Esempi di CRM: sette flussi reali, il software che c’è dietro e quanto costano

Gli esempi di CRM più chiari sono flussi di lavoro, non loghi: un freelance che ogni lunedì controlla quali proposte sono ancora aperte, un’agenzia dove un collega può rispondere all’e-mail di un cliente perché l’intero thread sta sulla scheda del cliente, e un team vendite che porta ogni trattativa attraverso fasi fisse e legge le previsioni da una dashboard. Esempi noti di software CRM dietro questi flussi sono Salesforce Sales Cloud, HubSpot, Microsoft Dynamics 365 Sales, Zoho CRM e Pipedrive, oltre a sistemi open source come SuiteCRM e Customermates.

Questa guida parte da sette flussi di lavoro per dimensione del team e tipo di CRM, poi indica il software, risponde alla domanda se Excel conti come CRM ed elenca quanto costano gli strumenti CRM per utente. La pubblica Customermates, che compare in una sezione a parte con la dicitura apposita. I dati dei fornitori sono stati verificati sulle pagine dei fornitori stessi, alle date indicate accanto a ciascuno. Se ti servono prima le basi, parti da cos’è un CRM.

Esempi di flussi di lavoro CRM per dimensione del team

Ogni esempio qui sotto indica il team, cosa finisce nel CRM, la routine settimanale che lo mantiene utile e il tipo di lavoro CRM di cui si tratta. I nomi sono inventati; gli schemi sono quelli che compaiono in quasi ogni configurazione di piccole e medie dimensioni.

Consulente solo: una casella, una pipeline

Anna gestisce un’attività di consulenza da sola. Ogni richiesta, che arrivi per e-mail, su LinkedIn o per segnalazione, diventa una trattativa con un valore e una fase: Richiesta, Chiamata fatta, Proposta inviata, Vinta, Persa. Il lunedì mattina filtra le trattative in Proposta inviata ferme da dieci giorni e scrive un follow up per ciascuna. Senza un CRM, quelle proposte restano nella cartella della posta inviata e vengono dimenticate nella settimana in cui parte un grosso progetto. I modelli di e-mail di follow up commerciale mostrano cosa scrive.

Agenzia di sei persone: la cronologia del cliente condivisa

In un’agenzia di design di sei persone, il responsabile dell’account va in ferie nel bel mezzo di una gara. Poiché le e-mail del cliente, le note delle chiamate e la proposta stanno sulla scheda del cliente, un collega legge il thread e risponde lo stesso giorno. È il lato collaborativo del CRM: la cronologia appartiene all’azienda, non alla casella di posta di una sola persona. L’agenzia registra anche quali servizi ha acquistato ogni cliente, così la proposta successiva parte da numeri reali.

L’agenzia può estendere questo flusso dopo la consegna: registrare la prossima verifica del valore e la data di rinnovo, poi usare la guida alla fidelizzazione dei clienti per misurare se i clienti restano.

Team vendite B2B di venti persone: fasi e previsioni

Un’azienda di software con venti venditori definisce sette fasi, da Prospezione a Vinta e Persa, ciascuna con una probabilità di successo. Ogni venerdì il responsabile vendite apre una dashboard che somma il valore delle trattative per fase e per venditore, e il team discute solo le trattative che non si sono mosse. Quella dashboard è il lato analitico del CRM. Le regole per le fasi sono nella guida alla pipeline commerciale.

Agenzia di selezione del personale: molte persone per trattativa

Un’agenzia di selezione del personale tratta ogni posizione aperta come la trattativa e vi collega come contatti i candidati e il responsabile delle assunzioni del cliente. Le fasi sono Individuato, Selezionato, Colloquio, Offerta e Inserito. La maggior parte delle conversazioni avviene su LinkedIn, quindi l’agenzia vuole quei messaggi sulla scheda del candidato invece che in una scheda del browser.

Agente immobiliare: due parti in ogni trattativa

Un agente immobiliare collega un immobile a un venditore e a diversi acquirenti interessati. Visite, offerte e data del rogito sono registrate con le date, così l’agente vede a colpo d’occhio quale acquirente aspetta una risposta. Il lavoro si fa molto al telefono, quindi il CRM registra le chiamate a mano oppure si collega a un sistema telefonico.

Assistenza clienti: la cronologia prima della risposta

Un team di assistenza di otto persone apre la scheda del cliente prima di rispondere a un ticket: cosa ha comprato, cosa ha chiesto l’ultima volta, chi ha promesso cosa. Gli strumenti di help desk, come le code di ticket con timer sui livelli di servizio, sono una categoria a parte; molte suite CRM li vendono come componente aggiuntivo.

Grande azienda: una vista unica del cliente tra i reparti

Le grandi organizzazioni usano il CRM per collegare vendite, assistenza e marketing. Salesforce scrive che Siemens ha riunito 18.000 venditori, rivenditori e partner in un unico CRM su sette unità di business, e che FedEx usa Marketing Cloud per segnalare i preventivi a cui non segue una spedizione (esempi di CRM di Salesforce). Sono casi di studio dei fornitori, non risultati indipendenti. Ciò che si trasferisce a un piccolo team è lo schema: un record per cliente e nessun passaggio da uno strumento all’altro per rispondere a una domanda.

Esempi di CRM per tipo: operativo, analitico, collaborativo

I manuali dividono il CRM in operativo, analitico e collaborativo, e alcuni aggiungono il CRM strategico come quarto. La maggior parte dei prodotti copre più tipi insieme, quindi la divisione serve a dare un nome a un’esigenza, non a scegliere un prodotto. Per la spiegazione più lunga, vedi i sistemi CRM e i loro tipi.

Un CRM di marketing è un’altra etichetta che incontrerai: strumenti come Marketing Hub di HubSpot o Salesforce Marketing Cloud segmentano i contatti e inviano campagne dallo stesso database dei clienti. Un esempio di CRM collaborativo in una piccola impresa è semplicemente una scheda cliente condivisa che l’intero team legge prima di rispondere.

Esempi di software CRM e quando si adatta ciascuno

Le persone chiamano la stessa cosa programma CRM, applicazione CRM, piattaforma CRM, strumento CRM o tecnologia CRM. Sotto la superficie, ognuno di questi esempi conserva un database CRM: un record per ogni contatto e azienda, le trattative in corso e la cronologia di chiamate, e-mail e riunioni collegata. La tabella elenca i prodotti per chi sono adatti, non in una classifica. La lista ristretta dei migliori software CRM li confronta più a fondo.

Edizioni e piani gratuiti verificati l’8 ottobre 2026 sulle pagine dei fornitori collegate.

Quale sia il miglior esempio di CRM dipende dal flusso di lavoro: il consulente solo e l’agenzia qui sopra si adattano a Pipedrive, Zoho CRM, al piano gratuito di HubSpot o a Customermates; il team vendite da venti persone si adatta a HubSpot, Pipedrive o Zoho; la grande azienda si adatta a Salesforce o Dynamics 365. Il confronto con SuiteCRM spiega quanto costa in tempo l’installazione in autonomia.

Excel è un CRM?

Excel può fare da CRM manuale: una riga per contatto o trattativa, con un responsabile, note e una data per il passo successivo. È un foglio di calcolo più che un software CRM dedicato. Microsoft 365 supporta la modifica collaborativa in tempo reale in Excel, quindi la collaborazione da sola non è un motivo per escluderlo.

La differenza sta in ciò che devi configurare e mantenere. Una cartella di lavoro non offre per impostazione predefinita una posta in arrivo collegata né la cronologia delle conversazioni con i clienti. Le formule possono segnalare le date scadute; inviare un promemoria richiede un flusso di automazione, come l’esempio di Office Scripts e Power Automate di Microsoft. Controlla accesso e licenze per quegli strumenti prima di farci affidamento. Documentazione Microsoft verificata il 5 novembre 2026.

Scegli in base al lavoro, non a una soglia universale di numero di contatti. Una cartella di lavoro può bastare quando qualcuno la mantiene con regolarità. Valuta un CRM quando trovare l’ultima conversazione, sostituire un collega o controllare i passi successivi scaduti richiede troppo lavoro manuale. La guida al modello CRM in Excel ti dà un layout di partenza.

Quanto costano gli strumenti CRM: fasce di prezzo con data

Sono istantanee storiche dei prezzi di ottobre 2026, non un preventivo attuale. Controlla le pagine dei prezzi dei fornitori collegate, per il tuo paese e la tua formula di fatturazione, prima di acquistare.

Prezzi di listino per utente al mese, al netto delle imposte, nella valuta mostrata dalla pagina del fornitore. La maggior parte dei livelli intermedi e superiori è fatturata annualmente; confronta il livello che contiene tutto ciò che ti serve, non il più economico.

Quindi a ottobre 2026 un CRM a pagamento costava tra 14 € e 65 $ per utente al mese a livello d’ingresso, da 23 $ a 105 $ nei livelli intermedi e fino a 550 $ in cima. HubSpot addebita inoltre un costo di onboarding una tantum su Professional ed Enterprise. Metti a budget a parte tempo di configurazione, migrazione dei dati e formazione; la guida ai costi di un CRM sviluppa un esempio su tre anni.

Un esempio di configurazione: una società di consulenza di quattro persone in Customermates

Ecco il flusso in stile agenzia portato fino alle colonne. Usa nomi di elenchi a titolo di esempio in Customermates, dove gli elenchi sono configurabili; puoi ricostruirlo in qualsiasi CRM che abbia campi personalizzati e filtri salvati.

1. Imposta gli elenchi

   I clienti vanno in Organizzazioni, le persone in Contatti e ogni incarico che cerchi di ottenere in Trattative. Le tue offerte standard vanno in Servizi, ciascuna con un prezzo (per esempio «Workshop di strategia» e «Retainer mensile»). Configura le voci in modo che quantità per prezzo unitario dia l’importo di ogni riga e la loro somma dia il valore della trattativa. Senza offerte, una trattativa può invece contenere un valore monetario inserito a mano.

2. Rinomina le fasi delle trattative

   Crea la Fase della trattativa come campo Scelta singola (nel cloud la può creare l’impostazione con IA) con le opzioni Richiesta, Chiamata conoscitiva, Proposta inviata, Vinta e Persa. Configura una probabilità per opzione e un calcolo del valore ponderato se ti serve la ponderazione della pipeline.

3. Aggiungi tre campi personalizzati

   Sulle trattative: «Tipo di incarico» (Scelta singola: Progetto, Retainer, Workshop), «Origine del lead» (Scelta singola: Segnalazione, LinkedIn, Sito web, Evento) e «Inizio previsto» (Data). Usa Scelta singola per una sola categoria o Scelta multipla per più etichette; entrambi sono campi configurabili.

4. Salva una vista

   In Trattative, filtra Fase = Proposta inviata e utenti assegnati = tu, ordina per data di aggiornamento e salva con Nuova vista come «Le mie proposte aperte». Ogni collega salva la propria, e una vista che serve a tutto il team può essere condivisa con tutti nello spazio di lavoro o con ruoli selezionati.

5. Importa i clienti esistenti

   Esporta il tuo elenco clienti in una cartella di lavoro Excel (.xlsx) e importa prima le organizzazioni, poi i contatti, un elenco alla volta. Vedi record, importazione e viste per l’abbinamento delle colonne.

6. Collega la posta in arrivo (Pro o superiore)

   Ogni consulente collega la propria casella di posta o il proprio account LinkedIn nella Posta in arrivo unificata. Pro include 1 account collegato per utente e Business 3, quindi un consulente che vuole e-mail, LinkedIn e WhatsApp affiancati ha bisogno di Business. Starter non ha la posta in arrivo.

Una routine di esempio (Customermates Cloud, usa crediti IA ospitati). Una routine è un’istruzione salvata per Mate, l’assistente, con un attivatore. Impostala in modo che si ripeta ogni settimana il lunedì alle 08:00 con questa istruzione:

L’ultima frase conta. Una routine viene eseguita come il suo proprietario e può inviare messaggi senza chiedere, quindi un’istruzione che deve solo preparare bozze deve dirlo. Le azioni che richiedono approvazione nella chat di Mate vengono rifiutate in una routine senza supervisione; le modifiche alla Knowledge Base diventano proposte da rivedere. Creala in pausa mentre ne controlli la configurazione. Prova prima l’istruzione che prepara solo bozze in una normale chat con Mate su record fittizi. Per testare la routine pianificata vera e propria, attivala e usa Testa l'attivazione, che esegue un’esecuzione reale. Controlla le bozze e rimettila in pausa se serve. Limiti e stati delle esecuzioni sono nella documentazione sulle routine. Se preferisci un tuo client IA, Claude, ChatGPT e altri client MCP possono leggere e aggiornare gli stessi record tramite il server MCP di Customermates, usando il tuo fornitore di IA per le chiamate al modello; la ricerca per significato può comunque contare nell’uso di Mate.

Quattro consulenti su Pro costano 116 € al mese (29 € per utente), che includono la posta in arrivo e crediti IA ospitati mensili per utente attivo. Senza la posta in arrivo, Starter costa 48 € al mese. L’elenco completo delle funzioni è in tutte le funzioni.

Questa configurazione è il follow up nella pratica: ogni proposta ha un passo successivo con data, il thread sta sul cliente e la routine settimanale lascia le bozze ad aspettarti. Per costruirla sui tuoi clienti, inizia la tua prova di 14 giorni. Senza carta di credito.

Dove Customermates non è adatto

Alcuni degli esempi di CRM qui sopra richiedono cose che Customermates non fa. Chiarisci questi punti prima di sceglierlo:

• Nessuna campagna e-mail né sequenze automatiche. I messaggi partono uno alla volta, preparati o inviati dalla posta in arrivo. Per newsletter o outreach in più passaggi, usa uno strumento di email marketing accanto al CRM.
• Nessun supporto per le vendite basate sul telefono. Non ci sono né telefonia né integrazione per registrare le chiamate, e nemmeno un’app mobile. L’agente immobiliare qui sopra ha bisogno di un altro strumento.
• Nessuna coda di ticket. Non c’è un modulo di help desk con SLA, quindi l’esempio dell’assistenza clienti richiede uno strumento di help desk.
• Nessuna scadenza integrata per le attività. Le attività hanno relazioni, assegnatari e note; aggiungi un campo data personalizzato se ti serve una scadenza e filtra su di esso.
• Nessun preventivo, fattura o portale clienti. Tienili nel tuo strumento di contabilità o di proposte.

Se la maggior parte del tuo lavoro riguarda questi ambiti, cerca una suite CRM la cui edizione includa help desk, chiamate o preventivi. Come scegliere un CRM ti dà una scheda di valutazione per questa decisione.

Domande frequenti

Dettagli sui concorrenti verificati l’8 ottobre 2026 su prezzi di Salesforce, esempi di CRM di Salesforce, HubSpot CRM, prezzi di HubSpot Sales Hub, prezzi di Microsoft Dynamics 365 Sales, prezzi di Pipedrive e SuiteCRM; prezzi di Zoho CRM verificati il 30 ottobre 2026 sulla pagina dei prezzi di Zoho CRM per gli Stati Uniti.