CRM Vergleich: Funktionen, Preise und echte Kosten nebeneinander

CRM Vergleich: Funktionen, Preise und echte Kosten nebeneinander

Ein CRM Vergleich nach Funktionslisten führt in die Irre, denn fast jedes CRM-System hat Kontakte, eine Pipeline und irgendeine Automatisierung. Der Unterschied liegt darin, ab welchem Tarif eine Funktion enthalten ist und was dieser Tarif Ihr Team kostet. Die Tabellen unten zeigen beides für acht Systeme, jeweils von der Preisseite des Anbieters. Danach folgen eine Kostenaufstellung über zwei Jahre und ein Bewertungsraster für die letzten zwei Kandidaten.

Die Anbieterangaben haben den Stand 8. Oktober 2026. Customermates gibt diesen Vergleich heraus und ist eines der acht Systeme; es steht in einem eigenen, gekennzeichneten Abschnitt. Eine Auswahl nach Einsatzzweck finden Sie im Beitrag CRM-Anbieter im Vergleich.

Auf einen Blick

Tarife vergleichen, nicht Produkte

Workflows, Sequenzen und API-Kontingente liegen meist ein oder zwei Tarife über dem Einstiegspreis. Rechnen Sie mit dem Tarif, der Ihre Pflichtfunktionen enthält.

Zwei Jahre, fünf Nutzer

Von rund 1.080 $ (Freshsales Growth) bis rund 12.300 $ (HubSpot Sales Hub Professional mit Onboarding), jeweils zum Listenpreis.

Vertragslaufzeit

Salesforce ab Pro Suite und alle aufgeführten Tarife von Dynamics 365 Sales werden jährlich bezahlt. Pipedrive, monday CRM und Freshsales nennen ihre niedrigsten Preise bei Jahreszahlung.

Offenlegung

Customermates gibt diese Seite heraus. Die Reihenfolge ist keine Rangfolge.

Welche Funktion ab welchem Tarif

Jede Zelle nennt den ersten Tarif, für den die Preisseite des Anbieters die Funktion aufführt. „Nicht aufgeführt" heißt: Die Preisseite zeigte die Funktion bei der Prüfung nicht. „Hier nicht verglichen" heißt: Die Preisseite ließ den Tarif offen, und ich wollte nicht raten. Bei Customermates bedeutet „Keine", dass es die Funktion nicht gibt. Alphabetisch sortiert, Customermates am Ende.

Zwei Dinge zeigt die Tabelle nicht. Dass eine Funktion im Tarif steht, sagt nichts darüber, ob sie zu Ihrer Arbeit passt, und die Grenzen unterscheiden sich: Die Workflows in HubSpot Starter haben eingeschränkte Auslöser und Aktionen, und monday begrenzt Automatisierungen im Standard-Tarif auf 250 pro Monat. Achten Sie auf die Grenze, nicht nur auf den Tarifnamen, und klären Sie offene Zellen in der Testphase.

Preise im Vergleich

Preise geprüft am 8. Oktober 2026 auf der Preisseite des jeweiligen Anbieters, pro Nutzer und Monat, ohne Mehrwertsteuer. Angegeben ist die Währung, die die Seite anzeigte.

Customermates Starter hat keinen Posteingang. Der einheitliche Posteingang ist ab Pro enthalten.

Was fünf Nutzer in zwei Jahren zahlen

Beim Einstiegstarif bleibt kaum ein Team. Die Tabelle rechnet deshalb mit fünf Nutzern über 24 Monate, und zwar in dem Tarif, der als erster eine Funktion enthält, die kleine Teams früh brauchen. Wo es einen Preis bei Jahreszahlung gibt, gilt dieser. Die Tarife sind nicht gleichwertig: Lesen Sie jede Zeile als Kosten, nicht als Urteil über den Nutzen. Zoho CRM fehlt, weil die Preise von der Region abhängen.

Zusatzpakete verschieben diese Zahlen. Freshworks verkauft seine KI Freddy als kostenpflichtiges Zusatzpaket, und Close reicht Kosten für Anrufe und SMS zum Selbstkostenpreis weiter.

Die Kostenformel für Ihre engere Auswahl

Der Listenpreis ist eine von fünf Zeilen. Tragen Sie für jeden Kandidaten ein:

1. Abonnement: Preis des benötigten Tarifs × Nutzer × Monate.
2. Einmalige Gebühren: Onboarding- oder Einrichtungspakete, die der Anbieter nennt.
3. Migration: Stunden für Bereinigung und Import Ihrer Daten × interner Stundensatz.
4. Administration: Stunden pro Monat für Felder, Nutzer und Automatisierungen × Stundensatz × Monate.
5. Zusatzkosten: KI-Kontingente, Telefonminuten, zusätzliches API-Volumen oder Konnektoren.

Ein Beispiel für Zeile 3: 20 Stunden Datenbereinigung zu 80 € pro Stunde kosten 1.600 €, egal welches System Sie wählen. Deshalb ist das günstigste Abonnement nicht automatisch das günstigste System. Einfache Systeme brauchen weniger Stunden in den Zeilen 3 und 4, und genau dort zeigt sich, wie aufwendig eine Einführung wirklich ist. Mehr zum Budget lesen Sie unter Was kostet ein CRM.

Die drei Arten von CRM

Die meisten Ratgeber unterscheiden drei Arten von CRM-Systemen, manche nennen eine vierte:

• Operatives CRM trägt die tägliche Arbeit in Vertrieb und Service: Kontakte, Deals, Aufgaben, Unterhaltungen. Jedes System in diesem Vergleich ist im Kern operativ.
• Analytisches CRM macht aus den Daten Auswertungen, Segmente und Prognosen. In Tools für kleine Teams ist das meist ein Berichtsmodul und kein eigenes Produkt.
• Kollaboratives CRM teilt Kundenwissen zwischen Personen und Abteilungen, etwa über einen gemeinsamen Posteingang oder eine Timeline, die alle sehen.
• Strategisches CRM, die vierte Art in manchen Quellen, beschreibt die langfristige Kundenentwicklung und weniger eine Softwarekategorie.

Für ein kleines Team zählt die Art weniger als der Tarif. Sie brauchen ein operatives CRM und prüfen, welche analytischen und kollaborativen Teile in dem Tarif stecken, den Sie bezahlen wollen.

Die letzten zwei Kandidaten bewerten

Eine Tabelle grenzt ein, ein Bewertungsraster entscheidet. Nutzen Sie es für zwei Kandidaten und mit Ihren eigenen Daten.

1. Fünf bis sieben Pflichtkriterien notieren

   Jedes Kriterium muss prüfbar sein, zum Beispiel „Deals lassen sich auf einem Board von Phase zu Phase ziehen", „LinkedIn-Nachrichten erscheinen beim Kontakt" oder „Ein Datensatztyp lässt sich mit einem Klick exportieren".

2. Jedes Kriterium von 1 bis 5 gewichten

   5 für alles, weswegen Sie wechseln würden, 1 für nette Extras. Legen Sie die Gewichte fest, bevor jemand eine Testversion öffnet.

3. Beide Testphasen mit denselben zwanzig Deals durchführen

   Importieren Sie einen echten Ausschnitt aus Kontakten, Organisationen und offenen Deals und arbeiten Sie in jedem System eine normale Woche.

4. Pro Kriterium 1 bis 3 Punkte vergeben, jeder für sich

   1 heißt fehlt, 2 funktioniert teilweise, 3 funktioniert. Wer täglich damit arbeitet, bewertet allein; der Durchschnitt kommt danach.

5. Multiplizieren, addieren, Kosten danebenlegen

   Stellen Sie die gewichtete Punktzahl neben die Zwei-Jahres-Kosten aus der Formel oben. Liegen die Punkte nah beieinander, nehmen Sie das günstigere System oder das mit dem einfacheren Ausstieg.

Ein Rechenbeispiel mit ausgedachten Werten, damit der Rechenweg klar ist:

A und B sind Platzhalter für Ihre eigenen Systeme und Punkte. Den vollständigen Auswahlprozess beschreibt der Leitfaden CRM-System auswählen, direkte Gegenüberstellungen zweier Anbieter finden Sie in den Einzelvergleichen.

Wo Customermates passt

Offenlegung: Customermates gibt diesen Vergleich heraus. Customermates ist ein Open-Source-KI-CRM aus Deutschland für kleine Teams mit direktem Kundenkontakt: Beratungen, Agenturen, andere Dienstleister, die von Beziehungen leben, und Gründer. Kontakte, Organisationen, Deals, Services und Aufgaben liegen neben den Unterhaltungen aus verbundenen Konten für E-Mail, LinkedIn, WhatsApp, Instagram und Telegram, die ab Pro im einheitlichen Posteingang zusammenlaufen.

Drei Zeilen der Tabellen oben lohnen einen genaueren Blick:

• KI. In der Customermates Cloud bereitet der Assistent Mate Zusammenfassungen und Antwortentwürfe vor und nutzt dafür gehostete KI-Credits; jeder Cloud-Tarif enthält monatliche KI-Credits pro aktivem Nutzer, Details auf der Preisseite. Routinen führen gespeicherte Anweisungen nach Zeitplan aus oder wenn sich ein Datensatz ändert. Wenn Sie lieber Claude, ChatGPT oder einen anderen Client nutzen, arbeitet er in jedem Tarif über MCP mit dem CRM; die Nutzung rechnet Ihr eigener KI-Anbieter ab.
• Automatisierung. Eine Regel-Engine gibt es nicht. Webhooks und die REST-API verbinden das CRM mit einer n8n-Instanz, die Sie selbst betreiben.
• Hosting. Der AGPL-Kern lässt sich mit Docker selbst hosten, mit REST, Webhooks und MCP. Selbst gehostet gibt es keinen Posteingang, kein Mate und keine gehosteten Credits.

Der Wert eines Deals ergibt sich aus seinen Positionen, jeweils Service mal Menge, und jede Phase, ein konfigurierbares Feld vom Typ Einzelauswahl, trägt eine Wahrscheinlichkeit. Die gewichtete Pipeline ist diese Rechnung und keine Vorhersage. Datensätze werden als Excel-Arbeitsmappe oder JSON importiert und exportiert, eine Liste nach der anderen.

Häufige Fragen

Anbieterangaben geprüft am 8. Oktober 2026 auf Close Preise, Freshsales Preise, HubSpot Sales Hub Preise, Dynamics 365 Sales Preise, monday CRM Preise, Pipedrive Preise, Pipedrive Tarifübersicht, Salesforce Sales Cloud Preise, Salesforce-Mitteilung zu IDC und Zoho CRM Preise.