weclapp Alternative: Customermates und weclapp im Vergleich

Welches System zu welchem Team passt

Für wen weclapp die richtige Wahl ist

Ertan Özdil hat weclapp 2008 gegründet, seit 2022 gehört das Unternehmen zur Exact Group, der Hauptsitz ist in Kitzingen. Zielgruppe sind kleine und mittlere Unternehmen aus Großhandel, E-Commerce, IT-Dienstleistung, Agenturen, Beratung und Einzelhandel.

weclapp beschreibt sich selbst klar: weder reine Buchhaltungssoftware noch reines CRM. Der Schwerpunkt liegt auf Warenwirtschaft, Einkaufs- und Verkaufsprozessen, Rechnungsstellung und E-Commerce, ergänzt um ein integriertes CRM und Projektfunktionen. Zum CRM gehören Qualifizierungsstatus für Interessenten, Chancen mit automatischer Zuordnung von Vertriebsmitarbeitern, Kampagnen, Web2Lead-Kontaktformulare, eine Kundenkarte mit Vertriebsregionen und die Provisionsabrechnung. Postfächer werden angebunden und E-Mails automatisch beim Kunden abgelegt, Adressbücher synchronisieren mit Outlook und Google, Newsletter laufen über Mailchimp, CleverReach oder Brevo.

Soll aus einer Chance ohne doppelte Eingabe ein Angebot, ein Auftrag, eine Lieferung und am Ende eine Rechnung werden, erledigt weclapp das in einem System. Ein reines CRM kann das nicht.

Warum Teams eine Alternative zu weclapp suchen

Das CRM-Modul beginnt erst im zweiten Paket. ERP Starter für 39 € enthält Kontaktmanagement, Angebote, Rechnungen, Finanzbuchhaltung und E-Rechnung, aber kein CRM-Modul. Chancen, Kampagnen und die Vertriebspipeline gibt es ab ERP Dienstleistung. Ein Vertriebsteam, das vor allem eine Pipeline braucht, bezahlt Projektmanagement, Zeiterfassung und Buchhaltung mit.

Reine CRM-Plätze setzen ein Paket voraus. weclapp verkauft eine CRM-Einzellizenz ab 68 € im Monat für Mitarbeitende, die nur CRM-Zugriff brauchen, allerdings nur zusammen mit ERP Dienstleistung oder ERP Handel.

Jahresverträge binden bis zum Laufzeitende. Monatliche Lizenzen sind mit einem Monat Frist kündbar, jährliche nur zum Ende der Laufzeit. Customermates rechnet monatlich ab und hat keine Jahrestarife.

Kundengespräche laufen nicht nur per E-Mail. Die CRM-Seiten von weclapp beschreiben Postfach-Anbindung und die Integration von Outlook. Beratungen und Agenturen sprechen mit Kunden oft auch über WhatsApp oder LinkedIn; Customermates führt diese Unterhaltungen im selben einheitlichen Posteingang wie E-Mails und verknüpft sie mit dem Kontakt.

Was weclapp kostet und was fünf Personen zahlen

Preise am 8. Oktober 2026 von der Preisseite von weclapp übernommen. Es sind Nettopreise pro Nutzer und Monat zuzüglich Mehrwertsteuer.

Vertragsmanagement, Helpdesk und die Kassensoftware weclapp POS sind Add-ons ab 55 € pro Nutzer und Monat, buchbar nur zu Dienstleistung und Handel.

Brauchen nur einige der fünf das volle Paket, können CRM-Einzellizenzen ab 68 € im Monat die Summe bei weclapp senken; wie sich Paket und Einzellizenzen für Ihr Team kombinieren lassen, klären Sie am besten direkt mit weclapp.

Die Zeilen kaufen nicht dasselbe. Im Preis von weclapp stecken Angebote, Rechnungsstellung, Buchhaltung und Projektzeiterfassung; mit Customermates zahlen Sie Ihre Buchhaltungssoftware weiter. Starter hat keinen Posteingang. Pro bringt ihn mit 1 verbundenen Konto pro Nutzer, etwa einem Postfach, LinkedIn oder WhatsApp. Wer selbst ein Postfach und WhatsApp nebeneinander braucht, ist mit Business und 3 Konten pro Nutzer richtig. Die grundsätzliche Entscheidung zwischen Komplettsuite und verbundenen Werkzeugen behandelt CRM und ERP.

Wo Customermates passt

Customermates ist ein Open-Source-KI-CRM aus Deutschland für Beratungen, Agenturen, andere beziehungsgetriebene Dienstleister und Gründer. Es deckt alles bis zum unterschriebenen Deal ab und schreibt keine Rechnungen.

Ein schlankes Vertriebsmodell. Es startet mit Kontakten, Organisationen, Deals, Leistungen und Aufgaben, und Sie können eigene Listen, Felder und berechnete Felder anlegen. Die Deal-Phase ist ein Feld mit einer Wahrscheinlichkeit je Phase, dargestellt als Board, und ein Diagramm-Widget auf dem Dashboard kann die gewichteten Deal-Werte summieren. Gespeicherte Ansichten sind persönlich. Dashboards, Rollen und ein Audit-Log gibt es in jedem Tarif.

Gespräche neben dem Deal. Ab Pro kommen Postfächer von Gmail, Outlook und IMAP, LinkedIn, WhatsApp, Instagram und Telegram in einer Liste zusammen. Sie antworten auf dem ursprünglichen Kanal, und Unterhaltungen mit verknüpftem Kontakt erscheinen in dessen Zeitleiste.

KI, die das CRM pflegt. In Customermates Cloud fasst Mate Unterhaltungen zusammen, entwirft Antworten und aktualisiert Datensätze. Mate nutzt gehostete KI-Credits mit einem monatlichen Kontingent pro aktivem Nutzer, siehe Preisseite. Wenn Sie lieber mit Claude, ChatGPT oder einem anderen Client arbeiten, verbinden Sie ihn mit dem MCP-Server: 53 Tools in jedem Tarif und auch selbst gehostet.

Open Source mit Wahl beim Hosting. Der AGPL-3.0-Kern läuft mit Docker Compose und PostgreSQL auf Ihrem eigenen Server, einschließlich REST, Webhooks und MCP, aber eine selbst gehostete Installation läuft ohne Posteingang, ohne Mate und ohne gehostete Credits. In Customermates Cloud ist die Datenbank in der AWS-Region Frankfurt konfiguriert. Das ist eine gewählte Einstellung, keine vertragliche Garantie zum Speicherort; die Unterauftragsverarbeiter, auch US-Anbieter, stehen in den Rechtstexten neben dem Auftragsverarbeitungsvertrag.

Wann Customermates nicht passt

• Keine Angebote, keine Rechnungen, keine E-Rechnung und keine Buchhaltung. Einen DATEV-Export gibt es auch nicht.
• Kein Lager, kein Einkauf, keine Shop- oder Marktplatz-Anbindung.
• Kein Projektmanagement und keine Zeiterfassung.
• Keine Fälligkeiten, Erinnerungen oder Benachrichtigungen bei Aufgaben. Aufgaben haben Zuständige, einen Status, Verknüpfungen und Notizen. Für Nachfass-Termine legen Sie ein eigenes Datumsfeld am Deal an und filtern eine gespeicherte Ansicht darauf.
• Keine Webformulare, keine Newsletter, kein Serienversand. Nachrichten werden einzeln verschickt, von Ihnen geschrieben oder von Mate entworfen.
• Keine Zertifizierung und keine nativen Apps für das Smartphone. Customermates läuft im Browser des Telefons.

Gewonnene Deals an die Buchhaltung übergeben

Die übliche Aufteilung nach dem Abschied vom ERP: Customermates bis zum gewonnenen Deal, Ihre Buchhaltungssoftware für alles danach. Für die Übergabe gibt es zwei Wege.

Mit Webhooks, in jedem Tarif. Customermates sendet das Ereignis record.updated für die Liste Deals, wenn sich ein Deal ändert, auch seine Phase. Ein Workflow in Ihrer eigenen, separat betriebenen n8n-Instanz prüft auf die Phase „Gewonnen“ und ruft Ihre Buchhaltungssoftware auf. Lexware Office etwa hat eine öffentliche REST-API mit Endpunkten für Kontakte und Rechnungen. Die Webhook-Dokumentation listet alle Ereignisse.

Mit einer Routine, in Customermates Cloud. Eine Routine führt eine gespeicherte Anweisung aus, wenn sich ein Datensatz ändert, nutzt gehostete KI-Credits und läuft mit Identität und Zugriffsrechten der Person, der sie gehört. Wählen Sie unter „Ereignisse“ „Deal aktualisiert“, tragen Sie unter „Geänderte Felder“ das Phasenfeld ein, setzen Sie einen Datensatzfilter auf „Gewonnen“ und speichern Sie eine Anweisung wie diese:

Mate kann Nachrichten ohne erneute Rückfrage senden. Der letzte Satz ist deshalb wichtig, wenn die Routine nur vorbereiten soll.

Der Umstieg von weclapp auf Customermates

1. Vor dem Vertragsende exportieren

   Nach einer Kündigung löscht weclapp Ihre Daten, exportieren Sie also vorher. Jede Übersichtstabelle lässt sich mit den sichtbaren Spalten und Filtern als XLS-Datei exportieren; Administratoren nutzen alternativ den Import-/Export-Wizard unter Globale Einstellungen. Speichern Sie jede Datei als .xlsx.

2. Den Arbeitsbereich vorbereiten

   Legen Sie im Phasenfeld Ihre Chancen-Phasen mit je einer Phasenwahrscheinlichkeit an. Erstellen Sie Einzelauswahl-Felder für Region und Qualifizierungsstatus.

3. Eine Liste nach der anderen importieren

   Importieren Sie zuerst Organisationen, dann Kontakte, dann Deals, damit Verknüpfungsspalten die Organisation über den Namen finden. Pflichtspalten und Grenzen stehen in der Dokumentation zu Datensätzen.

4. Listen als Ansichten nachbauen

   Machen Sie aus jeder Liste in weclapp eine gespeicherte Ansicht mit Filter. Ansichten sind persönlich, jede Person speichert ihre eigenen.

5. Kanäle und KI verbinden

   Verbinden Sie ab Pro oder in der Testphase ein Postfach, LinkedIn oder WhatsApp unter Einstellungen › Kanäle. Richten Sie danach die Übergabe an Ihre Buchhaltungssoftware ein.

Weitere Alternativen zu weclapp

Customermates veröffentlicht diese Liste. Die Angaben stammen von den Seiten der Anbieter, Stand 8. Oktober 2026.

• Odoo kommt Ihnen am nächsten, wenn Sie bei einer Komplettsuite bleiben wollen. Der Tarif Standard enthält alle Apps, darunter CRM, Buchhaltung, Lager und Projekte, zu einem Preis pro Nutzer auf Odoo Online; mit „Eine App Gratis“ nutzen Sie eine einzelne App für beliebig viele Nutzer. Custom ergänzt Hosting auf Odoo.sh oder On-Premise, Studio und externe API. Mehr dazu im Vergleich von Odoo und Customermates.
• Xentral ist auf Onlineshops, Marktplätze und Versand ausgerichtet. Die Pakete beginnen bei 99 € im Monat (Launch) und reichen bis zu einem Einstiegspreis von 849 € (Pro), Scale gibt es auf Anfrage; alle Pakete haben unbegrenzt viele Nutzer, der konkrete Preis hängt von Umsatzvolumen und Leistungsumfang ab. Die Daten liegen in der AWS-Region Frankfurt, ein MCP-Server ist ab dem Paket Business enthalten.
• Pipedrive passt zu Vertriebsteams, die ein Pipeline-Werkzeug mit E-Mail-Sequenzen und ohne ERP suchen. Lite kostet 14 € pro Nutzer und Monat bei jährlicher Zahlung oder 24 € monatlich; Growth mit Sequenzen und Automatisierungen kostet 39 € oder 49 €.

Häufige Fragen

Angaben zu Wettbewerbern am 8. Oktober 2026 geprüft anhand der Preisseite, der CRM-Seite, der Faktenseite, der Sicherheitsseite und des Impressums von weclapp, der Supportartikel zu weclappON, Webhooks und zum Datenexport sowie der Seiten von Odoo, Xentral, Pipedrive und der Lexware-API.