CRM dla biura nieruchomości: wracaj do osób, które mówiły „za pół roku”, i do klientów, z którymi nie rozmawiasz od roku.

CRM dla biura nieruchomości trzyma w jednym miejscu osoby, z którymi pracuje pośrednik: kupujących, sprzedających, dawnych klientów i partnerów polecających, razem z ich rozmowami i datą kolejnego kontaktu. Customermates robi to dla zespołów, w których dochód zależy od follow-upu: układa rozmowy na karcie klienta, pozwala filtrem znaleźć kupujących pasujących do nowej oferty i pokazuje na pulpicie, do kogo wrócić. Nie jest natomiast programem z bazą ofert, eksportem na portale ogłoszeniowe i dokumentacją transakcji; sekcja o ograniczeniach poniżej wskazuje narzędzia, które to mają.

Dochód pośrednika zależy od rozmów, które cichną: kupujący, który powiedział „za pół roku”, sprzedający, który chciał to jeszcze przemyśleć, klient, który kupił mieszkanie pięć lat temu. Rozmowy trafiają na kartę klienta, gdy dane kontaktowe się zgadzają albo gdy sam je powiążesz. W Customermates Cloud od planu Pro Mate przygotowuje szkic odpowiedzi i kolejnego kontaktu na Twoją prośbę lub w rutynie, a Twój własny agent AI (Claude, ChatGPT lub dowolny klient obsługujący MCP) robi to przez MCP. Sprawdzasz, poprawiasz i wysyłasz, a kolejne kroki z datami widzisz na pulpicie. To CRM open source, stworzony z myślą o AI, powstały w Niemczech.

Czego pośrednicy i agenci potrzebują od CRM nieruchomości

O tym, czy CRM pomaga pośrednikowi, decyduje pięć konkretnych zadań:

• Profile poszukiwań, które da się przeszukać. Gdy pojawia się mieszkanie z trzema pokojami w konkretnej dzielnicy, potrzebujesz pięciu pasujących kupujących, a nie listy 900 nazwisk.
• Dwa rodzaje klientów jednocześnie. Sprzedający z ofertą i kupujący z budżetem przechodzą przez różne kroki, a wiele osób jest jednym i drugim.
• Zapytania z kilku kanałów. Leady z portali przychodzą e-mailem, kupujący odpowiadają na WhatsAppie, a partner polecający dzwoni. Jeśli te wiadomości zostają w telefonie, karta zawsze jest spóźniona.
• Długie przerwy. Kupujący, który jest „za pół roku”, albo klient, który kupił pięć lat temu, łatwo wypada z pola widzenia. Kolejna transakcja często pochodzi właśnie od takich osób.
• Jasna odpowiedzialność w zespole. W biurze nieruchomości każde zapytanie potrzebuje jednego odpowiedzialnego pośrednika, a rozmowy pośrednika mają pozostać prywatne, dopóki ich nie udostępni.

Program branżowy czy ogólny CRM: co wybrać w biurze nieruchomości

Programy stworzone dla biur nieruchomości, także polskie, zwykle łączą w jednym systemie bazę ofert, eksport ofert na portale ogłoszeniowe, prezentacje ofert i bazę klientów. Ogólny CRM, taki jak Customermates, obejmuje tylko część z ludźmi: osoby, ich rozmowy, profile poszukiwań i kolejne kroki. O wyborze decyduje to, co dziś u Ciebie kuleje najbardziej:

Niezależnie od wyboru sprawdź, kto z zespołu ma widzieć które rozmowy, czy dane da się wyeksportować i czy narzędzie nie narzuca procesu, którego nie masz. Przewodnik po wyborze CRM opisuje kryteria krok po kroku.

Konfiguracja CRM dla agencji nieruchomości w Customermates

Nowa przestrzeń robocza zaczyna bez list: potrzebne listy (kontakty, organizacje, szanse sprzedaży lub własne) tworzysz w Model danych albo pozwalasz, żeby w chmurze zbudowała je konfiguracja z AI. Oto jeden ze sposobów przypisania pięciu list do pracy pośrednika; każda nazwa pola poniżej to przykład, który tworzysz samodzielnie. Listę kontaktów możesz nazwać Klienci, a każdą listę zmienisz później w Model danych w sekcji Ogólne.

Osoby łączą się z szansami sprzedaży, więc zainteresowani kupujący mogą być przy ofercie, o którą pytali, a oferta sprzedającego i jego późniejsze poszukiwanie domu mogą być na tym samym kontakcie. Zadania nie mają wbudowanego terminu, dlatego prezentacja dostaje własne pole z datą.

Etapy dla ofert i kupujących

Etap szansy sprzedaży to pole pojedynczego wyboru, a każda opcja może mieć prawdopodobieństwo wygranej. Jedna lista etapów może obsługiwać obie strony, jeśli filtrujesz po polu Strona:

Na tablicy pipeline każda szansa sprzedaży to karta, którą przeciągasz między etapami. Wartość szansy sprzedaży skonfigurujesz jako wpisaną kwotę, na przykład przewidywaną prowizję, albo jako obliczoną sumę powiązanych pozycji. Opcjonalne pole wartości ważonej mnoży tę wartość przez prawdopodobieństwo etapu podzielone przez 100. Szacunek prowizji nie jest wyceną nieruchomości ani prognozą, że sprzedaż dojdzie do skutku. Przewodnik po obliczeniach na rekordach wyjaśnia konfigurację.

Zapisane widoki na poranną kontrolę

1. Aktywne oferty: szanse sprzedaży ze Stroną Sprzedaż na etapie Aktywna lub Oferta kupna, posortowane po Koniec umowy.
2. Kupujący gotowi do ruchu: kontakty z Rolą Kupujący i Finansowaniem Wstępna decyzja kredytowa, posortowane po Kolejny kontakt.
3. Kto czeka na kontakt: kontakty z datą Kolejny kontakt, posortowane po niej od najwcześniejszej, więc osoby do telefonu są na górze. Sortowanie utrzymuje ten widok aktualnym; filtr po niestandardowej dacie przyjmuje stałą datę.
4. Nieaktywne leady: szanse sprzedaży na etapie Lead lub Spotkanie z datą aktualizacji Starsze niż… 14 dni.
5. Dawni klienci i polecający: kontakty z Rolą Dawny klient lub Partner, posortowane po Kolejny kontakt.

Udostępnij Nieaktywne leady całemu zespołowi albo wybranym rolom, żeby każdy pośrednik pracował na tej samej liście.

Na pulpicie widżet Nadchodzące oparty na polu Kolejny kontakt pokazuje, kto czeka na kontakt w najbliższych dniach, z sekcją Po terminie. Customermates nie wysyła przypomnień; tę listę otwierasz każdego ranka.

Dopasowanie kupujących do nowej oferty

Customermates nie dopasowuje kupujących do nieruchomości automatycznie i nie ma bazy nieruchomości, z którą można by porównywać. Działa filtr. Gdy pojawia się mieszkanie z trzema pokojami w Łodzi za 480 000 zł, filtrujesz kontakty po Roli Kupujący, Okolicy poszukiwań Łódź, Liczbie pokoi 3 lub 4 i Budżecie maksymalnym co najmniej 480 000. Pola typu Kwota pieniężna obsługują filtry „większe niż” i „mniejsze niż”, a pola pojedynczego wyboru obsługują „jest jednym z” (opis filtrów). Kupujących, do których dzwonisz, powiąż z szansą sprzedaży tej oferty, żeby później widzieć, kto o niej usłyszał.

W Customermates Cloud rutyna może wykonać to wyszukiwanie za Ciebie. Wybierz Gdy coś się zmieni, zdarzenie Szansa sprzedaży zaktualizowana, zmienione pole Etap oraz filtry rekordów Strona = Sprzedaż i Etap = Aktywna. Instrukcje w tym stylu:

Ta oferta właśnie stała się aktywna. Znajdź kontakty z Rolą Kupujący,
których Okolica poszukiwań i Typ nieruchomości pasują do oferty, a Budżet
maksymalny wynosi co najmniej tyle, ile Cena ofertowa. Powiąż je z tą szansą
sprzedaży. Utwórz jedno zadanie „Zadzwonić do pasujących kupujących”
powiązane z szansą sprzedaży i tymi kontaktami, przypisane do mnie. Nie
wysyłaj żadnych wiadomości.

Zapytania i rozmowy w jednej skrzynce odbiorczej (od planu Pro)

W Customermates Cloud od planu Pro wzwyż ujednolicona skrzynka odbiorcza łączy pocztę z Gmaila, Outlooka lub IMAP z WhatsAppem, LinkedInem, Instagramem i Telegramem. Odpowiadasz w kanale, w którym przyszła wiadomość. Jeśli portal przekazuje zapytania na Twoją skrzynkę, trafiają tu razem z resztą poczty. Powiąż nadawcę z kontaktem raz, a każda późniejsza rozmowa z tym adresem pojawi się na jego osi czasu.

O planie decydują dwie sprawy. W planie Pro limit podłączonych kont na użytkownika to 1, więc pośrednik, który chce mieć w skrzynce odbiorczej i pocztę, i WhatsAppa, potrzebuje planu Business, gdzie ten limit to 3. A Twoje rozmowy pozostają prywatne: koledzy, także administratorzy, widzą wątek dopiero po tym, jak go udostępnisz. Udostępnienie całego konta, na przykład wspólnej skrzynki na zapytania biura, wymaga planu Business. SMS-y i rozmowy telefoniczne nie są kanałami.

Codzienna rutyna follow-upu z Mate (Customermates Cloud)

Mate to asystent w Customermates Cloud. Korzysta z hostowanych kredytów AI wliczonych w cenę na aktywnego użytkownika w każdym płatnym planie chmurowym; czytanie rozmów ze skrzynki odbiorczej wymaga planu Pro lub wyższego. Skonfiguruj drugą rutynę z opcjami Według harmonogramu, Codziennie o 08:00:

Znajdź rozmowy w skrzynce odbiorczej, w których ostatnia wiadomość jest od
drugiej osoby, przyszła ponad dzień temu, na które nie ma jeszcze mojej odpowiedzi. Dla każdej
powiązanej z kupującym lub sprzedającym zapisz w tej rozmowie krótki szkic
odpowiedzi, który odpowiada na jej pytanie albo proponuje kolejny krok. Nie
wysyłaj niczego. Zakończ listą: imię i nazwisko, kanał, o co pytała osoba,
szkic zapisany tak lub nie.

W planie Starter limit rutyn na użytkownika to 1, a w planie Pro 5. Jeśli wolisz własnego agenta, podłącz Claude, ChatGPT lub dowolnego klienta obsługującego MCP; działa w każdym planie i w instalacjach self-hosted, bez skrzynki odbiorczej, a za użycie modelu rozlicza Cię Twój dostawca AI. Twój klient stosuje uprawnienia konta, z którym się łączy; to, czy pyta o zgodę przed działaniem, zależy od klienta.

Zespoły i biura

Szanse sprzedaży i kontakty mają przypisanych użytkowników („Przypisane”), więc każde zapytanie ma odpowiedzialnego pośrednika. Rola niestandardowa z dostępem do odczytu Przypisane ogranicza pośrednika do przypisanych mu rekordów, a dziennik audytu zapisuje, kto zmienił który rekord. Customermates nie ma automatycznego kierowania leadów: każde zapytanie przypisujesz samodzielnie albo robi to osobno prowadzony przepływ n8n przez REST API.

Zarządcy nieruchomości

Customermates nie jest oprogramowaniem do zarządzania nieruchomościami. Nie ma poboru czynszów, rejestru najemców, zgłoszeń konserwacyjnych, zestawień dla właścicieli ani portalu dla najemców. Pasuje do firmy zarządzającej po stronie relacji: pozyskiwania nowych właścicieli jako klientów, śledzenia zapytań o najem wolnych lokali i trzymania rozmów z właścicielami i dostawcami w jednej skrzynce odbiorczej. Budynki lub wspólnoty zamodeluj jako organizacje, właścicieli i najemców jako kontakty, a każde nowe zlecenie zarządzania jako szansę sprzedaży. Operacje prowadź w dedykowanym oprogramowaniu i, jeśli trzeba, połącz oba systemy przez REST API lub webhooki.

Czego Customermates nie robi dla nieruchomości

• Brak bazy ofert ze zdjęciami nieruchomości, ulotkami lub broszurami oraz brak publikacji w MLS, IDX lub portalach.
• Brak formularzy www i stron docelowych do zbierania leadów oraz brak automatycznego kierowania leadów.
• Brak kampanii drip, sekwencji e-maili i masowej wysyłki e-maili. Aktualności rynkowe wysyłasz ze swojego narzędzia do newsletterów.
• Brak SMS-ów, dzwonienia i dialera oraz brak aplikacji mobilnej.
• Brak rezerwacji prezentacji i zapisu do kalendarza. W planie Pro widzisz swój kalendarz tylko do odczytu obok CRM.
• Brak wbudowanego pola terminu zadania i powiadomień z przypomnieniami. Dodaj pole z datą i pokaż je w kalendarzu, zapisanym widoku lub rutynie.

Jeśli któryś z tych punktów jest powodem, dla którego szukasz narzędzia, sięgnij po narzędzie zbudowane właśnie do tego. Tę stronę publikuje Customermates; dane dostawców sprawdzono 8 października 2026 na stronie każdego dostawcy.

Częsty podział to dwa systemy: oprogramowanie do ofert lub narzędzie MLS dla nieruchomości oraz Customermates dla ludzi i rozmów wokół nich.

Ile to kosztuje

Ceny są za aktywnego użytkownika miesięcznie, płatne miesięcznie. Każdy płatny plan obejmuje REST, webhooki i MCP. Nie ma opłat za lead ani za kontakt.

Każdy płatny plan chmurowy dodaje co miesiąc hostowane kredyty AI na aktywnego użytkownika dla Mate; ich wysokość podaje strona z cennikiem. Uruchomienie rdzenia open source na własnym serwerze nie kosztuje opłaty licencyjnej, ale instalacja self-hosted nie ma skrzynki odbiorczej, Mate ani rutyn.

Przejście z arkusza lub innego CRM

1. Wyeksportuj do Excela

   Wyeksportuj kontakty z obecnego CRM lub z telefonu jako skoroszyt Excela (.xlsx) albo plik CSV. Import czyta oba formaty, po jednym typie rekordu na raz.

2. Najpierw utwórz swoje pola

   Dodaj Rolę, Okolicę poszukiwań, Budżet maksymalny i pozostałe pola z powyższej listy, żeby import mógł przypisać do nich Twoje kolumny.

3. Zaimportuj kontakty, potem szanse sprzedaży

   Na każdej liście otwórz Więcej działań i wybierz Dodaj z pliku. Zaimportuj najpierw osoby, potem aktywne oferty i zlecenia kupujących.

4. Podłącz swoje kanały

   W planie Pro lub wyższym podłącz skrzynkę pocztową lub WhatsAppa w Ustawienia › Kanały i kalendarze i powiąż osoby, z którymi piszesz, z ich kontaktami.

5. Zapisz widoki i rutyny

   Zapisz pięć widoków z powyższej listy, a potem dodaj w Customermates Cloud rutyny dopasowania i follow-upu.

Dane klientów

W Customermates Cloud główna produkcyjna baza danych jest skonfigurowana w regionie AWS Frankfurt. Hosting i pozostałe podmioty podprzetwarzające, w tym dostawcy z USA, są na stronie podmiotów podprzetwarzających, a dostępna jest umowa powierzenia przetwarzania danych. Customermates nie posiada certyfikatów, takich jak ISO 27001 czy SOC 2. Dane kupujących i sprzedających to dane osobowe, więc obowiązuje je RODO: Customermates daje elementy składowe, takie jak role i dziennik audytu, a nie gotowy proces zgodności.

Najczęstsze pytania

Dane konkurentów sprawdzono 8 października 2026 w: cenniku Follow Up Boss, cenniku Wise Agent, cenniku Buildium, Propstack, FLOWFACT i onOffice.