Zoho vs Pipedrive: ¿cuál encaja mejor con un equipo pequeño?

Cuál encaja con tu equipo

Cómo están construidos los dos

Pipedrive parte del pipeline de oportunidades. Todos los planes incluyen gestión de leads, calendario y pipeline, informes con IA, inteligencia de reuniones y más de 500 integraciones. Los cuatro planes actuales son Lite, Growth, Premium y Ultimate. Growth añade la sincronización completa del correo con seguimiento, automatizaciones, secuencias de correo e informes de previsión. Premium añade generación y enrutamiento de leads con LeadBooster, puntuación personalizada, herramientas de correo con IA y contratos con firmas electrónicas. Ultimate añade seguridad reforzada, enriquecimiento de teléfono y correo, un sandbox y atención telefónica ampliada.

Zoho CRM viene en cinco ediciones, de Free a Ultimate, y convive con muchas otras apps de Zoho. Standard trae la integración del correo, las llamadas integradas, los formularios web, la previsión de ventas y los módulos personalizados. Professional añade la gestión de procesos (Zoho la llama Blueprint), CPQ, inventario e informes ilimitados. Enterprise añade la gestión de varios equipos, los procesos de aprobación, el cifrado a nivel de campo y un sandbox. Esa amplitud supone más decisiones durante la configuración: qué edición, qué módulos, qué reglas. Zoho también vende Bigin, un CRM más pequeño para pequeñas empresas, que se trata en las preguntas frecuentes.

Cuánto cuesta

Precios verificados el 8 de octubre de 2026 en la página de precios de Pipedrive y la página de precios de Zoho CRM, en euros, por plaza al mes. Ambas páginas muestran precios locales por país, así que los tuyos pueden diferir. Para ver ejemplos prácticos del lado de Pipedrive, consulta Pipedrive: precios explicados.

Los campos personalizados y las automatizaciones se cuentan por empresa. El límite de leads y oportunidades cuenta los leads activos más las oportunidades abiertas, ganadas y perdidas que no estén archivadas ni eliminadas, y se detiene en 300.000 por empresa. Con facturación mensual, Pipedrive cuesta más; su página de precios dice que la facturación anual ahorra hasta un 42%. Los complementos cuestan aparte: LeadBooster y Smart Docs desde 32,50 €, Projects desde 16 €, Campaigns desde 13,33 € y Web Visitors desde 41 € al mes. Premium y Ultimate incluyen LeadBooster.

Qué significa eso para un equipo pequeño:

• Tres personas. Zoho CRM Free no cuesta nada. Pipedrive Lite son 3 × 14 € = 42 € al mes, con facturación anual.
• Cinco personas con correo en el CRM, con facturación anual. Pipedrive Growth son 5 × 39 € = 195 € al mes. Zoho CRM Standard son 5 × 14 € = 70 €, Professional 5 × 23 € = 115 €.
• Las mismas cinco, con facturación mensual. Zoho CRM Standard sale a 100 € y Professional a 175 €. Pipedrive Growth cuesta más de los 195 € de arriba.
• Diez personas en los planes con funciones de IA más amplias. Pipedrive Premium son 10 × 59 € = 590 € al mes con facturación anual. Zoho CRM Enterprise son 10 × 40 € = 400 €.

Funciones que comparan los equipos pequeños

Pipeline y oportunidades. Pipedrive limita los leads y las oportunidades por plaza, así que un equipo de dos personas en Lite puede tener 5.000 a la vez; las oportunidades ganadas y perdidas cuentan hasta que las archivas. Zoho CRM tiene varios pipelines desde Standard y limita el almacenamiento por edición: 5.000 registros en Free, 100.000 en Standard.

Correo. La sincronización del correo de Pipedrive empieza en Growth con una cuenta de correo por usuario, tres en Premium y cinco en Ultimate. Zoho CRM Standard integra Gmail y Outlook, y su buzón BCC registra el correo que envías desde cualquier cliente.

Automatización. Las automatizaciones de Pipedrive empiezan en Growth y permiten 3, 10 o 20 condiciones si/si no por automatización, según el plan. Zoho CRM incluye reglas de flujo de trabajo en todas las ediciones, también en la gratuita. Professional añade Blueprint, que guía una oportunidad por etapas fijadas, con 3 blueprints activos; Enterprise permite 50 y añade procesos de aprobación.

IA y MCP. Todos los planes de Pipedrive incluyen informes con IA y el servidor MCP de Pipedrive, que conecta ChatGPT, Claude y otros asistentes para leer y actualizar los datos del CRM. El uso cuenta contra los límites de tokens incluidos en el plan, y se pueden comprar tokens adicionales. Las herramientas de correo con IA están en Premium. Zoho pone la inteligencia predictiva en Professional y la IA ampliada en Enterprise. Zoho MCP conecta Claude, GPT y otros clientes MCP con Zoho CRM.

Móvil e integraciones. Ambos tienen apps móviles nativas; Zoho incluye su app en todas las ediciones, también en Free. Pipedrive enumera más de 500 integraciones. Zoho CRM se conecta con Zoom y Microsoft Teams desde Standard y con QuickBooks en Enterprise, además de las demás apps de Zoho.

Ubicación de los datos y RGPD

Pipedrive se aloja en AWS en siete regiones, dos de ellas en la UE: Fráncfort y Dublín. Los clientes de la UE se alojan principalmente en la UE. El centro de ayuda de Pipedrive añade que una cuenta puede acabar en otro centro de datos, por ejemplo por la asignación de IP, y que el soporte te dice dónde está la tuya.

Zoho opera centros de datos en nueve regiones. El centro de datos de la UE está en Ámsterdam, con Dublín como sede secundaria. Zoho asigna el centro de datos según el país que eliges al registrarte, que viene preseleccionado a partir de tu dirección IP, así que un equipo europeo debería comprobar ese campo antes de crear la cuenta.

La región de alojamiento por sí sola no determina dónde procesa los datos cada servicio. Antes de firmar, lee el acuerdo de tratamiento de datos y la lista de subencargados de cada proveedor.

Pasar de Pipedrive a Zoho CRM

En Pipedrive, los administradores globales y los usuarios con el permiso adecuado exportan leads, oportunidades, organizaciones, personas, productos, actividades y notas por tipo de dato, como archivos de Excel o CSV; las exportaciones siguen disponibles durante 28 días. La herramienta de migración de datos de Zoho CRM enumera Pipedrive entre los sistemas desde los que importa, y la edición Ultimate incluye asistencia en la migración. Planifica el cambio en torno a los campos personalizados: una cuenta de Pipedrive Growth con 60 campos personalizados en las oportunidades no cabrá en los 10 por módulo de Zoho CRM Standard.

Una tercera opción: Customermates

Customermates publica esta página, así que lee esta sección como un proveedor que describe su propio producto. Es un CRM de código abierto y nativo de IA para equipos pequeños que trabajan de cara al cliente, como consultoras, agencias, otros negocios de servicios y fundadores, creado en Alemania y pensado para hacer seguimiento de cada conversación con los clientes: desde Pro están en la ficha del cliente, y Mate o tu propio agente de IA redacta la respuesta y el siguiente paso. Un espacio de trabajo nuevo empieza sin listas: creas las listas que necesitas (contactos, organizaciones, oportunidades o las tuyas) con campos, relaciones y campos calculados, o dejas que la configuración con IA las construya en la nube. Se diferencia de Pipedrive y de Zoho CRM en cuatro puntos:

• Conversaciones junto a la oportunidad. Desde Pro, la bandeja de entrada unificada reúne buzones de Gmail, Outlook e IMAP, LinkedIn, WhatsApp, Instagram y Telegram en una sola lista vinculada a tus contactos, y respondes por el canal original. Starter no tiene bandeja de entrada.
• IA para el trabajo rutinario del CRM. En Customermates Cloud, Mate resume hilos, redacta respuestas y actualiza registros, con créditos de IA alojados. Las rutinas ejecutan una instrucción guardada con una programación o cuando cambia un registro. Claude, ChatGPT u otro cliente pueden trabajar con el CRM por el servidor MCP, con 59 herramientas en todos los planes.
• Código abierto. El núcleo AGPL-3.0 se ejecuta en tu propio servidor con Docker Compose, con REST, webhooks y MCP incluidos. Una instalación autoalojada no tiene bandeja de entrada ni Mate. En Customermates Cloud, la base de datos está configurada en la región AWS de Fráncfort; los demás subencargados, incluidos los proveedores estadounidenses, figuran en la página de subencargados y hay un DPA disponible.
• Precios mensuales por usuario, sin tope de registros en los planes de pago. Cinco personas pagan 60 € al mes en Starter o 145 € en Pro, sin contrato anual. La página de precios enumera los créditos de IA alojados mensuales por usuario activo.

Una consultora de cinco personas lo configuraría así. En el Modelo de datos de Oportunidades, el campo Etapa recibe probabilidades de cierre, por ejemplo Descubrimiento 10%, Propuesta enviada 50%, Negociación 75% y Ganada 100%. Cada oportunidad muestra entonces un valor ponderado, y un gráfico del panel puede sumar los valores ponderados por etapa. El valor de una oportunidad es la suma de sus partidas, cada una un servicio por su cantidad, así que un servicio «Jornada de taller» a tu tarifa diaria calcula el precio de las oportunidades siempre del mismo modo. Un campo de selección única «Tipo de encargo» con Iguala, Proyecto y Taller separa los tipos de trabajo en un mismo tablero, y cada persona guarda una vista de tablero filtrada por las oportunidades que tiene asignadas y puede compartirla con el equipo. En Pro, cada persona conecta 1 cuenta, por ejemplo su buzón de correo. Una rutina semanal en Customermates Cloud podría decir: «Cada lunes a las 8:00, busca mis oportunidades en Propuesta enviada sin ningún mensaje en los últimos diez días, resume cada hilo y guarda un borrador de respuesta. No envíes nada». Conserva esa última frase: una rutina puede enviar mensajes salvo que su instrucción diga lo contrario.

Customermates Free se queda en 1 persona, y no hay apps móviles nativas ni llamadas integradas. Tampoco tiene secuencias de correo, puntuación de leads, presupuestos, facturas ni inventario, y su pipeline ponderado usa probabilidades de etapa fijas en lugar de predicciones. Si tu proceso necesita alguna de estas cosas, Zoho CRM o Pipedrive encajan mejor. La migración funciona con la importación XLSX, lista por lista: organizaciones, después contactos, después oportunidades, como se describe en la documentación de registros.

Preguntas frecuentes

Datos de la competencia verificados el 8 de octubre de 2026 en Pipedrive: página de precios, artículo de límites de uso, página de MCP, artículo de alojamiento de datos y guía de exportación de datos; y en Zoho: página de precios de CRM, comparativa de ediciones, página de registro, página de centros de datos, página de migración de datos, página de Zoho MCP y página de precios de Bigin.