Le CRM immobilier des agents qui vivent de la relation

Un CRM immobilier garde la trace de qui cherche quoi, de l’étape où en est chaque mandat et de l’ancien client que vous n’avez pas rappelé depuis un an. Customermates fait ce travail pour les agents indépendants, les petites équipes et les agences qui gagnent des affaires par la relation : acheteurs avec leurs critères de recherche, vendeurs avec leurs mandats, apporteurs d’affaires et anciens clients, et, à partir de la formule Pro, les conversations e-mail et WhatsApp qui les entourent. C’est un CRM open source et IA native développé en Allemagne. Ce n’est pas un logiciel immobilier au sens strict : il n’a ni base d’annonces, ni flux MLS ou portail, ni formalités de transaction. La section sur les limites ci-dessous cite des outils qui les ont.

Ce que les agents et les courtiers attendent d’un CRM

Qu’un CRM aide ou non un agent se joue sur cinq tâches précises :

• Des profils de recherche que l’on peut interroger. Quand une maison de trois chambres dans un certain quartier arrive, il vous faut les cinq acheteurs qui correspondent, pas une liste de 900 noms.
• Deux types de clients à la fois. Un vendeur avec un mandat et un acheteur avec un budget passent par des étapes différentes, et beaucoup de gens sont les deux.
• Des demandes sur plusieurs canaux. Les leads des portails arrivent par e-mail, les acheteurs répondent sur WhatsApp, et un apporteur d’affaires appelle. Si ces messages restent sur votre téléphone, la fiche a toujours du retard.
• De longs silences. Un acheteur « dans six mois » ou un client qui a acheté il y a cinq ans se perd facilement. La prochaine affaire vient souvent précisément de ces personnes.
• Une responsabilité claire dans une équipe. Dans une agence, chaque demande a besoin d’un agent responsable, et les conversations d’un agent doivent rester privées tant qu’elles ne sont pas partagées.

Une configuration immobilière dans Customermates

Un nouvel espace de travail démarre sans listes : vous créez les listes dont vous avez besoin (contacts, organisations, affaires ou les vôtres) dans Configurer, ou vous laissez la configuration IA les construire dans le cloud. Voici une façon d’associer cinq listes au travail d’un agent ; chaque nom de champ ci-dessous est un exemple que vous créez vous-même. Vous pouvez nommer la liste des contacts Clients, et renommer n’importe quelle liste plus tard dans Configurer sous Général.

Les personnes sont liées aux affaires : les acheteurs intéressés peuvent donc figurer sur le mandat auquel ils se sont intéressés, et le mandat d’un vendeur et sa recherche de logement ultérieure peuvent figurer sur le même contact. Les tâches n’ont pas d’échéance intégrée, c’est pourquoi la visite a son propre champ date.

Étapes pour les mandats et les acheteurs

L’étape de l’affaire est un champ à choix unique, et chaque option peut porter une probabilité de gain. Une seule liste d’étapes peut servir les deux côtés si vous filtrez par Côté :

Sur le board du pipeline, chaque affaire est une carte que vous faites glisser d’une étape à l’autre. Les valeurs pondérées viennent de vos propres probabilités multipliées par la valeur de l’affaire, et la valeur de l’affaire est la somme de ses lignes : pour suivre les commissions, le champ Commission prévue est donc en général plus simple. Dans les deux cas, c’est de l’arithmétique, pas une prévision.

Des vues enregistrées pour le point du matin

1. Mandats actifs : affaires dont le Côté est Mandat de vente aux étapes Actif ou Offre, triées par Fin du mandat.
2. Acheteurs prêts à agir : contacts dont le Rôle est Acheteur et le Financement Accord de principe, triés par Prochain contact.
3. À contacter : contacts ayant une date de Prochain contact, triés par cette date, du plus proche au plus lointain, pour que les personnes à appeler soient en haut. Un tri garde cette vue à jour ; un filtre sur une date personnalisée prend une date fixe.
4. Leads en panne : affaires aux étapes Lead ou Rendez-vous dont la date de mise à jour est Plus ancien que… 14 jours.
5. Réseau : contacts dont le Rôle est Ancien client ou Partenaire, triés par Prochain contact.

Les vues enregistrées sont personnelles : chaque collègue définit donc les mêmes filtres et enregistre sa propre vue.

Faire correspondre les acheteurs à un nouveau mandat

Customermates ne fait pas correspondre automatiquement les acheteurs aux biens, et il n’existe pas de base de biens pour cela. Ce qui fonctionne, c’est un filtre. Quand une maison de trois chambres à Riverside arrive à 480 000 $, filtrez les contacts par Rôle Acheteur, Secteur recherché Riverside, Chambres 3 ou 4, et Budget max d’au moins 480 000. Les champs montant prennent en charge les filtres « supérieur à » et « inférieur à », et les champs à choix unique prennent en charge « fait partie de » (référence des filtres). Liez les acheteurs que vous appelez à l’affaire du mandat pour voir plus tard qui en a entendu parler.

Dans Customermates Cloud, une routine peut faire la recherche pour vous. Choisissez Quand quelque chose change, l’évènement Affaire mise à jour, le champ modifié Étape, et les filtres d’enregistrement Côté = Mandat de vente et Étape = Actif. Avec des instructions comme celles-ci :

Ce mandat vient de passer en vente. Trouvez les contacts dont le Rôle est Acheteur, dont le
Secteur recherché et le Type de bien correspondent au bien et dont le Budget max est au moins
égal au Prix demandé. Liez-les à cette affaire. Créez une seule tâche « Appeler les
acheteurs correspondants » liée à l’affaire et à ces contacts, qui m’est attribuée. N’envoyez
aucun message.

Demandes et conversations dans une seule boîte de réception (Pro et au-dessus)

Dans Customermates Cloud, avec Pro, Business et Enterprise, la boîte de réception unifiée réunit les e-mails Gmail, Outlook ou IMAP avec WhatsApp, LinkedIn, Instagram et Telegram. Vous répondez sur le canal d’origine. Si un portail transfère des demandes vers votre messagerie, elles arrivent ici avec vos autres e-mails. Liez une fois un expéditeur à un contact, et chaque conversation ultérieure avec cette adresse apparaît dans sa chronologie.

Deux détails déterminent la formule. Pro inclut 1 compte connecté par utilisateur : un agent qui veut à la fois une messagerie et WhatsApp dans la boîte de réception a donc besoin de Business, qui en inclut 3. Et vos conversations restent privées : les collègues, administrateurs compris, ne voient un fil qu’après que vous l’avez partagé. Partager un compte entier, comme une messagerie de demandes du bureau, demande Business. Les SMS et les appels téléphoniques ne sont pas des canaux.

Une routine de relance quotidienne avec Mate (Customermates Cloud)

Mate est l’assistant intégré à Customermates Cloud. Il utilise des crédits IA hébergés inclus par utilisateur actif dans chaque formule cloud ; lire les conversations de la boîte de réception demande Pro ou supérieur. Configurez une seconde routine avec Selon un planning, Chaque jour à 08:00 :

Trouvez les conversations de la boîte de réception dont le dernier message vient de
l’autre personne il y a plus d’un jour et auxquelles je n’ai pas répondu. Pour chacune
liée à un acheteur ou à un vendeur, enregistrez dans cette conversation un court brouillon
de réponse qui répond à sa question ou propose une prochaine étape. N’envoyez rien.
Terminez par une liste : nom, canal, ce qu’elle a demandé, brouillon enregistré oui ou non.

Starter inclut 1 routine par utilisateur et Pro en inclut 5. Si vous préférez votre propre client IA, connectez Claude, ChatGPT ou un autre client via MCP ; cela fonctionne sur toutes les formules et sur les installations auto-hébergées, l’usage du modèle étant facturé par votre fournisseur d’IA.

Équipes et agences

Les affaires et les contacts ont des utilisateurs assignés (« Attribué à »), de sorte que chaque demande a un agent responsable. Un rôle personnalisé avec l’accès en lecture Assignés limite un agent aux fiches qui lui sont attribuées, et le journal d’audit enregistre qui a modifié quelle fiche. Customermates n’a pas de répartition automatique des leads : vous attribuez chaque demande vous-même, ou un workflow n8n que vous exploitez séparément l’attribue via l’API REST.

Gestionnaires de biens

Customermates n’est pas un logiciel de gestion locative. Il n’a ni encaissement des loyers, ni grand livre des locataires, ni tickets de maintenance, ni relevés de propriétaires, ni portail de locataires. Il convient à une société de gestion côté relation : conquérir de nouveaux propriétaires comme clients, suivre les demandes de location pour les lots vacants, et garder les conversations avec les propriétaires et les fournisseurs dans une seule boîte de réception. Modélisez les immeubles ou les copropriétés comme des organisations, les propriétaires et les locataires comme des contacts, et chaque nouveau mandat de gestion comme une affaire. Faites tourner l’exploitation dans un logiciel dédié et gardez les deux reliés via l’API REST ou les webhooks si nécessaire.

Ce que Customermates ne fait pas pour l’immobilier

• Pas de base d’annonces avec photos des biens, flyers ou brochures, ni de diffusion MLS, IDX ou portails.
• Pas de formulaires web ni de pages de destination pour capter des leads, et pas de répartition automatique des leads.
• Pas de campagnes automatisées, de séquences d’e-mails ni d’envois en masse. Les actualités du marché partent de votre outil de newsletter.
• Pas de SMS, d’appels ni de composeur, et pas d’application mobile.
• Pas de réservation de visites ni d’écriture dans le calendrier. Avec Pro, vous voyez votre calendrier en lecture seule à côté du CRM.
• Pas d’échéances de tâches ni de notifications de rappel. Un champ date plus une vue enregistrée, ou une routine, fait ce travail.

Si l’un de ces points est la raison de votre recherche, regardez un outil conçu pour cela. Customermates publie cette page ; les informations sur les éditeurs ont été vérifiées le 8 octobre 2026 sur le site de chaque éditeur.

Une répartition courante utilise deux systèmes : un logiciel d’annonces ou un outil MLS pour les biens, et Customermates pour les personnes et les conversations qui les entourent.

Ce que cela coûte

Les prix sont par utilisateur actif et par mois, facturés mensuellement. Chaque formule inclut REST, les webhooks et MCP. Il n’y a pas de frais par lead ni par contact.

Chaque formule cloud ajoute des crédits IA hébergés mensuels par utilisateur actif pour Mate ; les montants figurent sur la page des tarifs. Faire tourner le cœur open source sur votre propre serveur ne coûte aucun frais de licence, mais une installation auto-hébergée n’a ni boîte de réception, ni Mate, ni routines.

Passer d’un tableur ou d’un autre CRM

1. Exporter vers Excel

   Exportez vos contacts depuis votre CRM actuel ou votre téléphone et enregistrez-les comme classeur Excel (.xlsx). L’import ne lit que du XLSX, un type de fiche à la fois.

2. Créer d’abord vos champs

   Ajoutez Rôle, Secteur recherché, Budget max et les autres champs ci-dessus, pour que l’import puisse y associer vos colonnes.

3. Importer les contacts, puis les affaires

   Sur chaque liste, ouvrez Plus d’actions et choisissez Ajouter depuis un fichier. Importez d’abord les personnes, puis vos mandats actifs et vos mandats de recherche.

4. Connecter vos canaux

   Avec Pro ou supérieur, connectez votre messagerie ou WhatsApp sous Paramètres › Canaux et liez les personnes avec qui vous écrivez à leurs contacts.

5. Enregistrer les vues et les routines

   Enregistrez les cinq vues ci-dessus, puis ajoutez les routines de correspondance et de relance dans Customermates Cloud.

Données clients

Dans Customermates Cloud, la base de données de production principale est configurée dans la région AWS de Francfort. L’hébergement et les autres sous-traitants, dont des fournisseurs américains, figurent sur la page des sous-traitants, et un accord de sous-traitance des données est disponible. Customermates ne détient aucune certification comme ISO 27001 ou SOC 2.

Questions fréquentes

Informations sur la concurrence vérifiées le 8 octobre 2026 sur Follow Up Boss pricing, Wise Agent pricing, Buildium pricing, Propstack, FLOWFACT et onOffice.