HubSpot vs Monday CRM: Welches CRM passt zu Ihrem Workflow?

Ist Monday CRM besser als HubSpot?

Das hängt davon ab, was Ihr Team wirklich braucht. Monday CRM ist besser, wenn Sie visuelle Einfachheit, schnelles Setup und CRM integriert mit Projektmanagement wollen. HubSpot ist besser, wenn Marketing-zu-Vertrieb-Abstimmung, Lead-Scoring und integrierte Kommunikationstools (E-Mail, VoIP, SMS) Ihre Prioritäten sind. Keines ist objektiv „besser“; sie lösen unterschiedliche Probleme mit unterschiedlichen Kompromissen.

Monday CRMs Stärke ist die intuitive Board-und-Spalten-Oberfläche mit Drag-and-Drop-Pipelines, 16 Preset-CRM-Automatisierungen und anpassbarem Scoring. Die Schwäche ist die CRM-Tiefe: Kontaktanreicherung, E-Mail-Sequenzen, Organisationshierarchien und Deal-Scoring wirken adaptiert aus einem Projektmanagement-Datenmodell statt nativ für den Vertrieb gebaut.

HubSpots Stärke ist die umfassende Marketing-zu-Vertrieb-Pipeline mit KI-gestütztem dynamischem Lead-Scoring, Echtzeit-Updates, integrierter E-Mail, VoIP, SMS und Anrufaufzeichnung. Die Schwäche ist die Kostenentwicklung: Funktionen, die in anderen CRMs Standard sind (individuelle Berichte, Workflow-Verzweigungen, A/B-Testing), erfordern den Professional-Tarif zu 90 € pro Platz und Monat bei jährlicher Zahlung, plus einmalig 1.470 € Onboarding-Gebühr (HubSpot-Preisseite, Stand: September 2026).

Customermates gibt Ihnen dediziertes CRM ohne beide Kompromisse. Pipeline-Management (Kontakte, Organisationen, Deals, Aufgaben, Services, REST-API und Webhooks für Ihr eigenes n8n), dazu externe KI-Clients, die das CRM über MCP bedienen, und ab Pro ein einheitlicher Posteingang für E-Mail, LinkedIn, WhatsApp, Instagram und Telegram: alles ab 12 €/User/Monat ohne Sperren bei Kernfunktionen.

Ist Monday gut für CRM?

Monday ist gut für leichtgewichtiges CRM, wenn Ihr Team Monday.com bereits für Projektmanagement nutzt. Der visuelle Pipeline-Builder, Kanban-Ansichten und die Drag-and-Drop-Oberfläche machen es einfach, Deals zu verfolgen, ohne ein neues Tool zu lernen. Monday CRM enthält anpassbares Deal-Scoring, 16 Preset-Automatisierungen auf niedrigeren Stufen und Integrationen mit Gmail, Outlook und LinkedIn.

Wo Monday an seine Grenzen stößt, ist die CRM-Tiefe. Kontaktanreicherung, E-Mail-Sequenzen, Mapping von Organisationsbeziehungen und erweiterte Vertriebsanalysen sind entweder rudimentär oder fehlen. Automatisierung ist auf 250 Aktionen/Monat im Standard und 25.000 im Pro begrenzt. Monday CRM basiert auf einem Projektmanagement-Fundament, was bedeutet, dass CRM-spezifische Funktionen immer sekundär zur Kernidentität der Plattform sein werden.

Für Teams, deren CRM-Anforderungen über einfaches Deal-Tracking hinausgehen (komplexe Verkaufszyklen, mit Organisationen verknüpfte Kontakte, Service-Workflows oder detaillierte Kontakthistorien), kann ein zweckgebautes CRM wie Customermates besser passen.

Welches CRM ist besser als HubSpot?

Die Antwort hängt davon ab, was „besser“ für Ihr Team bedeutet. HubSpot glänzt bei Marketing-zu-Vertrieb-Abstimmung mit nativen E-Mail-Kampagnen, A/B-Testing, Lead-Capture-Formularen und KI-gestütztem dynamischem Scoring. Kein anderes CRM erreicht seine integrierte Marketing-Tiefe.

Aber HubSpots Stärken haben einen hohen Preis. Der Sprung von Free zu Starter (20 € pro Platz und Monat) ist moderat. Der Sprung von Starter zu Professional (90 € pro Platz und Monat bei jährlicher Zahlung) trifft die meisten Teams empfindlich. Individuelle Berichte, erweiterte Automatisierung, Sequenzen und A/B-Testing erfordern alle Professional, und Professional bringt eine einmalige Onboarding-Gebühr von 1.470 € mit. Enterprise beginnt bei 150 € pro Platz und Monat plus 3.420 € Onboarding (HubSpot-Preisseite, Stand: September 2026).

Für Teams, die CRM ohne den Marketing-Plattform-Overhead brauchen, übertreffen mehrere Alternativen HubSpot bei Kosten und Einfachheit:

• Customermates liefert die CRM-Kernfunktionen ab 12 €/User/Monat (Kontakte, Deals, Pipeline, MCP für externe KI-Clients und offene Schnittstellen für Automatisierung) mit Cloud-Datenbank in Frankfurt und Open-Source-Transparenz; ein nativer einheitlicher Posteingang kommt ab Pro dazu
• Pipedrive bietet starkes Pipeline-Management für vertriebsorientierte Teams
• Zoho CRM bietet breite Funktionalität zu einem mittleren Preis

Die Kernfrage ist, ob Sie HubSpots Marketing-Tools wirklich in Ihr CRM integriert brauchen oder ob Sie für Plattform-Komplexität zahlen, die Sie nicht nutzen.

Das HubSpot-Kostenproblem

HubSpots kostenloses CRM ist einer der besten Einstiegspunkte am Markt. Kontaktverwaltung, einfaches Deal-Tracking und E-Mail-Logging funktionieren gut zum Nulltarif für bis zu 2 User. Das Problem beginnt, wenn Ihr Team mehr braucht.

Der Starter-Tarif mit 20 € pro Platz und Monat ist angemessen. Aber Professional mit 90 € pro Platz und Monat (bei jährlicher Zahlung) trifft hart, plus eine einmalige Onboarding-Gebühr von 1.470 €. Funktionen, die die meisten Teams als Standard betrachten (individuelle Berichte, erweiterte Workflow-Automatisierung, E-Mail-Sequenzen, Vertriebsprognosen), erfordern alle Professional. Enterprise ab 150 € pro Platz und Monat plus 3.420 € Onboarding fügt prädiktives Lead Scoring, erweiterte Berechtigungen und Custom Objects hinzu.

Für ein 10-Personen-Vertriebsteam im Professional-Tarif kosten allein die Plätze 900 €/Monat bei jährlicher Zahlung, im ersten Jahr mit Onboarding 12.270 € (Stand: September 2026). Mit Marketing-Hub-Add-ons sowie Pro-Kontakt-Gebühren steigen die Kosten weiter. HubSpots Preismodell belohnt den Einstieg, bestraft aber Wachstum durch Tarif-Eskalation, Pro-Kontakt-Gebühren für Marketing-Funktionen und Onboarding-Gebühren.

Das Monday-CRM-Tiefenproblem

Monday CRM ist zugänglich und visuell ansprechend. Teams richten Pipelines schnell über die vertraute Board-Oberfläche ein. Für leichtes Deal-Tracking neben Projektmanagement funktioniert es. Monday CRM enthält 16 Preset-CRM-Automatisierungen und anpassbares Lead-Scoring auf niedrigeren Stufen.

Die Einschränkung wird sichtbar, wenn Teams echte CRM-Tiefe brauchen. Monday CRM startet mit einem 3-Platz-Minimum: Basic bei 36 €/Monat, Standard bei 51 €/Monat, Pro bei 84 €/Monat für 3 Plätze bei jährlicher Zahlung. Einzelplatzpreise liegen bei 12 €, 17 € und 28 € (monatlich 18 €, 25 € und 41 €; Stand September 2026 laut monday-CRM-Preisseite). Standard ist nötig für E-Mail-Integration und Automatisierung (gedeckelt auf 250 Aktionen/Monat). Pro schaltet erweitertes Reporting und 25.000 Automatisierungsaktionen pro Monat frei.

Grundlegender noch: Monday CRM basiert auf einem Projektmanagement-Datenmodell. Kontaktbeziehungen, Organisationshierarchien, Service-Management und Deal-Scoring sind keine nativen Konzepte. Monday AI befindet sich noch in der Beta und kann E-Mail-Inhalte generieren und Aufgaben vorschlagen, erreicht aber noch nicht die Tiefe von HubSpots KI-gestütztem Scoring. Teams, die diese Funktionen brauchen, stoßen an eine Grenze, die kein Tarif-Upgrade auflöst.

Customermates als Alternative

Customermates startet bei 12 €/User/Monat (Starter) mit jeder CRM-Kernfunktion ab dem ersten Tag. Es gibt keinen Gratistarif, der Lock-in erzeugen soll; stattdessen gibt es eine 7-tägige kostenlose Testphase ohne Kreditkarte. Jeder User erhält ab der ersten Stufe denselben Kernfunktionsumfang: Kontakte, Organisationen, Deals, Pipeline, Aufgaben, Services, MCP-Zugriff für externe KI-Clients sowie REST-API und Webhooks, auch für ein separat betriebenes n8n. Pro (29 €) und Business (69 €) ergänzen den einheitlichen Posteingang für E-Mail, LinkedIn, WhatsApp, Instagram und Telegram für Teams, die ihn brauchen.

Die Plattform ist Open Source: Sie können den Code einsehen, beitragen und bei Bedarf selbst hosten. Die Datenbank des gehosteten Dienstes läuft in der AWS-Region Frankfurt; die vollständige Liste der Unterauftragsverarbeiter, auch aus den USA, ist öffentlich. Keine Onboarding-Gebühren, keine Mindestplätze, keine Tarif-Angst.

Migrationsüberlegungen

Migration von HubSpot: Kontakt- und Deal-Datenexporte aus HubSpot sind für Basisobjekte unkompliziert. Benutzerdefinierte Properties, Workflow-Automatisierungen und Marketing-Assets erfordern manuelle Neuerstellung. Der größte Gewinn beim Wechsel ist Kostenvorhersagbarkeit: Customermates eliminiert Tarif-Angst und Onboarding-Gebühren. Die größte Umstellung ist der Abschied von HubSpots Marketing-Tools. Wenn Ihr Team stark auf HubSpot Marketing Hub für E-Mail-Kampagnen, A/B-Testing und Landing Pages setzt, prüfen Sie, ob Sie diese Funktionen durch dedizierte E-Mail-Marketing-Tools neben Customermates ersetzen können.

Migration von Monday CRM: Die Datenmigration ist einfacher, da Monday CRM weniger komplexe Beziehungsdaten speichert. Board-Strukturen lassen sich in Pipeline-Konfigurationen übersetzen. Der Gewinn ist ein eigenes Datenmodell für Kontakte, Organisationen, Deals und Services statt Board-Einträgen. Die Umstellung besteht darin, CRM vom Projektmanagement zu trennen, wenn Ihr Team beides aktuell in einem Workspace nutzt.

Funktionstiefe im Vergleich

Datenschutz im Vergleich

HubSpot betreibt seit 2021 ein Rechenzentrum in Deutschland, das bezahlte Konten wählen können. Laut der HubSpot-FAQ zum Hosting werden Daten in einzelnen Fällen auch außerhalb des gewählten Standorts verarbeitet, etwa durch Unterauftragsverarbeiter.

Monday.com nutzt AWS-Infrastruktur und bietet je nach Tarif unterschiedliche Optionen zur Datenregion. Welche Region für Ihr Konto gilt, prüfen Sie in den aktuellen Datenschutzunterlagen von monday.com.

Die verwaltete Customermates-Instanz hält ihre Anwendungsdatenbank in der AWS-Region Frankfurt; das Hosting läuft bei Vercel (USA). Die veröffentlichten Datenschutz- und Unterauftragsverarbeiter-Seiten weisen Cloud-Anbieter und Schutzmaßnahmen für internationale Übermittlungen aus; es ist also keine Aussage über ausschließliche EU-Verarbeitung. Beim Self-Hosting wählt der Betreiber die Datenbankregion; angebundene E-Mail-, Kalender-, KI- und Monitoring-Dienste können Daten jedoch weiterhin extern verarbeiten.

Automatisierung und Integrationen

Monday CRM enthält Automatisierungen, deckelt sie aber nach Tarif: 250 Aktionen/Monat im Standard, 25.000 im Pro. Bei Überschreitung ist ein Upgrade nötig. Die 200+ nativen Integrationen wachsen, sind aber kleiner als HubSpots Ökosystem. Zapier- und Make-Verbindungen erweitern die Reichweite, verursachen aber Drittanbieterkosten.

HubSpot bietet leistungsstarke Workflow-Automatisierung, die aber steil mit dem Preis skaliert. Free und Starter erlauben nur einfache Automatisierung. Professional schaltet Sequenzen, Custom Workflows und Verzweigungslogik frei. Der Marketplace mit 1.700+ Apps ist umfangreich, aber viele erweiterte Integrationen erfordern bezahlte Tarife.

Customermates hat keinen eingebauten Workflow-Builder. Es stellt 26 Webhook-Ereignistypen, die REST-API und einen Community-Node für eine separat betriebene n8n-Instanz bereit; deren visueller Workflow-Builder verbindet weitere Services. API-Zugriff steht zum Basispreis bereit. Kosten und Limits von n8n tragen Sie separat. In der Cloud führt Mate zusätzlich Routinen nach Zeitplan oder bei CRM-Ereignissen aus.

Fazit

HubSpot liefert ein ausgefeiltes CRM-Erlebnis mit starker Marketing-Integration und KI-gestütztem Lead-Scoring, verlangt aber Premium-Preise für Funktionen, die wachsende Teams brauchen, plus eine einmalige Onboarding-Gebühr (1.470 € ab Professional). Monday CRM bietet visuelle Einfachheit und Projektmanagement-Integration, aber nicht die CRM-Tiefe, die dedizierte Vertriebsteams erfordern, und deckelt Automatisierung auf 250-25.000 Aktionen pro Monat. Customermates bietet einen Mittelweg, der beide Kompromisse vermeidet: vollständige CRM-Kernfunktionalität ab 12 €/User/Monat, Cloud-Datenbank in Frankfurt oder Self-Hosting, Open-Source-Code, offene Schnittstellen für Automatisierung und keine Sperren bei Kernfunktionen. Für Teams, die ihre aktuelle CRM-Plattform überdenken, lohnt sich ein kurzer Test.