CRM makelaar: volg kopers die “over een half jaar” zeiden en klanten die je al jaren niet sprak.

Een CRM voor makelaars houdt bij wie je moet terugbellen: de koper die “over een half jaar” zei, de verkoper die er nog over wilde nadenken en de klant die vijf jaar geleden kocht. Customermates zet e-mail- en WhatsApp-gesprekken op het record van de koper, verkoper of doorverwijzer en toont per persoon een volgend contactmoment met datum. Het is een open-source, AI-native CRM, gebouwd in Duitsland, en geen makelaarssoftware: er is geen woningdatabase, geen portaalkoppeling (bijvoorbeeld met Funda) en geen transactiedossier, dus je woningen en dossiers beheer je zoals nu in je eigen systeem.

Het inkomen van een makelaar hangt af van gesprekken die stilvallen, en dat is wat dit CRM vasthoudt: gesprekken komen op het klantrecord wanneer de contactgegevens overeenkomen of jij ze koppelt. Op Customermates Cloud vanaf Pro stelt Mate het antwoord en het volgende contactmoment op wanneer je erom vraagt of via een routine, of doet je eigen AI-agent (Claude, ChatGPT of elke client die MCP spreekt) dat via MCP. Jij bekijkt, bewerkt en verstuurt, en volgende stappen met datum verschijnen op je dashboard. In Samen met je makelaarssoftware lees je hoe de twee systemen naast elkaar werken, en onder de beperkingen staan tools die woningen en portalen wel beheren.

Wat makelaars en bemiddelaars van een CRM nodig hebben

Of een CRM een makelaar helpt, komt neer op vijf concrete taken:

• Zoekprofielen waarop je kunt zoeken. Komt er een woning met drie slaapkamers in een bepaalde wijk binnen, dan wil je de vijf kopers die passen, geen lijst van 900 namen.
• Twee soorten klanten tegelijk. Een verkoper met een woning en een koper met een budget doorlopen verschillende stappen, en veel mensen zijn allebei.
• Aanvragen via meerdere kanalen. Portaalleads komen binnen per e-mail, kopers antwoorden op WhatsApp en een doorverwijspartner belt. Blijven die berichten op je telefoon staan, dan loopt het record altijd achter.
• Lange stiltes. Een koper die “over een half jaar” zo ver is of een klant die vijf jaar geleden kocht, raak je makkelijk kwijt. De volgende deal komt vaak precies van die mensen.
• Duidelijk eigenaarschap in een team. Op een kantoor heeft elke aanvraag één verantwoordelijke makelaar nodig, en de eigen gesprekken van een makelaar moeten privé blijven tenzij ze worden gedeeld.

Wat een CRM niet vervangt, is het dossier voor je wettelijke verplichtingen als makelaar, zoals de identificatie van klanten volgens de Wwft, en de administratie van de woningen zelf. Dat blijft in je dossier- of makelaarssoftware. Het CRM houdt de relatie en het gesprek bij, en daarom werkt het naast die software (zie Samen met je makelaarssoftware). Dit is algemene uitleg en geen juridisch advies.

Een inrichting voor de makelaardij in Customermates

Een nieuwe werkruimte begint zonder lijsten: je maakt de lijsten die je nodig hebt (contactpersonen, organisaties, deals of je eigen lijsten) aan in Datamodel, of laat de AI-setup ze in de cloud bouwen. Hier is één manier om vijf lijsten aan het werk van een makelaar te koppelen; elke veldnaam hieronder is een voorbeeld dat je zelf aanmaakt. Je kunt de lijst met contactpersonen Klanten noemen en elke lijst later hernoemen in Datamodel onder Algemeen.

Mensen koppel je aan deals, zodat geïnteresseerde kopers kunnen staan bij de woning waar ze naar vroegen, en de woning van een verkoper en zijn latere zoektocht naar een huis op dezelfde contactpersoon kunnen staan. Taken hebben geen ingebouwde einddatum, daarom krijgt de bezichtiging een eigen datumveld.

Fases voor woningen en kopers

De dealfase is een veld met enkele keuze, en elke optie kan een kans op winst dragen. Eén fasenlijst kan beide kanten bedienen als je filtert op Kant:

Op het pipelinebord is elke deal een kaart die je tussen fases sleept. Stel de dealwaarde in als een ingevoerd bedrag, zoals de verwachte commissie, of als een berekend totaal van gekoppelde regelitems. Een optioneel veld voor de gewogen waarde vermenigvuldigt die waarde met de kans van de fase gedeeld door 100. Een commissieraming is geen taxatie van de woning en geen voorspelling dat de verkoop doorgaat. De gids voor recordberekeningen legt de inrichting uit.

Biedingen en tegenbiedingen bijhouden

Bij een verkoop komen biedingen per telefoon, e-mail en WhatsApp binnen, en elke reactie heeft een deadline. Customermates heeft geen biedlogboek, maar met een paar eigen velden op de deal houd je het overzicht: Hoogste bod (geldbedrag), Bod geldig tot (datum en tijd) en Status bod (enkele keuze: Geen bod, Bod ontvangen, Tegenbod gedaan, Onder voorbehoud, Geaccepteerd). Maak bij een nieuw bod een taak, bijvoorbeeld “Tegenbod terugkoppelen aan de verkoper”, aan jou toegewezen en gekoppeld aan de deal. Sla daarna een weergave Open biedingen op: deals met Status bod Bod ontvangen of Tegenbod gedaan, gesorteerd op Bod geldig tot. Zo ziet het hele kantoor welke biedingen vandaag een antwoord nodig hebben. Dit is een vastlegging van wat er is besproken; de koopovereenkomst en de rest van het dossier maak je in je eigen dossiersysteem. De opvolgfunctie beschrijft hoe je contactmomenten met datum inricht.

Opgeslagen weergaven voor de ochtendcheck

1. Actieve woningen: deals met Kant Verkoop in Actief of Bod, gesorteerd op Einde overeenkomst.
2. Kopers die klaar zijn om te bewegen: contactpersonen met Rol Koper en Financiering Goedgekeurd, gesorteerd op Volgend contactmoment.
3. Wie is aan de beurt: contactpersonen met een datum voor Volgend contactmoment, daarop gesorteerd, vroegste eerst, zodat de mensen die je moet bellen bovenaan staan. Een sortering houdt deze weergave actueel; een filter op een eigen datumveld neemt een vaste datum.
4. Stilgevallen leads: deals in Lead of Afspraak met een datum van laatste wijziging Ouder dan… 14 dagen.
5. Netwerk: contactpersonen met Rol Oud-klant of Partner, gesorteerd op Volgend contactmoment.

Deel Stilgevallen leads met het hele team of met geselecteerde rollen, zodat elke makelaar dezelfde lijst afwerkt.

Op het dashboard toont een widget Binnenkort op Volgend contactmoment wie de komende dagen aan de beurt is, met een sectie Achterstallig. Customermates stuurt geen herinneringen; de lijst is wat je elke ochtend opent.

Kopers aan een nieuwe woning koppelen

Customermates koppelt kopers niet automatisch aan woningen, en er is geen woningdatabase om tegen te matchen. Wat werkt, is een filter. Komt er een woning met drie slaapkamers in Utrecht-Oost binnen voor € 480.000, filter dan contactpersonen op Rol Koper, Zoekgebied Utrecht-Oost, Slaapkamers 3 of 4 en Maximumbudget van minstens 480.000. Geldvelden ondersteunen filters voor groter dan en kleiner dan, en velden met enkele keuze ondersteunen “is een van” (filterreferentie). Koppel de kopers die je belt aan de dealwoning, zodat je later kunt zien wie ervan hoorde.

In Customermates Cloud kan een routine het opzoeken voor je doen. Kies Wanneer er iets verandert, de gebeurtenis Deal bijgewerkt, het gewijzigde veld Fase en de recordfilters Kant = Verkoop en Fase = Actief. Instructies zoals deze:

Deze woning is zojuist actief geworden. Zoek contactpersonen met Rol Koper
van wie het Zoekgebied en het Type woning bij de woning passen en van wie het
Maximumbudget minstens gelijk is aan de Vraagprijs. Koppel ze aan deze deal.
Maak één taak "Passende kopers bellen" aan, gekoppeld aan de deal en aan die
contactpersonen, aan mij toegewezen. Verstuur geen berichten.

Aanvragen en gesprekken in één inbox (Pro en hoger)

In Customermates Cloud op Pro en hoger brengt de gecombineerde inbox e-mail van Gmail, Outlook of IMAP samen met WhatsApp, LinkedIn, Instagram en Telegram. Je antwoordt op het oorspronkelijke kanaal. Stuurt een portaal aanvragen door naar je mailbox, dan komen ze hier binnen met je andere mail. Koppel een afzender één keer aan een contactpersoon en elk later gesprek met dat adres verschijnt in de tijdlijn van die persoon.

Twee details bepalen het abonnement. Pro bevat 1 gekoppeld account per gebruiker, dus een makelaar die zowel een mailbox als WhatsApp in de inbox wil, heeft Business nodig, dat 3 bevat. En je gesprekken blijven privé: collega's, beheerders inbegrepen, zien een gesprek pas nadat jij het hebt gedeeld. Een heel account delen, zoals een gezamenlijke aanvraagmailbox van het kantoor, vraagt Business. Sms en telefoongesprekken zijn geen kanalen.

Een dagelijkse opvolgroutine met Mate (Customermates Cloud)

Mate is de assistent in Customermates Cloud. Mate gebruikt gehoste AI-credits die per actieve gebruiker bij elk betaald cloudabonnement zijn inbegrepen; om inboxgesprekken te lezen is Pro of hoger nodig. Stel een tweede routine in met Volgens schema, Elke dag om 08:00:

Zoek inboxgesprekken waarin het laatste bericht van de andere persoon kwam,
meer dan een dag geleden, en die ik niet heb beantwoord. Sla voor elk gesprek
dat aan een koper of verkoper is gekoppeld een kort concept van een antwoord op
in dat gesprek, dat hun vraag beantwoordt of een volgende stap voorstelt.
Verstuur niets. Sluit af met een lijst: naam, kanaal, wat ze vroegen, concept
opgeslagen ja of nee.

Starter bevat 1 routine per gebruiker en Pro bevat 5. Liever je eigen agent? Koppel Claude, ChatGPT of elke client die MCP spreekt; dat werkt bij elk abonnement en bij zelf gehoste installaties, zonder de inbox, waarbij het modelgebruik door je AI-aanbieder wordt gefactureerd. Je client volgt de rechten van het account waarmee die verbinding maakt; of die om bevestiging vraagt voordat die iets doet, hangt af van de client.

Teams en kantoren

Deals en contactpersonen hebben toegewezen gebruikers (“Toegewezen”), dus elke aanvraag heeft een verantwoordelijke makelaar. Een aangepaste rol met leestoegang Toegewezen beperkt een makelaar tot de records die aan die persoon zijn toegewezen, en het auditlog legt vast wie welk record heeft gewijzigd. Customermates heeft geen automatische leadverdeling: je wijst elke aanvraag zelf toe, of een n8n-workflow die je apart beheert doet dat via de REST API.

Vastgoedbeheerders

Customermates is geen software voor vastgoedbeheer. Het heeft geen huurincasso, geen huurdersgrootboek, geen onderhoudstickets, geen eigenarenafrekeningen en geen huurdersportaal. Waar het wel past bij een beheerkantoor, is de relatiekant: nieuwe eigenaren als klant winnen, verhuuraanvragen voor leegstaande eenheden bijhouden en gesprekken met eigenaren en leveranciers in één inbox houden. Modelleer gebouwen of verenigingen van eigenaren als organisaties, eigenaren en huurders als contactpersonen en elke nieuwe beheeropdracht als deal. Laat de uitvoering in speciale software draaien en houd de twee gekoppeld via de REST API of webhooks als dat nodig is.

Wat Customermates niet doet voor de makelaardij

• Geen woningdatabase met foto's, flyers of brochures, en geen publicatie op Funda of andere portalen (ook geen MLS- of IDX-syndicatie).
• Geen dossiervorming voor wettelijke plichten, zoals de Wwft, en geen opstellen van koopovereenkomsten.
• Geen webformulieren of landingspagina's om leads vast te leggen, en geen automatische leadverdeling.
• Geen druppelcampagnes, e-mailreeksen of bulkmail. Marktupdates gaan uit je nieuwsbriefprogramma.
• Geen sms, bellen of dialer, en geen mobiele app.
• Geen planning van bezichtigingen en geen schrijftoegang tot de agenda. Op Pro kun je je agenda alleen-lezen naast het CRM zien.
• Geen ingebouwd veld voor de einddatum van taken en geen herinneringsmeldingen. Voeg een datumveld toe en toon het in een agenda, een opgeslagen weergave of een routine.

Is een van deze punten de reden dat je rondkijkt, kijk dan naar een tool die daarvoor is gebouwd. Customermates publiceert deze pagina; de gegevens van leveranciers zijn bij de verificatie op 8 oktober 2026 nagekeken op de eigen website van elke leverancier.

Samen met je makelaarssoftware

Een gebruikelijke opzet is twee systemen: woningsoftware (of een MLS-tool) voor de objecten, en Customermates voor de mensen en gesprekken eromheen. Het verschil zit in wat je erin vastlegt:

• In je makelaarssoftware: de woningen zelf, foto's en brochures, de publicatie op portalen zoals Funda, biedingen als dossierstuk en de documenten voor de koopovereenkomst.
• In Customermates: wie er geïnteresseerd is, wat die persoon wil, wat jullie laatst bespraken, wanneer je terugbelt en wie het kantoor heeft doorverwezen. Dat is ook wat een leadbeheer moet bewaren zolang de lead nog geen opdracht is.

Zo voorkom je dat je kopers op twee plekken invult. Neem de mensen één keer over via de Excel-import (zie onder) of laat je eigen integratie of een n8n-workflow die je apart beheert ze aanmaken via de REST API. Een deal in Customermates kan het adres van de woning bevatten, zodat je gesprekken terugvindt zonder de woning zelf te dupliceren.

Wat het kost

Prijzen gelden per actieve gebruiker per maand, maandelijks gefactureerd. Elk betaald abonnement bevat REST, webhooks en MCP. Er zijn geen kosten per lead of per contactpersoon.

Elk betaald cloudabonnement voegt per actieve gebruiker maandelijks gehoste AI-credits voor Mate toe; de bedragen staan op de prijzenpagina. De open-source kern op je eigen server draaien kost geen licentie, maar een zelf gehoste installatie heeft geen inbox, geen Mate en geen routines.

Overstappen vanuit een spreadsheet of een ander CRM

1. Exporteer naar Excel

   Exporteer je contactpersonen uit je huidige CRM of telefoon als Excel-werkmap (.xlsx) of CSV-bestand. De import leest beide, één recordtype tegelijk.

2. Maak eerst je velden aan

   Voeg Rol, Zoekgebied, Maximumbudget en de andere velden hierboven toe, zodat de import je kolommen eraan kan koppelen.

3. Importeer contactpersonen, daarna deals

   Open in elke lijst Meer acties en kies Toevoegen uit bestand. Importeer eerst mensen, daarna je actieve woningen en koopopdrachten.

4. Koppel je kanalen

   Koppel op Pro of hoger je mailbox of WhatsApp onder Instellingen › Kanalen & agenda's en koppel de mensen met wie je schrijft aan hun contactpersonen.

5. Sla de weergaven en routines op

   Sla de vijf weergaven hierboven op en voeg daarna in Customermates Cloud de routines voor matching en opvolging toe.

Klantgegevens

In Customermates Cloud is de primaire productiedatabase geconfigureerd in de AWS-regio Frankfurt. Hosting en de andere subverwerkers, waaronder Amerikaanse aanbieders, staan op de pagina met subverwerkers, en een verwerkersovereenkomst is beschikbaar. Customermates heeft geen certificering zoals ISO 27001 of SOC 2.

Veelgestelde vragen

Gegevens van concurrenten zijn bij de verificatie op 8 oktober 2026 nagekeken in prijzen van Follow Up Boss, prijzen van Wise Agent, prijzen van Buildium, Propstack, FLOWFACT en onOffice.