CRM imobiliário: acompanhe quem disse “daqui a seis meses” e os clientes que você não procura há um ano.

Um CRM imobiliário é o sistema em que o corretor ou a imobiliária guarda compradores, vendedores, imóveis captados e cada conversa em um só lugar, com a data do próximo contato de cada pessoa. Ele serve para que nenhum lead esfrie por falta de retorno. O que decide a escolha é se você precisa sobretudo de acompanhamento e conversas, que é o que o Customermates faz, ou de um banco de dados de imóveis e de integração com portais, que ele não tem.

A renda de um corretor depende de conversas que esfriam: o comprador que disse “daqui a seis meses”, o vendedor que queria pensar um pouco, o cliente que comprou há cinco anos. Como CRM imobiliário, o Customermates coloca as conversas no registro do cliente quando os dados de contato coincidem ou quando você as vincula. No Customermates Cloud, a partir do Pro, o Mate redige a resposta e o próximo contato quando você pede ou em uma rotina, ou o seu próprio agente de IA (Claude, ChatGPT ou qualquer cliente que fale MCP) faz isso por MCP. Você revisa, edita e envia, e os próximos passos com data aparecem no seu painel. É um CRM de código aberto, nativo de IA e criado na Alemanha, mas não é um software imobiliário completo: não há banco de dados de imóveis, feed de MLS ou de portais, nem papelada de transações. A seção de limites, mais abaixo, cita ferramentas que têm esses recursos.

O que corretores e imobiliárias precisam de um CRM

Um CRM para corretores de imóveis ajuda ou não conforme cinco tarefas específicas:

• Perfis de busca que você consegue consultar. Quando chega uma casa de três quartos em determinado bairro, você precisa dos cinco compradores que se encaixam, não de uma lista com 900 nomes.
• Dois tipos de cliente ao mesmo tempo. Um vendedor com um imóvel captado e um comprador com um orçamento passam por etapas diferentes, e muita gente é os dois.
• Consultas em vários canais. Os leads de portais chegam por e-mail, os compradores respondem no WhatsApp e um parceiro de indicação liga. Se essas mensagens ficam no seu celular, o registro está sempre atrasado.
• Longos intervalos. Um comprador que está “a seis meses” de decidir ou um cliente que comprou há cinco anos é fácil de perder. O próximo negócio costuma vir justamente dessas pessoas.
• Responsabilidade clara em uma equipe. Em uma imobiliária, cada consulta precisa de um corretor responsável, e as conversas de cada corretor devem continuar privadas, a menos que sejam compartilhadas.

Como escolher um CRM imobiliário

Antes de comparar sistemas, responda a cinco perguntas. Elas valem para qualquer CRM imobiliário, inclusive para o Customermates.

1. Quem vai usar? Um corretor autônomo precisa de um pipeline simples e das conversas no mesmo lugar. Uma imobiliária com vários corretores também precisa de um responsável por consulta, de funções de acesso e de conversas que continuem privadas.
2. Venda, locação ou os dois? Captar imóveis, atender compradores e administrar locações têm etapas diferentes. Veja se o sistema deixa você modelar cada lado, como o campo Lado da tabela acima.
3. De onde vêm os leads? Se eles chegam de portais, do site, de indicações e do WhatsApp, confirme como cada canal entra no sistema: por integração nativa, por e-mail encaminhado ou pela API.
4. O que o sistema precisa fazer sozinho? Banco de dados de imóveis, publicação em portais e distribuição automática de leads (a “roleta de leads”) são recursos de um software imobiliário completo. Um CRM focado em relacionamento cuida do acompanhamento e das conversas.
5. Quanto custa por usuário e o que o plano inclui? Compare o preço por corretor ao mês, o que a caixa de entrada inclui e se há taxa por lead ou por contato. No Customermates não há.

Pense também nos dados: os cadastros de compradores e vendedores são dados pessoais, e no Brasil a LGPD estabelece regras para tratá-los. Pergunte onde fica o banco de dados e se há um acordo de tratamento de dados. A seção Dados dos clientes, mais abaixo, descreve o caso do Customermates. Isto é contexto geral, não aconselhamento jurídico. Para um roteiro de escolha que vale para qualquer segmento, veja o guia para escolher um CRM.

Uma configuração imobiliária no Customermates

Um espaço de trabalho novo começa sem listas: você cria as listas de que precisa (contatos, organizações, negócios ou as suas próprias) em Modelo de dados, ou deixa a configuração com IA montá-las no cloud. Veja uma forma de mapear cinco listas para o trabalho de um corretor; todo nome de campo abaixo é um exemplo que você mesmo cria. Você pode chamar a lista de contatos de Clientes e renomear qualquer lista depois em Modelo de dados, em Geral.

As pessoas se vinculam aos negócios, então os compradores interessados podem ficar no imóvel sobre o qual perguntaram, e o imóvel captado de um vendedor e a busca de casa que ele fizer depois podem ficar no mesmo contato. As tarefas não têm uma data de vencimento embutida, e é por isso que a visita ganha o seu próprio campo de data.

Etapas para imóveis captados e compradores

A etapa do negócio é um campo de escolha única, e cada opção pode ter uma probabilidade de ganho. Uma única lista de etapas pode servir aos dois lados se você filtrar por Lado:

No quadro do pipeline, cada negócio é um cartão que você arrasta entre as etapas. Configure o valor do negócio como um valor em dinheiro digitado, como a comissão esperada, ou como um total calculado dos itens de linha vinculados. Um campo opcional de valor ponderado multiplica esse valor pela probabilidade da etapa dividida por 100. Uma estimativa de comissão não é uma avaliação do imóvel nem uma previsão de que a venda será fechada. O guia de cálculos de registros explica a configuração.

Visualizações salvas para a checagem da manhã

1. Imóveis ativos: negócios com Lado Captação em Ativo ou Proposta, ordenados por Fim do acordo.
2. Compradores prontos para avançar: contatos com Papel Comprador e Financiamento Pré-aprovado, ordenados por Próximo contato.
3. Quem está na vez: contatos com uma data de Próximo contato, ordenados por ela, do mais próximo para o mais distante, para que as pessoas a quem ligar fiquem no topo. A ordenação mantém essa visualização sempre atual; um filtro em uma data personalizada usa uma data fixa.
4. Leads parados: negócios em Lead ou Reunião com uma data de atualização Mais antigo que… 14 dias.
5. Rede de contatos: contatos com Papel Ex-cliente ou Parceiro, ordenados por Próximo contato.

Compartilhe Leads parados com a equipe toda ou com funções selecionadas, para que todo corretor trabalhe a mesma lista.

No painel, um widget Próximos sobre Próximo contato lista quem está na vez nos próximos dias, com uma seção Atrasados. O Customermates não envia lembretes; a lista é o que você abre toda manhã.

Cruzar compradores com um imóvel novo

O Customermates não cruza compradores com imóveis automaticamente, e não há banco de dados de imóveis para comparar. O que funciona é um filtro. Quando chega uma casa de três quartos no Centro por R$ 480.000, filtre os contatos por Papel Comprador, Região de busca Centro, Quartos 3 ou 4 e Orçamento máximo de pelo menos 480.000. Os campos de dinheiro aceitam filtros de maior que e menor que, e os campos de escolha única aceitam “tem qualquer um de” (referência de filtros). Vincule ao negócio do imóvel os compradores para quem você ligar, para ver depois quem ficou sabendo dele.

No Customermates Cloud, uma rotina pode fazer essa busca por você. Escolha Quando algo muda, o evento Negócio atualizado, o campo alterado Etapa e os filtros de registro Lado = Captação e Etapa = Ativo. Instruções como estas:

Este imóvel acabou de ficar ativo. Encontre contatos com Papel Comprador cuja
Região de busca e cujo Tipo de imóvel combinem com o imóvel e cujo Orçamento
máximo seja de pelo menos o Preço pedido. Vincule-os a este negócio. Crie uma
única tarefa "Ligar para os compradores compatíveis" vinculada ao negócio e a
esses contatos, atribuída a mim. Não envie nenhuma mensagem.

Consultas e conversas em uma só caixa de entrada (Pro e superiores)

No Customermates Cloud, no Pro e acima, a caixa de entrada unificada reúne os e-mails do Gmail, do Outlook ou de IMAP com WhatsApp, LinkedIn, Instagram e Telegram. Você responde no canal original. Se um portal encaminha as consultas para o seu e-mail, elas chegam aqui junto com o resto da sua correspondência. Vincule um remetente a um contato uma vez, e toda conversa seguinte com esse endereço aparece na linha do tempo dele.

Dois detalhes decidem o plano. O Pro inclui 1 conta conectada por usuário, então um corretor que quer e-mail e WhatsApp na caixa de entrada precisa do Business, que inclui 3. E as suas conversas continuam privadas: colegas, inclusive administradores, só veem uma conversa depois que você a compartilha. Compartilhar uma conta inteira, como o e-mail de consultas do escritório, exige o Business. SMS e ligações telefônicas não são canais.

Uma rotina diária de acompanhamento com o Mate (Customermates Cloud)

O Mate é o assistente dentro do Customermates Cloud. Ele usa créditos de IA hospedados, incluídos por usuário ativo em todo plano cloud pago; ler as conversas da caixa de entrada exige o Pro ou superior. Configure uma segunda rotina com Em uma programação, Todos os dias às 08:00:

Encontre as conversas da caixa de entrada em que a última mensagem veio da
outra pessoa há mais de um dia e eu não respondi. Para cada uma vinculada a um
comprador ou a um vendedor, salve na conversa um rascunho curto de resposta
que responda à pergunta dele ou proponha um próximo passo. Não envie nada.
Termine com uma lista: nome, canal, o que a pessoa perguntou, rascunho salvo
sim ou não.

O Starter inclui 1 rotina por usuário e o Pro inclui 5. Se você prefere o seu próprio agente, conecte o Claude, o ChatGPT ou qualquer cliente que fale MCP; funciona em todos os planos e em instalações com hospedagem própria, sem a caixa de entrada, com o uso do modelo cobrado pelo seu provedor de IA. O seu cliente segue as permissões da conta com a qual se conecta; se ele pergunta antes de agir depende do cliente.

Equipes e imobiliárias

Negócios e contatos têm usuários atribuídos (“Atribuídos”), então cada consulta tem um corretor responsável. Uma função personalizada com acesso de leitura Atribuídos limita um corretor aos registros atribuídos a ele, e o registro de auditoria anota quem alterou qual registro. O Customermates não tem distribuição automática de leads: você atribui cada consulta por conta própria, ou um fluxo de trabalho do n8n que você opera à parte faz isso pela API REST.

Portais, site e WhatsApp: como os leads chegam

Para muitos corretores no Brasil, os leads chegam por portais de anúncios, pelo site da imobiliária e pelo WhatsApp. Veja como cada canal se encaixa no Customermates:

• Portais, como o ZAP Imóveis ou o VivaReal. Não há integração nativa nem publicação de anúncios. Se o portal encaminha as consultas para o seu e-mail, elas chegam à caixa de entrada unificada no Pro ou acima, junto com o resto da sua correspondência, e você vincula o remetente a um contato.
• Site da imobiliária. Não há formulários web nem páginas de captura. Um formulário no seu site precisa de uma integração sua, que cria o contato pela API REST, ou de um fluxo de trabalho do n8n que você opera à parte.
• WhatsApp. No Customermates Cloud, no Pro ou acima, a conversa do WhatsApp fica no registro do comprador, e o Mate ou o seu agente de IA redige a resposta para você revisar e enviar. Para ter e-mail e WhatsApp na caixa de entrada, um corretor precisa do Business.

Administradoras de imóveis

O Customermates não é um software de administração de imóveis. Não tem cobrança de aluguéis, extrato do locatário, chamados de manutenção, prestação de contas aos proprietários nem portal do locatário. Onde ele serve a uma administradora é no lado do relacionamento: conquistar novos proprietários como clientes, acompanhar as consultas de locação das unidades vagas e manter as conversas com proprietários e fornecedores em uma só caixa de entrada. Modele os edifícios ou condomínios como organizações, proprietários e locatários como contatos e cada novo contrato de administração como um negócio. Faça a operação em um software dedicado e mantenha os dois conectados pela API REST ou por webhooks, se precisar.

O que o Customermates não faz para o mercado imobiliário

• Não há banco de dados de imóveis com fotos, folhetos ou brochuras, nem sindicação para MLS, IDX ou portais.
• Não há formulários web nem páginas de captura de leads, nem distribuição automática de leads.
• Não há campanhas gota a gota, sequências de e-mail ou envio de e-mail em massa. As novidades do mercado saem da sua ferramenta de newsletter.
• Não há SMS, ligações ou discador, nem aplicativo para celular.
• Não há agendamento de visitas nem escrita no calendário. No Pro, você vê o seu calendário somente para leitura ao lado do CRM.
• Não há campo de data de vencimento de tarefa embutido nem notificações de lembrete. Adicione um campo de data e mostre-o em um calendário, em uma visualização salva ou em uma rotina.

Se um desses for o motivo da sua busca, olhe uma ferramenta feita para isso. O Customermates publica esta página; os dados dos fornecedores foram verificados em 8 de outubro de 2026 no site de cada fornecedor.

Uma divisão comum é usar dois sistemas: um software de imóveis ou uma ferramenta de MLS para os imóveis, e o Customermates para as pessoas e as conversas em torno deles.

Quanto custa

Os preços são por usuário ativo ao mês, com cobrança mensal. Todo plano pago inclui REST, webhooks e MCP. Não há taxas por lead nem por contato.

Cada plano cloud pago acrescenta, todo mês, créditos de IA hospedados por usuário ativo para o Mate; os valores estão na página de preços. Rodar o núcleo de código aberto no seu próprio servidor não tem custo de licença, mas uma instalação com hospedagem própria não tem caixa de entrada, Mate nem rotinas.

Migrando de uma planilha ou de outro CRM

1. Exporte para o Excel

   Exporte seus contatos do CRM atual ou do celular como uma pasta de trabalho do Excel (.xlsx) ou um arquivo CSV. A importação lê os dois, um tipo de registro por vez.

2. Crie seus campos primeiro

   Adicione Papel, Região de busca, Orçamento máximo e os outros campos acima, para que a importação possa associar suas colunas a eles.

3. Importe os contatos e depois os negócios

   Em cada lista, abra Mais ações e escolha Adicionar de um arquivo. Importe primeiro as pessoas e depois os seus imóveis ativos e as buscas de compradores.

4. Conecte seus canais

   No Pro ou superior, conecte seu e-mail ou o WhatsApp em Configurações › Canais e calendários e vincule as pessoas com quem você escreve aos contatos delas.

5. Salve as visualizações e as rotinas

   Salve as cinco visualizações acima e depois adicione, no Customermates Cloud, as rotinas de cruzamento e de acompanhamento.

Dados dos clientes

No Customermates Cloud, o banco de dados primário de produção está configurado na região AWS de Frankfurt. A hospedagem e os demais suboperadores, entre eles provedores dos EUA, estão na página de suboperadores, e um acordo de tratamento de dados está disponível. O Customermates não tem certificações como ISO 27001 ou SOC 2.

Perguntas frequentes

Dados dos concorrentes verificados em 8 de outubro de 2026 em preços do Follow Up Boss, preços do Wise Agent, preços do Buildium, Propstack, FLOWFACT e onOffice.