Das CRM für Logistikunternehmen, das mehr Frachtaufträge gewinnt

Warum Logistikunternehmen ein CRM brauchen

Ein CRM für Logistik schafft Überblick, wo sonst Tabellen, E-Mail-Threads und das Gedächtnis einzelner Vertriebsmitarbeiter regieren. Logistikunternehmen jonglieren viele Versenderbeziehungen, Frachtführerverhandlungen, Frachtangebote und Service-Level-Agreements gleichzeitig. Wenn diese Informationen verstreut sind, geht Umsatz verloren.

Ob Spedition, Transportunternehmen, 3PL-Dienstleister oder KEP-Dienst: Diese Probleme kennen Sie sicher.

• Kundendaten sind verstreut: Versenderdetails in der E-Mail, Tarifvereinbarungen in Tabellen, Service-Notizen in Notizbüchern. Wenn ein Key-Account-Manager ausfällt, hat niemand den vollständigen Überblick.
• Angebote und Follow-ups gehen verloren: Ein potenzieller Versender hat letzte Woche ein Angebot angefragt und niemand hat nachgefasst. In der Logistik sind die Margen zu dünn, um Chancen zu verschwenden.
• Kein Überblick über die Vertriebspipeline: Wie viele Ausschreibungen sind offen? Welche Verträge stehen zur Verlängerung an? Ohne ein Logistik-CRM fehlt der Geschäftsleitung der Überblick.
• Frachtführerbeziehungen sind unstrukturiert: Sie arbeiten mit Dutzenden von Frachtführern, haben aber keine strukturierte Möglichkeit, Leistung, Preishistorie oder Kapazitäten festzuhalten.
• Kundenbindung ist reaktiv: Sie erfahren erst, dass ein Kunde unzufrieden ist, wenn er kündigt. Es gibt keinen strukturierten Überblick darüber, wen Sie lange nicht gesprochen haben.
• Den Vertrieb zu skalieren ist schwierig: Neue Vertriebsmitarbeiter brauchen lange, um produktiv zu werden, weil Kundenpräferenzen, Routenhistorie und Preisbenchmarks nirgends dokumentiert sind.

Ein CRM für Speditionen gibt Ihnen die Struktur, um Angebote nachzuverfolgen, bestehende Kunden zu halten, Frachtführerbeziehungen festzuhalten und neue Teammitglieder schneller einzuarbeiten. Customermates ist dabei ein CRM, kein TMS: Disposition, Ladeplanung, Routenplanung, Sendungsverfolgung und Abrechnung bleiben in Ihren operativen Systemen.

Wie Customermates als Logistik-CRM funktioniert

Customermates ist für B2B-Beziehungsmanagement gebaut, mit Organisationen, Kontakten, Deals, Services und Aufgaben sowie typisierten eigenen Feldern, die Sie an logistikspezifische Abläufe anpassen.

Versender- und Frachtführermanagement

Jeder Versender, Frachtführer und Partner bekommt einen Datensatz in Ihrem Kontaktmanagement: Kontaktdaten, Kommunikationshistorie, Tarifvereinbarungen, Routenpräferenzen, Service-Anforderungen und verknüpfte Deals. Wenn Ihr Vertriebler einen Versender anruft, sieht er vergangene Interaktionen, Angebote und Service-Notizen an einem Ort.

Für Frachtführer halten Sie Region, Fahrzeugtypen, Preishistorie und den Ablauf des Versicherungsnachweises in eigenen Feldern fest. Wenn Sie eine Route abdecken müssen, filtern Sie Ihr Frachtführernetzwerk nach Region oder Fahrzeugtyp. Nachweisdokumente selbst liegen in Ihrer Dateiablage; auf dem Datensatz speichern Sie den Link.

Angebotsmanagement und Vertriebspipeline

Verfolgen Sie jede Chance von der Erstansprache bis zum unterschriebenen Vertrag in Ihrer Vertriebspipeline. Ob Sie eine neue Frachtroute erschließen, auf eine Ausschreibung antworten oder einen 3PL-Vertrag verhandeln: Das Kanban-Board zeigt, wo jeder Deal steht.

Die Deal-Phase ist eine konfigurierbare Auswahlspalte, etwa mit „Akquise“, „Erstkontakt“, „Angebot gesendet“, „Verhandlung“, „Vertrag unterzeichnet“ und „Aktiver Kunde“. Jede Phase kann eine Wahrscheinlichkeit tragen, aus der Customermates gewichtete Deal-Werte berechnet. Verschieben Sie Deals per Drag-and-drop, filtern Sie nach Routentyp oder Jahreswert und gruppieren Sie nach Verantwortlichem. Die Angebotsdokumente selbst erstellen Sie weiterhin in Ihrem TMS oder Angebotstool.

Follow-up über eigene Automatisierungs-Workflows

Customermates hat keinen eigenen Automatisierungs-Baukasten und keine Erinnerungen. Automatisierung entsteht über Webhooks, REST und n8n, das Sie separat betreiben und über den Community-Node anbinden, sowie in der Cloud über Routinen:

• Eine gespeicherte Ansicht zeigt alle Deals in „Angebot gesendet“, sortiert nach letzter Änderung. Die ältesten brauchen einen Anruf.
• In der Cloud listet eine Routine jeden Montag Angebote, die seit einer Woche unverändert sind, und entwirft ein kurzes Follow-up zur Prüfung. Starter enthält 1 Routine pro Nutzer, Pro 5.
• Ein Datumsfeld „Vertragsende“ und eine sortierte Ansicht zeigen anstehende Verlängerungen.
• Ein Webhook meldet einen neuen Deal an Ihr separat betriebenes n8n, das ihn an Ihr TMS oder Ihre Buchhaltung weitergibt.
• Ein neuer Lead aus Ihrem Formular-Tool landet per REST als Deal in der Pipeline; Customermates selbst hat keine Webformulare.

Zeitgesteuerte Abläufe außerhalb der Cloud-Routinen brauchen einen Scheduler in n8n oder einem anderen externen Dienst.

KI-Agenten, die Ihr Logistik-CRM bedienen

Externe KI-Clients wie Claude oder ChatGPT verbinden sich über MCP mit 49 MCP-Tools und können Ihr CRM lesen und schreiben. Sie übernehmen die Dateneingabe, die Vertriebler meiden: Deals durch Phasen bewegen, Versenderdaten aktualisieren und Angebotsnotizen protokollieren. Bitten Sie einen Agenten, Follow-up-E-Mails nach Telefonaten zu entwerfen, Account-Historien vor einem Versender-Meeting zusammenzufassen oder in Ihrer Pipeline nach Accounts zu suchen, die lange nicht kontaktiert wurden. Den KI-Client wählen und bezahlen Sie selbst. In der Cloud ab Pro können ein per MCP verbundener Client oder der integrierte Assistent Mate auch den einheitlichen Posteingang lesen und Antworten entwerfen. Nur Mate fragt verbindlich vor dem Senden nach Ihrer Bestätigung; bei einem externen Client entscheidet der Client selbst, ob er nachfragt.

Eigene Felder für Logistikdaten

Jeder Logistikbetrieb ist anders. Fügen Sie typisierte Felder hinzu, die für Ihr Geschäft spezifisch sind: Frachtart (FTL, LTL, intermodal, See, Luft) als Auswahlfeld, jährliches Versandvolumen als Textfeld, Routenpräferenzen, Vertragstyp, Service-Level, Lagerstandorte, Fahrzeuganforderungen, Temperaturführung oder Gefahrgut. Die Felder stehen direkt an Deal-, Kontakt- und Organisationsdatensätzen.

Sendungsverfolgung und Service-Transparenz

Customermates ist ein CRM, kein TMS, und verfolgt keine Sendungen. Es kann aber die Lücke zwischen Vertrieb und Operativgeschäft verkleinern: Speichern Sie Sendungsreferenzen oder Links ins TMS auf dem Kundendatensatz, damit der Account-Manager bei einer Beschwerde Beziehungshistorie, Vertragskonditionen und Service-Notizen vor sich hat. Wer Tracking-Daten im CRM sehen will, baut dafür eine eigene Verbindung über REST oder n8n, sofern das TMS eine Schnittstelle bietet.

Unterstützung bei der Routenoptimierung

Customermates plant keine Routen. Was es kann: Mit Feldern für Relation und Routentyp sowie Dashboards sehen Sie, welche Relationen die meisten gewonnenen Deals und den höchsten Deal-Wert bringen. Das hilft Ihrem Vertrieb, sich auf gefragte Korridore zu konzentrieren; die Routen- und Kapazitätsplanung bleibt im TMS.

Einheitlicher Posteingang

Ab Pro bringt der einheitliche Posteingang E-Mail (Gmail, Outlook, IMAP), LinkedIn, WhatsApp, Instagram und Telegram ins CRM. Sie verknüpfen Versender-Gespräche, Frachtführer-Verhandlungen und Partner-Diskussionen mit dem richtigen Datensatz und antworten im ursprünglichen Kanal. SMS und Telefonie sind keine Kanäle, und selbst gehostet gibt es keinen Posteingang.

Logistik-CRM vs. generisches CRM

Generische CRMs wie Salesforce oder HubSpot sind oft auf Standard-B2B-Vertriebszyklen ausgerichtet. Logistik funktioniert anders: Sie haben es mit Beziehungen zwischen mehreren Beteiligten zu tun (Versender, Frachtführer, Makler, Empfänger), komplexen Tarifstrukturen, routenbasierter Preisgestaltung, saisonalen Volumenschwankungen und Beziehungen, die Jahre überdauern.

Große CRMs lassen sich anpassen, oft mit Beratungsaufwand. Dedizierte Logistiksoftware wie Magaya bündelt CRM mit Betriebsfunktionen, die Sie vielleicht schon im TMS haben. Customermates bietet eine anpassbare CRM-Struktur für Frachtführer- und Versendermanagement und Angebotsverfolgung, mit der Flexibilität von Open Source.

Wenn Sie bereits ein TMS haben und eine CRM-Schicht für Beziehungsmanagement und Vertriebspipeline benötigen, passt Customermates gut. Es ergänzt Ihren bestehenden Logistik-Stack über offene Schnittstellen, statt ihn ersetzen zu wollen.

Preise für Logistikunternehmen

Logistik arbeitet mit engen Margen. Customermates rechnet monatlich pro Nutzer ab:

• Starter, 12 € pro Nutzer pro Monat: Kontakte, Organisationen, Deals, Services, Aufgaben, eigene Felder, Ansichten, REST, Webhooks und MCP-Zugang für KI-Clients (49 MCP-Tools)
• Pro, 29 € pro Nutzer pro Monat: ergänzt den einheitlichen Posteingang (E-Mail, LinkedIn, WhatsApp, Instagram, Telegram) mit 1 verbundenen Konto pro Nutzer
• Selbst hostbar: der Open-Source-Kern auf eigenen Servern, ohne Lizenzkosten, mit dem Funktionsumfang von Starter und ohne Posteingang
• Datenschutz: Cloud-Datenbank in Frankfurt, AVV verfügbar, Unterauftragsverarbeiter offengelegt

Wenn Versender- und Frachtführergespräche im Posteingang laufen sollen, brauchen Sie Pro. Ein Vertriebsteam von 5 Speditionskaufleuten zahlt dann 145 €/Monat, ein Team von 20 über Vertrieb und Account-Management 580 €/Monat.

Die vollständige Preisübersicht finden Sie auf unserer Preisseite.

Schnell loslegen

Customermates für Ihr Logistikunternehmen einzurichten geht schnell; die Datenübernahme hängt von Ihren Altdaten ab:

1. Konto erstellen: ohne Kreditkarte. Die ersten 7 Tage sind kostenlos.
2. Datensätze übernehmen: Importieren Sie Versender, Frachtführer und Partner aus einer Excel-Arbeitsmappe (XLSX), jeweils einen Datensatztyp, oder legen Sie sie über REST oder einen per MCP verbundenen KI-Client an. Einen CSV-Import gibt es nicht.
3. Pipeline einrichten: Definieren Sie Phasen, die zu Ihrem Logistikvertrieb passen, etwa „Akquise“, „Angebot gesendet“, „Verhandlung“, „Beauftragt“ und „Aktiv“.
4. Felder anpassen: Frachtarten, Relationen, Volumina, Vertragskonditionen, Fahrzeugtypen, Vertragsende.
5. Verbindungen einrichten: Gespeicherte Ansichten für offene Angebote und Verlängerungen, Webhooks oder ein separat betriebenes n8n für Ihr TMS, in der Cloud eine Routine für den Wochenüberblick.
6. Team einladen: Vertriebsmitarbeiter, Account-Manager, Disponenten und Operations-Personal mit passenden Rollen und Berechtigungen.

Customermates ist Open Source und selbst hostbar; Datensätze lassen sich per REST-API und XLSX-Export (je Datensatztyp) übernehmen, und die Preise bleiben planbar.

Häufig gestellte Fragen