GoHighLevel-Alternative für Teams, die vor allem ein CRM brauchen

Welches Tool zu welchem Team passt

Für wen HighLevel die richtige Wahl ist

HighLevel ist für Agenturen gebaut, die das Marketing mehrerer Unternehmen aus einem Login heraus betreiben. Jeder Kunde bekommt einen Sub-Account: drei im Starter-Tarif für 97 $ im Monat, unbegrenzt viele in Unlimited für 297 $ und in Agency Pro für 497 $. Jeder Tarif enthält unbegrenzt viele Kontakte und Nutzer, ohne lange Vertragsbindung.

Neben CRM und Pipelines bietet die Plattform einen Website- und Funnel-Builder, E-Mail- und SMS-Marketing, Telefonie, Buchungskalender, Bewertungsmanagement, Kurse, Zahlungsabwicklung, Workflow-Automatisierung und eine HighLevel-App für Mobilgeräte. Agency Pro ergänzt den SaaS Mode, mit dem Sie HighLevel-Abonnements an Ihre Kunden verkaufen, und erlaubt es, deren Telefonie- und E-Mail-Nutzung mit Aufschlag weiterzuberechnen.

Nutzt Ihre Agentur den Großteil davon, ersetzt ein HighLevel-Vertrag mehrere Tools, und ein CRM wie Customermates deckt nur einen kleinen Ausschnitt ab.

Warum Teams eine GoHighLevel-Alternative suchen

Sie nutzen nur einen kleinen Teil der Plattform. Eine Beratung, die Deals verfolgt und Kundennachrichten beantwortet, braucht das CRM, die Pipeline und Conversations. Funnels, Kurse und Reseller-Einstellungen gehören trotzdem zum Konto.

Zum Tarif kommen nutzungsabhängige Kosten. Laut Preisseite berechnet HighLevel Telefonnummern, SMS, versendete E-Mails und Premium-KI nach Verbrauch, und Telefoniegebühren können schon in der Testphase anfallen. WhatsApp ist ein Add-on für 10 $ im Monat pro Sub-Account. Die AI-Employee-Tarife kosten 50 $ oder 97 $ im Monat pro Sub-Account.

LinkedIn fehlt im Posteingang. Die Conversations-Seite von HighLevel nennt E-Mail, SMS, Google Business Profile, Website-Chat, WhatsApp, Facebook Messenger, Instagram-DMs, Anrufe und Voicemail. LinkedIn und Telegram stehen nicht auf dieser Liste. Wer Mandate über LinkedIn gewinnt, führt diese Gespräche also woanders.

Die Daten gehen in die USA, der Code bleibt geschlossen. Der Auftragsverarbeitungsvertrag von HighLevel stützt sich auf Standardvertragsklauseln, damit Kunden personenbezogene Daten rechtmäßig an HighLevel in den USA übermitteln können, und HighLevel ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Die Software ist proprietär, und die Preisseite bietet keine selbst gehostete Version an. Wer die CRM-Datenbank in der EU oder auf dem eigenen Server haben möchte, braucht ein anderes Produkt.

Was ein Team mit fünf Personen im Monat zahlt

Preise am 8. Oktober 2026 auf der Preisseite von HighLevel geprüft. HighLevel berechnet in US-Dollar pro Konto, Customermates in Euro pro Nutzer und nur monatlich.

• Nur Pipeline und Kontakte. HighLevel Starter kostet 97 $ vor Verbrauchskosten. Fünf Personen zahlen bei Customermates Starter 60 €, allerdings ohne Posteingang.
• Mit Posteingang ist Customermates teurer. Pro kostet für fünf Personen 145 €, also mehr als die Grundgebühr von HighLevel Starter. Für die Differenz bekommen Sie LinkedIn und Telegram im Posteingang, eine in der AWS-Region Frankfurt konfigurierte Datenbank und einen quelloffenen Kern. Die Verbrauchskosten bei HighLevel können den Abstand verkleinern oder umdrehen, je nach Volumen.
• Ein Kanal pro Person in Pro. Jeder Pro-Nutzer verbindet 1 Konto, etwa ein Postfach oder LinkedIn. Wer beides braucht, stellt den Arbeitsbereich auf Business um.
• Größere Teams fahren mit HighLevel günstiger. Zehn Personen kosten 120 € im Starter und 290 € in Pro, gegenüber einem Pauschalpreis mit unbegrenzt vielen Nutzern.

Wo Customermates passt

Customermates ist ein Open-Source-KI-CRM für kleine Teams mit Kundenkontakt, etwa Beratungen, Agenturen und Gründer, entwickelt in Deutschland.

Gespräche direkt am Deal. Ab Pro holt der einheitliche Posteingang Postfächer von Gmail, Outlook und IMAP, LinkedIn (auch Sales Navigator und Recruiter), WhatsApp, Instagram und Telegram in eine Liste, und Sie antworten im ursprünglichen Kanal. Sobald Sie einen Teilnehmer mit einem Kontakt verknüpfen, zeigt dessen Verlauf jedes Gespräch mit dieser Adresse oder diesem Profil. Starter hat keinen Posteingang.

KI, die die CRM-Pflege übernimmt. In der Customermates Cloud fasst Mate Gespräche zusammen, entwirft Antworten und aktualisiert Datensätze. Dafür nutzt Mate gehostete KI-Credits: ein monatliches Kontingent pro aktivem Nutzer, das auf der Preisseite steht. Vor jedem Löschen fragt Mate erneut nach Ihrer Freigabe, Nachrichten verschickt Mate auf Ihre Anweisung aber ohne weitere Rückfrage. Wenn Sie vorher prüfen möchten, weisen Sie Mate an, nur Entwürfe zu speichern. Routinen führen eine gespeicherte Anweisung nach Zeitplan aus oder wenn sich ein Datensatz ändert: 1 pro Nutzer im Starter, 5 in Pro. Sie arbeiten lieber mit Claude oder ChatGPT? Dann verbinden Sie den Client mit dem MCP-Server, der 53 Tools in jedem Tarif bietet; die Modellaufrufe laufen dann über Ihren eigenen KI-Anbieter.

Open Source, mit Wahl beim Hosting. Der AGPL-3.0-Kern läuft mit Docker Compose auf Ihrem eigenen Server, inklusive REST, Webhooks und MCP. Eine selbst gehostete Installation hat keinen Posteingang, kein Mate und keine gehosteten Credits. In der Customermates Cloud ist die Datenbank in der AWS-Region Frankfurt konfiguriert, ein Auftragsverarbeitungsvertrag liegt vor, und die Unterauftragsverarbeiter, auch aus den USA, sind offengelegt. Eine Compliance-Zertifizierung hat Customermates nicht.

Wann Customermates nicht passt

Gleichen Sie diese Liste mit dem ab, was Sie heute in HighLevel nutzen:

• Keine Funnels, Websites, Formulare, Kurse oder Communities. Customermates hat keinen Seiten-Builder und keine einbettbaren Webformulare.
• Keine SMS, keine Telefonie, kein E-Mail-Marketing. Nachrichten gehen einzeln aus dem Posteingang, ohne Kampagnen, Sequenzen oder Massenversand.
• Keine Terminbuchung. Pro liest Ihren Kalender, kann aber keine Termine buchen oder anlegen.
• Keine Zahlungen und keine Rechnungen. Die Abrechnung mit Ihren Kunden bleibt in einem anderen Programm.
• Keine Sub-Accounts, kein White-Label, kein Reseller-Modus. Ein Unternehmen ist ein Arbeitsbereich.
• Keine native Mobile App. Customermates läuft im Browser des Smartphones.
• Keine Tags, keine Fälligkeitsdaten bei Aufgaben, keine Erinnerungen. Statt Tags nutzen Sie ein Feld vom Typ Einzelauswahl. Eine Routine kann ruhende Deals finden und Entwürfe zum Nachfassen anlegen, verschickt aber keine Erinnerungen.
• Gespeicherte Ansichten sind persönlich. Team-Ansichten gibt es nicht.

Beispiel: Eine Beratung mit vier Personen verlässt HighLevel

Zwei Partner und zwei Berater verkaufen Beratungsprojekte. Sie haben HighLevel für Kontakte, eine Pipeline und E-Mail genutzt, für Funnels und SMS nie. Drei schreiben ihren Kunden per E-Mail, ein Partner arbeitet vor allem über LinkedIn.

Die Phasen heißen Anfrage 10 %, Erstgespräch 25 %, Angebot verschickt 50 %, Verhandlung 75 %, Gewonnen 100 % und Verloren 0 %. Customermates multipliziert den Wert jedes Deals mit seiner Phasenwahrscheinlichkeit, und ein Diagramm-Widget auf dem Dashboard summiert die gewichteten Werte. Das ist Rechnen mit Ihren eigenen Zahlen, mehr nicht.

Jede Person verbindet ein Konto, also reicht Pro, für 116 € im Monat für das ganze Team. Möchte der LinkedIn-Partner zusätzlich ein Postfach im Posteingang, wechselt der Arbeitsbereich zu Business für 276 €.

Jede der vier Personen besitzt eine Routine. Sie läuft im Namen ihres Eigentümers, sieht also dessen Deals und nutzt dessen Kanäle. Sie läuft in der Customermates Cloud und verbraucht gehostete KI-Credits:

In fünf Schritten von GoHighLevel wechseln

Klären Sie vorher, wohin Funnels, SMS, Telefonie, Terminbuchung und Zahlungen wandern, falls Sie diese nutzen. Customermates übernimmt Kontakte, Deals und Gespräche.

1. Kontakte und Unternehmen exportieren

   Blenden Sie auf der Kontaktseite über „Manage Fields" alle benötigten Spalten ein, denn der Export enthält nur sichtbare Spalten, und starten Sie dann den Export. Die Datei liegt 30 Tage unter „Bulk Actions"; herunterladen können sie nur Agentur- und Location-Admins. Unternehmen exportieren Sie unter Contacts, Companies. Beides kommt als CSV-Datei. Der Kontaktexport enthält nur die jeweils letzte Notiz, gekürzt auf 255 Zeichen.

2. Jede Datei als Excel-Arbeitsmappe speichern

   Customermates nimmt keine CSV-Dateien an. Öffnen Sie jede Datei und speichern Sie sie vor dem Import als .xlsx.

3. Arbeitsbereich vorbereiten

   Legen Sie die eigenen Felder an, die Sie behalten, machen Sie aus den wichtigen Tags Felder vom Typ Einzelauswahl (Tags gibt es in Customermates nicht) und richten Sie das Phasenfeld mit seinen Wahrscheinlichkeiten ein.

4. Eine Liste nach der anderen importieren

   Importieren Sie über „Weitere Aktionen" zuerst Organisationen, dann Kontakte, damit die Firmenspalte eines Kontakts die Organisation über den Namen findet. Neue Kontakte brauchen Vor- und Nachnamen. Ordnen Sie E-Mail-Adressen und WhatsApp-Nummern den Kanälen zu; eine normale Telefonnummer gehört in ein eigenes Feld vom Typ Telefon. Offene Opportunities legen Sie als Deals neu an, von Hand oder über Ihren KI-Client per MCP. Details stehen in der Dokumentation zu Datensätzen.

5. Kanäle verbinden und Routine einrichten

   In Pro oder während der Testphase verbindet jede Person ihr Postfach, LinkedIn oder WhatsApp unter Einstellungen, Kanäle. Danach legen Sie die Routine an oder verbinden Ihren eigenen KI-Client über MCP.

Weitere GoHighLevel-Alternativen

Diese Liste veröffentlicht Customermates. Preise und Funktionen stammen von der Preisseite des jeweiligen Anbieters, Stand 8. Oktober 2026.

• systeme.io passt zu Solo-Marketern und Coaches, die Funnels, E-Mail-Marketing und Kurse günstiger haben möchten. Der kostenlose Tarif umfasst 2.000 Kontakte, 3 Sales Funnels und 1 Kurs, ohne Kreditkarte; Startup kostet 17 $ im Monat für 5.000 Kontakte und unbegrenzt viele Funnels. CRM-Pipelines und ein Buchungskalender sind ebenfalls dabei.
• Vendasta passt zu Agenturen, deren Geschäft der Weiterverkauf von Software und Services an lokale Unternehmen ist. Die Plattform ist darauf ausgelegt, Produkte von Drittanbietern zu Großhandelspreisen weiterzuverkaufen, über ein Kundenportal, das Ihr eigenes Logo tragen kann. Eigenes Branding gibt es ab Professional mit einjähriger Vertragslaufzeit; im Starter-Tarif erscheint zusätzlich die Marke Vendasta.
• HubSpot passt zu Unternehmen, die Marketing-, Vertriebs- und Service-Tools von einem Anbieter möchten, bezahlt pro Nutzer. Die kostenlosen Tools reichen für bis zu zwei Nutzer ohne Kreditkarte, Starter-Tarife ergänzen in jedem Hub kostenpflichtige Funktionen. Mehr dazu im Vergleich mit HubSpot.

Häufige Fragen

Angaben zu Wettbewerbern am 8. Oktober 2026 geprüft auf der Preisseite von HighLevel, der Conversations-Seite, in der MCP-Dokumentation, im Hilfeartikel zu DSGVO und Datenschutz und in den Hilfeartikeln zum Export von Kontakten und Unternehmen sowie auf den Preisseiten von systeme.io, Vendasta und HubSpot.