CRM inmobiliario: haz seguimiento de los compradores que dijeron «en seis meses» y de los clientes a los que no llamas desde hace un año

Un CRM inmobiliario es el sistema en el que un agente o una inmobiliaria guarda a cada comprador, vendedor y cliente anterior con sus conversaciones y la fecha del siguiente contacto, para que ninguna consulta se enfríe. Te dice a quién llamar hoy, qué se le dijo la última vez y quién lleva cada inmueble.

Los ingresos de un agente inmobiliario dependen de conversaciones que se enfrían: el comprador que dijo «en seis meses», el vendedor que quería pensárselo, el cliente que compró hace cinco años. Como CRM inmobiliario, Customermates pone las conversaciones en el registro del cliente cuando coinciden los datos de contacto o cuando las vinculas. En Customermates Cloud desde Pro, Mate redacta la respuesta y el siguiente contacto cuando se lo pides o con una rutina, o lo hace tu propio agente de IA (Claude, ChatGPT o cualquier cliente que hable MCP) a través de MCP. Tú revisas, editas y envías, y los siguientes pasos con fecha aparecen en tu panel. Es un CRM de código abierto y nativo de IA hecho en Alemania, pero no es un software inmobiliario completo: no tiene base de datos de inmuebles, ni feed de MLS o de portales, ni documentación de operaciones. La sección de límites de más abajo nombra herramientas que sí los tienen.

Para qué sirve un CRM inmobiliario

Un agente suele repartir su trabajo entre el móvil, el correo, WhatsApp y una hoja de cálculo. Un CRM inmobiliario lo reúne en un solo lugar, y las ventajas se notan en el día a día:

• Menos consultas sueltas. Cada comprador, vendedor y colaborador tiene un registro con su historial y un siguiente paso con fecha.
• Respuestas con contexto. Con la conversación en el registro, contestas sin buscar el hilo en tres aplicaciones.
• Menos clientes que se enfrían. Una vista ordenada por fecha te muestra a quién tocaba llamar antes de que pase otra semana.
• Un equipo que ve lo mismo. Cada consulta tiene un agente responsable, y todos ven en qué etapa está cada inmueble y cada comprador.
• Cifras a mano. Cuántos inmuebles hay en cada etapa y qué comisión esperada está en juego, sin armar un informe a mano.

Si hoy llevas todo en Excel, la plantilla de CRM en Excel te sirve para empezar ordenado, y qué es un CRM explica lo básico.

Qué necesitan los agentes y corredores de un CRM

Que un CRM para inmobiliarias sirva a un agente depende de cinco tareas concretas:

• Perfiles de búsqueda que se pueden consultar. Cuando entra una casa de tres habitaciones en una zona concreta, necesitas a los cinco compradores que encajan, no una lista de 900 nombres.
• Dos tipos de cliente a la vez. Un vendedor con un inmueble y un comprador con un presupuesto siguen pasos distintos, y muchas personas son las dos cosas.
• Consultas por varios canales. Los leads de los portales llegan por correo, los compradores responden por WhatsApp y alguien que te recomienda llama por teléfono. Si esos mensajes se quedan en tu móvil, el registro siempre va por detrás.
• Silencios largos. Un comprador que está «a seis meses» o un cliente que compró hace cinco años se pierden con facilidad. El siguiente negocio suele salir justo de esas personas.
• Responsables claros en un equipo. En una inmobiliaria, cada consulta necesita un agente responsable, y las conversaciones propias de un agente deben seguir siendo privadas salvo que las comparta.

Una configuración inmobiliaria en Customermates

Un espacio de trabajo nuevo empieza sin listas: creas las listas que necesitas (contactos, organizaciones, oportunidades o las tuyas) en Modelo de datos, o dejas que la configuración con IA las construya en la nube. Esta es una forma de repartir cinco listas según el trabajo de un agente; todos los nombres de campo de abajo son ejemplos que creas tú mismo. Puedes llamar Clientes a la lista de contactos, y cambiar el nombre de cualquier lista más tarde en Modelo de datos, en General.

Las personas se vinculan a las oportunidades, así que los compradores interesados pueden estar en el inmueble por el que preguntaron, y el inmueble de un vendedor y su búsqueda de vivienda posterior pueden estar en el mismo contacto. Las tareas no tienen fecha límite integrada, y por eso la visita tiene su propio campo de fecha.

Etapas para inmuebles en venta y para compradores

La etapa de la oportunidad es un campo de selección única, y cada opción puede llevar una probabilidad de cierre. Una misma lista de etapas puede servir para los dos lados si filtras por Lado:

En el tablero del pipeline, cada oportunidad es una tarjeta que arrastras entre etapas. Configura el valor de la oportunidad como un importe introducido a mano, por ejemplo la comisión esperada, o como un total calculado de las partidas vinculadas. Un campo opcional de valor ponderado multiplica ese valor por la probabilidad de la etapa dividida entre 100. Una estimación de comisión no es una valoración del inmueble ni una predicción de que la venta se cierre. La guía de cálculos de registros explica la configuración.

Vistas guardadas para la revisión de la mañana

1. Inmuebles activos: oportunidades con Lado Venta en Activa u Oferta, ordenadas por Fin del mandato.
2. Compradores listos para actuar: contactos con Rol Comprador y Financiación Preaprobada, ordenados por Próximo contacto.
3. A quién toca: contactos con una fecha de Próximo contacto, ordenados por ella, de la más próxima a la más lejana, de modo que las personas a las que llamar queden arriba. Una ordenación mantiene esta vista al día; un filtro sobre una fecha personalizada admite una fecha fija.
4. Leads estancados: oportunidades en Lead o Cita con una fecha de actualización Más antiguo que… 14 días.
5. Círculo cercano: contactos con Rol Cliente anterior o Colaborador, ordenados por Próximo contacto.

Comparte Leads estancados con todo el equipo o con roles concretos, para que todos los agentes trabajen la misma lista.

En el panel, un widget Próximos sobre Próximo contacto muestra a quién le toca en los próximos días, con una sección Vencidos. Customermates no envía recordatorios; la lista es lo que abres cada mañana.

Asociar compradores a un inmueble nuevo

Customermates no asocia compradores con inmuebles de forma automática, y no hay una base de datos de inmuebles con la que compararlos. Lo que funciona es un filtro. Cuando entra una vivienda de tres habitaciones en el centro por 480.000 €, filtra los contactos por Rol Comprador, Zona de búsqueda Centro, Habitaciones 3 o 4 y Presupuesto máximo de al menos 480.000. Los campos de importe admiten filtros de mayor que y menor que, y los campos de selección única admiten «es uno de» (referencia de filtros). Vincula a la oportunidad del inmueble a los compradores a los que llames, para ver después quién se enteró.

En Customermates Cloud, una rutina puede hacer la búsqueda por ti. Elige Cuando algo cambia, el evento Oportunidad actualizada, el campo modificado Etapa y los filtros de registro Lado = Venta y Etapa = Activa. Con instrucciones como estas:

Este inmueble acaba de pasar a activo. Busca los contactos con Rol Comprador
cuya Zona de búsqueda y Tipo de inmueble coincidan con el inmueble y cuyo
Presupuesto máximo sea al menos el Precio solicitado. Vincúlalos a esta
oportunidad. Crea una tarea «Llamar a los compradores que encajan» vinculada
a la oportunidad y a esos contactos, asignada a mí. No envíes ningún
mensaje.

Consultas y conversaciones en una sola bandeja de entrada (Pro y superiores)

En Customermates Cloud desde Pro, la bandeja de entrada unificada reúne el correo de Gmail, Outlook o IMAP con WhatsApp, LinkedIn, Instagram y Telegram. Respondes por el canal original. Si un portal inmobiliario (Idealista, Fotocasa o Inmuebles24, por ejemplo) reenvía las consultas a tu buzón, llegan aquí junto con el resto de tu correo. Vincula a un remitente con un contacto una vez, y cada conversación posterior con esa dirección aparece en su cronología.

Dos detalles deciden el plan. Pro incluye 1 cuenta conectada por usuario, así que un agente que quiera tener en la bandeja de entrada tanto un buzón como WhatsApp necesita Business, que incluye 3. Y tus conversaciones siguen siendo privadas: los compañeros, administradores incluidos, solo ven una conversación después de que la compartas. Compartir una cuenta entera, como el buzón de consultas de la oficina, requiere Business. Los SMS y las llamadas no son canales.

Una rutina diaria de seguimiento con Mate (Customermates Cloud)

Mate es el asistente de Customermates Cloud. Usa créditos de IA alojados que se incluyen por usuario activo en cada plan de nube de pago; leer las conversaciones de la bandeja de entrada requiere Pro o superior. Configura una segunda rutina con Según un horario, Cada día a las 08:00:

Busca las conversaciones de la bandeja de entrada en las que el último
mensaje es de la otra persona, tiene más de un día y yo no he respondido.
Para cada una vinculada a un comprador o a un vendedor, guarda en esa
conversación un borrador breve de respuesta que conteste su pregunta o
proponga un siguiente paso. No envíes nada. Termina con una lista: nombre,
canal, qué preguntó, borrador guardado sí o no.

Starter incluye 1 rutina por usuario y Pro incluye 5. Si prefieres tu propio agente, conecta Claude, ChatGPT o cualquier cliente que hable MCP; funciona en todos los planes y en instalaciones autoalojadas, sin la bandeja de entrada, y el uso del modelo lo factura tu proveedor de IA. Tu cliente sigue los permisos de la cuenta con la que se conecta; que pregunte antes de actuar depende del cliente.

Equipos e inmobiliarias

Las oportunidades y los contactos tienen usuarios asignados («Asignado a»), así que cada consulta tiene un agente responsable. Un rol personalizado con acceso de lectura Asignados limita a un agente a los registros que tiene asignados, y el registro de auditoría anota quién cambió cada registro. Customermates no tiene asignación automática de leads: asignas tú mismo cada consulta, o un flujo de n8n que operes por separado la asigna a través de la API REST.

Empresas de administración de propiedades

Customermates no es un software de administración de propiedades. No tiene cobro de alquileres, libro de cuentas de inquilinos, incidencias de mantenimiento, extractos para propietarios ni portal de inquilinos. Donde encaja en una empresa de administración de propiedades es en el lado de las relaciones: ganar propietarios nuevos como clientes, seguir las consultas de alquiler de unidades vacías y mantener las conversaciones con propietarios y proveedores en una sola bandeja de entrada. Modela los edificios o las comunidades de propietarios como organizaciones, los propietarios y los inquilinos como contactos, y cada nuevo encargo de administración como una oportunidad. Gestiona la operativa en un software específico y mantén los dos conectados a través de la API REST o de webhooks si lo necesitas.

Lo que Customermates no hace para el sector inmobiliario

• No tiene base de datos de inmuebles con fotos, folletos o dosieres, ni sindicación con MLS, IDX o portales.
• No tiene formularios web ni páginas de destino para captar leads, ni asignación automática de leads.
• No tiene campañas de goteo, secuencias de correo ni envío masivo de correo. Las novedades del mercado salen desde tu herramienta de boletines.
• No tiene mensajes de texto, llamadas ni marcador telefónico, ni aplicación móvil.
• No tiene reserva de visitas ni escritura en el calendario. En Pro puedes ver tu calendario en solo lectura junto al CRM.
• No tiene un campo de fecha límite integrado en las tareas ni notificaciones de recordatorio. Añade un campo de fecha y muéstralo en un calendario, una vista guardada o una rutina.

Si uno de estos puntos es el motivo por el que estás buscando, mira una herramienta creada para eso. Customermates publica esta página; los datos de los proveedores se comprobaron el 8 de octubre de 2026 en el sitio web de cada proveedor.

Una división habitual es usar dos sistemas: un software de inmuebles o una herramienta de MLS para las propiedades, y Customermates para las personas y las conversaciones que las rodean.

Cuánto cuesta

Los precios son por usuario activo al mes, con facturación mensual. Todos los planes de pago incluyen REST, webhooks y MCP. No hay tarifas por lead ni por contacto.

Cada plan de nube de pago añade cada mes créditos de IA alojados por usuario activo para Mate; las cantidades están en la página de precios. Ejecutar el núcleo de código abierto en tu propio servidor no cuesta licencia, pero una instalación autoalojada no tiene bandeja de entrada, ni Mate, ni rutinas.

Pasar de una hoja de cálculo o de otro CRM

1. Exporta a Excel

   Exporta tus contactos desde tu CRM actual o desde tu teléfono como libro de Excel (.xlsx) o como archivo CSV. La importación lee ambos, un tipo de registro cada vez.

2. Crea primero tus campos

   Añade Rol, Zona de búsqueda, Presupuesto máximo y los demás campos de arriba, para que la importación pueda asignarles tus columnas.

3. Importa los contactos y después las oportunidades

   En cada lista, abre Más acciones y elige Añadir desde archivo. Importa primero a las personas y después tus inmuebles activos y tus encargos de compra.

4. Conecta tus canales

   Desde Pro, conecta tu buzón o WhatsApp en Ajustes › Canales y calendarios y vincula a las personas con las que escribes con sus contactos.

5. Guarda las vistas y las rutinas

   Guarda las cinco vistas de arriba y añade después las rutinas de asociación y de seguimiento en Customermates Cloud.

Datos de los clientes

En Customermates Cloud, la base de datos principal de producción está configurada en la región AWS de Fráncfort. El alojamiento y los demás subencargados, entre ellos proveedores de EE. UU., figuran en la página de subencargados, y hay disponible un acuerdo de encargo de tratamiento de datos. Customermates no tiene ninguna certificación como ISO 27001 o SOC 2.

Preguntas frecuentes

Datos de la competencia comprobados el 8 de octubre de 2026 en precios de Follow Up Boss, precios de Wise Agent, precios de Buildium, Propstack, FLOWFACT y onOffice.