Die beste Freshsales Alternative 2026

Warum von Freshsales wechseln?

Teams verlassen Freshsales aus wiederkehrenden Gründen. Der kostenlose Plan ist stark eingeschränkt und dient primär als Lead-Generierungstool. Bezahlte Pläne sperren kritische Funktionen hinter teuren Tarifstufen: API-Zugriff erfordert Pro (39 $/User/Monat), Audit-Logs erfordern Pro, und erweiterte Workflow-Automatisierung ist in unteren Plänen limitiert. Freddy AI Bot-Sessions sind auf 500 pro Account begrenzt und weitere Sessions werden als Add-on berechnet.

Customermates verfolgt einen anderen Ansatz. Jede CRM-Kernfunktion ist in jeder Stufe enthalten, ab 12 € pro User und Monat. REST-API, Webhooks und MCP sind ab Starter enthalten, eine separat betriebene n8n-Instanz binden Sie über den Community-Node an, und externe KI-Clients (Claude, ChatGPT, Gemini) unterstützen bei Lead-Tracking und Follow-up-Entwürfen. Diese Clients bringen Sie selbst mit und zahlen sie beim jeweiligen Anbieter.

Einrichtung und Onboarding

Customermates ist schnell startklar. Registrieren Sie sich, konfigurieren Sie die Phasen Ihrer Deal-Pipeline, importieren Sie Ihre Kontakte als XLSX-Datei und beginnen Sie mit der Arbeit. Die Oberfläche ist bewusst schlicht gehalten, damit die Einarbeitung kurz bleibt.

Freshsales bietet eine 21-tägige Testphase des vollen Funktionsumfangs, was zunächst großzügig klingt, aber ein Problem schafft: Teams konfigurieren Workflows und Integrationen während der Testphase und verlieren dann den Zugriff auf viele dieser Funktionen, wenn sie sich für einen günstigeren Plan entscheiden. Der Aufwand für ein Produktiv-Setup hängt davon ab, wie viele Freshworks-Produkte Sie verbinden möchten.

Preise: Transparente Tarife vs. gesperrte Funktionen

Der Preisunterschied zwischen Customermates und Freshsales ist erheblich. Customermates startet bei 12 € pro User und Monat (Starter), mit jeder CRM-Kernfunktion, API-Zugriff, Webhooks für Ihr separat betriebenes n8n und MCP-Zugang für externe KI-Clients. Höhere Stufen (Pro für 29 €, Business für 69 €) ergänzen die Nachrichtenkapazität und ein größeres Kontingent für die gehostete KI, nie CRM-Kernfunktionen. Alle Details finden Sie auf unserer Preisseite.

Freshsales-Preise umfassen drei Bezahlstufen plus einen kostenlosen Plan (Stand 2026):

• Growth: 9 $/User/Monat (jährlich) oder 11 $/User/Monat (monatlich)
• Pro: 39 $/User/Monat (jährlich) oder 47 $/User/Monat (monatlich)
• Enterprise: 59 $/User/Monat (jährlich) oder 71 $/User/Monat (monatlich)

Der Growth-Plan wirkt günstig, ist aber stark eingeschränkt: kein API-Zugriff, wenige Workflows (5 Sequenzen), kein Audit-Log, kein Territory-Management und eingeschränkte Berichte. Für produktives Arbeiten benötigen die meisten Teams mindestens den Pro-Plan für 39 $/User/Monat.

Kostenvergleich für ein 10-Personen-Team:

Die jährliche Differenz ergibt sich aus dem Freshsales-Pro-Gesamtbetrag oben abzüglich des aktuellen Customermates-Teampreises; Add-ons vergrößern sie weiter.

KI-Funktionen: Freddy AI vs. praktische Automatisierung

Freshsales bewirbt Freddy AI stark mit Lead-Scoring, Deal-Insights, Forecasting und KI-generierten E-Mails. Die meisten Freddy-AI-Funktionen sind jedoch Pro- und Enterprise-Plänen vorbehalten. Bot-Sessions sind auf 500 pro Account begrenzt, und zusätzliche Sessions erfordern ein kostenpflichtiges Add-on. Das Ergebnis: KI wird zum Kostenfaktor statt zum Produktivitätsmultiplikator.

Customermates setzt auf externe KI-Clients (Claude, ChatGPT, Gemini), die über MCP bei Lead-Qualifizierung und Notizzusammenfassungen helfen; den Client und seine Nutzung zahlen Sie beim jeweiligen Anbieter. In der Cloud kommt der Assistent Mate mit einem monatlichen Credit-Kontingent pro Nutzer dazu. Lead-Scoring und Forecasting-KI gibt es nicht. Mit einer separat betriebenen n8n-Instanz verbinden Sie weitere externe Services.

Funktionsvergleich

Beide Systeme decken CRM-Grundfunktionen ab: Kontaktmanagement, Deal-Pipelines, Aufgabenmanagement und E-Mail-Integration (bei Customermates ab Pro). Der entscheidende Unterschied ist der Zugang.

Freshsales verteilt Funktionen über seine Tarifstufen. Der Growth-Plan beschränkt Sie auf Basisfunktionalität. Benutzerdefinierte Felder, Workflow-Sequenzen, Territory-Management und erweiterte Berichte sind hinter Pro oder Enterprise gesperrt. Dies erzeugt einen ständigen Druck zum Upgrade.

Customermates gibt jedem Team von Anfang an Zugang zu allen CRM-Kernfunktionen. Benutzerdefinierte Felder, Reporting-Dashboards, REST-API, Webhooks und MCP sind im Grundpreis enthalten; den einheitlichen Posteingang gibt es ab Pro.

Workflows und Automatisierung

Freshsales begrenzt Workflow-Sequenzen auf 5 im Growth-Plan, 10 in Pro und 25 in Enterprise. Marketing Journeys und Sales Sequences haben separate Limits pro Tarifstufe.

Customermates hat keine eingebaute Workflow-Engine und keine E-Mail-Sequenzen. Automatisierung läuft über 26 Webhook-Ereignistypen, die REST-API, eine separat betriebene n8n-Instanz mit dem Community-Node und in der Cloud über Routinen, die Mate nach Zeitplan oder bei einem CRM-Ereignis ausführt. Limits und Kosten von n8n gelten dort separat.

API und Integrationen

Freshsales beschränkt den API-Zugriff auf den Pro-Plan (39 $/User/Monat). Wenn Sie Ihr CRM programmatisch mit anderen Geschäftstools verbinden möchten, ist ein Upgrade erforderlich. Der Freshworks-Marketplace bietet Integrationen, aber viele erweiterte Konnektoren erfordern ebenfalls höhere Pläne.

Customermates bietet vollen API-Zugriff zum Grundpreis. Über eine separat betriebene n8n-Instanz erreichen Sie weitere Drittanbieter-Services. Eine native Slack-Integration gibt es nicht; Benachrichtigungen an Slack bauen Sie über Webhooks und n8n. Postfächer verbinden Sie ab Pro mit dem einheitlichen Posteingang, weitere CRM-Integrationen bauen Sie über REST.

Datenschutz und DSGVO

In der Cloud-Version liegt die Datenbank in der AWS-Region Frankfurt; Hosting und weitere Unterauftragsverarbeiter, auch aus den USA, stehen in der Liste der Unterauftragsverarbeiter, ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) liegt vor. Eine Zertifizierung hat Customermates nicht. Wer den Speicherort vollständig selbst bestimmen will, betreibt den Open-Source-Kern selbst.

Freshworks betreibt Rechenzentren in mehreren Regionen und nutzt globale Unterauftragsverarbeiter. Welche Region für Ihr Konto gilt und welche Übermittlungen stattfinden, prüfen Sie in den Datenschutzunterlagen von Freshworks.

Für wen lohnt sich der Wechsel von Freshsales?

Customermates ist die stärkste Freshsales-Alternative für Teams, die:

• API-Zugriff ohne Pro-Upgrade benötigen: Programmatischer CRM-Zugang sollte nicht 39 $/User/Monat kosten
• Planbare Kosten möchten: Ein Preis pro Nutzer, alle CRM-Kernfunktionen, keine Add-ons
• Den Speicherort kontrollieren wollen: Cloud-Datenbank in Frankfurt, AVV verfügbar, oder Self-Hosting auf eigener Infrastruktur
• Den kostenlosen Plan überwachsen haben: Volle CRM-Funktionalität ohne 3-fachen Preissprung
• Open Source schätzen: Code einsehen und bei Bedarf selbst hosten; Datensätze lassen sich per REST-API und XLSX-Export (je Datensatztyp) übernehmen

Wenn Sie stark auf das Freshworks-Ökosystem angewiesen sind (Freshdesk, Freshservice, Freshmarketer) und enge native Integrationen zwischen diesen Produkten benötigen, kann Freshsales weiterhin sinnvoll sein. Für alle anderen bietet Customermates die CRM-Kernfunktionen zu deutlich geringeren Kosten; Funktionen wie Telefonie, Sequenzen oder Lead-Scoring bietet es nicht.

Migration von Freshsales zu Customermates

Der Wechsel von Freshsales zu Customermates ist unkompliziert; der Aufwand hängt von Ihrer Datenmenge ab:

1. Exportieren Sie Ihre Freshsales-Daten (Kontakte, Unternehmen, Deals) und speichern Sie sie als Excel-Datei (XLSX)
2. Registrieren Sie sich bei Customermates und konfigurieren Sie Ihre Pipeline-Stufen
3. Importieren Sie jede Datensatzart einzeln per XLSX-Import oder über die REST-API
4. Bauen Sie Automatisierungen über Webhooks, REST oder eine separat betriebene n8n-Instanz nach
5. Laden Sie Ihr Team ein und beginnen Sie mit der Arbeit

Keine Berater notwendig. Keine wochenlangen Implementierungsprojekte.

Fazit

Freshsales wirkt auf den ersten Blick günstig, aber seine Funktionssperren nach Tarifstufe, limitierte Workflows und kostenpflichtige KI-Add-ons treiben die Kosten schnell in die Höhe. Customermates bietet eine Open-Source-Alternative zu Freshsales mit transparenten Tarifen ab 12 €/User/Monat, ohne Sperren bei CRM-Kernfunktionen, mit Cloud-Datenbank in Frankfurt, AVV, Self-Hosting-Option und offenen Schnittstellen für Automatisierung. Wenn Ihr Team ein CRM benötigt, das alle Funktionen ohne Upgrade-Druck liefert, starten Sie noch heute Ihren kostenlosen Test.

Vergleichen Sie Customermates auch mit anderen CRMs: HubSpot-Alternative, Salesforce-Alternative oder Pipedrive-Alternative.

Ist Customermates eine gute Freshsales-Alternative für kleine Unternehmen?

Ja. Customermates ist für kleine und wachsende Teams konzipiert. Ab 12 €/User/Monat mit jeder CRM-Kernfunktion inklusive ist es deutlich günstiger als Freshsales Pro, das die meisten Teams für produktives Arbeiten benötigen. Es gibt keine Sperren bei Kernfunktionen und keine Add-ons.

Wie vergleichen sich die Preise von Customermates und Freshsales?

Customermates startet bei 12 €/User/Monat mit jeder CRM-Kernfunktion inklusive; Pro (29 €) und Business (69 €) ergänzen die Nachrichtenkapazität und ein größeres Kontingent für die gehostete KI. Freshsales reicht von 9 $ bis 59 $/User/Monat je nach Plan, mit zusätzlichen Kosten für KI-Bot-Sessions und Add-ons. Die meisten Teams benötigen den Pro-Plan (39 $/User/Monat) für API, Audit-Logs und sinnvolle Workflows. Vergleichen Sie für ein 10-Personen-Team den jährlichen Freshsales-Pro-Gesamtbetrag mit 1.440 € für Customermates Starter; die genaue Ersparnis folgt aus diesen aktuellen Eingaben.

Kann ich meine Daten von Freshsales zu Customermates migrieren?

Ja. Customermates importiert Kontakte, Unternehmen und Deals als Excel-Datei (XLSX), jeweils eine Datensatzart, oder über die REST-API oder einen KI-Client per MCP; einen CSV-Import gibt es nicht. Speichern Sie Ihren Freshsales-Export als XLSX und importieren Sie ihn. Keine Berater oder Spezialtools erforderlich.

Wie steht Customermates zur DSGVO?

Ob ein Einsatz DSGVO-konform ist, hängt davon ab, wie Sie als Verantwortlicher das Tool nutzen. Customermates stellt einen AVV bereit und legt seine Unterauftragsverarbeiter offen, darunter US-Anbieter mit Standardvertragsklauseln. Beim verwalteten Customermates liegt die Anwendungsdatenbank in der AWS-Region Frankfurt; eine Zertifizierung gibt es nicht, und eine ausschließlich europäische Verarbeitung wird nicht zugesagt. Beim Self-Hosting wählen Sie die Datenbankregion und verantworten die verbundenen Dienste selbst.

Bietet Customermates KI-Funktionen wie Freddy AI?

Anders als Freddy AI. Customermates bietet kein Lead-Scoring und kein KI-Forecasting. Externe KI-Clients (Claude, ChatGPT, Gemini) bedienen das CRM über MCP, etwa für Lead-Management und Notizzusammenfassungen; den Client zahlen Sie beim jeweiligen Anbieter. In der Cloud hilft zusätzlich der Assistent Mate mit einem monatlichen Credit-Kontingent pro Nutzer. Über eine separat betriebene n8n-Instanz binden Sie weitere Dienste an.

Hat Customermates eine API?

Ja. Customermates bietet eine vollständige REST-API zum Grundpreis. Im Gegensatz zu Freshsales, das den API-Zugriff auf den Pro-Plan (39 $/User/Monat) beschränkt, bietet Customermates API-Zugang für jeden User ab dem ersten Tag.