CRM immobiliare: segui chi ha detto «tra sei mesi» e i clienti che non senti da un anno.

Il reddito di un agente dipende da conversazioni che si spengono: l’acquirente che ha detto «tra sei mesi», il venditore che voleva pensarci, il cliente che ha comprato cinque anni fa. Un CRM immobiliare serve a non perderle: Customermates mette le conversazioni sulla scheda del cliente quando i recapiti coincidono o le colleghi. Su Customermates Cloud da Pro, Mate prepara la risposta e il prossimo contatto quando glielo chiedi o con una routine, oppure lo fa il tuo agente IA (Claude, ChatGPT o qualsiasi client che parli MCP) tramite MCP. Tu rivedi, modifichi e invii, e i prossimi passi con una data compaiono sulla tua dashboard. È un CRM open source nativo per l’IA, costruito in Germania, ma non è un software immobiliare in senso pieno: nessun database di immobili, nessun feed MLS o dei portali, nessuna pratica di compravendita. La sezione sui limiti qui sotto indica gli strumenti che le hanno.

Di cosa hanno bisogno agenti e agenzie da un CRM per agenti immobiliari

Se un CRM aiuta un agente dipende da cinque compiti precisi:

• Profili di ricerca su cui puoi interrogare. Quando arriva una casa con tre camere da letto in un certo quartiere, ti servono i cinque acquirenti adatti, non un elenco di 900 nomi.
• Due tipi di cliente insieme. Un venditore con un immobile e un acquirente con un budget seguono passaggi diversi, e molte persone sono entrambe le cose.
• Richieste su più canali. I contatti dei portali arrivano via e-mail, gli acquirenti rispondono su WhatsApp e un segnalatore telefona. Se quei messaggi restano sul tuo telefono, il record è sempre indietro.
• Lunghe pause. Un acquirente «tra sei mesi» o un cliente che ha comprato cinque anni fa si perde facilmente. Il prossimo affare spesso arriva proprio da queste persone.
• Responsabilità chiare in un team. In un’agenzia ogni richiesta ha bisogno di un agente responsabile, e le conversazioni di un agente devono restare private finché non le condivide.

Una configurazione per il settore immobiliare in Customermates

Un nuovo spazio di lavoro parte senza liste: crei le liste che ti servono (contatti, organizzazioni, trattative o le tue) in Modello dati, oppure lasci che la configurazione con IA le costruisca nel cloud. Ecco un modo di associare cinque liste al lavoro di un agente; ogni nome di campo qui sotto è un esempio che crei tu. Puoi chiamare Clienti la lista dei contatti e rinominare qualsiasi lista in seguito in Modello dati sotto Generale.

Le persone si collegano alle trattative, quindi gli acquirenti interessati possono stare sull’immobile per cui hanno chiesto, e l’immobile di un venditore e la sua successiva ricerca di casa possono stare sullo stesso contatto. Le attività non hanno una scadenza integrata, ed è per questo che la visita ha un proprio campo data.

Fasi per immobili e acquirenti

La fase della trattativa è un campo a scelta singola, e ogni opzione può avere una probabilità di successo. Un unico elenco di fasi può servire entrambi i lati se filtri per Lato:

Nella board della pipeline ogni trattativa è una scheda che trascini tra le fasi. Configura il valore della trattativa come un importo inserito, come la provvigione prevista, oppure come un totale calcolato delle voci collegate. Un campo facoltativo per il valore ponderato moltiplica quel valore per la probabilità della fase divisa per 100. Una stima della provvigione non è una valutazione dell’immobile né una previsione che la vendita si concluda. La guida ai calcoli sui record spiega la configurazione.

Viste salvate per il controllo del mattino

1. Immobili attivi: trattative con Lato Vendita in Attivo o Proposta, ordinate per Fine dell’incarico.
2. Acquirenti pronti a muoversi: contatti con Ruolo Acquirente e Finanziamento Pre-approvato, ordinati per Prossimo contatto.
3. Chi è in scadenza: contatti con una data di Prossimo contatto, ordinati per quella, dal più vicino, così le persone da chiamare stanno in cima. Un ordinamento mantiene aggiornata questa vista; un filtro su una data personalizzata accetta una data fissa.
4. Lead fermi: trattative in Lead o Appuntamento con una data di aggiornamento Più vecchio di… 14 giorni.
5. Cerchia: contatti con Ruolo Cliente passato o Partner, ordinati per Prossimo contatto.

Condividi Lead fermi con tutto il team o con ruoli selezionati, così ogni agente lavora sullo stesso elenco.

Sulla dashboard, un widget In arrivo su Prossimo contatto elenca chi è in scadenza nei prossimi giorni, con una sezione Scaduti. Customermates non invia promemoria; l’elenco è ciò che apri ogni mattina.

Abbinare gli acquirenti a un nuovo immobile

Customermates non abbina gli acquirenti agli immobili in automatico, e non c’è un database di immobili con cui confrontarli. Quello che funziona è un filtro. Quando arriva una casa con tre camere da letto a Riverside a 480.000 €, filtra i contatti per Ruolo Acquirente, Zona di ricerca Riverside, Camere da letto 3 o 4 e Budget massimo almeno 480.000. I campi Importo supportano i filtri maggiore e minore di, e i campi a scelta singola supportano «è uno tra» (riferimento dei filtri). Collega alla trattativa dell’immobile gli acquirenti che chiami, così vedi poi chi ne ha sentito parlare.

In Customermates Cloud, una routine può fare la ricerca per te. Scegli Quando qualcosa cambia, l’evento Trattativa aggiornata, il campo modificato Fase e i filtri sui record Lato = Vendita e Fase = Attivo. Istruzioni come queste:

Questo immobile è appena passato in Attivo. Trova i contatti con Ruolo Acquirente la cui
Zona di ricerca e il cui Tipo di immobile corrispondono all'immobile e il cui Budget massimo
è almeno il Prezzo richiesto. Collegali a questa trattativa. Crea un'unica attività "Chiamare
gli acquirenti corrispondenti" collegata alla trattativa e a quei contatti, assegnata a me.
Non inviare alcun messaggio.

Richieste e conversazioni in un’unica posta in arrivo (da Pro)

In Customermates Cloud da Pro in su, la posta in arrivo unificata porta insieme le e-mail di Gmail, Outlook o IMAP con WhatsApp, LinkedIn, Instagram e Telegram. Rispondi sul canale originale. Se un portale inoltra le richieste alla tua casella, arrivano qui insieme alla tua altra posta. Collega una volta un mittente a un contatto, e ogni conversazione successiva con quell’indirizzo compare nella sua cronologia.

Due dettagli decidono il piano. Pro include 1 account collegato per utente, quindi un agente che vuole nella posta in arrivo sia una casella sia WhatsApp ha bisogno di Business, che ne include 3. E le tue conversazioni restano private: i colleghi, amministratori compresi, vedono un thread solo dopo che lo hai condiviso. Condividere un intero account, come una casella delle richieste dell’ufficio, richiede Business. SMS e telefonate non sono canali.

Una routine quotidiana di follow up con Mate (Customermates Cloud)

Mate è l’assistente dentro Customermates Cloud. Usa crediti IA ospitati inclusi per utente attivo in ogni piano cloud a pagamento; leggere le conversazioni della posta in arrivo richiede Pro o superiore. Imposta una seconda routine con Secondo una pianificazione, Ogni giorno alle 08:00:

Trova le conversazioni della posta in arrivo in cui l'ultimo messaggio è dell'altra persona,
arrivato più di un giorno fa, e a cui non ho risposto. Per ognuna collegata a un
acquirente o a un venditore, salva nella conversazione una breve bozza di risposta che risponda
alla sua domanda o proponga un prossimo passo. Non inviare nulla. Chiudi con un
elenco: nome, canale, cosa ha chiesto, bozza salvata sì o no.

Starter include 1 routine per utente e Pro 5. Se preferisci il tuo agente, collega Claude, ChatGPT o qualsiasi client che parli MCP; funziona in ogni piano e nelle installazioni self-hosted, senza la posta in arrivo, con l’uso del modello a carico del tuo fornitore di IA. Il tuo client segue i permessi dell’account con cui si collega; se chiede conferma prima di agire dipende dal client.

Team e agenzie

Trattative e contatti hanno utenti assegnati («Assegnati»), quindi ogni richiesta ha un agente responsabile. Un ruolo personalizzato con accesso in lettura Assegnati limita un agente ai record a lui assegnati, e il registro di audit annota chi ha modificato quale record. Customermates non ha un’assegnazione automatica dei lead: assegni tu ogni richiesta, oppure lo fa tramite l’API REST un workflow n8n che gestisci a parte.

Amministratori di immobili

Customermates non è un software per la gestione immobiliare. Non ha riscossione degli affitti, registro degli inquilini, ticket di manutenzione, rendiconti dei proprietari né portale per gli inquilini. Dove si adatta a una società di gestione è sul lato delle relazioni: acquisire nuovi proprietari come clienti, seguire le richieste di locazione per le unità libere e tenere in un’unica posta in arrivo le conversazioni con proprietari e fornitori. Modella edifici o condomìni come organizzazioni, proprietari e inquilini come contatti e ogni nuovo incarico di gestione come trattativa. Gestisci le operazioni in un software dedicato e tieni i due collegati tramite l’API REST o i webhook, se ti serve.

Cosa Customermates non fa per il settore immobiliare

• Nessun database di immobili con foto, volantini o brochure, e nessuna pubblicazione su MLS, IDX o portali.
• Nessun modulo web o pagina di destinazione per acquisire lead, e nessuna assegnazione automatica dei lead.
• Nessuna campagna a goccia, sequenza e-mail o invio massivo di e-mail. Gli aggiornamenti di mercato partono dal tuo strumento di newsletter.
• Nessun SMS, chiamata o dialer, e nessuna app mobile.
• Nessuna prenotazione delle visite né scrittura sul calendario. Su Pro puoi vedere il tuo calendario in sola lettura accanto al CRM.
• Nessun campo scadenza delle attività integrato né notifiche di promemoria. Aggiungi un campo data e mostralo in un calendario, in una vista salvata o in una routine.

Se uno di questi è il motivo per cui cerchi un gestionale per agenzie immobiliari, guarda uno strumento pensato per quello. Questa pagina la pubblica Customermates; i dati dei fornitori sono stati verificati l’8 ottobre 2026 sul sito di ciascun fornitore.

Una divisione frequente è con due sistemi: un software per gli immobili o uno strumento MLS per le proprietà, e Customermates per le persone e le conversazioni che le circondano.

Quanto costa

I prezzi sono per utente attivo al mese, con fatturazione mensile. Ogni piano a pagamento include REST, webhook e MCP. Non ci sono costi per lead o per contatto.

Ogni piano cloud a pagamento aggiunge ogni mese crediti IA ospitati per utente attivo per Mate; le quantità sono nella pagina dei prezzi. Gestire il nucleo open source sul tuo server non ha costi di licenza, ma un’installazione self-hosted non ha posta in arrivo, Mate né routine.

Passare da un foglio di calcolo o da un altro CRM

1. Esporta in Excel

   Esporta i tuoi contatti dal CRM attuale o dal telefono come cartella di lavoro Excel (.xlsx) o file CSV. L’importazione legge entrambi, un tipo di record alla volta.

2. Crea prima i tuoi campi

   Aggiungi Ruolo, Zona di ricerca, Budget massimo e gli altri campi qui sopra, così l’importazione può associarvi le tue colonne.

3. Importa i contatti, poi le trattative

   In ogni lista apri Altre azioni e scegli Aggiungi da file. Importa prima le persone, poi i tuoi immobili attivi e gli incarichi di acquisto.

4. Collega i tuoi canali

   Da Pro in su, collega la tua casella o WhatsApp in Impostazioni › Canali e calendari e collega alle loro schede i contatti con cui scrivi.

5. Salva le viste e le routine

   Salva le cinque viste qui sopra, poi aggiungi in Customermates Cloud le routine di abbinamento e di follow up.

Dati dei clienti

In Customermates Cloud, il database di produzione primario è configurato nella regione AWS di Francoforte. L’hosting e gli altri sub-responsabili, tra cui fornitori statunitensi, sono nella pagina dei sub-responsabili, ed è disponibile un accordo sul trattamento dei dati. Customermates non ha alcuna certificazione come ISO 27001 o SOC 2.

Domande frequenti

Dati dei concorrenti verificati l’8 ottobre 2026 su prezzi di Follow Up Boss, prezzi di Wise Agent, prezzi di Buildium, Propstack, FLOWFACT e onOffice.