CRM-Anbieter im Vergleich: Welche CRM-Software zu Ihrem Team passt

CRM-Anbieter im Vergleich: Welche CRM-Software zu Ihrem Team passt

Den einen besten CRM-Anbieter gibt es nicht. Welches System passt, hängt davon ab, wie Ihr Team verkauft, deshalb ist dieser Vergleich nach Einsatzzweck sortiert und nicht nach Rang. Salesforce und Microsoft Dynamics 365 passen zu großen Organisationen mit eigener Administration und komplexen Prozessen. HubSpot eignet sich für den kostenlosen Einstieg, Pipedrive für kleine Vertriebsteams, die ihre Pipeline Phase für Phase abarbeiten, und Close für Teams, die am Telefon verkaufen. Customermates, der Herausgeber dieses Vergleichs, passt zu kleinen Dienstleistungsteams, deren Deals über E-Mail, LinkedIn und WhatsApp laufen.

Die Anbieterangaben unten haben den Stand 8. Oktober 2026 und stammen von den eigenen Seiten der Anbieter. Eine ausführliche Auswahlmethode mit gewichteten Kriterien beschreibt der Leitfaden CRM-System auswählen.

Auf einen Blick

Große Organisationen

Salesforce Sales Cloud, oder Microsoft Dynamics 365 Sales, wenn das Unternehmen mit Outlook und Teams arbeitet.

Kleine Vertriebsteams

Pipedrive für klare Phasen, Close für telefonlastige Akquise, Less Annoying CRM für einen einzigen Tarif ohne Stufen.

Kostenloser Einstieg

HubSpot Free Tools (bis zu 2 Nutzer), die kostenlose Edition von Zoho CRM (3 Nutzer) oder die Salesforce Free Suite.

Offenlegung

Customermates gibt diesen Vergleich heraus. Es gibt keine Rangfolge; Customermates steht in einem eigenen, gekennzeichneten Abschnitt.

Welcher Anbieter zu welchem Einsatzzweck passt

Die meisten Listen der „besten CRM-Systeme“ sortieren nach der Zahl der Funktionen. Hilfreicher ist die Frage, wie Ihre nächsten zwanzig Abschlüsse zustande kommen und wer die Daten im CRM aktuell hält.

Passen zwei Zeilen, nehmen Sie die, die beschreibt, wie Sie heute verkaufen. Wer ein CRM für das Unternehmen kauft, das er in drei Jahren sein möchte, bezahlt vor allem Funktionen, die niemand öffnet.

Die Anbieter im Einzelnen

Die Anbieter stehen in alphabetischer Reihenfolge. Die Reihenfolge ist keine Wertung.

Close

Close ist für Teams gebaut, die am Telefon verkaufen: Laut Preisseite von Close enthält jeder Tarif (Solo, Essentials, Growth, Scale) Telefonie und SMS. Power Dialer und automatisierte Workflows beginnen bei Growth. Wenn Ihre Abschlüsse eher über E-Mail und LinkedIn als über Anrufe entstehen, entfällt der wichtigste Grund für Close.

Freshsales

Freshsales von Freshworks enthält laut Preisseite schon im Einstiegstarif Growth Chat, E-Mail und Telefon. Pro ergänzt Kontakt-Scoring und Deal-Insights, Enterprise Forecasting-Insights und Audit-Logs. Freshsales passt zu einem kleinen Team, das Telefon und E-Mail in einem günstigen Tarif haben möchte.

HubSpot

HubSpot eignet sich für Teams, die kostenlos starten und später Marketing- oder Service-Software vom selben Anbieter ergänzen wollen: Die Preisseite des Sales Hub führt Marketing Hub und Service Hub daneben. Die Free Tools kosten 0 $ für bis zu 2 Nutzer. Frei anpassbare Workflows (bis zu 300) und Sequenzen kommen mit Professional, für das eine einmalige Onboarding-Gebühr von 1.500 $ anfällt; bei Enterprise sind es 3.500 $. Bei fünf Professional-Plätzen erhöht diese Gebühr die Kosten im ersten Jahr um mehr als ein Viertel.

Less Annoying CRM

Less Annoying CRM verkauft einen einzigen Tarif, laut Preisseite ohne Stufen und ohne Vertragsbindung. Enthalten sind unbegrenzt viele Kontakte, Pipelines und eigene Felder, Aufgabenverwaltung, E-Mail-Protokollierung, mobiler Zugriff und eine API. Das System passt zu einem kleinen Team, das sein erstes CRM einführt. Weil es keine Stufen gibt, zeigt die 30-tägige Testphase alles, was Sie je bekommen.

Microsoft Dynamics 365 Sales

Dynamics 365 Sales passt zu Unternehmen, die ohnehin in Outlook und Teams arbeiten. Die Preisseite nennt Copilot-Funktionen in Outlook und Teams für Sales Professional, Enterprise und Premium; Sales Enterprise ergänzt Copilot in Dynamics 365 und agentische Funktionen. Microsoft Relationship Sales mit LinkedIn Sales Navigator setzt mindestens 10 Plätze voraus.

monday CRM

monday CRM von monday.com passt zu Teams, die ihre Arbeit schon auf monday-Boards planen. Die Preisseite führt Basic, Standard und Pro mit jeweils mindestens drei Plätzen sowie Ultimate auf Anfrage. Eine Einzelperson zahlt also für drei Plätze, und einen kostenlosen Tarif gibt es nicht.

Pipedrive

Pipedrive passt zu kleinen B2B-Vertriebsteams, die mit klaren, wiederholbaren Phasen arbeiten. Die Preisseite zeigt vier Tarife und keinen kostenlosen. Laut Pipedrives Tarifübersicht beginnen Automatisierungen und Sequenzen bei Growth, und LeadBooster mit Chatbot, Live-Chat, Prospector und Webformularen ist ab Premium enthalten.

Salesforce Sales Cloud

Salesforce ist nach Marktanteil der größte CRM-Anbieter. In einer Mitteilung vom Juni 2026 berichtet Salesforce, dass der Worldwide Semiannual Software Tracker von IDC dem Unternehmen für 2025 einen Anteil von 20,0 % am CRM-Markt zuschreibt, im 13. Jahr in Folge Platz eins. Die Preisseite der Sales Cloud reicht von der Free Suite über Starter Suite und Pro Suite bis zu den Editionen Core, Advanced und Max; Pro Suite ergänzt Angebotserstellung, Forecasting und mehr Anpassung, Max enthält Agentforce. Salesforce passt zu Organisationen mit komplexen Prozessen und eigenem Personal, das das System konfiguriert. Ein kleines Team kann mit Starter Suite beginnen und wechseln, sobald es Angebote im CRM braucht.

Zoho CRM

Zoho CRM hat eine kostenlose Edition für 3 Nutzer ohne zeitliche Begrenzung, danach Standard, Professional, Enterprise und Ultimate. Die Preisseite von Zoho CRM legt die Preise je Region fest; jährlich bezahlte Tarife sparen laut Zoho bis zu 34 %. Zoho CRM passt zu Teams mit knappem Budget, denn drei Personen können in der kostenlosen Edition arbeiten, bevor jemand zahlt.

Preisübersicht der CRM-Anbieter

Preise geprüft am 8. Oktober 2026 auf der Preisseite des jeweiligen Anbieters, oben verlinkt. Manche Anbieter zeigen Preise je nach Region; angegeben ist die Währung, die die Seite anzeigte.

Was fünf Nutzer kosten

Den Einstiegstarif behält kaum ein Team. Diese Tabelle rechnet fünf Plätze in dem Tarif, in dem eine Funktion erstmals auftaucht, nach der kleine Teams früh fragen, und zwar zum Preis bei jährlicher Bindung, sofern einer genannt ist. Die Tarife leisten nicht dasselbe; lesen Sie jede Zeile als Kosten, nicht als Urteil über das Preis-Leistungs-Verhältnis. Zoho CRM fehlt, weil die Preise von der Region abhängen.

Die Preise von Customermates stehen im eigenen Abschnitt weiter unten.

Wo Customermates passt

Offenlegung: Customermates gibt diesen Vergleich heraus. Customermates ist ein Open-Source-KI-CRM aus Deutschland für kleine Teams mit direktem Kundenkontakt: Beratungen, Agenturen, andere Dienstleister, die von Beziehungen leben, und Gründer. Kontakte, Organisationen, Deals, Services und Aufgaben liegen im selben Workspace wie die Unterhaltungen aus verbundenen Konten für E-Mail (Gmail, Outlook oder IMAP), LinkedIn, WhatsApp, Instagram und Telegram, die ab Pro im einheitlichen Posteingang zusammenlaufen. Starter hat keinen Posteingang. In der Customermates Cloud bereitet der Assistent Mate Zusammenfassungen und Antwortentwürfe vor und nutzt dafür gehostete KI-Credits; Routinen führen gespeicherte Anweisungen nach Zeitplan aus oder wenn sich ein Datensatz ändert. Wenn Sie lieber Claude, ChatGPT oder einen anderen KI-Client nutzen, arbeitet er in jedem Tarif über MCP mit dem CRM; die Modellnutzung rechnet dann Ihr eigener KI-Anbieter ab.

Die erste Woche mit Customermates

1. Eine Liste nach der anderen importieren

   Speichern Sie Ihre Tabelle als Excel-Arbeitsmappe (CSV-Dateien werden nicht akzeptiert) und nutzen Sie auf der jeweiligen Liste Weitere Aktionen › Aus Datei hinzufügen. Importieren Sie zuerst Organisationen, dann Kontakte, dann Deals, damit Verknüpfungsspalten bestehende Datensätze über den Namen finden. Jede Arbeitsmappe hat eine Zeilenobergrenze; die Import-Anleitung nennt die Grenzen.

2. Phasen und Wahrscheinlichkeiten festlegen

   Ein neuer Workspace startet mit dem Feld Phase auf Deals: Akquise, Qualifizierung, Demo, Angebot, Verhandlung, Gewonnen und Verloren. Benennen Sie die Optionen so, wie Sie verkaufen, und hinterlegen Sie für jede Phase eine Abschlusswahrscheinlichkeit: Feld Phase in Konfigurieren für Deals öffnen und Wahrscheinlichkeit % setzen. Der Wert eines Deals ist die Summe seiner Positionen, jeweils Service-Preis mal Menge, und der gewichtete Wert ist dieser Betrag mal die Phasenwahrscheinlichkeit. Das ist Rechnen mit Ihren eigenen Zahlen und keine Prognose.

3. Den Kanal verbinden, über den Deals laufen

   Jede Person verbindet ihre Konten unter Einstellungen › Kanäle. Pro enthält 1 verbundenes Konto pro Nutzer, Business 3; mit Business lässt sich zusätzlich ein ganzes Konto fürs Team freigeben. Customermates ordnet Gesprächsteilnehmer über die E-Mail-Adressen, Telefonnummern und Kanalkennungen im Feld Kanäle den Kontakten zu; pflegen Sie dieses Feld deshalb bei jedem Kontakt.

4. Die Ansicht speichern, die Sie jede Woche prüfen

   Speichern Sie unter Deals mit Neue Ansicht zum Beispiel alle Deals in Angebot und Verhandlung, sortiert nach letzter Änderung, älteste zuerst. Ansichten sind persönlich und werden nicht geteilt; jede Kollegin und jeder Kollege speichert eine eigene.

Nur in der Customermates Cloud: Eine Routine mit dem Zeitplan Wöchentlich, montags um 8:00 Uhr, kann diese Durchsicht übernehmen. Sie verbraucht gehostete KI-Credits aus dem Kontingent ihres Besitzers, und zum Lesen von Unterhaltungen braucht es einen Tarif mit Posteingang. Beispiel für eine Anweisung:

Behalten Sie den letzten Satz. Eine Routine darf E-Mails und Chatnachrichten ohne Rückfrage senden, deshalb hält erst die Anweisung sie bei Entwürfen. Starter enthält 1 Routine pro Nutzer, Pro 5.

Was es kostet

Die Tarife werden monatlich pro aktivem Nutzer abgerechnet, ohne Jahresvertrag, und jeder Cloud-Tarif enthält monatliche gehostete KI-Credits pro aktivem Nutzer; Details auf der Preisseite. Die Testphase dauert 7 Tage. Der AGPL-Kern lässt sich auch mit Docker Compose und PostgreSQL selbst hosten, mit REST, Webhooks und MCP, aber ohne Posteingang, Mate und gehostete Credits.

Für die DSGVO-Prüfung: In der Cloud ist die primäre Produktionsdatenbank in der AWS-Region Frankfurt konfiguriert. Das ist eine gewählte Einstellung, keine vertragliche Zusicherung des Speicherorts. Die Unterauftragsverarbeiter, auch solche aus den USA, sind öffentlich aufgeführt, und ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) ist verfügbar.

Die engere Auswahl testen, bevor Sie unterschreiben

Eine Demo zeigt den Weg, den der Anbieter vorbereitet hat. Ihre eigenen Daten zeigen Ihren.

1. Aufschreiben, wo Deals laufen

   Notieren Sie, über welche Kanäle Ihre letzten zehn gewonnenen Deals liefen. Lief die Hälfte über LinkedIn oder WhatsApp, bleibt ein CRM, das nur E-Mails synchronisiert, halb leer.

2. Zwei Systeme wählen, nicht fünf

   Nehmen Sie die zwei Zeilen der Entscheidungstabelle, die zu Ihnen passen. Bei fünf parallelen Tests wird keiner davon echt genutzt.

3. Zwanzig offene Deals importieren

   Holen Sie einen echten Ausschnitt mit Kontakten und Organisationen ins System, nicht die ganze Tabelle. Die Testphasen sind kurz: 14 Tage bei Close, monday CRM und Pipedrive, 21 bei Freshsales, 30 bei Less Annoying CRM und 7 bei Customermates.

4. Den dreizehnten Monat durchrechnen

   Rechnen Sie Jahresbindungen, Onboarding-Gebühren und Mindestplatzzahlen aus den Tabellen oben ein. Teuer wird selten der erste Monat.

5. Datenschutz klären

   Fragen Sie jeden Anbieter, wo Ihre Daten gespeichert werden, ob ein AVV vorliegt und welche Unterauftragsverarbeiter beteiligt sind. Die Antworten gehören vor die Unterschrift.

6. Den Ausstieg testen

   Exportieren Sie einen Datensatztyp und prüfen Sie das Dateiformat, ob der Export pro Objekt oder für das ganze Konto funktioniert und ob es eine API gibt. Customermates exportiert eine Liste nach der anderen als Excel-Arbeitsmappe oder JSON und hat eine REST-API; einen Export des gesamten Kontos gibt es nicht.

Häufige Fragen

Anbieterangaben geprüft am 8. Oktober 2026 auf Close Preise, Freshsales Preise, HubSpot Sales Hub Preise, Less Annoying CRM Preise, Dynamics 365 Sales Preise, monday CRM Preise, Pipedrive Preise, Pipedrive Tarifübersicht, Salesforce Sales Cloud Preise, Salesforce-Mitteilung zu IDC und Zoho CRM Preise.