtmaschine oder der Anlasser, den Sie letztes Jahr getauscht haben? Ohne Aufzeichnungen, die an Kunde und Fahrzeug gebunden sind, beginnt jeder Besuch bei Null. Mit Kontaktverwaltung und Fahrzeugfeldern am Auftrag ist jede Reparatur dem richtigen Halter zugeordnet.
• Aufträge sind unübersichtlich: Anrufe, Laufkundschaft, Nachrichten von Stammkunden. Den Überblick zu behalten, welches Fahrzeug in welchem Stand ist, ist ein Vollzeitjob für sich. Eine Auftrags-Pipeline mit Aufgaben macht den Stand sichtbar. Die Terminplanung selbst bleibt in Ihrem Kalender oder Werkstattplaner.
• Angebote verlaufen im Sande: Sie inspizieren ein Fahrzeug und nennen einen Preis für zusätzliche Arbeiten. Der Kunde sagt, er überlegt sich das. Niemand fasst nach, und der Auftrag kommt nie zustande. Eine Ansicht aller Aufträge in der Phase „Angebot genannt“ zeigt, wo sich ein Anruf lohnt.
• Kein Überblick über das Geschäft: Wie viele Autos sind gerade in der Werkstatt? Welche Angebote sind noch offen? Ohne Dashboard raten Sie nur.
• Teilenotizen gehen verloren: Sie haben ein bestimmtes Teil für ein Kundenfahrzeug bestellt, finden aber die Notiz nicht, wenn der Kunde kommt. Teilefelder und Notizen am Auftrag verhindern diese Fehler.
• Garantiefragen dauern: Kunden fragen, ob eine Reparatur noch unter Garantie ist, und niemand findet die Antwort schnell. Ein Datumsfeld „Garantie bis“ am Auftrag beantwortet das in Sekunden.

Was ist ein CRM für Autowerkstätten?

Ein CRM für Autowerkstätten (Customer Relationship Management) ist Software, die Kfz-Betrieben hilft, Kundendaten zu organisieren, Fahrzeug- und Servicehistorien festzuhalten, offene Angebote und Garantiedaten im Blick zu behalten und die Kundenkommunikation an einem Ort zu bündeln.

Customermates ist dabei bewusst fokussiert. Es ist keine Werkstattmanagement-Software: Es plant keine Termine und Hebebühnen, schreibt keine Kostenvoranschläge oder Rechnungen, führt kein Teilelager und verschickt keine automatischen Service-Erinnerungen. Die meisten Werkstätten nutzen es neben ihrer Werkstatt- oder Rechnungssoftware, für die Kundenseite des Geschäfts.

KI kann dabei helfen: Ein per MCP verbundener KI-Client oder, in der Cloud-Version, der Mate-Assistent fasst Fahrzeughistorien zusammen, entwirft Nachfass-Nachrichten und legt Datensätze an.

Schlüsselfunktionen von Werkstatt-CRM-Software

Die Wahl des besten CRM für Autowerkstätten bedeutet, Funktionen an Ihrem tatsächlichen Tagesgeschäft zu messen. Das leistet Customermates für Kfz-Betriebe:

Fahrzeughistorie und Servicedokumentation

Legen Sie typisierte Felder für Fahrzeugdaten an: Marke und Modell (Text), Baujahr (Text), Kennzeichen (Text), FIN (Text), Kilometerstand (Text), Arbeitsart (Auswahl). Jeder Auftrag trägt diese Daten und ist mit dem Kunden verknüpft, sodass die Historie eines Fahrzeugs über die Suche nach dem Kennzeichen oder die Auftragsliste des Kunden sichtbar ist. Notizen halten Diagnose und verwendete Teile fest. Fotos und Prüfberichte bleiben in Ihrer Dateiablage; am Datensatz speichern Sie den Link.

Service-Fälligkeiten im Blick

Customermates verschickt keine automatischen Service-Erinnerungen. Pflegen Sie Datumsfelder wie „Nächste HU/AU“ oder „Nächster Service“ und speichern Sie eine Ansicht, sortiert nach diesem Datum. So sehen Sie jede Woche, welche Kunden Sie ansprechen sollten. In der Cloud-Version kann eine Routine des Mate-Assistenten diese Liste regelmäßig erstellen und Nachrichten zur Prüfung entwerfen. Wer automatisch versenden will, baut das über Webhooks und die REST-API mit einem separat betriebenen n8n oder einem anderen externen Dienst.

Auftrags-Pipeline

Verfolgen Sie jeden Auftrag von der Anfrage über Diagnose, Angebot, Freigabe, Arbeit und Qualitätskontrolle bis zur Fertigstellung auf einem Kanban-Board mit Drag-and-drop. Die Phase ist ein Auswahlfeld, das Sie selbst konfigurieren. Wartung, Diagnose, Karosserie und Garantiereparaturen trennen Sie über ein Auswahlfeld „Arbeitsart“, nach dem Sie gruppieren und filtern. Sehen Sie auf einen Blick, welche Aufträge Teile brauchen und welche Fahrzeuge abholbereit sind.

Teilenotizen

Nutzen Sie benutzerdefinierte Felder und Notizen, um bestellte Teile, Teilenummern, Lieferanten und voraussichtliche Liefertermine an jedem Auftrag festzuhalten. Customermates ist kein Lagerverwaltungssystem, gibt Ihren Serviceberatern aber den Teile-Kontext, den sie im Kundengespräch brauchen.

Einheitlicher Posteingang für die Kundenkommunikation

In der Cloud-Version ab Pro laufen Kunden-E-Mail und WhatsApp in einem einheitlichen Posteingang zusammen. Sie verknüpfen jede Unterhaltung mit dem richtigen Kunden. Wenn ein Kunde nachfragt, sieht jeder im Team den Verlauf. Eine Abholnachricht per WhatsApp schreiben Sie direkt aus dem Posteingang. SMS und Telefonie sind keine Kanäle.

Garantiedaten

Erfassen Sie Garantiebeginn, Ablaufdatum und Deckungsdetails als Felder am Auftrag. Wenn ein Kunde wegen eines Garantiefalls anruft, findet Ihr Serviceberater die Informationen in Sekunden. Eine gespeicherte Ansicht, sortiert nach Ablaufdatum, zeigt, welche Garantien bald enden.

Angebotsnachverfolgung

Lassen Sie angebotene Arbeiten nicht verschwinden. Aufträge in der Phase „Angebot genannt“ tragen ihren Wert; eine gespeicherte Ansicht, sortiert nach letzter Änderung, zeigt, welche seit einer Woche unbeantwortet sind. Jede Phase kann eine Wahrscheinlichkeit tragen; daraus berechnet Customermates gewichtete Auftragswerte. Die Angebotsdokumente selbst erstellen Sie weiter in Ihrer Werkstatt- oder Rechnungssoftware.

Flotten- und Geschäftskunden

Verwalten Sie Geschäftskunden mit mehreren Fahrzeugen als Organisation mit verknüpften Kontakten und Aufträgen. Sehen Sie alle Aufträge einer Flotte in einer Ansicht. Das passt für Lieferdienste, Taxiunternehmen, Autovermietungen und lokale Betriebe, die auf ihre Fahrzeuge angewiesen sind.

KI-Agenten, die Ihr CRM bedienen

Verbinden Sie Claude, ChatGPT oder einen anderen KI-Client über MCP (49 Tools); den KI-Client wählen und bezahlen Sie selbst. Der Agent legt Kunden- und Auftragsdatensätze an, verschiebt Aufträge zwischen Phasen, protokolliert Notizen, formuliert aus Inspektionsnotizen eine Empfehlung für den Kunden, entwirft Nachfass-E-Mails zu Angeboten und fasst Fahrzeughistorien zusammen. In der Cloud-Version erledigt der Mate-Assistent dasselbe in der App und fragt vor dem Senden oder Löschen nach Ihrer Bestätigung.

Wie Customermates im Vergleich zu anderen Werkstatt-CRMs abschneidet

Die meisten Lösungen für Autowerkstätten fallen in zwei Kategorien: spezialisierte Werkstattmanagement-Plattformen oder große Enterprise-CRMs. Customermates ist ein schlankes CRM für die Kundenseite.

Salesforce-Preis laut Salesforce-Preisseite, Stand September 2026, bei jährlicher Abrechnung; höhere Editionen kosten bis zu 550 $ pro Nutzer und Monat.

Spezialisierte Werkstatt-Plattformen sind für Kfz-Betriebe entwickelt und decken Terminplanung, Kostenvoranschläge und Rechnungen ab. Wenn genau das Ihr Engpass ist, sind sie die richtige Wahl.

Allgemeine Enterprise-CRMs wie Salesforce und HubSpot bieten große Plattformen, brauchen für Werkstatt-Abläufe aber oft Konfiguration und Beratung.

Customermates gibt Ihnen ein Open-Source-Werkstatt-CRM für die Kundenseite ab 12 € pro Nutzer und Monat; den einheitlichen Posteingang für Kunden-E-Mail und WhatsApp gibt es ab Pro für 29 € pro Nutzer und Monat. In der Cloud-Version liegt die Datenbank in der AWS-Region Frankfurt; wer den Speicherort vollständig selbst bestimmen will, betreibt den Open-Source-Kern selbst.

CRM für verschiedene Kfz-Betriebstypen

Ob Sie eine Ein-Mann-Werkstatt betreiben oder mehrere Standorte verwalten: Ihre CRM-Anforderungen unterscheiden sich. So passt Customermates für jeden Kfz-Betriebstyp.

Freie Autowerkstätten

Für eine Werkstatt mit 1-3 Mechanikern und einem Serviceberater bietet Customermates Kontakte, eine konfigurierbare Auftrags-Pipeline, Aufgaben, eigene Felder und MCP-Zugriff für externe KI-Clients. Bestehende Kundenlisten importieren Sie aus einer Excel-Datei (XLSX).

Große Werkstätten und Servicecenter

Für Betriebe mit 5-15 Mitarbeitern und hohem Kundenvolumen bietet Customermates eine gemeinsame Pipeline mit Rollen und Berechtigungen, Dashboards, persönliche gespeicherte Ansichten und eine zentrale Kundendatenbank. Ein 10-Personen-Betrieb zahlt 120 € pro Monat in Starter, wenn alle zehn einen Zugang haben.

Spezialwerkstätten

Wenn Ihr Betrieb sich auf bestimmte Fahrzeugtypen, Performance-Modifikationen oder Spezialreparaturen konzentriert, ist die Kundenbeziehung noch wichtiger. Halten Sie Fahrzeugspezifikationen, Modifikationshistorie, beschaffte Spezialteile und Servicenotizen in benutzerdefinierten Feldern und Notizen fest.

Mobile Mechaniker und Vor-Ort-Service

Für Mechaniker, die zum Kunden fahren: Customermates läuft im Browser und passt sich an Smartphone-Bildschirme an. Fahrzeughistorie nachschlagen, Auftragsstatus aktualisieren und Notizen hinzufügen geht von jedem Gerät aus. Eine native iOS- oder Android-App gibt es nicht.

Integrationen für Werkstatt-Workflows

Customermates verbindet sich über REST-API, Webhooks und den Community-Node für ein separat betriebenes n8n mit den Tools, die Ihre Werkstatt bereits nutzt:

• E-Mail: Gmail-, Outlook- oder IMAP-Postfächer ab Pro im einheitlichen Posteingang verbinden und Unterhaltungen dem richtigen Kunden zuordnen; das ist kein Kontaktabgleich
• Kalender: Ab Pro lesender Kalenderzugriff; Termine buchen Sie weiter in Ihrem Kalender oder Werkstattplaner
• Buchhaltung: Lexware Office, sevDesk, DATEV oder Ihre Rechnungssoftware über REST-API, Webhooks oder n8n anbinden; die Rechnung entsteht dort
• Kommunikation: WhatsApp ab Pro im Posteingang; Slack oder SMS-Dienste nur über n8n oder Webhooks; eine native Integration gibt es nicht
• KI (MCP): Claude, ChatGPT oder andere KI-Clients für Empfehlungen, Nachfass-E-Mails und Zusammenfassungen
• Bewertungsplattformen: Bewertungsanfragen nach abgeschlossenen Aufträgen über einen Webhook und n8n anstoßen

n8n ist nicht Teil von Customermates; Sie betreiben es selbst oder nutzen n8n Cloud.

Preise für Autowerkstätten

Customermates rechnet monatlich pro Nutzer ab:

• Starter (12 € pro Nutzer pro Monat): Kontakte, Organisationen, Aufträge, Leistungen, Aufgaben, benutzerdefinierte Felder, Ansichten, REST-API, Webhooks und MCP
• Pro (29 € pro Nutzer pro Monat): ergänzt den einheitlichen Posteingang für Kunden-E-Mail und WhatsApp
• Nur Nutzer mit Zugang zahlen: Mechaniker ohne eigenen Login brauchen keine Lizenz
• Keine Gebühr pro Kontakt oder Fahrzeug
• Selbst hostbar: Der Open-Source-Kern läuft mit Docker auf Ihrem eigenen Server ohne Lizenzkosten; Posteingang und Mate gibt es nur in der Cloud
• Datenschutz: AVV verfügbar, Unterauftragsverarbeiter offengelegt, Cloud-Datenbank in Frankfurt

Eine Autowerkstatt mit 5 Nutzern (Serviceberater, Mechaniker und Bürokraft) zahlt 60 € pro Monat in Starter. Siehe unsere vollständige Preisübersicht.

Erste Schritte mit Customermates für Autowerkstätten

Die Einrichtung Ihres Werkstatt-CRMs dauert Minuten, nicht Wochen:

1. Kostenloses Konto erstellen: keine Kreditkarte nötig, 7 Tage zum Testen.
2. Kunden importieren: aus einer Excel-Datei (XLSX), jeweils ein Datensatztyp, oder über die REST-API. Einen CSV-Import gibt es nicht.
3. Pipeline einrichten: Phasen für Reparaturaufträge definieren („Angenommen“, „Diagnose“, „Angebot genannt“, „Freigegeben“, „In Arbeit“, „Qualitätskontrolle“, „Abholbereit“, „Fertig“) und auf dem Kanban-Board nutzen.
4. Benutzerdefinierte Felder hinzufügen: für Marke und Modell, FIN, Kennzeichen, Kilometerstand, Garantie bis, Nächster Service und bestellte Teile.
5. Ansichten speichern: etwa „Offene Angebote“, „Service fällig in 30 Tagen“ oder „Abholbereit“.
6. Kanäle verbinden: ab Pro E-Mail und WhatsApp unter Mein Profil › Kanäle anbinden.

Häufig gestellte Fragen

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