Die günstige Microsoft Dynamics Alternative

Setup & Einstieg

Customermates ist schnell eingerichtet. Kein Beraterprojekt, keine IT-Abteilung nötig. Die Oberfläche ist klar strukturiert, und nach dem XLSX-Import arbeiten Sie mit echten Kundendaten; der Aufwand dafür hängt von Ihren Daten ab.

Microsoft Dynamics 365 Sales ist für schnelle Starts nicht ausgelegt. Selbst die Professional-Version bei 65 $/User/Monat erfordert umfangreiche Einrichtung: Azure-Integration, Power-Platform-Konfiguration, Security Roles, Business Units, Workflows, Custom Entities und vieles mehr. Die Implementierung dauert oft Wochen bis Monate und wird häufig von externen Consultants oder zertifizierten Microsoft-Partnern begleitet. Eine 30-tägige Testphase ist verfügbar, aber sich durch die komplexe Registrierung zu kämpfen und das System ohne IT-Ressourcen zu verstehen, ist eine Herausforderung für sich.

Preis & Kostenmodell

Customermates startet bei 12 € pro User pro Monat (Starter), mit jeder CRM-Kernfunktion, und steigt auf 29 € (Pro, einheitlicher Posteingang) oder 69 € (Business, mehr verbundene Konten) nur, wenn Sie mehr Nachrichtenkapazität brauchen.

Microsoft Dynamics 365 Sales gliedert sich in drei Hauptstufen: Sales Professional bei 65 $/User/Monat, Sales Enterprise bei 105 $/User/Monat und Sales Premium bei 150 $/User/Monat. Hinzu kommt Microsoft Relationship Sales (Enterprise + LinkedIn Sales Navigator), das eine Kontaktaufnahme mit dem Vertrieb und mindestens 10 Plätze erfordert.

Ein Team mit fünf Mitarbeitern zahlt bei Dynamics zwischen 325 $ und 750 $ pro Monat, verglichen mit 60 €/Monat bei Customermates Starter.

Mögliche Zusatzkosten bei Dynamics umfassen Implementierung und Beratung, Microsoft Copilot for Sales (zusätzlich pro User), Power Automate Premium (15 $/User/Monat extra), zusätzlichen Speicher (10 $/GB), Copilot Studio Credits für MCP-Zugriff für externe KI-Clients und Team-Member-Lizenzen (8 $/User für reinen Lesezugriff).

Lizenzkomplexität

Dynamics 365 hat eines der komplexesten Lizenzmodelle der Software-Industrie: User-Lizenzen, Attach-Lizenzen, Team-Member-Lizenzen, Device-Lizenzen, Copilot-Add-ons, Power-Platform-Seeded-Lizenzen und Capacity-Add-ons. Selbst erfahrene IT-Administratoren haben Schwierigkeiten mit diesem Modell.

Customermates: Drei veröffentlichte Tarife plus Enterprise nach Vereinbarung. Jede CRM-Kernfunktion ist in jedem enthalten.

Open-Source & Freiheit

Customermates ist Open-Source. Sie können den Code einsehen und das System selbst hosten; dann bestimmen Sie selbst, wo Ihre Daten liegen. Das verringert die Abhängigkeit von einem einzelnen Anbieter und Ökosystem.

Dynamics 365 ist tief ins Microsoft-Ökosystem eingebettet. Das bietet zwar leistungsstarke Integration mit Outlook, Teams und SharePoint, erzeugt aber auch starke Abhängigkeit. Der Wechsel weg von Dynamics bedeutet, Integrationen im gesamten Microsoft-Stack zu entflechten. Customermates verbindet sich über REST-API, Webhooks und eine separat betriebene n8n-Instanz mit weiteren Tools.

Funktionsvergleich

Beide Systeme decken CRM-Grundfunktionen ab: Kontakte, Deals, Pipelines, Aufgaben, E-Mail-Integration (bei Customermates ab Pro). Der fundamentale Unterschied liegt in Komplexität und Zielgruppe. Dynamics 365 ist für große Konzerne gebaut mit Multi-Währungs-Support, Territory Management, hierarchischen Strukturen und tiefer Microsoft-Ökosystem-Integration. Diese Leistungsfähigkeit kommt mit massiver Oberflächen-Komplexität und unintuitiver Navigation.

Customermates ist für moderne Teams gebaut: klare Workflows, intuitive Navigation, MCP-Zugriff für externe KI-Clients und alle wichtigen Funktionen ohne unnötigen Ballast. Die Funktionen sind ohne Consultant-Konfiguration nutzbar.

KI-Agenten & Copilot

Microsoft hat stark in Copilot für Dynamics 365 investiert. Die Sales-Premium-Stufe (150 $/User/Monat) enthält einen Sales Qualification Agent mit Basis-Copilot-Kreditkapazität. Für die Professional- und Enterprise-Stufen werden Copilot Studio Credits separat verkauft. Die KI-Fähigkeiten sind leistungsstark, fügen aber erhebliche Kostenkomplexität hinzu.

Customermates verfolgt einen anderen Ansatz: externe KI-Clients bedienen das CRM direkt über einen eingebauten MCP-Server (49 Tools), sodass Claude, ChatGPT oder Gemini Deal-Phasen verschieben, Follow-ups entwerfen und Kontaktnotizen aktuell halten. Der MCP-Zugang ist in jeder Stufe ab 12 €/User/Monat enthalten; den KI-Client zahlen Sie beim jeweiligen Anbieter. In der Cloud kommt der Assistent Mate mit einem festen monatlichen Credit-Kontingent pro Nutzer dazu, ohne Aufladungen oder automatische Mehrkosten.

Datenschutz & Hosting

In der Cloud-Version von Customermates liegt die Datenbank in der AWS-Region Frankfurt; Hosting und weitere Unterauftragsverarbeiter, auch aus den USA, stehen in der Liste der Unterauftragsverarbeiter, ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) liegt vor. Wer den Speicherort vollständig selbst bestimmen will, betreibt den Open-Source-Kern selbst.

Dynamics 365 hostet auf Microsoft Azure, global verteilt. EU-Rechenzentren sind verfügbar. Welche Verarbeitung etwa für Support oder KI-Funktionen außerhalb der gewählten Region stattfindet, regeln die Vertragsunterlagen von Microsoft.

Integrationen & Automatisierung

Dynamics 365 ist tief ins Microsoft-Ökosystem integriert: Outlook, Teams, SharePoint, Power BI und Power Automate. Das ist leistungsstark, wenn Sie vollständig auf Microsoft setzen, erzeugt aber Abhängigkeit und kann zusätzliche Lizenzkosten pro User verursachen.

Customermates bietet offene Integrationen über REST-API, Webhooks und den Community-Node für eine separat betriebene n8n-Instanz. Sie sind nicht an ein bestimmtes Ökosystem gebunden; Kosten für n8n und angebundene Dienste tragen Sie separat.

Fazit

Microsoft Dynamics 365 Sales richtet sich an größere Organisationen mit Microsoft-Ökosystem und Implementierungsbudget. Customermates ist Open Source und startet bei 12 €/User/Monat. Es stellt MCP, API und Webhooks bereit; n8n betreiben und bezahlen Sie separat. Beim verwalteten Dienst liegt die Anwendungsdatenbank in der AWS-Region Frankfurt, während offengelegte Unterauftragsverarbeiter und Übermittlungen weiterhin gelten.